Проект открытия и функционирования

Документ, определяющий предметную область.

Основными выходами планирования предметной области является документ, который определяет предметную область и план управления предметной области. Документ, который определяет предметную область, обеспечивает документальную основу для подготовки будущих решений по проекту и для подтверждения или развития общего понимания предметной области проекта между его участниками. Для нашего проекта такими документами будут являться:

1.устав предприятия;

2.договора со сторонними организациями:

• строительная организация;
• фарминспекция;
• договора с поставщиками лекарственных средств, изделий медицинского назначения, гигиенических средств;
• договор с организацией осуществляющей контроль за пожарной безопасностью;
• договор с предприятием ООО «Охрана и безопасность»;
• договор с компанией ООО ВК «Велтон. Телеком»;
• договора с коммунальными службами;

3. должностные инструкции (для каждого сотрудника);

4. коллективный договор

5. договор с участниками о коллективной материальной ответственности и т.д.

Дополнительная информация

Дополнительная информация для документа, утверждающего предметную область, должны быть документированы и организованы так, как необходимо для облегчения их использования в других процессах управления проектами. Дополнительная информация должна всегда включать документацию всех идентифицированных предположений и ограничений. Объем дополнительных деталей варьирует в зависимости от сферы приложения. В роли данных документов могут выступать: строительная смета, график загрузки участников проекта, текущие отчеты о расходах по проекту.

План управления предметной областью

Данный документ будет описывать, как будет управляться предметная область, и каким образом будут вноситься изменения в проект.

Описание плана работ можно увидеть в приложении №2 в основном все изменения будут согласовываться с руководителем, а некоторые и с командой. План управления предметной областью может быть формальным и неформальным, детализированным или общим в зависимости от потребностей проекта.

 

 

Таблица 1.3. Документы, которые являются формальным завершением этапов проекта

Этапы проекта	Документация, которая свидетельствует о завершении этапа.
Подготовка к закупкам	свидетельство о государственной регистрации предприятия; справка из статуправления о присвоении ЕГРПОУ; свидетельство плательщика НДС; лицензия на осуществление розничной торговли лекарственных средств и изделий медицинского назначения; патент на розничную торговлю лекарственных средств и изделий медицинского назначения;
Закупка	договор на поставку лекарственных средств и изделий медицинского назначения договор на поставку средств индивидуальной гигиены договор на поставку детского питания.
Окончание закупки	акты о выполненных работах; сертификаты качества; счета; платежные поручения; расходные накладные; налоговые накладные
Приём персонала	заявление о приёме на работу; приказ по предприятию о создании штатного расписания; должностная инструкция; коллективный договор;
Обучение персонала	1. свидетельство о завершении обучения; 2. сертификат о повышении квалификации;

 

1.3.3 Определение предметной области

Определение предметной области включает разбиение основных результатов проекта на более мелкие и управляемые компоненты с целью:

• повысить точность определения затрат, времени и ресурсов;
• создать основу для определения уровня выполнения и контроля;
• содействовать чёткому распределению ответственности.

Контроль изменений предметной области должен быть полностью интегрированным с другими процессами контроля.

Входы в контроль изменений предметной области.

СДР описана в разделе 1.2.1.

Предоставление отчетности об исполнении, обсуждается в разделе выходы предоставления отчетности об исполнении, обеспечивает информацию по выполнению предметной области. Отчетность об исполнении может также обращать внимание команды проекта на те вопросы, которые могут в будущем вызвать проблемы.

Предоставление отчетности о выполнении. Отчетность о выполнении организует и подытоживает собранную информацию и представляет результаты любого анализа. Отчет обеспечивает типы информации и уровень деталей, что требуются разнообразными участниками проекта в таком виде, как это заложено в плане управления коммуникациями проекта. Одним из вариантов представления отчетов в данном проекте является диаграмма Ганта.

Отчеты подаются еженедельно, ежемесячно и квартально на собраниях административного отдела.

Запросы на изменения.

