Классификация базовых понятий управления проектами

Содержание

 

Введение

Одно из древнейших достижений человечества - это вид управленческой деятельности, получивший название «управление проектами».

Традиционно управление проектом лежало в основе развития строительной индустрии, в военной индустрии, в науке и искусстве и постепенно внедрилось и в другие сферы человеческой деятельности. Множество предприятий различных сфер деятельности достигли значительного преимущества в развитии часто благодаря использованию проектных подходов. Бурное развитие информационных технологий также возможно благодаря умелому использованию возможностей и средств управления проектами.

В настоящее время управление проектом представляет собой новую волну управленческой деятельности, которая занимает все более активные позиции в решении задач. При этом понятия проект и управление проектами связаны с необходимостью управления изменениями. Управление проектами является неотъемлемой частью повседневной деятельности руководителей разного уровня.

Применение методов управления проектами позволяет более обоснованно определять цели инвестиций и оптимально планировать инвестиционную деятельность, более полно учитывать проектные риски, оптимизировать использование имеющихся ресурсов и избегать конфликтных ситуаций, контролировать исполнение составленного плана, анализировать фактические показатели и вносить своевременную коррекцию в ход работ, накапливать, анализировать и использовать в дальнейшем опыт реализованных проектов. Таким образом, система управления проектами является одной из важнейших компонент всей системы управления организацией.

 

1. Классификация базовых понятий управления проектами

Термин проект, как известно, происходит от латинского слова projectus, что в буквальном переводе означает «брошенный вперед». Таким образом, сразу становится ясно, объект управления, который можно представить в виде проекта, отличает возможность его перспективного развертывания, т.е. возможность предусмотреть его состояния в будущем. Хотя различные официальные источники трактуют понятие проекта по-разному, во всех определениях четко просматриваются особенности проекта как объекта управления, обусловленные комплексностью задач и работ, четкой ориентацией этого комплекса на достижение определенных целей и ограничениями по времени, бюджету, материальным и трудовым ресурсам.1

Однако, любая деятельность, в том числе и та, которую никто не собирается называть проектом, выполняется в течение определенного периода времени и связана с затратами определенных финансовых, материальных и трудовых ресурсов. Кроме того, любая разумная деятельность, как правило, целесообразна, то есть направлена на достижение определенного результата. И, тем не менее, в одних случаях к управлению деятельностью подходят как к управлению проектом, а в других случаях - нет.

Деятельность как объект управления рассматривается в виде проекта тогда, когда :

• она объективно имеет комплексных характер и для ее эффективного управления важное значение имеет анализ внутренней структуры всего комплекса работ (операций, процедур)
• переходы от одной работы к другой определяют основное содержание всей деятельности;
• достижение целей деятельности связано с последовательно-параллельным выполнением всех элементов этой деятельности;
• ограничения по времени, финансовым, материальным и трудовым ресурсам имеют особое значение в процессе выполнения комплекса работ;
• продолжительность и стоимость деятельности явно зависит от организации всего комплекса работ. 2

Поэтому, объектом проектного управления принято считать особым образом организованный комплекс работ, направленный на решение определенной задачи или достижение определенной цели, выполнение которого ограничено во времени, а также связано с потреблением конкретных финансовых, материальных и трудовых ресурсов.

Проект функционирует в определенном окружении, включающем внутренние и внешние компоненты, учитывающие экономические, политические, социальные, технологические, нормативные, культурные и иные факторы.

Проект всегда нацелен на результат, на достижение определенных целей, на определенную предметную область. Реализация проекта осуществляется полномочным руководством проекта, менеджером проекта и командой проекта, работающей под этим руководством, другими участниками проекта, выполняющими отдельные специфические виды деятельности, процессы по проекту. В работах по проекту, как правило, на условиях частичной занятости, могут участвовать представители линейных и функциональных подразделений компаний, ответственных за выполнение возложенных на них заданий, видов деятельности, функций, включая планирование, руководство, контроль, организацию, администрирование и другие общесистемные функции.

Управление проектом представляет собой методологию организации, планирования, руководства, координации человеческих и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта (говорят также проектного цикла), направленную на эффективное достижение его целей путем применения системы современных методов, техники и технологий управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству.3

Управление проектами заключается в осуществлении и доведении проекта до логического завершения путем организации и управления людьми, временем, издержками и ресурсами.

