Культура общения

24

ВВЕДЕНИЕ

В условиях перехода России к рыночной экономике значитель­ная часть населения все более активно вовлекается в экономи­ческую деятельность. Появилось много людей, основной професси­ей которых стало предпринима­тельство, позволяющее развер­нуть свои творческие способности и деловые качества.

Однако эти способности и каче­ства, как показывает практика современного российского бизне­са, дают наибольшую отдачу лишь при умении вести деловой разговор — одном из наиболее важных условий коммерческого успеха. К сожалению, у большин­ства наших предпринимателей крайне низка культура устной речи, что существенно снижает их деловой потенциал и не позволяет максимально реализовать свои возможности.

Специальных пособий, помогаю­щих повысить культуру такой речи, пока нет, хотя они, как показывает деловая жизнь, очень нужны.

КУЛЬТУРА ОБЩЕНИЯ

Общение - это понятие, которое описывает отношения между людьми и указывает на одну из ос­новных потребностей людей - быть участником общественной жизни.

            Термин культура не поддается однозначному определению. Именно поэтому в философской ли­тературе можно найти несколько различных формулировок, каждая из которых раскрывает опре­деленные стороны этого многогранного термина. Из основных можно выделить три главных ас­пекта термина культура. Первый, культура - это область свободной самореализации каждой лич­ности, сфера творчества. Второй, культура есть ценностное отношение к реалиям жизни. Третий, культура есть искусственный, воссозданный разумом человека, духом и руками мир, отличаю­щийся от естественного мира.

Вы никогда не задумывались почему так трудно иногда дается общение с тем или иным челове­ком? Почему с одним человеком общаться легко, а с другими — нет? Отчего с некоторыми мы ладим, а с кем-то периодически ругаемся?

Всем понятно, что наиболее легкий вариант общения с человеком, который обладает с вами точ­ками соприкосновения. И прежде чем налаживать общение нужно понять имеются ли взаимные интересы, точки соприкосновения с вашим собеседником, это наверняка упростит вам процесс общения.

В психологии общения один из важнейших моментов научить себя выслушивать и понимать того, с кем вы ведете общение.

Учитесь объяснять людям ваши намерения и мысли, из которых вы исходите, тем самым вы су­меете предотвратить множество недоразумений, ссор и конфликтов. Честность в общении с собе­седником часто оказывается единственным выходом из кризисной, конфликтной ситуации.

Проблемы возникающие в процессе речевого общения

Причин разногласий, возникающих между собеседниками во время общения может быть много: политические, религиозные взгляды, мировоззрение, психологические особенности. Однако од­ной из основных причин была и остается отсутствие умения слушать собеседника. Важнейшая часть процесса культуры общения — это умение слушать своего собеседника в процессе обще­ния. Когда человек внимательно слушает своего собеседника он, как минимум показывает высо­кий уровень своего воспитания, а как максимум участие и заинтересованность в общении с дан­ным человеком. Однако процесс общения - сложный момент, в котором не малую роль играют переменные константы - настроение, усталость, нехватка времени и т.д.

В зависимости от общения в котором вы участвуете, формальном или неформальном, вам необ­ходимо правильно выбирать средства невербального общения: жесты, мимику и т.д.

Неформальное общение — это общение у вас дома, с родителями, родственниками, друзьями; формальное общение — на работе, во время учебы, в некоторых заведениях отдыха, с незнако­мыми людьми. В общении мы нередко допускаем то, что мешает взаимопониманию.

Так что же такое культура общения?

Если человек в первую очередь умеет слушать своего собеседника в процессе общения, при этом грамотно излагает свои мысли на хорошем уровне языка, без сленга, мата и арго мы можем ска­зать про такого человека, что он в полной мере владеет культурой общения.

Учитесь признавать индивидуальность людей, что наверняка поможет вам понимать людей и как результат - уважать людей и их мнение, даже если оно вам не кажется истинным.

Научившись уважать самого себя, вы наверняка научитесь уважать ваших собеседников. И не за­бывайте проявлять интерес как к собеседнику, так и к теме вашей беседы, что вызовет интерес собеседника и ваша беседа перейдет в более качественный уровень.

           Одной из важных частей культуры общения является речь. Понятно, что каждому человеку приятно было бы слышать выражения, которые вызывают лишь положительные эмоции. Но по причине экономии времени и стремления языка также к экономии, мы ограничиваемся краткими приветствиями, скупыми комплиментами.

