Отчет о прохождении производственной практике в музеи Ф.Э.Дзержинского

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ

Исторический факультет

 

Специальность: документоведение (информационное обеспечение управления)

 

 

 

Кафедра источниковедения

 

 

 

 

 

ОТЧЕТ

о прохождении производственной

(архивно-делопроизводственной) практики

 

 

 

 

 

 

 

Студента 4 курса 8 группы

Кривулько Максима Павловича

 

 

 

 

 

Руководитель практики от кафедры 
Иваничева Ляна Сергеевна

 

 

 

 

 

 

Минск 2012

 

^{СОДЕРЖАНИЕ}

^{ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..…3}

^{ОСНОВНАЯ  ЧАСТЬ……………………………………………………………….. 5}

^{ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………… … 10}

 

^{ВВЕДЕНИЕ}

^{Одно  из главных требований к подготовке специалистов высшей квалификации – её связь с  практикой, знание конкретных задач, особенностей будущей практической деятельности. Важным звеном этой связи является производственная практика.}

^{Производственная  практика является важным шагом в подготовке к дальнейшей работе по специальности: «Документоведение. Информационное обеспечение управления».}

^{Целью производственной (архивно-делопроизводственной) практики является: углубление, расширение, систематизация и закрепление теоретических и практических знаний, умений и навыков архивной и делопроизводственной работы, полученных в процессе предшествующей учебы в вузе.}

^{Накопленный опыт, полученный во время прохождения учебно-ознакомительной практики, позволяет быстро адаптироваться в новых условиях и приступить к выполнению своих временных трудовых обязанностей. Выполняя ту или иную работу,  необходимо подойти к делу очень ответственно, выполняя в срок поставленные задачи.}

^{Итак, в ходе прохождения  практики решается ряд  задач:}

^{1. Конкретизировать полученные знания по документоведению и архивоведению;}

^{2. Изучить структуру и функции делопроизводственной службы и организацию архива учреждения;}

^{3. Определить особенности организации документального обеспечения управления в министерствах и ведомствах;}

^{4. Выявить порядок осуществления передачи на постоянное хранение документов организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов.}

^{В процессе производственной практики выполняется индивидуальное задание. В качестве индивидуального задания выполнялись исследовательские работы по тематике обучения и, соответственно, учреждения. К ним относятся:}

^{1. Ознакомительная  экскурсия по организации,  учреждению, предприятию: краткая история, структура организации, служба документационного обеспечения управления;}

^{2. Ознакомление  и изучение структуры  и функций делопроизводственной  службы;}

^{3. Ознакомление и изучение работы с документами в структурных подразделениях;}

^{4. Ознакомление с мероприятиями по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации и т. д.}

^{Характеристике организации, делопроизводственной службы, описанию занимаемой должности посвящена глава «Основная часть».}

 

^{ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ}

^{Ивенецкий музей традиционной культуры открыт 11 сентября 1957 года как мемориальный музей Ф.Э.Дзержинского.}

^{С начала 90-х  годов ХХ в. коллективом  музея ведется  работа над сбором и исследованием  предметов народного  искусства.}

^{23 января 2006 года музей Ф.Э.Дзержинского переименован в государственное учреждение «Ивенецкий музей традиционной культуры».}

^{Деятельность  музея направлена на возрождение и  пропаганду традиционных народных промыслов  и ремесел Ивенецкого региона. В основном фонде музея насчитывается  более 11 тыс. единиц экспонатов.}

^{На 01.01.2012 в музее насчитывается 18165 музейных предметов, в том числе - основного  фонда - 12412; научно-вспомогательного - 5753.}

^{Непосредственное  ведение делопроизводства в ГУ «Ивенецкий музей  традиционной культуры»  возлагается на секретариат. Он обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения.}

^{Занимаемая должность - помощник секретаря  руководителя, предусматривала  как знакомство со стадиями текущего делопроизводства и особенностями оформления дел для передачи на хранение в архив, так и изучение функций секретаря по документному и бездокументному обслуживанию руководителя.}

^{Учреждение издает организационные (положения, правила, инструкции) и распорядительные (приказы, распоряжения) документы.}

