Этикет делового письма

Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправление или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие.

Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении действия; меры которые будут приняты в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения. Пометка «Вторично» отправляется тогда, когда отправитель допускает возможность, что адресат не получил письму, отправленного ранее.

Письмо-приглашение  на переговоры. Такое письмо должно быть отправлено адресату заблаговременно. Желательно, чтобы в письме фигурировали альтернативные, наиболее удобные для вашего контрагента сроки приезда. Должно быть четко изложены предмет предстоящих переговоров, сроки, продолжительность визита, вопрос виз и в случае необходимости вывоз транспорта от Москвы до вашего предприятия, вопросы приобретения билетов в оба конца, размещения в гостинице, место и время встречи (в Москве, в вашем городе и т.п.).

Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.

Письмо-предложение  в ответ на полученный от потенциального покупателя запрос с указанием конкретных условий будущего контракта или проформой контракта.

Письмо-рекламация. Посылается заказным письмом с приложением всех необходимых доказательных документов (например, актов экспертизы, рекламационных актов, коносаментов, спецификаций, сертификатов о качестве). В указанных документах обязательно делается ссылка на номер контракта и транспортного документа. Дата почтового штемпеля места отправления такого письму считается датой предъявления рекламации. Желательно прикрепить к письму свою визитную карточку, можно с краткой рукописной надписью на ней. Все вышеизложенное в равной степени относится и к телеграфно-телексной переписке, естественно, с учетом ее краткости и особенностей телеграфного стиля письму. Если письмо подписывает женщина, она должна поставить имя и фамилию. Если письмо подписывает мужчина, он должен поставить только одну фамилию.

Правила вложения поздравительной открытки или любого делового письму в конверт: письмо складывается в три раза, т.е. гармошкой. Начало письма должно быть лицом к передней стороне конверта, на котором написан адрес. Открытка вставляется лицевой, праздничной стороной к стенке конверта, на которой пишется адрес. Конверт вскрывается либо ножницами с боку, либо ножом для бумаг вскрывается саамы верх. Письмо Всегда должно быть обращено лицевой частью к человеку, который вскрывает конверт.

Реквизиты – обязательные составные части делового письма или документа.

Заявление – это документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу.

Автобиография. После заголовка «Автобиография» в виде связного текста пишутся следующие данные: фамилия имя отчество (я. Иванов Иван Иванович); дата и место рождения; родители (их полное имя и отчество, чем занимаются); образование; начало трудовой деятельности(место работы, должность, последующие перемещения); указать ( если имеются) поощрения, награждения; дата (слева) и подпись (справа).

Резюме – это документ, содержащий требования биографического характера, которые предъявляет лицо при трудоустройстве. Особенностью резюме является предоставление сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке.

Служебные записки – это документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями или должностными лицами.

Докладная записка – это документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса или предложения.

Типовой формуляр внутренней докладной записки следующий: наименование структурного подразделения автора документа; наименование вида документа; адрес; дата; заголовок к тексту; текст; отметки о наличии приложения (если имеются); подпись.

Докладные записки  бывают внутренние и внешние. Подписывает  их составитель.

Акт – это документ составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Составляется коллегиально с целью объективного фиксирования событий и фактов для установления сущности причины и следствия.

Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события;

Справка бывает двух видов:

1. Справки, описывающие  и подтверждающие какие-либо события;

2. Справки, удостоверяющие  юридические факты: подтверждающие  место работы, учебы, занимаемой  должности, места проживания…

Они имеют наименование организации, наименование вида документа, дату, номер, место составления, заголовок, текст, адресат, отметки о наличии приложения, подпись и печать.

 Также можно разделить деловое письмо и по другим признакам. Например:

По признаку получателя деловые письма делят на:

1. Циркулярные письма  – письма, адресованные нескольким  получателям одновременно.

2. обычные письма –  адресованные одному конкретному  получателю

 

По композиционному  признаку деловые письма бывают:

1. Одноаспектные –  рассматривают один вопрос.

2. Многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.

По структуре выделяют следующие деловые письма:

1. Регламентированные  – составляются по определенному  установленному образцу.

2. Нерегламентированные  – содержат авторский текст  и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

По форме отправления  деловые письма могут быть:

1. Конвертные – отправленные  с помощью почты в конверте.

2. Электронные – отправленные  в электронном виде на e-mail.

3. Факсовые – отправленные  по факсу.

 

 

5 ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

 

Письмо-предложение:

«Группа компаний ICG (International cosmetic group) предлагает комплексное оснащение салонов красоты, медицинских и СПА - центров.

Деятельность ICG распространяется практически на всю сферу, которую принято называть «индустрия красоты». Мы поставляем готовые кабинеты аппаратной косметологии, педикюра и коррекции фигуры, предлагаем профессиональную косметику, а также различное оборудование для аппаратной косметологии, wellness, перманентного макияжа, аппаратного педикюра и студий загара. Мы учитываем специфику индустрии красоты, находящейся в стадии активного роста, постоянно открывая новые направления, удовлетворяя возрастающий спрос.

Наши преимущества:

- Немецкое качество;

- Конкурентоспособные  цены;

- Большой выбор  ассортимента;

- Сертификаты  качества на весь товар;

- Гибкие условия  сотрудничества.

Подробный каталог  и прайс-лист во вложении.

Приглашаем  Вас в наш офис для обсуждения возможных вариантов оснащения.

С уважением, Лукина Мария

менеджер группы компании ICG

Звоните нам  по телефону +7 (902) 26-54-245

и задавайте  интересующие Вас вопросы.

Наш адрес г. Екатеринбург, ул. Блюхера, 45

Наша электронная  почта: lukinam@bk.ru»

 

 

Ответное письмо:

«Уважаемая, Мария!

Благодарим, Вас  за отправленное письмо. К сожалению, наша фирма не может принять Ваше предложение, так как на данный момент все кабинеты нашего салона красоты уже оснащены и в обновлении оборудования пока не нуждаются.

С уважением, Иванова  Л.В.

Генеральный директор ООО «Любаша»»

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Зная правила и общепринятые нормы делового общения, можно правильно  и корректно составлять официальные  письма. Успех в достижении ожидаемого результата во многом зависит от правильности постановления обращения, цели, миссии и завершения делового письма.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1. Веселов П.В. Современное  деловое письмо. – М. – 1990.

2. Психология и этика делового  общения: Под ред. проф. В.Н.  Лавриенко, 2001г.

3. Введенская, Л. А. Русский язык и культура речи [Текст] / Л. А. Введенская, Л. Г. Павлова, Ю. А. Кашаева. Ростов н/Д : Феникс, 2002.

4. Потунова, М. В. Деловое письмо. Что нужно знать составителю [Текст] / М. В. Потунова. М., 1999.

5. http://psiholigy.ucoz.net/