Документооборот в учереждениях искусства

большинство предприятий  признают достоинства электронного документооборота, который отличается следующими преимуществами:

• простота внесения изменений в документ;
• возможность помещать в документе не только текст, но и мультимедийные данные;
• возможность использовать заранее заготовленные формы;
• более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;
• экономия бумаги;
• более высокая компактность архивов;
• более простой контроль информационных потоков;
• большая скорость поиска и извлечения информации;
• возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и  т.п.).

В случае использования электронного документооборота требуется гораздо  меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований со стороны фискальных органов по изменению формы отчетности.

Несмотря на то что эффективность электронного документооборота повсеместно признана, сегодня в России можно встретить все виды документооборота, представленные на рис. 1. Еще остались организации, которые по-прежнему работают в условиях бумажного делопроизводства, большинство используют в организации документооборота компьютеры и локальные сети, и лишь незначительный процент использует полностью автоматизированные системы управления электронными документами. В чем причина сложившейся ситуации?

В идеале следствием развития электронного документооборота должны стать полностью безбумажные  технологии. Однако сегодня бумажные документы все еще необходимы для соблюдения требований многих норм законодательства — налогового, законодательства о бухгалтерском учете и т.п. Одно из основных назначений документа  — это способность удостоверять определенные факты. До последнего времени  бумажный документ с необходимыми реквизитами  и степенями защиты являлся основным способом доказательства того или иного  факта, то есть имел юридическую силу. Бумага как материальный носитель обладает недостатком в том смысле, что  не позволяет бесследно стирать  и записывать новую информацию, однако этот ее недостаток оборачивается достоинством с точки зрения исключения подделки документа. Недаром русская поговорка  гласит: что написано пером, не вырубишь топором.

 

Таким образом, основной причиной наличия смешанного документооборота является то обстоятельство, что вопрос хождения ЭЦП до сих пор не решен  на государственном уровне.

 

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭДО) — автоматизированная многопользовательская  система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации  с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

1 Основные понятия электронного  документооборота

2 Основные принципы электронного  документооборота

3 Классификация систем  электронного документооборота

Основные понятия электронного документооборота

Документооборот — движение документов в организации с момента  их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с  документами, представленными в  электронном виде, с реализацией  концепции «безбумажного делопроизводства».

Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического  считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и  других носителях информации.

Электронный документ (ЭД) —  документ, созданный с помощью  средств компьютерной обработки  информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла  соответствующего формата.

Электронная подпись (ЭП) —  аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности  и подтверждения подлинности  электронных документов.

[править]

Основные принципы электронного документооборота

Однократная регистрация  документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

Возможность параллельного  выполнения операций, позволяющая сократить  время движения документов и повышения  оперативности их исполнения

Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в  каждый момент времени жизни документа (процесса).

Единая (или согласованная  распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность  дублирования документов.

Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая  находить документ, обладая минимальной  информацией о нём.

Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам  документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

[править]

Классификация систем электронного документооборота

Универсальные «коробочные» СЭДО:

стандартный набор функций;

невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;

низкие временные затраты  на приобретение и установку;

относительно низкая стоимость;

необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее  место.

Индивидуально разрабатываемые  СЭДО:

максимально персонифицированная  система;

большие временные затраты;

высокая стоимость разработки;

сопутствующие расходы: затраты  на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.

Комбинированные СЭДО:

базовая платформа, к которой  разрабатываются необходимые дополнительные модули;

полное соответствие нуждам предприятия;

небольшие временные затраты  на разработку и внедрение;

стоимость включает: цену базовой  платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности  заказа;

передача заказчику прав на продукт;

простота освоения и использования;

полная локализация;

удобный интерфейс;

взаимодействие с существующими  офисными приложениями.