Они могут появляться в разных формах - устной или письменной, прямой или непрямой, инициированной извне или изнутри, утвержденной руководством. Изменения могут потребовать расширения предметной области или могут позволить сузить её. Потребность во внесении изменений может возникнуть в следующих ситуациях:

• в случае изменения бюджета;
• в случае изменения графика работ.

План управления предметной областью описан в разделе 1.3.2.

 

1.3.4 Контроль изменений предметной области

Эта система определяет те процедуры, которые можно изменить предметную область проекта. Она включает бумажную работу, системы отслеживания, и уровня утвержден, необходимые для санкционирования изменений.

Важной частью контроля изменений предметной области является определение того, что вызывает отклонения, и принятий решений относительно того, требуют ли отклонения корректирующих воздействий. Матрица ответственности таблица 1.4.

 

Таблица 1.4. Матрица ответственности

Организационное звено Работы	директор	зав аптекой	бухгалтер	провизор	фармацевт	Провизор-аналитик	бригадир
Сбор данных	+	+
Анализ хозяйственной деятельности	+		+
Сдача отчётов			+
Подготовка отчётов			+
Закупка товара		+
Приём товара от поставщиков		+		+	+	+
Расстановка товара		+
Заключение договоров	+
Формирование кадровой политики	+	+
Отпуск лекарственных средств				+	+
Фармацевтическая опека		+		+	+	+
Учёт дефектуры в аптеке		+				+
Приём заказов от населения препаратов отсутствующих в аптеке		+		+	+	+
Проведение инвентаризации товарно-материальных ценностей		+		+	+	+
Заполнение книги учёта расчетных операций		+		+	+	+
Визуальный контроль лекарственных средств		+				+
Приём телефонограмм из ГосФармИнспекции		+				+
Обработка телефонограмм						+
Обеспечение работы коллектива	+	+
Обеспечение наличности минимального ассортимента		+
Разработка должностных инструкций	+	+
Контроль за качеством всей документации	+	+	+
Составление графиков работ, отпусков	+		+
Контроль правил за внутренним разпорядком
Ремонтные и строительные работы							+

 

Выходами контроля изменений предметной области являются:

• утвержденная СДР

 

 

 

2. Область управления проектом открытия аптеки

 

2.1 Управление временем в проекте

 

Управление временем в проекте включает процессы, требуемые для гарантии своевременного завершения проекта. Эти процессы взаимодействуют друг с другом, а также с процессами из других областей знаний. Каждый процесс может требовать усилий одного или более человека или группы людей в зависимости от потребностей проекта.

 

2.1.1 Определение состава работ

Определение состава работ включает определение и документирование всех специфических работ, которые могут быть выполнены, для того, чтобы достичь результатов и более мелких результатов, определения тех работ, которые необходимо выполнить для достижения цели проекта.

Входы в определение состава работ.

СДР является первичным вкладом в определение состава работ. Более детально описано в разделе 1.3.

В документ, определяющий предметную область входят такие моменты как обоснование и цели предметной области. См. раздел 1.3. На данном этапе также есть ограничения - это факторы, которые будут лимитировать возможности коллектива.

Методы и средства определения состава работ.

Декомпозиция включает разбиение основных результатов проекта на меньшие, более управляемые компоненты для обеспечения лучшего управленческого контроля. Декомпозиция описана в больших подробностях в разделе 1.3.

Выходы из определения состава работ.