           Существует большое количество книг и статей, дающих нам возможность узнать о правилах хорошего тона, о нашем поведении в общественных местах, о том, как необходимо правильно сервировать праздничный стол, и т.д. Совокупность всех этих правил поведения и словесного обращения во время повседневной жизни и образует то, что и называется культурой общения или этикетом.

           Существует несколько приемов, которые помогут вам в общении с любым собеседником, даже самым негативно настроенным на общение:
Старайтесь, высказывая свое мнение начинать фразу со слов "Как мне кажется...", "Высказываясь из собственных соображений...", " Мой опыт показывает...". Тем самым вы настроите собеседника на более лояльный подход к вашему общению, так как вы не показываете ему, что являетесь "истиной в последней инстанции", оставляя за собеседником право собственного мнения, что даст вам возможность получить более внимательное отношение к общению с вами.

Если вы вступаете в полемику, старайтесь говорить точными фразами, точными примерами, не говорите обобщенно, так как это даст возможность участнику общения поле для лавирования.

            Во время беседы не рассчитывайте, что с вами согласятся в тот же момент, пытайтесь объяснить вашу точку зрения более детально, задавайте наводящие вопросы, возвращайтесь к уже сказанному, просите подтверждения вашим словам, только так вы можете быть уверенным, что вы не потеряли время и нервы во время общения в пустую.

Главное в культуре общения

Однако культура общения, как вы сами понимаете, включает в себя не только словесные формы выражения вежливости, сочувствия. Ваши слова и действия не должны вступать в противоречие с вашим внешним видом, вашей одеждой, общим вашим внешним обликом. Другими словами, этикет не будет полностью соблюден, если при всей вашей правильности и вежливости поведения не соблюдены эти правила. То есть необходимо, чтобы ваш внешний облик был адекватен ситуации.

ВЕДЕНИЕ ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ

Деловая беседа — это устный контакт между людьми, связанными отношениями дела. В современной, более узкой трактовке под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.

Подлинное значение такого рода делового общения в нашем обществе в полной мере начинает осознаваться только сейчас, в связи с переходом отечественной экономики на рыночные отношения. В стране с каждым годом появляется все больше и больше предприимчивых и способных деловых людей. В то же время опыта предпринимательской деятельности и, прежде всего умения вести успешный деловой разговор у них явно недостаточно, что существенно снижает их деловую активность. Поэтому имеет смысл рассмотреть деловую беседу более подробно, чтобы наметить пути ее более рационального проведения.

Деловые беседы обладают многими достоинствами, которых лишены собрания, обмен письменной информацией, телефонные разговоры. Они, во-первых, проводятся в тесном контакте, позволяющем сосредоточить внимание на одном собеседнике или очень ограниченной группе людей. Во-вторых, предполагают непосредственное общение. В-третьих, создают условия для установления личных взаимоотношений, которые могут стать впоследствии основой неформальных контактов, т. е. позволяют собеседникам лучше узнать друг друга, что облегчает их общение в дальнейшем.

Деловая беседа является наиболее благоприятной и зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции, с тем, чтобы он с ней согласился и поддержал ее. Таким образом, одна из главных задач беседы — убедить собеседника принять конкретное предложение.

Деловая беседа выполняет ряд очень важных функций. К их числу следует отнести:

1.                  взаимное общение работников из одной деловой среды;

2.                  совместный поиск, выдвижение и оперативную разработку рабочих идей и замыслов;

3.                  контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий;

4.                  поддержание деловых контактов;

5.                  стимулирование деловой активности.

Но важен не только чисто прагматический эффект деловой беседы. Во время беседы вы можете получить оперативную деловую информацию. Она способствует расширению интеллектуальных возможностей и активизации коллективного разума ее участников при принятии важных управленческих решений.

Основными этапами деловой беседы являются: подготовительные мероприятия, начало беседы, информирование присутствующих, аргументирование выдвигаемых положений и завершение беседы.

Подготовительные мероприятия.

Не существует единых безошибочных правил подготовки к деловой беседе. Однако будет полезно указать на следующий вариант схемы такой подготовки: планирование; сбор материала и его обработка; анализ собранного материала и его редактирование.

