Приемы работы с текстами в процессоре MS Word

Приемы работы с текстами в процессоре MS Word

Существует множество различных приемов работы с текстовыми редакторами, позволяющие эффективно и комплексно работать с документами. Далее будут рассмотрены базовые приемы работы с текстами в текстовом процессоре Microsoft Word .

• Создание документа.

• Ввод текста.

• Редактирование текста.

• Форматирование текста.

• Сохранение документа.

• Печать документа.

Создание документа.

В текстовом процессоре Word принято использовать два метода создания нового документа:

 - Создание документа на основе имеющегося документа. Этот метод потенциально опасен!

При создании документа на основе существующего документа:

• открывают готовый документ (Фаил--> Открыть).

• сохраняют его под новым именем (Файл-->Сохранить как).

• выделяют в нем все содержимое (Правка-->Выделит все).

• удаляют его нажатием клавиши DELETE.

• в результате получают пустой документ, имеющий собственное имя и сохраняющий все настройки, ранее принятые для исходного документа.

Этот метод характерен для начинающих пользователей, не умеющих создавать шаблоны и пользоваться. Метод прост, но чреват весьма неприятными ошибками. Если забыть сохранить новый файл под другим именем, можно легко уничтожить ценный документ, даже не успев создать новый.

  -   Создание документа на основе шаблона. Шаблоны – это те же образцы документов, но защищенные от досадных неприятностей.

Создание документа на основе готового шаблона выполняется следующим образом:

• Команда Файл --> Создать открывает Область задач в режиме создания документа. Щелкните на этой панели на ссылке Общие шаблоны – откроется диалоговое окно Шаблоны. Надо включить переключатель Создать документ и выбрать подходящий шаблон. Если никаких предпочтений нет, следует выбрать шаблон Новый документ на вкладке Общие. Созданный документ приобретает имя Документ1, принятое по умолчанию. Его целесообразно сразу же сохранить под «правильным» именем, выбрав для него соответствующую папку и дав команду Файл --> Сохранить как.

• Затем выбрать место для сохранения файла.

Мои документы - традиционная папка для хранения авторских документов. Рабочий стол – не слишком удобное место для хранения документов, поскольку его принято держать «в чистоте». Есть два случая, когда Рабочий стол используют для хранения документов: если документ временный и после его просмотра будет удален и, если документом пользуются часто. Избранное – особая логическая папка пользователя, предназначенная для хранения ярлыков Web -страниц. Ее нецелесообразно использовать для сохранения текстовых документов, но для открытия документов она может использоваться активно. Моё сетевое окружение - этот значок обеспечивает быстрый доступ к сохранению документа не на своем компьютере, а в локальной сети.

При необходимости сохранить документ в произвольную папку, не представленную в данном списке, следует выполнить навигацию по файловой структуре с использованием раскрывающей кнопки на правом краю поля Папка.

Специальные средства ввода текста используются для того, чтобы создавать документы, наполняя их текстовым содержанием.

Средства отмены и возврата действий. Все операции ввода, редактирования и форматирования текста протоколируются текстовым процессором, и потому необходимое количество последних действий можно отменить. Последнее действие отменяют комбинацией клавиш CTRL + Z .Другие аналогичные средства- команда Правка-->Отменить действие или кнопка Отменить действие на панели инструментов.

Расширенный буфер обмена. При компиляции документа путем использования фрагментов текста, взятых из разных первоисточников, удобно пользоваться расширенным буфером обмена, который может содержать до 24 объектов. Если между двумя последовательными операциями копирования текста в буфер обмена не было операции вставки, программа автоматически открывает Область задач в режиме Буфер обмена. Область задач позволяет вставить любой из имеющихся элементов, а также скомпоновать их в единый объект и вставить все сразу.

Автотекст – это режим автоматического ввода фрагментов текста. Текстовый процессор хранит словарь автотекста, состоящий из слов и фраз, встречающихся в документах достаточно часто. При вводе первых четырёх символов словарного элемента на экране появляется всплывающая подсказка с полным текстом слова или фразы. Если это то,что имел в виду пользователь, он завершает ввод всего фрагмента нажатием клавиши Enter. Есть другой способ- список элементов автотекста открывается с помощью панели инструментов Автотекст (Вид-->Панели инструментов-->Автотекст).