Управление проектом - это применение знаний, способностей, инструментов и технологий к широкому диапазону различных действий для того, чтобы выполнить цели проекта.

Американская общественная организация «Институт управления проектами» (Project Management Institute (PMI®)) приводит следующее определение управления проектами:

«Управление проектом - это искусство руководства и координации людских и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта путем применения современных   методов   и техники управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта».

Управление проектом - это и наука, и искусство. Искусство, поскольку оно (управление проектом) требует навыков, такта и интуиции в управлении людьми. Наука - потому, что необходимо глубокое знание разнообразных приемов и способов срочно направлять усилия в нужное русло, при том, что сроки и ресурсы - ограничены, а бюджет строго определен.

Управление проектом - интегрированный процесс. Действия (или их отсутствие) в одном направлении обычно влияют и на остальные направления. Такая взаимосвязь заставляет балансировать между задачами проекта - часто улучшение в одной области может быть достигнуто лишь за счет ухудшения в другой. Для лучшего понимания интегрированной природы управления проектом опишем его через процессы, из которых оно состоит и их взаимосвязи.

Работа по управлению проектом включает ряд относительно независимых процессов:

- процессы инициации (разработка концепции, ТЭО, утверждение проекта),

- процессы планирования (определение  целей и критериев успеха, разработка  рабочих схем, планов, алгоритмов  и т.д.),

- процессы выполнения (организация  и реализация процессов выполнения  плана проекта),

- процессы контроля и анализа,

- процессы завершения.

Для эффективного управления проектами система должна быть хорошо структурирована. Суть структуризации сводится к разбивке проекта и системы его управления на подсистемы и компоненты, которыми можно управлять.4

 

1.1 Функции и подсистемы управления проектами

Осуществление любой части проекта требует реализации определенных функций управления.  При этом выделяют базовые и интегрирующие функции.

К базовым функциям относятся:

1. Управление предметной областью проекта, или содержательной сущностью. Осуществляется через процессы определения целей и заключается в разработке концепции, планировании, учете, контроле выполнения проекта.
2. Управление качеством. Охватывает весь жизненный цикл проекта и включает оценку результатов работы всех участников проекта, начиная с качества управленческих решений и заканчивая качеством и соответствием конечной продукции проекта существующим стандартам.
3. Управление временными ресурсами - определение сроков начала и          завершения проекта и его частей, оптимизация использования бюджет времени. Здесь используются методы календарного планирования, контроля графиков выполнения работ.
4. Управление стоимостью - оценка расходов, составление сметы расходов, определение источников финансирования и контроль за соблюдением финансового и материального бюджета.

К интегрирующим функциям относятся:

1. Управление персоналом проекта - подбор, привлечение и                      подготовка (переподготовка) специалистов.
2. Управление коммуникациями (взаимодействиями и                      информационными связями). Необходимо для организации мониторинга и     контроля над ходом выполнения проекта, интерпретации полученной информации и прогнозирования.
3. Управление контрактами - определение состава привлекаемых к контракту субъектов, выбор контрагентов и поставщиков, заключение контрактов и контроль над ходом их выполнения.
4. Управление риском. Заключается в прогнозировании неопределенности, предупреждении негативных воздействий возмущающих событий (страхование, диверсификация, хеджирование), а также оценке ущербов и устранении последствий при их возникновении.

Функции управления проектом осуществляются на всех этапах и фазах управления проектом и включают: планирование, контроль проекта, анализ, принятие решений, составление и сопровождение бюджета проекта, организацию осуществления, мониторинг, оценку, отчетность, экспертизу, проверку и приемку, бухгалтерский учет, администрирование.

Эффективное управление возможно в том случае, когда любая из функций управления основывается на пяти относительно независимых видах деятельности: планировании, организации, координации, активизации и контроле.

Планирование - определение оптимальной программы работ подсистем нижестоящего уровня для достижения определенного результата. Планирование осуществляется в рамках существующих ограничений по стоимости, срокам, качеству продукции и т.д. В результате планирования определяется кто, что, сколько и в какие сроки должен сделать.

