Отчет по практике в архиве

Теоретическая часть

     Целью архивной практики является изучение работы местного архива, ознакомиться с основными направлениями архива, каков его характер взаимодействия с потребителем услуг и каково место потребителя в структуре объекта.

     Главной задачей практики является обучение первичным навыкам архивной работы.

     Задачами  практики являются ознакомление с:

·  организацией работы архивного учреждения;

·   принципами и методами отбора документов, подлежащих архивному хранению;

·    способами и условиями хранения, обеспечивающими полную сохранность документов;

·   процессом создания системы информации о содержании документов;

·   организацией всестороннего использования документальной информации.

     Общие требования к учёту документов.

     Учет  документов в архиве организации – это определение их количества и состава в установленных единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах. Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, а также страховые копии документов и описи дел и документов. Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

     Архивный  шифр – обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью  обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного  фонда по списку фондов архива организации  и через дробь по списку фондов государственного архива, источником комплектования которого является организация, описи, единицы хранения. Номер архивного  фонда присваивается государственным  архивом после оформления первого  поступления документов организации  на постоянное хранение. Основными  единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники  закрепления информации являются: архивный фонд, архивная коллекция; единица хранения.

     Единица хранения – физически обособленные документ или совокупность документов, имеющие самостоятельные значение. Единица хранения документов на бумажной основе (дело) совокупность документов, отдельный документ, заключенные  в обособленную обложку, папку.

     Учет  документов в архиве строится на основе соблюдения принципов: централизации, выраженной в применении единых единиц учета; унификации, основанной на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними; динамичности, обеспечиваемой своевременным и оперативным  внесением изменений в учетные  документы или составлением новых  учетных документов; полноты и  достоверности учета. В архиве ведется  централизованный учет документов в  каждом хранилище, осуществляемый сотрудниками закрепленными за каждым хранилищем.

     Научно-справочный аппарат (НСА) – структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации. Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива организации – это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях эффективного использования. Состав СНСА данного архива определяется его видом, составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов. Элементами СНСА архива являются описи, каталоги, базы данных, выполняющие функции этих справочников, а также указатели, обзоры документов, исторические справки к архивным фондам организации. Архивные справочники организации делятся на типы по их целевому назначению: опись, каталог, указатель, обзор. При создании и развитии СНСА применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе целесообразного состава архивных справочников и баз данных, методики описаний, состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, в установлении необходимой очередности работ.

     Опись дел, документов – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи. Объектом описания в описи является единица хранения, единица учета.

     Описательная  статья описи включает: порядковый номер единицы хранения, единицы  учета; делопроизводственный индекс или  старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения; язык, указание на подлинность, копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности.

     В справочный аппарат описи входят: титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращений; переводные таблицы шифров (в случае переработки  описи); указатели. На титульном листе  описи помещается: полное название архива организации, название фонда, номер  фонда, номер описи, название описи, крайние даты документов, внесенных  в опись. Предисловие составляется общее ко всем описям фонда. Общее  предисловие к описям фонда помещается в первой описи. В предисловии, общем  ко всем описям фонда, излагается: история  фондообразователя, история фонда; аннотация состава и содержания документов фонда (при этом выделяются наиболее типичные группы единиц хранения по их видам и разновидностям, по содержанию); состав справочного аппарата к описям. К описи составлены указатели.

     Каталог – межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива. Совокупность работ по подготовке, созданию и ведению каталогов называется каталогизацией документов.

     Каталогизация в архиве проводиться в процессе других видов работ, связанных с  описанием и выявлением документов (попутная каталогизация). Каталогизация  включает следующие виды работ: составление  схемы классификации, выявление  и отбор документов, описание на каталожных карточках, их систематизация, ведение каталогов. Схема классификации  документной информации – письменный документ, содержащий перечень классификационных делений каталога, расположенных в определенной последовательности, и предназначенный для распределения сведений из документов по этим делениям.

