Общие требования к деловой переписке

Если условия договора не будут выполнены, мы будем вынуждены предъявить штрафные санкции в размере...

Текст писем делится на абзацы, которые являются его простейшими компонентами. Абзацем должна выделяться каждая отдельная мысль (аргумент) или тема текста. Она служит показателем перехода от одной мысли или темы к другой и значительно облегчает восприятие информации.

Средняя длина абзаца - 4-6 предложений. Однако в тексте деловых писем часто встречаются абзацы, состоящие из одного предложения. Независимо от длины абзаца следует помнить, что он является внутренне замкнутой смысловой единицей. Каждое последующее предложение абзаца должно быть связано с предыдущим. В середине абзаца не может быть фразы, логически не вытекающей из предыдущего контекста. Нарушение этого требования затрудняет процесс письменной коммуникации.

Каждый абзац выделяется в документе абзацным отступом. Абзацы связного текста не нумеруют.

Содержание делового письма может быть представлено не только связным текстом. Иногда авторам приходится аргументировать свои предложения, просьбы и т.п. с помощью систематизированных данных. Они могут иметь как словесное, так и числовое выражение. Такие данные рекомендуется представлять в виде таблицы.

Таблица - перечень сведений (числовых данных), приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Форма таблицы используется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличная форма позволяет представить информацию в более компактном виде, её применяют для лучшей наглядности и удобства использования данными.

Должностная инструкция секретаря-референта

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь-референт относится  к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

1.2. Основными задачами  секретаря-референта являются организационные  и документационное обеспечение  управленческой деятельности.

1.3. Секретарь-референт подчиняется  непосредственно директору предприятия.

1.4. В своей деятельности  секретарь-референт руководствуется:

- законодательными актами  РФ;

- Уставом предприятия;

- Положением о функциональных  службах предприятия;

- приказами (указаниями) руководства  предприятия;

- нормативно-методическими  материалами по организации

делопроизводства;

- настоящей должностной  инструкцией.

1.5. На должность секретаря-референта  назначаются лица с высшим, средним  специальным образованием и стажем  работы не менее 1 года или без  стажа, но при условии прохождения  обучения на курсах секретарей-референтов.

1.6. Секретарь-референт должен  владеть вопросами:

- перспектив развития  предприятия, его финансово-хозяйственной  деятельности;

- организации работы с  документами, составления документации;

- организации управленческого  труда;

- применение средств вычислительной  и организационной техники;

- перевода служебной документации  на иностранный язык коммерческого  партнера;

- культуры труда и служебной  этики;

- охраны труда, техники  безопасности и противопожарной  защиты.

2. ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

2.1. Информационно-справочное  обслуживание по документам предприятия.

2.2. Методическое руководство  и контроль за организацией  делопроизводства в структурных  подразделениях и филиалах предприятия.

2.3. Документирование деятельности  совещательных органов предприятия.

2.4. Оперативно-организационное  обслуживание руководства.

2.5. Ведение о оформление  кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора  по персоналу).

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт должен:

3.1. Осуществлять подготовку  необходимых документов, обеспечивать  финансово-хозяйственную деятельность  предприятия.

3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения  документов, информационно-справочное  обслуживание и хранение документной  информации.

3.3. Контролировать качество  подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству  предприятия.

3.4. Осуществлять контроль  исполнения документов и поручений  руководства, принимать оперативные  меры, направленные на своевременное  и качественное их исполнение.

3.5. Осуществлять организацию  подготовки, принятия решения и  доведения их до непосредственных  исполнителей. Проводить анализ  справок и докладов, предоставляемых  руководству, давать по ним компетентные  заключения.

3.6. Осуществлять оперативную  связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по  вопросам текущей деятельности  предприятия (телефон, факс и т. п.).

3.7. Вести прием посетителей.

3.8. Выполнять работу по  документационному обеспечению  кадровой деятельности предприятия:

- оформление приказов  по личному составу;

- оформление личных карточек  формы Т-2 или личных дел;

- оформление трудовых  книжек;

- оформление и ведение  трудовых контрактов (договоров);

- оформление командировочных  документов;

- оформление листов нетрудоспособности;

- ведение табеля учета  рабочего времени;

- выдача справок о трудовом  стаже и зарплате.

3.9. Обеспечивать выполнение  машинописных и копировально-множительных  работ.

3.10. Использовать ПЭВМ  как средство автоматизации документационного  обеспечения предприятия.

3.11. Проводить ежегодный  отбор документов на архивное  хранение или на уничтожение.

3.12. Выполнять отдельные  поручения руководства по профилю  финансово-хозяйственной деятельности  предприятия.

4. ПРАВА

Секретарь-референт имеет право:

4.1. Запрашивать от функциональных  служб необходимые материалы, а  также объяснения о причинах  задержки выполнения заданий  и поручений руководства.

4.2. Рассматривать документы  и направлять их на исполнение  руководителям и специалистам  предприятия.

4.3. Требовать от исполнителей  доработки документов, подготовленных  с нарушением установленных правил  их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90), международных правил оформления  документов (ISO).

4.4 Визировать документы  управленческой деятельности в  рамках своей компетенции.

4.5. Вносить на рассмотрение  руководства предложения по улучшению  документационного обеспечения  деятельности предприятия, совершенствованию  форм и методов управленческого  труда на основе применения  электронной техники.

4.6. Требовать от руководства  создания нормальных условий  для выполнения служебных обязанностей  и сохранности всех документов, образующихся в деятельности  предприятия.

4.7. Работать с документами, имеющих гриф "КТ" или "Конфиденциально".

4.8. Принимать решения  в пределах своей компетенции.

4.9. Взаимодействовать со  всеми службами (сотрудниками) предприятия  по вопросам проверки исполнения  документов и представления необходимой  информации руководству

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству  предприятия.

5.2. Небрежное, халатное отношение  к регистрации и ведению документов.

5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Конфиденциально" или "КТ".

5.4. Нечеткое и несвоевременное  выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

Заключение

Деятельность любой организации, будь то школа, коммерческая фирма, специализируемая на торговле или на рекламе, или завод, производящий какую-то продукцию и потом торгующий ею, невозможна без деловой переписки. Информация, содержащаяся в деловых письмах, необходима для стабильной деятельности организации. На основе информации, поступающей из коммерческих писем, принимаются соответствующие решения. Таким образом, поставленные цели работы достигнуты, задачи выполнены.

Список используемой литературы

1. Организация работы  с документами /Под ред. проф. В.А.Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М,: ИНФРА-М, 2003. - 592с.

2. Пащенко В.Г., Пенза. Языковые  формулы в деловой переписке. // Журнал Бухгалтера, - май 2004 (№ 5). - С.9-17

3. Санкина Л.В., Быкова  Т.А.Деловая переписка организации. - М,: МЦФЭР,2004. - 256с. - [Приложение к журналу «Справочник секретаря и офис-менеджера», № 3 - 2004]. - С.3-119.

4. Составление и оформление  служебных документов: Практическое  пособие для коммерческих фирм /Под ред. проф. Кузнецовой Т.В. - М.:ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997. - 200с.

5. Справочник по деловой  переписке. - М.:Мэрия Москвы, Научно-внедренческая фирма «Межрегионсервис», 1996. - 250с.