Чет расчетов с подотчётными лицами в ООО «Атмосфера»

МИНИСТЕРСТВО  СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РФ

ФГОУ ВПО  «ВЯТСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ»

 

ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

 

КАФЕДРА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА, АНАЛИЗА И АУДИТА

 

 

Курсовая работа

по дисциплине «Бухгалтерский учет»

 

 

Учет расчетов с подотчётными лицами в ООО «Атмосфера»

 

 

 

 

 

Выполнила: Верещагина Е.О

                      группа ЭФ-350

Руководитель: Шутова И.А

 

Регистрационный номер на кафедре:

Дата поступления  работы на кафедру: «__»___________2012 г.

 

 

Киров 2012

 

Содержание

Введение…………………………………………………………………………...3

1.Теоретические  основы учёта расчетов с подотчётными  лицами………...5

2. Характеристика ООО «Атмосфера»……………………………………...19

3. Учёт расчетов с подотчётными лицами в ООО «Атмосфера»………….25

    3.1 Документальное оформление расчетов………………………………25

    3.2 Синтетический и аналитический учёт расчетов с

подотчётными лицами………………………………………………..28

    3.3 Особенности учёта командировочных расходов…………………….30

Заключение……………………………………………………………………….34

Приложения……………………………………………………………………...37

Список литературы………………………………………………………..…..…51

 

Введение

 

Расчеты наличными денежными  средствами периодически осуществляются практически всеми субъектами предпринимательской  деятельности независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций.

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций возникает  потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.

Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.

Ввиду того что налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с  подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно- операционные цели.

Опыт проведения аудиторских проверок предприятий показывает, что на практике возникает более широкий спектр проблем учёта, чем описывается в нормативных документах. Отсюда практическая значимость работы - осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта расчетов с подотчетными лицами. Все вышеперечисленное подчеркивает актуальность выбранной темы в условиях современного функционирования для организации.

Цель работы: рассмотреть на примере предприятия ООО «Атмосфера» порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами. В соответствии с поставленной целью был разработан план работы, отражающий основные задачи, поставленные для реализации данной цели:

• определить сущность и значение расчетов с подотчетными лицами
• рассмотреть основы организации синтетического, аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, а также особенности документооборота;
• сделать выводы по данной теме.

Литературной базой для написания работы послужили некоторые литературные издания, например, Арефкина Е.И. «Правовые основы бухгалтерского и налогового учета и аудита в РФ: Учебное Пособие для студентов вузов» и Дымченко О.В. «Бухгалтерский  учет: Учебное пособие», литературные периодические издания, такие как известный профессиональный журнал «Главбух», и, главным образом, первичные документы ООО «Атмосфера».

 

1. Теоретические и методологические основы учётов с подотчётными лицами.

Расчеты с подотчетными лицами являются разновидностью кассовых операций, которые, в свою очередь, характерны для любой организации.

Для того чтобы порядок  выдачи денежных средств под отчет  в организации был соблюден, необходимо выполнение следующих условий:

– наличие приказа руководителя организации, устанавливающего порядок выдачи работникам подотчетных сумм, который должен в том числе предусматривать: круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет; размеры подотчетных средств;  сроки их возврата или отчета об израсходовании;

– соблюдение правил выдачи средств под отчет только сотрудникам, указанным в приказе о порядке выдачи подотчетных средств;

– соблюдение правил выдачи денежных средств под отчет только лицам, отчитавшимся по ранее выданным авансам, и запрещение передачи полученных средств под отчет одним работником другому[10].

Документами системы  нормативного регулирования бухгалтерского учета не определен перечень должностей работников организации, которые могут  быть подотчетными лицами.

При формировании перечня работников, которые могут быть подотчетными лицами, за основу могут приниматься перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденные постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85. В соответствии с вышеуказанными перечнями договоры о полной материальной ответственности могут заключаться со следующими работниками (которые могут являться и подотчетными лицами, имеющими право на получение подотчетных сумм), а именно:

– с руководителями, их заместителями, специалистами и  иными работниками, осуществляющими  операции по купле, продаже, разрешению на оплату и иным формам и видам  оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и иных валютных ценностей;

– с директорами, заведующими, администраторами (в т.ч старшими, главными), другими руководителями организаций и подразделений торговли, общественного питания, бытового обслуживания и т.п; начальниками (руководителями) строительных и монтажных цехов, участков и иных строительно-монтажных подразделений, производителями работ и мастерами (в том числе старшими, главными) строительных и монтажных работ;

– с заведующими, другими  руководителями складов, кладовых ломбардов, камер хранения, других организаций и подразделений по заготовке, транспортировке, хранению ,а так же прочими заведующими транспортировкой и хранением материальных ценностей;

– с заведующими и  иными руководителями аптечных и  иных фармацевтических организаций, отделов, пунктов и иных подразделений, их заместителями, провизорами, технологами, фармацевтами;

– лаборантами, методистами  кафедр, деканатов, заведующими секторами  библиотек[10].

