Виды деловых писем

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

Частное учреждение образования

«Международный гуманитарно-экономический институт» (МГЭИ)

Факультет заочного обучения

Кафедра иностранных языков

 

 

 

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

по дисциплине «Иностранный язык»

 

 

на тему: Виды деловых писем

 

 

 

Студент

5 курс, гр. № 2        Н.О.Гайдучик

Спец. "Международные

отношения"

 

 

Руководитель

преподаватель кафедры

иностранных языков,

доцент         М.П.Татарова

 

 

 

 

МИНСК, 2013

 

Содержание

Перевод "Виды деловых писем" 3

Глоссарий   7

Приложения   8

 

 

 

 

Перевод

"Виды деловых писем"

Деловое письмо – это старая форма официальной корреспонденции. Деловое письмо пишется отдельным человеком в адрес организации или от организации в адрес другой организации. Деловые письма пишутся с различными целями. Кто-то пишет письмо, чтобы запросить информацию, подать заявление о приеме на работу, подтвердить получение чьей-то работы или оценить чью-то выполненную работу и т.д.

Так как мотивы написания писем разные, стиль письма меняется, и вы получаете различные виды деловых писем. Разные виды деловых писем используются разными людьми для передачи своих целей через посылаемые сообщения.

Вот некоторые наиболее распространенные виды деловых писем:

1. Благодарность: Данный вид письма пишется, когда вы хотите поблагодарить кого-то за помощь или за поддержку в трудную минуту. Письмо можно использовать просто для того, чтобы поблагодарить за то, что вы получили от кого-то и что вам очень помогло.

2. Извинение: Письмо-извинение пишется, если вы что-то не сделали. Если человек получил задание, и у него не получилось его выполнить, тогда он извиняется и просит в данном письме о возможности исправиться.

3. Письмо-признательность: Письмо-признательность пишется, чтобы оценить чью-то работу в организации. Данный вид письма пишет начальник своему подчиненному. Организация может также писать данное письмо в адрес другой организации, чтобы поблагодарить клиента за сотрудничество.

4. Рекламация: Рекламация пишется, чтобы показать кому-то, что возникла ошибка и что ее необходимо исправить как можно быстрее. Письмо может использоваться в качестве документа, который предупреждает читателя.

5. Письмо-запрос: Письмо-запрос пишется, чтобы получить информацию о продукте или услугах.

6. Письмо-заказ: Это письмо, как подразумевает название, используется для заказа продукции. Это письмо может быть использовано в качестве документа, имеющего законную силу, которое подтверждает сделку между покупателем и поставщиком.

7. Рекомендательное письмо: Данный вид письма пишется, чтобы порекомендовать человека на работу. Письмо содержит позитивные аспекты личности кандидата и то, как он/она будет полезна для организации. Письмо-рекомендация используется даже для продвижения человека в организации.

Письмо-благодарность

Письмо-признательность используется для подтверждения факта, действия или произошедшей ситуации. Это письмо только ваша благодарность кому-либо, кто помог или поддержал вас в сложное время. Благодарность – это спонтанная реакция, так как благодарить за что-либо - это социальная норма.

Данный вид письма используется, чтобы выразить вашу благодарность человеку, который остался с вами в тяжелый период. Письмо применяется в случае более продолжительного времени. Просто слова благодарности работают при отдельных краткосрочных поступках. Благодарность – это отличный путь получить ответную реакцию от другой стороны. Письмо должно быть прямым и должно напоминать о произошедших поступках и действиях, за которые вы благодарите. Этот вид письма помогает вам наладить связь или укрепить отношения с получателем. Это письмо также используется для подтверждения получения письма, отчета и того, что вы работаете над ним. Письмо должно иметь позитивный тон. Не пишите в письме о конфликтах, которые были в прошлом.

 

 

Письмо-извинение

Письмо-извинение пишется, чтобы извиниться перед кем-то за проступок. Письмо-извинение – это простой путь признать свою ошибку и сказать, как вы собираетесь ее исправить. Тон письма должен быть спокойным, и от слов должна исходить искренность. Вы должны написать письмо-извинение как можно быстрее после совершения ошибки.

Оно поможет вам поддержать и сохранить личные или профессиональные отношения. Это письмо поможет вам вернуть доверие пострадавшей стороны. Будьте открыты и честны при написании письма-извинения.

Благодарственное письмо

Благодарственное письмо пишется, чтобы оценить его/ее работу. Вы можете благодарить человека за помощь и поддержку, которую он/она оказала вам в сложное время. Вам только необходимо поблагодарить его/ее с помощью этого письма. Написание данного письма и его получение является особым событием. Поэтому используйте правильные слова, чтобы написание этого письма стало эффективным.

Быстрота и искренность являются двумя ключевыми аспектами при написании данного вида письма. Вы должны быть ясным и точным при выражении благодарности. Всегда проверяйте, что письмо адресовано именно тому человеку, который помог вам.

Рекламация

Рекламация используется, чтобы высказать претензию к продукции, услуге или человеку в адрес высшей инстанции. Рекламация должна быть краткая, ясная и обоснованная. Письмо должно содержать понятную информацию о том, в чем действительно заключается проблема. Письмо должно объяснять проблему понятным образом. Должны быть упомянуты все данные, детали, требования и т.д., что поможет читателю легко понять проблему.

Даже если вы злы и расстроены, письмо должно быть в дружелюбном тоне. Это поможет другой стороне ответить взаимностью и действовать быстро. Все главные аспекты проблемы, на которую вы указываете, должны быть особо выделены в письме.

Письмо-запрос

Письмо-запрос пишется, чтобы получить информацию о продукции или услуге, предлагаемой компанией. В этом письме вы обращаетесь к соответствующему человеку из компании с просьбой предоставить вам информацию. Некоторые студенты, которые ищут информацию о приеме в учебное заведение, пишут письмо-запрос, чтобы получить информацию о новых курсах, доступных в университетском городке.

Выпускник, который хочет получить работу во время ученичества, пишет данное письмо, чтобы получить информацию о свободных рабочих местах. Письмо-запрос должно с самого начала подробно излагать цель написания письма. Вы должны быть вежливы при написании письма. Спрашивайте информацию только в том случае, если вы не нашли ее в Интернете. Имейте в виду, что ваш запрос потребует трудоемкой работы от другой стороны.

 

 

 

 

Глоссарий

 

Correspondence – переписка, корреспонденция

Business letter - деловое письмо

Acknowledgement letter – письмо-благодарность

Apology letter – письмо-извинение

Appreciation letter – Письмо-признательность, благодарность

Complaint letter – рекламация, жалоба

Inquiry letter – письмо-запрос

Order letter – письмо-заказ

Letter of recommendation – рекомендательное письмо

Job position – занимаемая должность, рабочее место

Recipient – получатель, адресат

Wrongdoing – проступок, правонарушение, ошибка

Credibility - способность внушать доверие, надежность

Factual – основанный на фактах

To reciprocatе – отвечать взаимностью

To highlight – выделять, подчеркивать, отводить главное место

Campus – кампус, студенческий городок, территория университета, колледжа или школы

Entry level job - работа в течение испытательного срока, ученичество

Time consuming job – трудоемкая работа

To look forward – ждать

Charges – расходы, издержки

To serve – оказывать помощь, быть полезным

Hiring manager – менеджер по персоналу

Business trip – командировка

Testimonial - рекомендация; характеристика, рекомендательное письмо