Формальные и неформальные структуры управления

ФОРМАЛЬНЫЕ И НЕФОРМАЛЬНЫЕ СТРУКТУРЫ, ИХ РОЛЬ В ОРГАНИЗАЦИИ

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Несмотря на драматическую индивидуализацию сознания и поведения людей, человек был и остается существом коллективным, всю свою жизнь являясь частью первичной групповой среды, в которой он совершает свои первые шаги и с которой не расстается на всем протяжении своего жизненного пути. Причем человек не просто испытывает на себе влияние этих групп, но только в них и через них получает значительную часть информации о внешнем мире и организует свое поведение, ориентируясь на групповые стандарты и ценности.

Индивидуальное существование  человека вне группы или общества противоестественно и, по-видимому, должно рассматриваться лишь в качестве метафоры, а не реальной возможности. Чисто организменные особенности человека никогда бы не позволили ему в одиночку занять сколько-нибудь приметное место в животном мире, а длительная беззащитность и беспомощность после рождения не только обнаруживает условность индивидуальной независимости, но и формирует при нормальном развитии устойчивую потребность в аффилиации, любви и заботе о своих ближних.

По-видимому, главным мотивом вступления индивида в группу могут считаться те индивидуальные потребности, которые человек может удовлетворить только в группе. Большинство людей одновременно являются членами многих групп, которые позволяют индивиду удовлетворить разнообразный спектр его потребностей, включая базовые, социальные и духовные.

Группы могут формироваться  в результате заранее спланированных действий руководства организации  как некоторая часть формальной структуры. Но иногда возникают неформальные структуры организации как следствие не планируемых социальных процессов. В связи с этим важно определить природу и особенности функционирования формальных и неформальных групп в организации.

Все вышеперечисленные факторы  и обусловили актуальность нашего исследования.

Цель исследования определить сущность формальных и неформальных организаций и их роль в организации.

В соответствии с поставленными  целями решались следующие основные задачи:

- определить природу социальных  групп в организациях;

- дать характеристику формальной группе;

-изучить классификацию формальных  групп;

-рассмотреть возникновение неформальных  организаций;

- дать характеристику неформальным  организациям;

- рассмотреть процесс управления  неформальной организацией.

Методы исследования:

- обработка, анализ научных источников;

- анализ научной литературы, учебников  и пособий по исследуемой проблеме.

Объект исследования – формальные и неформальные структуры.

Предмет исследования – роль формальных и неформальных структур в организации.

 

 

1. ФОРМАЛЬНЫЕ  ОРГАНИЗАЦИИ И МЕХАНИЗМ ИХ ОБРАЗОВАНИЯ

1.1 Природа социальных групп  в организациях

 

Индивиды очень редко работают в изоляции от других. Это может  происходить только в тех исключительных случаях, когда работник выполняет  строго индивидуальное задание, контролируемое только высшим руководством организации, когда он автономно контактирует с внешней средой и принимает решения в основном самостоятельно.

Однако большинство ситуаций, возникающих  в ходе организационной деятельности, характеризуют именно групповые  отношения. Группы в организациях являются основой эффекта синэргии, и, как правило, члены организации просто не мыслят свою деятельность вне социальной группы¹.

Отличительная особенность организации  состоит в том, что работа в  ней осуществляется всегда внутри групп или команд. При этом не имеют никакого значения особенности работы, выполняемой данной организацией.

Существует достаточно большое  количество определений социальных групп. В частности, группы определяются по ощущению принадлежности к ним  индивидов, по единству выполняемых групповых функций и т.д. Но эти определения вряд ли могут раскрыть сущность социальных групп. В самом общем виде социальную группу можно охарактеризовать как совокупность индивидов, взаимодействующих определенным образом на основе разделяемых ожиданий каждого члена группы в отношении других. В этом определении отражены два существенных условия, при реализации которых совокупность индивидов может считаться социальной труппой в организации:

1) наличие устойчивых взаимодействий  между членами группы;

2) наличие разделяемых ожиданий  каждого члена труппы относительно  других членов группы, что позволяет  осуществлять социальный контроль  за их поведением.

Вместе с тем социальным группам  в организациях присущ ряд специфических  признаков, к которым относятся:

• четко определенное членство в группе, ощущение принадлежности и границ группы и ее места в организации;
• групповое сознание, которое касается прежде всего признания правильности и уместности социальных норм, характерных только для данной группы, а также связи этих норм с нормами культуры организации;
• ясно понимаемые цели - необходимый признак группы в организации, так как сама организация представляет собой целевую группу;
• взаимозависимость между членами группы, которая может возникать только в ходе совместной деятельности, направленной на достижение общих целей;
• способность индивидов действовать в составе группы, признание лидеров группы и взаимодействие без социальной напряженности и конфликтов;
• наличие четко определенных групповых ролей, обусловленных местом работника в организации, т.е. его статусом и позицией.

В целом современная организация - это сложный организм, построенный  на четкой координации усилий всех структурных единиц, осуществляемой со стороны управленческого органа. Функционирование организации основано на системе особых, организационных отношений, на четком определении и выполнении ролевых требований каждым членом организации².

На поведение отдельных членов группы в организации, как показали многочисленные исследования, большое влияние оказывает группа. Руководителям организации необходимо осознать наличие группового давления, чтобы помочь группе действовать более эффективно в направлении достижения общих целей.

Совместная деятельность в группе может оказать формирующее влияние на манеру поведения отдельных работников. Необходимость быть частью группы ведет к соотнесению собственных целей и надежд с групповыми, что может изменить поведение отдельных членов группы. Например, работник, который постоянно опаздывает, может выработать способность к рациональному использованию времени, если он работает в группе, где ценится пунктуальность. В любом случае группа постарается оказать давление на этого работника, чтобы заставить его придерживаться ценностей группы, и в конце концов может даже исключить постоянного нарушителя из своих рядов³.