Ввод специальных и произвольных символов. При вводе текста часто существует необходимость ввода специальных символов, не имеющих соответствующей раскладки на клавиатуре, а также произвольных символов, раскладка которых не известна. Основным средством для ввода таких символов является диалоговое окно Символ ( Вставка-->символ)

Если символ надо вставить только один раз, достаточно щелкнуть на командной кнопке Вставить. Если предполагается многократное использование данного символа, за ним можно закрепить постоянную комбинацию клавиш (кнопка Сочетание клавиш) или создать элемент для списка Автозамена с помощью одноименной кнопки.

Рисунок 1. Специальные средства редактирования текста.

Режимы вставки и замены символов. Текстовый процессор предоставляют возможность выбора между двумя режимами редактирования текста: режимом вставки и режимом замены. В режиме вставки вводимый текст «раздвигает» существующий текст, а в режиме замены новые символы заменяют символы предшествующего текста, находившиеся в точке ввода. Текущий режим правки текста индицируется в строке состояния. В режиме замены индикатор ЗАМ в строке состояния окна программы включен, в противном случае он выключен.Настройка режима правки выполняется на вкладке Правка диалогового окна Параметры ( Сервис-->Параметры-->Правка ). Так же режим замены можно включать нажатием клавиши INSERT .

Использование Тезауруса. Тезаурус представляет собой словарь смысловых синонимов. Для выделенного слова тезаурус удобно вызывать через пункт Синонимы контекстного меню. Общий прием вызова тезауруса состоит в использовании команды строки меню Сервис-->Язык-->Тезаурус.

Средства автоматизации проверки правописания. Средства автоматизации проверки правописания включают средства проверки орфографии и грамматики .Для работы в автоматическом режиме надо установить флажки Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять граммати ку на вкладке Правописание диалогового окно Параметры (Сервис-->Параметры-->Правописание) . Грамматические ошибки подчеркиваются зеленым, орфографические – красным. При щелчке правой кнопки мыши на помеченном месте, открывается диалоговое окно, в котором имеются элементы управления для получения более точной справки о том, какое правило нарушено, и предложены варианты исправления.

Форматирование текста осуществляется средствами меню Формат или панели Форматирования.

Основные приемы форматирования:

• Выбор и изменение гарнитуры шрифта.

• Управление размером шрифта.

• Управление начертанием и цветом шрифта.

• Управление методов выравнивания.

• Управление параметрами абзаца.

• Создание маркированных и нумерованных списков.

Рисунок 2

Настройку шрифта выполняют в диалоговом окне Шрифт (Формат-->Шрифт)

Каждый шрифт имеет следующие характеристики:

• Гарнитура - определяет рисунок шрифта, отличающий данный шрифт от другого.( Times New Roman, Arial и т.д.).

• Кегль – задает размер шрифта в пунктах 1 пункт=1/72”.Используется часто размер 14,12,10.

Кроме всего прочего, при работе с абзацем можно устанавливать междустрочный интервал, вставлять нумерованные и маркированные списки, которые могут быть и многоуровневыми. Для всего документа можно вставить оглавление, а также определить цветовое решение текста.

Сохранение документа используется для сохранения созданного и отредактированного документа. Более подробно рассмотрено в пункте «создание документа на основе шаблона».

 
Ввод формул в текстовом редакторе.

Иногда в созданном документе необходимо вставить какое-либо математическое выражение, формулу. В программе Microsoft Word средством для вставки математических выражений в текстовый документ является редактор формул Microsoft Equation 3.0.

Для запуска редактора формул служит команда Вставка-->Объект .В открывшемся диалоговом окне Вставка объекта следует выбрать пункт Microsoft Equation 3.0 в списке Тип объекта на вкладке Создание. Откроется панель управления Формула, представленная на рисунке 3.

Рисунок 3

 

 

Прежде чем пользоваться редактором формул, следует выполнить его настройку.

Настройка состоит в назначении шрифтов для различных элементов, входящих в формулы. Она выполняется в диалоговом окне Стили, открываемом командой Стиль-- > Определить (Рисунок 4).

Рисунок 4

Ее достаточно выполнить один раз. Панель инструментов редактора формул содержит два ряда кнопок. Кнопки нижнего ряда создают своеобразные шаблоны, содержащие поля для ввода символов. Заполнение этих полей может производиться как с клавиатуры, так и с помощью элементов управления верхней строки. Переходы между полями выполняются с помощью клавиш управления курсором. Ввод и редактирование завершается нажатием ESC или закрытием панели редактора формул.