Перечень работ входящих в проект:

• приобретение нежилого помещения;
• заключение договора с агентством недвижимости;
• предоставление информации о рынке недвижимости;
• цена;
• район;
• большая проходимость народа;
• отсутствие вредных производств по соседству;
• помещение должно соответствовать нормам СНиП;
• покупка помещения;
• помещение куплено;
• приобретение и получение документов в БТИ;
• ознакомление с нормативно-технической документацией;
• заключение договора со строительной организацией;
• получение документов от строительной организации;
• документы;
• чертёжные проекты здания;
• схема фасада;
• электроснабжение;
• система вентиляции;
• схема отопления;
• система сигнализации;
• анализ полученной информации и принятие решения о начале реконструкции помещения;
• реконструкция;
• заключение договоров со строительной организацией имеющей лицензию на выполнение строительных работ;
• заключение договора с лицом, выполняющим контроль за техническим состоянием;
• согласование строительной сметы;
• приобретение строительных материалов согласно строительной смете;
• окончание реконструкционных работ;
• авторский надзор (за выполнением строительных работ);
• технический надзор;
• техника безопасности;
• пожарный надзор;
• помещение готово;
• получение протоколов от санэпидемстанции;
• о состоянии воды;
• о состоянии микроклимата;
• о радиации;
• заключение договоров с коммунальными службами;
• договор с теплоснабжением;
• договор с водоканалом;
• договор с электроснабжением;
• договор с водоснабжением (канализация);
• установка телефона;
• заключение договора с АТС о выполнении работ;
• заключение договора по оплате;
• установка телефонного аппарата;
• приобретение и установка необходимого оборудования;
• в торговый зал;
• в комнату персонала;
• в кабинет для администрации;
• в складские помещения;
• помещение готово к эксплуатации;
• получение документов на осуществление розничной торговли препаратами медицинского назначения;
• регистрация в органах статистики;
• получения свидетельства о госрегистрации;
• лицензия;
• патент;
• регистрация в фондах;
• пенсионный фонд;
• фонд социального страхования;
• фонд временной потери трудоспособности;
• фонд несчастных случаев;
• открытие текущего счета;
• предоставление необходимого пакета документов в банк;
• уведомление ГНИ об открытии т/с;
• регистрация в ГНИ;
• плательщик НДС;
• регистрация РКА;
• регистрация окончена все документы получены;
• закупка мебели;
• заключение договора с фирмой о подборе индивидуальной мебели;
• для торгового зала;
• для кабинета администрации;
• для комнаты персонала;
• для складских помещений;
• установка мебели;
• установка мебели окончена;
• подборка кадров;
• метод оценки персонала;
• интервьюирование (собеседование);
• источниковедческий (биографический);
• проведение рабочего эксперимента (испытательный срок);
• персонал выбран;
• выбор ассортимента фармпродукции;
• маркетинговые исследования рынка фармации;
• сегментация рынка;
• классификация продукции;
• по ценовой категории;
• по назначению;
• выбор объёма закупок;
• закупка товара;
• заключение договоров с поставщиками;
• обмен пакетами документов;
• доставка товара;
• расстановка ассортимента;

Дополнительная информация для перечня работ должна быть документирована и организована так, как необходимо, для удобства её использования другими процессами управления проектами. Дополнительная информация всегда должна включать в документацию по всем предложениям и ограничениям. Объем дополнительных данных варьирует в зависимости от сферы приложения. Используя СДР для определения того, какие работы необходимы, команда проекта может обнаружить отсутствующие результаты или определить, что описание результатов нуждается в уточнении или корректировке. Любые из таких изменений должны быть отражены в СРД и связанной с ней документации

 

2.1.2 Определение последовательности работ

Определение последовательности работ включает определение и документирование взаимозависимостей между работами. Работы должны быть аккуратно расположены во времени, дабы поддержать позднее развитие реалистичного и достижимого календарного плана. Определение последовательности может быть произведено с помощью программного продукта MS Projесt.

Входы в определение последовательности работ.

Перечень работ описан в разделе 2.1.1.

Описание продукта обсуждается в разделе 2.1.1.

Внешние взаимосвязи.

Агентство недвижимости - используем для выбора помещения под Аптеку. Получив необходимую информацию от агентства недвижимости, анализируем её и выбираем наиболее подходящий вариант. Основными критериями для выбора помещения являются:

• цена;
• район;
• большая проходимость народа;
• отсутствие вредных производств по соседству;
• помещение должно соответствовать нормам СНиП;

Привлечение экспертов - при возникновении необходимости в консультациях можно привлечь группы экспертов.