^{Кроме вышеперечисленных  документов, ГУ «Ивенецкий музей традиционной культуры» издает также следующее: инструктивные и  информационные письма, доверенности, описи  дел постоянного  хранения, журналы  регистрации. Все  эти документы  перечислены в номенклатуре дел.}

^{Поскольку учреждение оснащено компьютерными средствами, то в Управлении применяются различные программные средства, среди которых в первую очередь необходимо выделить Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook.}

^{Принимал участие в таких этапах работы с документами, как регистрация исходящих документов, сортировка, набор текста документа на компьютере, копирование документов.}

^{Прием и отправка документов в ГУ «Ивенецкий музей традиционной культуры» осуществляется, как правило, средствами почтовой, курьерской, факсимильной связи и по электронной почте.}

^{Прием и первичная обработка  документов осуществляется сотрудниками. Проверяется  правильность доставки, конверты с документами  вскрываются, проверяется целостность упаковки документов, наличие приложений. Документы, адресованные непосредственно этому учреждению (как и любому структурному подразделению) или с пометкой «лично», передаются адресату без вскрытия конверта.}

^{На  полученном документе  в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп, включающий дату, номер и количество листов документа. Зарегистрированные документы передают в почту секретарю руководителя или самого руководителя.}

^{В этом учреждении регистрации  подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.}

^{Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.}

^{Регистрация входящих, исходящих  и внутренних документов производится централизованно  в журналах регистрации  и карточках учета.}

^{Контроль  исполнения в музее включает в себя постановку на контроль, регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.}

^{При постановке документа  на контроль проставляется штамп «КОНТРОЛЬ» в левом верхнем углу документа.}

^{Снятие  документа с контроля осуществляется по исполнении документа с фиксацией  на контрольной карточке: отметки об исполнении документа, кратких  сведений об исполнении.}

^{На  контроль ставятся все поступающие документы руководителя, требующие исполнения.}

^{Для классификации и  систематизации документов, формирования дел  в ГУ «Ивенецкий музей  традиционной культуры»  составляется номенклатура дел.}

^{Номенклатура  дел учреждении составляется на основе фактического состава документов, находящихся и используемых в делопроизводстве.}

^{Исполненные документы должны в 3-дневный срок сдаваться  секретарю для  формирования их в  дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел. В дело группируются документы одного календарного или учебного года, за исключением переходящих дел; раздельно группируются в дела документы постоянного и временных сроков хранения.}

^{Поскольку в ГУ «Ивенецкий музей  традиционной культуры»  функции службы делопроизводства возложены на секретариат, у меня была возможность подробно изучить особенности ведения как текущего делопроизводства, так и процесса подготовки документов для сдачи в архив.}

^{Экспертиза  ценности документов в музее на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.}

^{Отбор документов для постоянного  хранения проводится на основании перечня  документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел музея путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.}

^{По  результатам экспертизы ценности документов составляются описи  дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о  выделении дел  к уничтожению.}

^{Дела  временного (до 10 лет  включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.}

 

 

^{ЗАКЛЮЧЕНИЕ}

^{Производственная  практика по специальности  «Документоведение. Информационное обеспечение управления» проходила в секретариате ГУ «Ивенецкий музей традиционной культуры».}

^{В процессе практики был изучен состав видов служебных  документов, порядок  и особенности  их оформления.}

^{Подробно изучен процесс движения документов на всех этапах документооборота: от момента получения и создания документа до момента отправки на исполнение. Необходимо отметить, что первая регистрация входящих документов осуществляется и обрабатывается в секретариате.}

^{Большое внимание уделено формированию дел, подбору всех необходимых документов для составления полностью оформленного дела, изучены детали сортировки отдельных документов по степени важности и срочности исполнения или ознакомления. Было уделено особое внимание и особенностям создания документов, их согласования, регистрации, процедуры формирования дел и передачи их на хранение.}

^{Можно сделать  вывод, организация  документооборота ГУ «Ивенецкий музей  традиционной культуры»  имеет некоторое  своеобразие, однако порядок выполнения большинства делопроизводственных операций соответствуют нормативно-методическим требованиям.}

^{Следует отметить, что как таковой  делопроизводственной службы в музее  нет, вся работа с  документами выполняется  секретарем руководителя учреждения, который  занимается делопроизводством  учреждения в целом.}