Место беседы выбирается с учетом его влияния на ожидаемый результат. Для лиц, не работающих в фирме, наиболее удобным местом будет служебный кабинет принимающего или специальная комната для гостей, оборудованная всем необходимым. Обстановка в любом случае должна быть спокойной, уединенной, исключать неожиданное появление посторонних, шум, звонки и т. п., ибо это нервирует, но не «интимной». Во многом ее определяет даже цвет стен, освещенность, мебель и характер ее расстановки.

С сотрудниками можно встречаться и на их рабочем месте. Допустимо проведение деловых бесед и вне службы, например, в ресторане, кафе или даже в домашних условиях. Главное, чтобы ваш собеседник чувствовал себя свободно и раскованно и мог полностью переключиться на деловой разговор.

Затем следует выбрать наиболее удачный момент и только потом договариваться о встрече. В этом случае инициатива будет в ваших руках, и поэтому контролировать ситуацию будет легче.

Когда беседа уже назначена, составляется план ее проведения. Сначала следует определить стоящие перед вами цели, а затем разработать стратегию их достижения и тактику ведения беседы.

Такой план — это четкая программа действий по подготовке и проведению конкретной беседы. Однако далеко не все это понимают, рассуждая примерно так: «Ну, как можно планировать деловую беседу, если один новый факт, внезапно всплывший во время встречи, может все изменить самым кардинальным образом и разрушить все предварительное планирование?»

Но ведь целью планирования как раз и является попытка смягчить, нейтрализовать влияние неожиданно появившихся новых фактов или непредвиденных обстоятельств на ход беседы. Подготовка и планирование беседы позволяют заранее предвидеть возможные неожиданные моменты, что снижает эффективность замечаний собеседника. Кроме того, приобретается навык быстрой и гибкой реакции при возникновении непредвиденных обстоятельств.

Планирование деловой беседы позволяет определить ее конкретные задачи уже в начале подготовки к ней, найти и устранить «узкие» места в беседе, согласовать время ее проведения.

Сбор материала для деловой беседы — очень трудоемкий процесс, требующий значительных затрат времени. Но это один из важнейших этапов подготовки к беседе. Он включает в себя поиск возможных источников информации (из личных контактов, докладов, научных исследований, публикаций, официальных данных и т.п.). При этом целесообразно сразу же дополнять собранные материалы собственными примечаниями, поскольку подобные записи могут существенно помочь на последних этапах подготовки к беседе. Объем собранных материалов во многом зависит от общей информированности участников будущей беседы, уровня их профессиональных знаний, широты подхода к намеченной для обсуждения проблеме.

Затем собранные и тщательно отобранные фактические данные систематизируются. Это чем-то напоминает процесс обогащения руды, когда увеличивают ее концентрацию, отсеивая пустую породу.

Систематизация позволяет выделить наиболее важные факты, подлежащие рассмотрению. Она облегчает их поиск и помогает установить ранее не замеченные зависимости. Систематизацию следует проводить в течение всего процесса обработки материала.

Анализ собранного материала помогает определить взаимосвязь фактов, сделать выводы, подобрать необходимую аргументацию, т. е. сделать первую попытку скомбинировать и увязать весь собранный материал в единое логическое целое. Обработанный и систематизированный материал как бы раскладывается по «ячейкам» плана, асами «ячейки» увязываются между собой в более крупные части.

Желательно дополнить материал текстом, состоящим из отдельных понятий и слов, связав которые вы получите смысл изложенного. Желательно также без сокращений записать особо удавшиеся формулировки. А затем следует выделить наиболее важные моменты путем подчеркивания или особыми значками (буквами, кружочками, стрелочками и т. п.).

Весьма полезно перед беседой попытаться составить портрет партнера, определить его сильные и слабые стороны, т. е. установить его психологический тип, политические убеждения, общественные позиции, социальное положение, религиозные убеждения, хобби и т. п.

Все это поможет определить, с кем — сторонником или противником — придется иметь дело, выработать наиболее приемлемую тактику, которой следует придерживаться в процессе беседы. Уже непосредственно перед самой встречей желательно узнать, в каком настроении находится партнер, что у него «болит», как в данной ситуации помочь решению его личных проблем, что, безусловно, придает любой беседе более благоприятное направление.

Знание будущего партнера помогает не только получить представление о его личных качествах, но, самое главное, понять его видение предмета, о котором пойдет речь, интересы, с ним связанные.