Директивные взаимосвязи часто называют жёсткой логикой. Это те взаимосвязи, которые присущи природе той работы, которая выполняется. Например, невозможно заключить договор между заказчиком и поставщиком, не получив положительного результата по условиям выставляемым каждой их сторон.

Методы и средства определения последовательности работ

Графический метод предшествования - это метод построения сетевых диаграмм, в которых работы взаимосвязаны между собой. Сетевые графики представлены в пакете MS Projесt. (см. приложение №3)

 

 

2.1.3 Оценка продолжительностей работ

Данный процесс подразумевает оценку числа интервалов времени, необходимых для выполнения каждой отдельной работы. Вычисление количества рабочих периодов, необходимого для завершения работы, зачастую потребует также рассмотрения растянутого времени. Полная продолжительность проекта может быть вычислена с использованием методов и средств, но более правильно вычисляется как выход процесса разработки расписания. (см. разделе 2.1.2).

Входы в оценку продолжительности работ

Перечень работ описан в разделе. 2.1.1.

Требования к ресурсам.

Требования к ресурсам являются описанием того, какие ресурсы необходимы и в каких количествах для каждого элемента СДР. Эти ресурсы могут быть получены в процессах подбора персонала. Для успешного выполнения работ необходимы трудовые ресурсы высокой квалификации. В проекте участвуют 10 человек, которые постоянно задействованы.

Продолжительность большинства работ будет в значительной степени зависеть от возможностей людей и тех материальных ресурсов, которые на них выделяются.

Историческая информация.

Знания команды проекта - индивидуальные члены команды проекта могут запоминать предыдущие оценки и цифры. Несмотря на то, что подобные воспоминания могут быть полезны, на них особо полагаться нельзя, в отличие от документальных.

Данный проект командой разрабатывается впервые, поэтому будем использовать всю доступную информацию.

Методы и средства оценки продолжительностей работ.

Метод экспертных оценок (методы и средства инициализации).

Экспертные оценки опираются на историческую информацию и должны использоваться как можно чаще. Если подобная экспертиза недоступна, оценки могут быть неоднозначными или рискованными. Данный метод применяется при недостаточном количестве информации, при определении степени риска такого направления предпринимательской деятельности, который не имел ранее аналогов у команды

Выходы оценки продолжительности работ.

Оценка продолжительности работ - количественные предположения о вероятностном количестве рабочих часов, которые потребуются для выполнения данной работы.

 

Рис. 2.1 Календарный план

 

2.1.4 Разработка расписания работ по выполнению проекта

Разработка расписания - определение дат начала и окончания работ проекта.

При разработке расписания графика работы персонала проекта воспользуемся MS Project, что будет наглядно предоставлено на Диаграмме Ганта. (см. Приложение №2, №4). Будем использовать «Стандартный календарь» он включает в себя 5 рабочих дней и 2 выходных.

 

Рис. 2.2 Календарь проекта

 

Входы в разработку расписания

Сетевая диаграмма см. приложение №3

Оценка продолжительности работ - см. раздел 2.1.3.

Требования к ресурсам - см. раздел 2.2.1.

Описание ресурсного фонда.

Знание того, какие ресурсы будут доступны, в какое время и каким образом не мало важный момент для составления расписания. Ресурсный фонд представлен в таблице 2.1.

 

Таблица 2.1. Ресурсный фонд проекта

РЕСУРСЫ
МАТЕРИАЛЬНЫЕ	ТРУДОВЫЕ
Услуги нотариуса	Руководитель
Услуги агентства недвижимости	Бухгалтер
Связь (город, межгород)	Менеджер по работе с персоналом
Затраты на офисное оборудование	Провизор, фармацевт
Затраты для оргтехники	Бригадир
Затраты на канцтовары	Офисное оборудование
Мобильная связь	Мебель
Услуги сторонних организаций	Интернет