 Работа с таблицами в MS Word

Данные, представленные в табличной форме, отличаются наглядностью, а в последние годы стали и эффективным средством оформления Web -страниц Интернета.

Ячейки таблиц могут содержать не только текст, но и графические и прочие объекты. Текстовый процессор Microsoft Word обладает удивительно гибкими и мощными средствами создания таблиц, как для печатных, так и для электронных документов.

Три основных средства создания таблиц - это:

• кнопка Добавить таблицу на панели инструментов Стандартная; для создания простейших таблиц.

• диалоговое окно Вставка таблицы (Таблица-->Вставить-->Таблица); используют для создания более сложных таблиц. Она открывает диалоговое окно Вставка таблицы , в котором задают число строк и столбцов, а также ширину столбцов.

• средство рисования таблиц Таблицы и границы (Таблица-->Нарисовать таблицу) для создания таблиц сложной структуры.

Редактирование структуры таблиц сводится к следующим операциям:

• добавление заданного количества строк и столбцов.

• удаление выделенных ячеек, строк и столбцов.

• слияние выделенных ячеек.

• разбиение выделенных ячеек.

Средства для выполнения этих операций находятся в меню Таблица.

Форматирование таблиц можно выполнять в командном или интерактивном режиме. В командном режиме для этой цели используется диалоговое окно Свойства таблицы (Таблица-->Свойства таблицы ).

Элементы управления вкладок в диалоговом окне Свойства таблицы позволяют:

• задать метод выравнивания таблицы относительно страницы документа (Таблица-->Свойства таблицы-->Таблица-->Выравнивание).

• задать метод взаимодействия таблицы с окружающим текстом (Таблица--> Свойства таблицы-->Таблица-->Обтекание).

• определить или переопределить вариант оформления внешних и внутренних рамок таблицы, а также настроить характер оформления ячеек (Таблица-->Свойства таблицы-->Таблица-->Граница и заливка).

• задать размеры внутренних полей в ячейках и интервалах между ячейками (Таблица-->Свойства таблицы-->Таблица-->Параметры).

• назначить параметры текущей строки или выделенных строк (Таблица-->Свойства таблицы-->Строка).

• назначить параметры текущего столбца или выделенных столбцов (Таблица-->Свойства таблицы-->Столбец).

В интерактивном режиме таблицу форматируют с помощью маркеров, появляющихся при наведении указателя мыши на таблицу или ее элементы. Маркер в левом верхнем углу таблицы позволяет перемещать таблицу по рабочему полю документа. Маркер в правом нижнем углу позволяет управлять общими размерами таблицы.

 
Работа с диаграммами

Диаграммы являются удобным средством Визуального представления данных и наряду с таблицами очень широко используются. Для создания диаграмм текстовый процессор Microsoft Word имеет подключаемое средство Microsoft Graph.

Создание диаграммы начинается с создания базовой диаграммы командой Вставка>Объект. В открывшемся диалоговом окне Вставка объекта следует выбрать пункт Microsoft Graph Chart , после чего в документ вставляется диаграмма, с которой связана некая таблица. Рассматривайте эту таблицу как шаблон. Её ячейки следует заполнить собственными данными, причем заполнение можно автоматизировать путем импорта данных из какой-либо иной таблицы.

Рисунок 5

Существует множество различных типов диаграмм и графиков, отличающихся способом визуального представления связанных с ними данных. Выбор типа диаграмм производят в диалоговом окне Тип диаграммы (Диаграмма-->Тип диаграмм ). Тип диаграммы выбирают в поле Тип , просматривая при этом внешний вид образцов в поле Вид . Выбрав форму диаграммы, приступают к её настройке, которая состоит в выборе элементов оформления диаграммы и элементов представления данных и выполняется в диалоговом окне Параметры диаграммы (Диаграмма-->Параметры диаграммы)

• Элементы представления данных - это точки на графиках, столбцы гистограмм, секторы круговых диаграмм.

• Элементы оформления - это название диаграммы, названия ее осей, «легенда», подписи к элементам данных и линии координатной сетки.

 
Работа с графическими объектами

Чтобы сделать документ более наглядным, образным и красивым, можно использовать вставку графических объектов

В документах Microsoft Word можно использовать два типа графических объектов:

• Рисунки - объекты векторной природы (линии, прямые, кривые, геометрические фигуры).

• Изображения - растровые объекты. Они вставляются как внешние объекты из файла, подготовленного другими средствами(графическим редактором, цифровой камеры и т.д.).

Работа с рисунками