Использование официально-делового стиля в современном английском языке на примере делового письма

Деловой стиль – это совокупность языковых средств, функцией которых является обслуживание сферы официально-деловых отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной, юридической деятельности.     

Официально-деловой  стиль закреплен за сферой социально-правовых отношений, реализующихся в законотворчестве, в экономике, в управленческой и дипломатической деятельности. Он используется при составлении документов разных жанров: международных договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг.    

Для официально-делового стиля в целом и конкретно в английском языке характерны следующие признаки:

1. стилевая окраска долженствования;
2. точность, не допускающая разных толкований;
3. неличный характер
4. наличие особых разновидностей и подстилей;
5. специфическая терминология и фразеология;
6. традиционность средств выражения;
7. наличие сокращений, аббревиатур, сложносокращенных слов;
8. отсутствие образных средств;
9. безэмоциональность.

 

 

ГЛАВА 2. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОГО СТИЛЯ В СОВРЕМЕННОМ АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ НА ПРИМЕРЕ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА      

Деловые связи подразумевают обмен деловой  корреспонденцией. Веками складывающийся письменный деловой этикет все прочнее  завоевывает свои позиции. Составитель документации должен учитывать четкие критерии качества делового письма: «стиль, тон, клише, структуру» [17, c.298]. Избыточная информация в деловом письме не приветствуется – оно должно быть посвящено конкретному вопросу. Деловое письмо должно быть тщательно и аккуратно оформлено, без опечаток или описок, со строгим соблюдением письменного делового этикета от заголовка до подписи.     

Структура делового письма в англоязычных странах  несколько отличатся от структуры  частных писем, но это отличие незначительно. В деловом письме имеются все те же элементы, что и в неофициальном письме. Кроме того, в нем могут быть и некоторые, свойственные только деловому письму, элементы.    

Перечислим  части делового письма Gartside L. Model Business Letters/ -New York, 1981

1. заголовок, включающий наименование компании и адрес отправителя (company letterheading; sender’s address);
2. дата письма (date);
3. адрес получателя (inside address);
4. обращение (salutation);
5. указание на содержание письма (subject line);
6. основной текст письма (body of the letter);
7. заключительная формула вежливости (complimentary close);
8. подпись отправителя (signature);
9. инициалы автора письма и исполнителя (identifying initials);
10. указание на приложения (enclosures);
11. постскриптум, те приписка к оконченному письму (postscript);

 

    Напечатанный  типографским способом заголовок содержит наименование и адрес организации или фирмы, отправляющей письмо, и ряд подробностей: адрес для телеграмм, номер и условное название телетайпа, номера телефонов, названия коммерческих кодов. Под названием организации часто указывается род ее деятельности. В заголовках писем английских акционерных компаний иногда проставляются фамилии директоров компании.    

В конце названий многих английских торговых и промышленных предприятий, банков стоит слово Limited (Ltd): Smith & Co., Limited, The Sheffield Engineering Co., Ltd. Слово “Limited” представляет собой сокращение выражения “limited liability company” - компания с ограниченной ответственностью. Это выражение означает, что ответственность членов компании (акционеров) ограничивается номинальной стоимостью приобретенных ими акций.    

В США вместо слова “Limited” после названий многих торгово-промышленных предприятий стоит слово “Corporation” или слово Incorporated (Inc). “Corporation” означает соединение лиц (корпорацию) и в названиях американских фирм, банков и т.д. в большинстве случаев употребляется вместо “stock corporation” (акционерная корпорация). “Incorporated” означает «зарегистрированный как корпорация»: The American Mining Corporation, James Smith and Company, Incorporated.    

Отсутствие  слова “Limited” (Ltd)  в названиях английских предприятий и слов “Corporation”  или “Incorporated” (Inc) в названиях американских предприятий указывает на то, что данное предприятие является товариществом (partnership), члены которого отвечают по обязательствам предприятия всем своим имуществом.    

Часто в заголовке напечатано указание на ссылку, которую отправитель письма просит адресата упомянуть в своем  ответе. В ссылках обычно приводятся инициалы составителя письма, инициалы машинистки, сокращенное обозначение отдела, номер отдела:    

Our reference AC/DK/156;    

Your reference 15/16/1867;    

In your reply please refer to FL/KD/156789;     

In your reply please mention our reference CA/DB    

Our file No. 12/16/1678;    

Please quote No. 1567/AC  when replying.     

В заголовках  некоторых фирм можно встретить следующую фразу: “All communications to be addressed to the company and not to individuals”.     

Дата  отправления письма обычно пишется  в правом углу под заголовком [8, c.45-53]. Дата обозначается одним из следующих способов:

1. 12th September, 1978;
2. 12 September, 1978
3. September 12th , 1978
4. September 12, 1978

 

    Предлог “on” и артикль перед датой не ставятся. В Англии наиболее распространен первый способ обозначения даты. В США часто применяется четвертый способ – September 12, 1978.    

При обозначении даты по способам 1 и 3 необходимо обращать внимание на правильное написание порядкового числительного при помощи цифр и одного из окончаний st, nd, rd , th: 1st, 2nd, 3rd, 4th.    

Следует также иметь в виду, что перед  числительными, обозначающими год, обычно ставится запятая. Точка в  конце обозначения даты не обязательна.    

Названия  месяцев, кроме March, May, June, July часто сокращаются:    

January – Jan.                                     September – Sept.     

February – Feb.                                   October – Oct.           