     В архиве организации составлен именной  каталог. В нем документная информация классифицируется по алфавиту фамилий  лиц, упоминаемых в документах или  являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической или  логической последовательности. Отобранные для каталогизации фонды и  документы описываются на каталожных карточках. Объектом описания в каталоге выступает документ (группа документов, часть документа), единица хранения (единица учета), опись, комплект, фонд (группа фондов), содержащие информацию по определенной теме (вопросу). Именная  картотека (картотека по личному  составу) создается для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера. Карточки содержат фамилию, имя, отчество работника, ссылки на номера фонда, описи, дел, листов со сведениями о нем. Карточки систематизируются в алфавитном порядке фамилий, а в пределах фамилий – по алфавиту имен и  отчеств. На каждое название (переименование) фонда составляется карточка с указанием  его номера и крайних дат. Карточки располагаются в алфавитном порядке  видов организаций.

     Обзор – архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов. Видами обзора в архиве является обзор фонда и тематический обзор. Объектом описания для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда. Объектом описания для тематического обзора по документам архива является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива по определенной теме.

Обзор фонда включает систематизированные  сведения о составе и содержании документов одного фонда. Тематический обзор включает систематизированные  сведения о составе и содержании части документов одного или группы фондов архива по определенной теме. При  составлении обзоров применяется  дифференцированный подход, заключающийся  в выборе фонда, принципа группировки  информации в основной части обзора, выявлении целесообразного состава  и степени полноты справочного  аппарата к обзору. В обзоре фонда  поисковые данные состоят из номеров  описей, единиц хранения, единиц учета, листов единицы хранения. В справочный аппарат обзора входят титульный  лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели. В основу построения обзора положены структурный, отраслевой, предметно-тематический. Для  обзора фонда личного происхождения  используется схема систематизации документов фонда.  

Дневник практики

Практическая  часть

     Архивная  практика важнейшая составная часть  общей подготовки специалистов историков, профессионалов, выпускников исторического  факультета.

     В первый день архивной практики нас  познакомили с архивом, в котором  мы должны были трудиться, и с сотрудниками. С И.В. Люкшиной и с новой сотрудницей, выпускницей нашей кафедры, В.Н. Емельяновой  мы были уже знакомы. Нам объяснили, чем мы будем заниматься, для чего, рассказали о технике безопасности работы в архиве. Целью учебной практики было формирование у нас, студентов, целостного представления об основах архивного дела, закрепление и углубление знаний, полученных нами в процессе обучения, приобретение необходимых профессиональных умений, навыков и опыта практической работы по изучаемой специальности. Нужно добросовестно относиться к каждой работе, потому что мы держим в руках историю. Рассказали что много угасающих текстов, документов которые нужно систематизировать и другой работы, помощь в которой мы можем оказать в силу своего образования.

     Главной задачей практики является обучение первичным навыкам архивной работы. Задачами практики являются ознакомление с 

     - организацией работы архивного  учреждения;

     - принципами и методами отбора  документов, подлежащих архивному  хранению;

     - способами и условиями хранения, обеспечивающими полную сохранность  документов;

     - процессом создания системы информации  о содержании документов;

     - организацией всестороннего использования  документальной информации.

     Рабочий день был определён с 9 00 до 16 00.

     На  следующий день мы приступили к получению практических профессиональных навыков. Нас распределили непосредственно по маленьким группам и закрепили за сотрудниками архива.  Потом уже каждый сотрудник, к которому были направлены студенты, объяснял им суть предстоящей работы, показывал как это делается и контролировал процесс, помогая при затруднениях. Меня направили в отдел систематизации документов. Там я работала с фотофондом. Систематизировала, записывая в специально подготовленный журнал данные фотокарточек. Дальше было подобное задание, только с систематическим каталогом. Своим трудом я упрощала поиск тех или иных единиц хранения. Эта работа была интересной и времяёмкой - заняла весь рабочий день, даже осталось на завтра.