Подготовка к изданию архивных документов

За своевременным возвращением дел в архив устанавливается контроль. На место каждого выданного дела кладется заполненная работником архива карта-заместитель (приложение).

При подкладке дела на место карта-заместитель изымается и хранится в архиве в папке с клапанами вместе с другими картами до минования надобности.

Работник архива проверяет физическое состояние возвращенных дел (наличие всех листов в особо ценных делах и делах постоянного хранения, целостность листов, обложек, отсутствие помет исследователя на документах и т.д.). При выявлении дефектов составляется акт, предъявляемый организации, использовавшей документы, или в судебные органы для привлечения к ответственности виновных.

Если судебным или следственным органам необходимо изъять документы, то это должно оформляться по их письму с разрешения руководителя учреждения и с составлением акта об изъятии. При возможности из дел постоянного хранения выдаются только документы, интересующие органы, при этом вместо изъятых листов оставляются их копии (фотографические, ксерографические или машинописные), заверенные заведующим архивом или ответственным за архив лицом. Акт об изъятии документов хранится в деле фонда.

Если архив направляет дела на переплет, реставрацию, копирование в госархив или другие организации, осуществляющие эти работы, то передача дел оформляется заказом. Заказ составляется и двух экземплярах по форме акта выдачи дел во временное пользование другой организации. Акт подписывается руководителем учреждения (или структурного подразделения, в состав которого входит архив, например, управления делами) и бухгалтером, который будет производить расчет за выполненные работы. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с делами передается организации, которая будет проводить намеченные работы. При получении дел после переплетения, реставрации, копирования работник архива проверяет их физическую сохранность и качество исполнения работ.

Архив обязан следить за порядком транспортировки дел как внутри здания, так и вне его. Транспортировка документов внутри здания должна гарантировать их сохранность. В другие здания документы перевозятся в упакованном виде (в обернутых связках, закрытой чистой таре) и обязательно в закрытом транспорте, в сопровождении ответственных лиц. Перевозки документов на большие расстояния (в другие местности) должны сопровождаться мерами предосторожности, позволяющими защитить транспортируемые дела от вредных воздействий атмосферных осадков, света, а также механических повреждений. Для этого документы упаковываются в водонепроницаемые материалы и помещаются в зависимости от объема отправляемых дел в ящики или контейнеры.

2.3. Поверка наличия и  состояния документов в архивах.

 

В числе мероприятий, проводимых в архивах в целях обеспечения сохранности документов, немалая роль принадлежит проверке наличия и состояния документов, которая заключается в установлении фактического присутствия дел, чистящихся по описям, и выявлении дел, требующих профилактической обработки и реставрации. В процессе проверки наличия документов выверяется учетно-справочный аппарат.

В государственных архивах проверка наличия и состояния дел является периодической плановой работой. В зависимости от ценности документов фонды в госархивах делятся на три категории. Фонды первой категории, содержащие наиболее ценные, а следовательно, наиболее интенсивно использующиеся документы, подвергаются проверке наличия один раз в 10 лет, фонды второй и третьей категорий — раз в 15 лет, а особо ценные документы — раз в 5 лет.

Задачи и методика проверки наличия и состояния дел в государственных и ведомственных архивах в принципе одинаковы, хотя эта работа в госархивах более сложна и объемна.

Проверка наличия и состояния документов в ведомственном архиве проводится также по плану: дела постоянного хранения проверяются не реже одного раза в пять лет и перед передачей на госхранение, а дела по личному составу и долговременного хранения (свыше десяти лет) — не реже одного раза в десять лет. Помимо плановых проверок проводятся единовременные в следующих случаях: после перемещения дел в другое помещение; после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц; при смене заведующего архивом или ответственного за архив лица; при реорганизации или ликвидации учреждения.

Проверка наличия документов проводится работниками архива или комиссией, назначаемой руководителем учреждения. Итоги проверки оформляются актом (по каждому фонду отдельно). После утверждения акта проверки наличия и состояния дел руководителем организации по всем пунктам акта (кроме пунктов о необнаружении и неисправимом повреждении дел постоянного хранения) в учетные документы вносятся соответствующие изменения.

Проверке предшествует изучение материалов предыдущих проверок наличия (актов и оставленных листов проверок) и выверка учетных документов (правильность нумерации дел и итоговых записей в описях, соответствие итоговых записей в описях количеству дел в листе фонда). Проверка проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках: шифра дела, названия фондообразоватсля и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов, заголовков дел, дат, количества листов.

Дела, выданные во временное пользование, проверяются по книге и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии. Физическое состояние дел (ветхость бумажной основы, поражение плесенью, насекомыми и т.д.) определяется путем их просмотра. Вес обнаруженные недостатки записываются в лист проверки, который является рабочим документом, а затем после выяснения и устранения некоторых вопросов, возникших в ходе проверки, на основании итоговых записей по каждой графе листа проверки составляется акт. Недопустимо делать какие-либо пометки и записи в описях и других учетных документах, так как они могут дезориентировать работников архива и исследователей в будущем.

