Отчет по практике в архиве

                                                    Содержание

Введение ………………………………………………………………………3

1. Краткая история архива, состав и структура фондов……………..…..4
2. Хранение документов в архиве……………………………..….…...5
3. Состав документов…………………………………………….……..6
4. Основные задачи и  функции архива………………………………..6
5. Виды выполняемых работ в период практики……………….……..8

Заключение…………………………………………………………….…….9

Список литературы…………………………………………………..…….10

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                             Введение.

 

Архивный отдел является государственным учреждением, которое относится к Администрации Дюртюлинского Муниципального района и является одним из его отделов.

Архивный отдел предоставляет гражданам города Дюртюли информацию по вопросам собственности на землю, квартиры, дачные участки и на др. виды собственности, а также информацию по пенсионному вопросу

 

Контактные реквизиты:

452320, РБ, г.Дюртюли,

ул.Ленина, 1

тел.8 (34787) 2-22-34

факс 8 (34787) 2-22-14

 

Начальник архивного отдела – Ситдикова Глуса Абузаровна

 

Архив располагается на 1 этаже  двухэтажного кирпичного здания. Общая площадь занятая составляет 240 кв.м.,  зарезервированная 210 кв.м. Имеются 3 компьютера, 2 копировальных аппарата.

 

Часы работы: понедельник-пятница с 9.00 ч. до 18.00 ч.

Часы приема: понедельник, вторник, четверг, пятница с 8.00 ч. до 17.30 ч.

 

Целью архивной практики является изучение работы местного архива, ознакомиться с основными направлениями архива, каков его характер взаимодействия с потребителем услуг и каково место потребителя в структуре объекта.

Главной задачей практики является обучение первичным навыкам архивной работы.

Задачами практики являются ознакомление с:

· организацией работы архивного учреждения;

· принципами и методами отбора документов, подлежащих архивному хранению;

· способами и условиями хранения, обеспечивающими полную сохранность документов;

· процессом создания системы информации о содержании документов;

· организацией всестороннего использования документальной информации.

 

 

 

 

1.Краткая история архива , состав и структура фондов.

             Первоначально - до 1937 года архивное  дело вел делопроизводитель исполкома  Дюртюлинского райсовета.

С 01.01.1957 г. выделена штатная единица заведующего архивным отделом исполкома Дюртюлинского райсовета.

 В марте 1992 года исполком Дюртюлинского райсовета преобразован в администрацию г.Дюртюли и Дюртюлинского района, в т.ч. архивный отдел.

 Постановлением  администрации Дюртюлинского района и г.Дюртюли № 8\17 от 08.08.2003 г. переименован на архивный отдел администрации района и города.

           В  связи с прекращением с 1 января 2006 года деятельности местных  органов государственной власти  в РБ архивный отдел администрации  Дюртюлинского района и г.Дюртюли ликвидирован. Решение Совета муниципального района Дюртюлинский район Республики Башкортостан  № 4\4 от 26.12.2005 г. образован архивный отдел администрации  муниципального  района Дюртюлинский район РБ.

 Архивный  отдел осуществляет руководство  и контроль за развитием архивного  дела и делопроизводства в  Дюртюлинском районе и г.Дюртюли, ведет учет документов, образующихся в деятельности учреждений-источников комплектования   архива, принимает на хранение, выдает справки социально-правового характера и т.д. 

Сведения о  руководителях архивной службы   с момента создания архива:

23.03.1937.-18.10.1937. – Файзуллина  (имя, отчество не известны)

19.10.1937.-30.08.1939. - Хамидуллин Зыя 

01.09.1939.-01.12.1941. – Галиева Зулъкагда

01.12.1941.-31.08.1950. - Сахибгареева (Муллаярова,Салихова) Зайна

01.09.1950.-30.11.1952 .- Сарварова Гаиля Н.

01.12.1952.-19.03.1952. - Мосабирова Р.Н.

20.03.1956.-19.08.1956. – Нургалиева

20.08.1956.-31.12.1960. – Гараева Фатыйма Сахиповна

01.01.1960.-14.02.1970. – Зиннатуллина Зифа Зиннатулловна

15.02.1970.-23.09.1974. – Шарифуллина Агзиба А.

24.09.1974.-11.12.1975. – Гайсина  Флюра Акрамовна

12.12.1975.-04.09.1980. – Хамитова Роза Миннизиатовна

05.09.1980.-15.09.1996. – Газетдинова Фанзима Саифгалиевна

15.09.1996.-15.03.1998. -  Мулланурова Зинфира Мазгаровна

16.03.1998.- по н.в.        – Ситдикова Глуса Абузаровна

Количество фондов в архиве на 01.01.2009 г.- 136

с общим объемом дел - 28398 ед.хранения.

 

                                   2.Хранение документов.

      2.1.Документы администрации муниципального района  Дюртюлинский район Республики Башкортостан (далее – Администрация), входящих в ее состав комитетов, управлений, отделов, а также подведомственных им учреждений, организаций и предприятий, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют часть Архивного фонда Российской Федерации и Республики Башкортостан, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в муниципальных  архивах.

            До передачи на муниципальнное хранение эти документы временно, в пределах, установленных законодательством об Архивном фонде РБ и архивах, хранятся в ведомственном архиве администрации и ее структурных подразделениях.