April – Apr.                                        November – Nov.    

August – Aug.                                     December – Dec.    

Наименование  и адрес организации или фамилия  и адрес лица, которому направляется письмо, проставляется на левой стороне  бланка письма у линии поля немного ниже строки с датой [19, c.56-57]. Название организации или фамилия лица обычно пишутся на отдельной строке.    

Если  письмо адресуется фирме, то перед ее названием принято ставить “Messrs”, которое представляет собой сокращение французского слова  “Messieurs” (господа) и употребляется со значением «фирма» обычно в том случае, когда в названии фирмы имеются фамилии каких-либо лиц: Messrs. A. Robinson and Sons; Messrs. John Brown & Co., Ltd.    

Когда письмо адресуется отдельному лицу - мужчине, то перед  его фамилией ставится слово “Mr.”, которое представляет собой сокращение слова “Mister” (мистер, господин) и полностью никогда не пишется.    

Перед фамилией лица следует указать его  имя или первые буквы имен: Mr. Harold Brown.    

В Англии вместо “Mr.” иногда после фамилии лица пишется слово “Esq.” Слово “Esq.” представляет собой сокращение слова “esquire” – эсквайер – и полностью никогда не пишется. Перед фамилией лица необходимо и в этом случае указать его имя или инициалы: Harold Brown, Esq.    

В отличие от русского языка, в английском имя или первые буквы имен какого-нибудь лица никогда  не пишутся после фамилии, а всегда перед ней. Прописные буквы, встречающиеся  после фамилий каких-либо лиц, являются сокращениями, указывающими на принадлежность к определенной организации, на звание или на орден, которым награждено это лицо [23, c.536-552]: A.B. Smith, M.P. (M.P. – Member of Parliament), C.D. Brown, M.I.C.E. (M.I.C.E. – Member of the Institution Of Civil Engineers), A.F. White, LL.D. (LL.D. – Doctor of Laws), G.H. Black, K.C.V.O. (K.C. V.O. – Knight Commander of the Victorial Order).     

Иногда  письмо адресуется должностному лицу какой-нибудь организации. Когда фамилия лица, занимающего определенную должность в данной организации, неизвестна, то адресат обозначается следующим образом: The Chairman, A.Smith & Co, Ltd. Указание должности  без фамилии лица, ее занимающего, возможно, однако, лишь тогда, когда эта должность является единственной в организации, указанной в адресе (Chairman - председатель, President – президент, председатель, Managing Director – директор-распорядитель, Secretary - секретарь, Chief Account – главный бухгалтер.)     

При адресовании писем замужним женщинам в Англии и США употребляется  слово “Mrs.” [18, c.68-70]: Mrs. Mary Brown. Слово “Mrs.” представляет собой сокращение слова “Mistress” (миссис, госпожа). “Mrs.” никогда не пишется полностью и не употребляется самостоятельно, т.е. без фамилии лица. При адресовании писем незамужним женщинам употребляется слово “Miss” (мисс, госпожа), за которым следует имя адресата и фамилия: Miss Mary White.    

После наименования организации или фамилии  адресата на отдельной строке пишется  номер дома и название улицы, а  затем – также на отдельной строке – название города [22, c.3-8]. Номер дома всегда стоит перед названием улицы. Название города сопровождается в необходимых случаях принятым обозначением почтового района. Графство (В Англии) или штат (в США) пишутся после названия города. Если письмо адресуется  за границу, то после названия города следует название страны. После наименования организации или фамилии адресата ставится запятая. Запятая ставится также после названия улицы и перед обозначением почтового района, штат, страны. Между номером дома и названием улицы запятая не обязательна. Слова “Street”, “Place”, “Avenue” пишутся с прописной буквы: Messrs. A. Smith & Company, Limited, 25, Leadenhall Street, London, E.C., England.    

Рассмотрим  один из примеров такого письма:    

Brain Institute                                                                          

 Svetlanovsky Avenue 47                                                                          

Leningrad 145238                                                                          

USSR                                                                         

                  April 8, 1990    

Dr. James Smith      

Brain Research Street       

19 Oxford Street          

London, NE 20               

England     

Dear Mr. Smith,     

Thank you so much for your kind invitation to take part in the International Congress to be held next month.    

It gives me pleasure to accept your invitation and I look forward to seeing you and other friends of mine.                                                                            

 Sincerely yours,                                                          

                       S. Voronin                                                                                   

 Director    

Вступительное обращение и заключительная форма вежливости представляют собой общепринятые стандартные формулы, играющие в письмах ту же роль, какую в разговоре играют соответственно выражения “good morning”, “good-bye”. В настоящее время в деловых письмах наиболее распространены нижеследующие формулы вежливости: в письмах к фирмам и организациям – “Dear Sirs”, “Gentlemen”; в письмах к отдельным лицам – “Dear Sir”, “Dear madam”.    

Интересно отметить, что обращение “My Dear Sir” (Уважаемый господин) к незнакомым людям является строго формальным, и местоимение «мой» ничуть не вносит оттенок интимности в это обращение. Таким образом, можно видеть, что в письмах английское слово “dear” является самым популярным и самым распространенным. И каждый раз, в зависимости от ситуации, оно имеет разные оттенки значения: от «дорогой» до «уважаемый» [9, c.7-13]. То же самое можно сказать и о слове “friend”. Это слово в английском языке имеет широкую семантику, гораздо более широкую, чем имеет слово «друг» в русском языке.

 
и т.д.................