Организация - определение способов, методов, путей реализации плана. В результате проведения организационных мероприятий определяется, каким образом можно привести план в исполнение, после чего осуществляется фактическая реализация планового решения.

Координация - согласование деятельности различных участников проекта, предотвращение и разрешение дисбалансов и конфликтов на нижних уровнях, поддержание на должном уровне основных критериев качества выполняемых работ с целью повышения эффективности реализации планового решения.

Активизация - процесс стимулирования участников проекта к эффективной работе.

Контроль - систематическое наблюдение за всеми процессами выполнения проекта, выявление отклонений результата выполняемых работ от запланированного по ряду критериев, прогнозирование последствий сложившейся ситуации. Контроль реализует обратную связь от уровня непосредственных исполнителей к высшим уровням управления и позволяет своевременно задействовать механизмы координации и активизации для предотвращения негативных последствий наблюдаемых отклонений.

Подсистемы управления проектами формируются в зависимости от структуры предметных областей и управляемых элементов проекта, относительно самостоятельных в рамках проекта. Предметные области и управляемые элементы в рамках проекта в самом общем виде включают: сроки, трудовые ресурсы, стоимость и издержки, доходы, закупки и поставки ресурсов и услуг, ресурсы (уже закупленные), изменения по проекту, риски проекта, информацию и коммуникации, качество и прочие. Эти подсистемы присутствуют практически в любом проекте. В каждом конкретном проекте могут добавляться специфические подсистемы.

Отличие подсистем от функций управления проектом заключается в том, что подсистемы ориентированы на предметную область, а функции нацелены на специфические процессы, процедуры и методы. Управление подсистемой включает выполнение практически всех функций.

Подсистемы системы управления проектом по основным предметным областям подразделяются на: управление содержанием проекта, объемами работ, управление временем, продолжительностью, управление стоимостью, управление качеством, управление закупками и поставками, управление распределением ресурсов, управление человеческими ресурсами, управление рисками, управление запасами ресурсов, интеграционное (координационное) управление, управление информацией и коммуникациями.5

 

2. Методы управления  проектами

Для успешной реализации функций управления проектами используют ряд методов, которые позволяют:

• Определить цели проекта и провести его обоснование, его жизнеспособность;
• Выявить структуру проекта (подцели, задачи, работы которые предстоит выполнить);
• Определить необходимые объемы и источники финансирования;
• Подобрать исполнителей - в частности, через процедуры торгов и конкурсов;
• Подготовить и заключить контракты;
• Определить сроки реализации проекта, составить график его выполнения, рассчитать необходимые ресурсы;
• Рассчитать смету и бюджет проекта;
• Планировать и учитывать риски;
• Обеспечить контроль за ходом реализации проекта и др. 6

На сегодняшний день существуют следующие варианты схем управления проектами:

• «Основная» система». Руководитель (менеджер) проекта представитель («агент») заказчика, финансовой ответственности за принимаемые решения не несет. Им может быть любая фирма - участник проекта. В этом случае менеджер проекта отвечает за координацию и управление ходом разработки и реализации проекта, в контрактных отношениях с другими участниками проекта (кроме заказчика) не состоит. Преимущество - объективность менеджера, недостаток - риск за судьбу проекта лежит на заказчике.
• Система «расширенного управления». Руководитель (менеджер) проекта  принимает ответственность за проект в пределах фиксированной (сметной) цены. Менеджер обеспечивает управление и координацию процессов проекта по соглашениям между ним и участниками проекта в пределах фиксированной цены. Им может быть подрядная или консалтинговая фирма (иногда - инжиниринговая). Консалтинговая фирма управляет проектом, координирует поставки и работы по инжинирингу. Риск возлагается на подрядчика.
• Система «ускоренного строительства» (система «под ключ») Руководитель (менеджер) проекта - проектно-строительная фирма, с которой заказчик заключает контракт «под ключ» с объявленной стоимостью проекта.
• Понятие «инвестиционный проект» употребляется в двух смыслах:
• как дело, деятельность, мероприятие, предполагающее осуществление комплекса каких либо действий, обеспечивающих достижение определенных целей; 
• как система организационно правовых расчетно-финансовых документов, необходимых для осуществления каких либо действий или описывающих такие действия.