 

      2.2. Собственники  документов – Администрация и  ее структурные подразделения, обеспечивают  сохранность, учет, отбор, упорядочение  и использование документов Архивного  фонда РБ, образующихся в их  деятельности, и оказывают подведомственным  им учреждениям и предприятиям  необходимую организационно-методическую  помощь в решении этих вопросов. В соответствии с правилами, установленными  Государственной архивной службой  РФ и РБ, обеспечивают своевременную  передачу этих документов на  муниципальное хранение.

             Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей  архивных документов, производятся  силами и за счет администрации и ее структурных подразделений.

            За утрату и порчу документов  Архивного фонда РБ должностные  лица несут ответственность в  соответствии с действующим законодательством.

        2.3. Для хранения документов Архивного  фонда РБ и законченных делопроизводством  документов практического назначения, их отбора, учета, использования  и подготовки к передаче на  муниципальное хранение в администрации и ее подразделениях могут быть созданы ведомственные архивы, в организационно-методическом плане подчиненные архивному отделу. Хранение документов может быть централизованное и децентрализованное.

 

 

 

                                 3.Состав документов.

 

   В ведомственном  архиве на хранении находятся:

          3.1. –законченные делопроизводством  документы постоянного хранения, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое  и политическое значение;

                 -документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в  практической деятельности;

                 -документы по личному составу;

          3.2. документы постоянного хранения  и по личному составу учреждений  – предшественников администрации и ее структурных подразделений;

          3.3. документы постоянного хранения  и по личному составу ликвидированных  подразделений;

          3.4. документы личного происхождения  видных деятелей отрасли, поступившие  в архив;

          3.5. служебные и ведомственные  издания;

          3.6. научно-справочный аппарат к  документам архива.

 

 

                      4.Основные задачи и функции  архива .

 

Основными задачами ведомственного архива являются

          1)комплектование документами, состав  которых предусмотрен разделом 2  Положения;

          2) учет, обеспечение сохранности, создание  научно-справочного аппарата, использование  документов, хранящихся в архиве;

          3) подготовка и своевременная  передача документов ведомственного  архива на государственное хранение  с соблюдением правил, устанавливаемых  Управлением по делам архивов  при Правительстве РБ;

          4) методическое руководство работой  архивов подведомственной сети;

          5) осуществление контроля за формированием дел в делопроизводстве структурных подразделений;

           В соответствии с возложенными  на него  задачами ответственное  должностное лицо за ведомственный  архив осуществляет следующие  функции:

          1) разрабатывает графики представления  описей и передачи документов  в архивный отдел; составляет  и представляет не позднее  чем через 2 года после завершения  делопроизводством сводные годовые  разделы описей дел постоянного  хранения на рассмотрение экспертной  службе Управления по делам  архивов при Правительстве РБ;

          2) в соответствии с графиком, утвержденным  в установленном порядке, принимает  документы структурных подразделений, обработанные в соответствии  с требованиями, в течение 2-х лет  после завершения их делопроизводством;

          3) осуществляет учет и обеспечивает  полную сохранность принятых  на хранение дел; периодически (не  реже 1 раза в 5 лет) организует проверку  наличия дел,  находящихся на  ведомственном хранении;

         4) организует использование документов:

• выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования;
• выполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и справки, консультирует организации и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок;
• ведет учет использования документов, хранящихся в ведомственном архиве;

         5) проводит экспертизу ценности  документов, хранящихся в архиве, составляет описи на дела, подлежащие  хранению, и акты на дела, выделенные  к уничтожению в связи с  истечением сроков их хранения; участвует в работе ЭК;

         6) оказывает структурным подразделениям  методическую помощь в составлении  номенклатуры дел, службе делопроизводства  – в составлении сводной номенклатуры  дел, контролирует правильность  формирования и оформления дел  в делопроизводстве и хранения  их, подготовку дел к передаче  в соответствующий государственный  архив;

          7) участвует в разработке нормативно-методических  документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному  делу и организации документов  в делопроизводстве по подведомственности;

         8) проводит мероприятия (совещания, семинары и т.д.) по внедрению  нормативно-методических пособий  по архивному делу и делопроизводству  в структурных подразделениях  и других учреждениях его системы;

         9) осуществляет проверки деятельности  ведомственного хранения документов  в учреждениях системы. Обобщает  опыт работы ведомственного хранения  документов;

         10) ежегодно представляет в архивный  отдел сведения о составе и  объеме документов по установленной форм

 

 

               5.  Виды выполняемых работ в период практики.

   Руководитель практики от Архива распределяет студентов по управлениям согласно плану прохождения практики.

  Студенты высших учебных заведений выполняют задания, соответствующие индивидуальному или групповому плану (при проведении объемных видов работ), которые согласовываются руководителями практики с той и другой стороны.

   Студенты высших учебных заведений (кроме работ по индивидуальному плану) знакомятся:

• с историей образования Архива; его основными задачами, функциями; структурой Архива;
• со списком источников комплектования архива;
• с условием и правилом хранения документов;
• с формами использования документов;
• с правилами работы читального зала;
• со справочно-информационным фондом архива и его библиотекой;
• с научно-справочным аппаратом архива, включая знакомство с автоматизированными базами данных архива (при необходимости);

 Учебно-методическое руководство практикой осуществляется учебной частью учебного учреждения и непосредственно руководителем практики учебного заведения.

  Общее руководство практикой от Архива возлагается на одного из начальников управления или на одного из квалифицированных специалистов Архива, который организует учебную архивную практику, оказывает содействие и помощь в работе, заботится об условиях труда. Общее руководство практикой может осуществлять директор Архива или его заместители.