Кроме того, при формировании перечня подотчетных лиц организациям можно ориентироваться на перечень работ, при выполнении которых с исполнителями могут заключаться договоры о полной материальной ответственности.

Работники, занятые вышеперечисленными видами работ, могут получать наличные денежные средства для приобретения материально-производственных запасов, объектов основных средств и иных внеоборотных активов, оплаты работ и услуг сторонних организаций, расчетов с населением за приобретенные товары[1].

Порядок заключения договоров  о полной материальной ответственности, а также перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться вышеуказанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.

Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности приведена в приложении № 2 к постановлению Минтруда России от 31.12.2002 № 85.

Если в организации  практикуется выдача заработной платы  через специально назначенных лиц (раздатчиков), с ними тоже должен быть заключен договор о полной материальной ответственности и они должны быть включены в перечень подотчетных лиц.

В общем случае заключение трудового договора допускается  с лицами, достигшими возраста 16 лет. Однако на основании других статей настоящего Кодекса можно сделать вывод, что существует фактически прямой запрет на прием на работу материально ответственных лиц, не достигших возраста 18 лет.

В соответствии со ст. 242 ТК РФ работники в возрасте до восемнадцати лет несут полную материальную ответственность  только за умышленное причинение ущерба, за ущерб, причиненный в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а также за ущерб, причиненный в результате совершения преступления или административного проступка. Следовательно, договор о полной материальной ответственности с ними заключен быть не может, что, в свою очередь, обуславливает невозможность выдачи таким лицам подотчетных сумм.

Подотчетные суммы для  оплаты командировочных расходов работникам моложе восемнадцати лет также выдаваться не могут, так как трудовое законодательство запрещает направление несовершеннолетних лиц в служебные командировки. При выдаче наличных денежных средств под отчет должны соблюдаться общие требования, установленные Порядком ведения кассовых операций[13].

Выдача наличных денежных средств из касс организаций производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или надлежаще оформленным другим документам с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денежных средств должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.

Если на прилагаемых  к расходным кассовым ордерам  документах, заявлениях, счетах имеется  разрешительная надпись руководителя организации, то его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Составление и регистрация  расходного кассового ордера в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых ордеров производится в  бухгалтерии работником, ответственным  за ведение соответствующей группы операций (а не бухгалтером-кассиром). После составления и регистрации расходный кассовый ордер передается кассиру для исполнения. Выдача расходных ордеров на руки лицам, получающим денежные средства, не допускается. Установление данного правила объясняется тем, что передача ордера непосредственно кассиру исключает возможность внесения в него неоговоренных исправлений. Из этого, в частности, следует, что кассир формально не имеет права принимать к исполнению ордер, представляемый получателем тех или иных сумм наличных денежных средств. Если же подобная ошибка допущена работником бухгалтерии (ордер передан получателю), то главный бухгалтер должен убедиться в правильности и обоснованности выплаты сумм, указанных в документе, посредством личного общения с бухгалтером, оформившим расходный кассовый ордер, и проверить соответствующую запись, внесенную в журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. В противном случае любое недоразумение (по поводу размера или обоснованности выплачиваемых сумм) может быть расценено как ошибка кассира, а выплаченная сумма – как недостача денежных средств со всеми вытекающими последствиями[12].

При выдаче денежных средств  по расходному кассовому ордеру или  заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Требование об обязательном представлении документа, удостоверяющего личность, может показаться в некоторых случаях излишним, например, если личность получателя заведомо известна кассиру. Однако данный реквизит расходного кассового ордера обязателен к заполнению (если получатель является единственным), а при отсутствии подобного документа заполнить его не представляется возможным. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денежных средств нескольким лицам, то получатели также предъявляют документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Порядок ведения кассовых операций допускает выдачу денежных средств по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.