Этика делового письма

   Письмо-запрос  информации о фирме. В таком письме помимо просьбы выслать какие-либо интересующие вас материалы должны быть изложены какие-то минимально необходимые сведения о вашей организации и о том, в связи с чем вы запрашиваете материал, т.е. в какой степени фирма может быть заинтересована в вас.

  Письмо-сообщение. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения со стороны, которой высылается данное письмо.

Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Так можно подтверждать факт либо действие.

Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении действия; меры, которые будут приняты в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения. Пометка «Вторично» отправляется тогда, когда отправитель допускает возможность, что адресат не получил письма, отправленного ранее.

Письмо-приглашение на переговоры. Такое письмо должно быть отправлено адресату заблаговременно. Желательно, чтобы в письме фигурировали альтернативные, наиболее удобные для вашего контрагента сроки приезда. Должны быть четко изложены предмет предстоящих переговоров, сроки, продолжительность визита, вопрос виз и, в случае необходимости, вывоз транспорта от Москвы до вашего предприятия, вопросы приобретения билетов в оба конца, размещения в гостинице, место и время встречи.

Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных обстоятельств и адресуется организации, либо отдельному лицу.

Письмо-предложение в ответ на полученный от потенциального покупателя запрос с указанием конкретных условий будущего контракта или проформой контракта.

Письмо-рекламация. Посылается заказным письмом с приложением всех необходимых доказательных документов (например, актов экспертизы, рекламационных актов, спецификаций, сертификатов о качестве). В указанных документах обязательно делается ссылка на номер контракта и транспортного документа. Дата почтового штемпеля места отправления такого письма считается датой предъявления рекламации. Желательно прикрепить к письму свою визитную карточку, можно с краткой рукописной надписью на ней. Все вышеизложенное в равной степени относится и к телеграфно-телексной переписке, естественно, с учетом ее краткости и особенностей телеграфного стиля письма. Если письмо подписывает женщина, она должна поставить имя и фамилию. Если письмо подписывает мужчина, он должен поставить только одну фамилию.

   Правила вложения  поздравительной открытки или  любого делового письма в конверт: письмо складывается в три  раза. Начало письма должно быть  лицом к передней стороне конверта, на которой написан адрес. Открытка  вставляется лицевой, праздничной стороной к стенке конверта, на которой пишется адрес. Конверт вскрывается либо ножницами сбоку, либо ножом для бумаг вскрывается самый верх. Письмо всегда должно быть обращено лицевой частью к человеку, который вскрывает конверт.

 Реквизиты. Обязательные составные части делового письма или документа.

 Заявление – это документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу.

 Автобиография. После заголовка «Автобиография» в виде связного текста пишутся следующие данные: (фамилия, имя, отчество); дата и место рождения; родители (их полное имя и отчество, чем занимаются); образование; начало трудовой деятельности (место работы, должность, последующие перемещения); указать (если имеются) поощрения, награждения; дата (слева) и подпись (справа).

 Резюме – это документ, содержащий требования биографического характера, которые предъявляет лицо при трудоустройстве. Особенностью резюме является предоставление сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке.

 Служебные записки – это документы внутренней деловой переписки между структурными подразделениями или должностными лицами.

 Докладная записка – это документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса или предложения.

Типовой формуляр внутренней докладной записки следующий: наименование структурного подразделения автора документа; наименование вида документа; адрес; дата; заголовок к тексту; текст; отметки о наличии приложения (если имеются); подпись.

Докладные записки бывают внутренние и внешние. Подписывает их составитель.

Акт – это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Составляется коллегиально с целью объективного фиксирования событий и фактов для установления сущности причины и следствия.

 Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события

Справка бывает двух видов:

1.  Справки, описывающие  и подтверждающие какие-либо события;

2. Справки, удостоверяющие  юридические факты: подтверждающие  место работы, учебы, занимаемой должности, места проживания.

Они имеют наименование организации, наименование вида документа, дату, номер, место составления, заголовок, текст, адресат, отметки о наличии приложения, подпись и печать.

 Также можно разделить деловое письмо и по другим признакам. Например:

По признаку получателя деловые письма делят на:

1. Циркулярные письма  – письма, адресованные нескольким  получателям одновременно.

2. Обычные письма –  адресованные одному конкретному  получателю.

По композиционному признаку деловые письма бывают:

1. Одноаспектные – рассматривают  один вопрос.

2. Многоаспектные – затрагивают  несколько вопросов одновременно.

По структуре выделяют следующие деловые письма:

1. Регламентированные –  составляются по определенному  установленному образцу.

2. Нерегламентированные  – содержат авторский текст  и  составляются в свободной  форме, не имеют установленного  образца.

По форме отправления деловые письма могут быть:

1. Конвертные – отправленные  с помощью почты в конверте.

2. Электронные – отправленные в электронном виде на е-mail.

3. Факсовые – отправленные  по факсу.

 

Практическое задание.

ПИСЬМО-ОФЕРТА 

Директору ООО “Ирис” И. Игореву. 
Предлагаем купить у нас сто двухлетних саженцев яблонь сорта “Антоновка” по цене 1000 (Одна тысяча) рублей за саженец на условиях предоплаты за 3 (Три) дня до получения товара с оплатой до 1 июля 2006 г и самовывоза. 
Директор ООО “Роза” Р. Романов (подпись).

ОТВЕТ

ООО “Ирис” согласно купить у ООО “Роза” сто двухлетних саженцев яблонь сорта “Антоновка” по цене 1000 (Одна тысяча) рублей за саженец на условиях предоплаты за 3 (Три) дня до получения товара с оплатой до 1 июля 2006 г. в случае доставки саженцев силами ООО “Роза” за отдельную плату. 
Директор ООО “Ирис” И. Игорев

 

Заключение.

 Зная правила и общепринятые  нормы делового общения, можно правильно и корректно составлять официальные письма. Успех в достижении ожидаемого результата во многом зависит от правильности постановления обращения, цели, миссии и завершения делового письма.

 

 

Список используемой литературы:

1. ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003.

2. Введенская, Л. А. Русский язык и культура речи [Текст] / Л. А. Введенская, Л. Г. Павлова, Ю. А. Кашаева. Ростов н/Д : Феникс, 2002.

3. Веселов, П. В. Аксиомы делового письма : культура делового общения и официальной переписки [Текст] / П. В. Веселов. М., 1993.

 

4. Потунова, М. В. Деловое письмо. Что нужно знать составителю [Текст] / М. В. Потунова. М., 1999.

 

5. Русский язык и культура речи. 17 практических занятий [Текст] / под ред. Е. В. Ганапольской, А. В. Хохлова. СПб., 2006.

 

6. Хазагеров, Т. Г. Общая риторика [Текст] : курс лекций : словарь риторических приемов / Т. Г. Хазагеров, Л. С. Ширина. Ростов н/Д, 1999.