В ходе проверки наличия и состояния дел фонда устанавливается следующее: количество дел, числящихся по описям и окапавшихся в наличии, в том числе неописанных; качество итоговых записей (учет литерных, свободных, повторных и пропущенных номеров дел); наличие дел, относящихся к другим фондам; количество дел, требующих дезинфекции, дезинсекции, реставрации, восстановления затухающих текстов, переплетения или подшивки, обработки, а также количество неисправимо поврежденных дел. Проверка наличия дел позволяет выявить дела, ошибочно внесенные в ту или иную опись (неправильно определен фонд или дело отнесено не к тому году, например, если оно в процессе формирования перешло на второй год и было включено в опись не по году заведения, а по году окончания).

Прежде чем приступить к непосредственному просмотру мате риалов, необходимо подробно ознакомиться с документами дела фонда (акты о передаче дел, акты о выделении к уничтожению документов и др.). Особенно тщательно надо изучить документы предшествующей проверки наличия, а в процессе работы с описями проверить, внесены ли в них изменения по результатам прошлых проверок. В связи с рассредоточением частей фонда в хранилище необходимо обратиться к пофондовому топографическому указателю, чтобы не пропустить каких-либо частей фонда.

Непосредственную работу по проверке наличия и состояния дел удобнее проводить вдвоем: один проверяющий смотрит опись, другой — дела. Первый берет очередное дело, называет его шифр и зачитывает заголовок, а другой проверяет по описи идентичность номера и заголовка. Затем первый проверяющий просматривает листы дела, устанавливает соответствие документов заголовку, наличие заверительной надписи, проверяет, нет ли случайно вложенных дел или отдельных документов, а также физическое состояние документов. В случае обнаружения недостатков он называет их, чтобы другой занес номер дела в соответствующие графы листа проверки.

Записи в листе проверки ведутся по каждой описи обособленно. Записи по следующей описи начинаются на новом листе. Так легче подводить итог, находить ошибки, вносить исправления после выявления неточностей.

Общие замечания об условиях хранения, о состоянии материалов данного комплекса и предложения (например, о проведении обеспыливания) можно записать в конце листа.

При проведении проверки наличия следует сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, связках; подкладывать на соответствующие места обнаруженные в ходе проверки неправильно подложенные дела проверяемого фонда (если такое дело уже внесено в лист проверки по другой описи, можно внести исправление в лист проверки); изымать из проверяемого фонда неправильно подложенные дела других (изымать и изолировать дела, поврежденные биологическими вредителями для срочного проведения профилактических работ). Если среди дел фонда обнаружены неописанные дела, они изымаются и ставятся в конец фонда по категориям дел (постоянные к постоянным, временные к временным и т.д.). Описание документов в ходе проверки наличия не допускается, так как некоторые из них уже могли быть учтены, но утратили обложку или не были зашифрованы. Все эти вопросы выясняются в ходе розыска необнаруженных дел.

На каждое необнаруженное дело составляется карточка, которая включается в картотеку необнаруженных дел и ставится там в порядке номеров фондов, описей, дел.

При выявлении в описи свободных, пропущенных, литерных, повторных номеров, не учтенных в итоговой записи, последняя пересоставляется, а в листе проверки делаются отметки по каждой группе ошибок в соответствующих графах. Из листа проверки обобщенные данные переносятся в акт. По окончании проверки в конце каждой описи (после заверительной надписи) делается запись "проверено" и проставляется дата проверки, а также должности и подписи лиц, проводивших ее.

Если при проверке наличия не обнаружены какие-то дела, по окончании работы принимаются меры их розыска. Наибольшая вероятность найти отсутствующие дела под тем же номером, но в комплексе дел другого года или другой описи как неправильно подложенные. Однако вести розыск необнаруженных дел рекомендуется более углубленно. Для этого следует изучить учетные документы по выдаче дел из хранилищ; организовать розыск дел в структурных подразделениях, где они образовались, имея в виду возможное их оставление для практического использования и ошибки в оформлении выдачи; изучить документы дела фонда (акты о выделении дел к уничтожению, выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия, в которых эти дела, возможно, также числились отсутствующими).

Найденные дела подкладываются на места, а в карточке учета необнаруженного дела записывается — "найдено и подложено в фонд дела, причина отсутствия которых подтверждена документами, исключаются из описей и других учетных документов. На дела, пути розыска которых исчерпаны (розыск может проводиться в течение года), составляется акт о необнаружении, а на неисправимо поврежденные дела — акт о неисправимых повреждениях дел. Такие дела снимаются с учета в установленном порядке.

Заключение. 

Формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.

Обеспечивая вечное хранение и использование Архивного фонда Российской Федерации — общенационального историко-культурного достояния, государственные архивы вносят свой вклад в развитие федерализма в России, создание гражданского общества, укрепление правового государства, в формирование демократического облика страны на международной арене. Важнейшее значение для создания и совершенствования архивного дела, обеспечивающего надежную сохранность историко-культурного наследия страны, имеют механизмы реализации законов.

Таким образом, в заключение данной работы можно сказать следующее: учет архивных документов является тем инструментом, который определяет осуществление учета образующихся в их деятельности документов и обеспечения их сохранности.

Архив на основе единых научно-методических принципов обеспечивает сохранность принятых документов, осуществляет комплектование и учет документов органов государственной власти, государственных и иных организаций, физических лиц, создает и совершенствует научно-справочный аппарат, обеспечивает условия для использования документов юридическими и физическими лицами, осуществляет информационное обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан, а также осуществляет самостоятельное использование документов в интересах граждан, общества и государства.