Группы в организации характеризуются  содержанием и направлением их деятельности. Определить содержание деятельности членов группы можно по-разному. Например, можно сказать, что члены группы взаимодействуют; имеют общую цель; знают друг о друге.

Это определение с первого взгляда  может показаться вполне удовлетворительным, хотя его можно применить и  к десятку человек, которые выпивают в баре... Возможно, более рационально  следующее определение: группа - это любая совокупность людей, которые воспринимают себя как группу с некоторой целью. Таким образом, и десяток человек в баре может стать группой, если им угрожает какая-то опасность. Люди обычно стремятся объединиться в небольшие по численности группы, которые часто вырабатывают свой собственный признак; он может быть отражен в названии, территории, ритуалах и т.п⁴.

Представим цели, которым группа может служить в организации: иногда группы возникают и для  решения других, менее формальных задач (некоторые из них могут не содействовать достижению целей организации). При этом руководство группы должно:

• распределять работу между членами группы;
• осуществлять управление и контроль за выполнением работы;
• решать проблемы и принимать решения;
• проводить обработку информации;
• осуществлять сбор идей и информации для деятельности группы;
• проверять и ратифицировать решения в отношении членов группы;
• осуществлять координацию и устанавливать связи с внешним окружением группы;
• воспитывать у подчиненных чувство ответственности и причастности к делам;
• вести переговоры с членами группы и разрешать конфликтные ситуации в группе;
• проводить расследования и наводить справки о прошлой деятельности членов группы

1.2 Характеристика формальных групп

 

Организация любого размера состоит из нескольких групп. Группы формируются в результате деятельности определенных организационных структур и разделения труда в организации. Так, процесс интеграции членов организации в группы может происходить в подразделениях в ходе совместной деятельности в соответствии с технологическими цепочками, т.е. появление групп может быть реакцией на внедренный технологический процесс, предполагающий постоянные пространственные контакты определенных членов организации, их взаимозависимость и совместное достижение общих целей

Группы могут возникать и  тогда, когда некоторые члены  организации видят себя как группу, осознают границы своей группы по отношению к другим структурным  единицам и социальным общностям  внутри организации.

Руководство создает группы по своей  воле, когда производит разделение труда по горизонтали (подразделения) и по вертикали (уровни управления). В каждом из многочисленных отделов большой организации может существовать десяток уровней управления. Например, производство на заводе можно разделить на более мелкие подразделения – механообработки, окраски, сборки. Эти производства в свою очередь можно делить и дальше. К примеру, производственный персонал, занимающийся механообработкой можно разделить на 3 различных коллектива по 10 – 16 человек, включая мастера. Таким образом, большая организация может состоять буквально из сотен или даже тысяч малых групп⁵.

Эти группы, созданные по воле руководства  для организации производственного процесса, называются формальными группами.

Под формальными будем понимать группы в организации, сознательно созданные для достижения коллективных целей организации. Данные группы осуществляют формальные функции, такие, как выполнение конкретных работ, генерирование идей, поддержание связей и т.д., что содействует достижению целей организации. Ясно, что достижение каждой цели требует создания определенной структурной единицы (в отдельных случаях нескольких структурных единиц), действующей достаточно автономно, причем, согласно требованиям кооперации и осуществления совместной трудовой деятельности, эта структурная единица должна быть формально связана с другими структурными единицами организации.

При создании формальных групп  члены организации объединяются искусственно в соответствии с порученными  им официальными ролевыми предписаниями и заранее спланированной структурой организации. Наиболее существенными чертами формальной группы являются наличие поставленной высшим руководством организации перед группой задачи, а также формально закрепленной, максимально стандартизованной системы поведенческих норм, санкций, ролевых требований, т.е. формальной роли⁶.

Каждая формальная роль содержит описание процедур и процессов работы и набор предписаний, выражающих требования руководства организации или ее подразделений. При этом в качестве признаков формальных статусов и ролей выступают: формально описанные полномочия в рамках иерархической структуры организации; формальное название должности и ее место среди других должностей организации; поощрения; награды и наказания, которые могут быть применены к данному субъекту в соответствии с его статусом; поощрения, награды и наказания, которые данный работник может применять по отношению к другим работникам организации в соответствии со своим местом в ее иерархической структуре; физическая локализация данного работника внутри организации и степень его доступа к информации.

Формальные группы имеют  тенденцию к сохранению относительной  устойчивости, хотя их состав может  изменяться. Это объясняется безличностью формальной структуры – в группах существуют только статусы независимо от индивидов, занимающих эти статусы. Конечно, в организации могут создаваться и временные формальные группы для реализации конкретной задачи.

1.3 Классификация формальных групп

 

Существуют различные типы формальных групп.

1. Группу руководителя (команда), состоящая  из руководителя предприятия  и непосредственных заместителей  и помощников руководителя. Типичную  команду составляют директор  предприятия со своими заместителями.  Такую же группу образуют директор  магазина розничной торговли и заведующие различными его отделами, либо заведующий каким-либо отделом и его продавцы. Однако, несмотря на то, что они входят в его цепь команд, продавцы не являются членами командной группы президента компании, потому что они не подчинены ему напрямую.

2. Функциональная группа, объединяющая  руководителя и специалистов  функционального подразделения  (службы, отдела, бюро, группы), которые  реализуют общую функцию управления  и имеют близкие профессиональные  цели и интересы. Например, отдел  качества заинтересован в сокращении процента брака и приемке продукции с первого предъявления⁷.

3. Производственная группа, включающая  в себя руководителя и рабочих,  занятых изготовлением определенного  вида деталей (работ) на нижнем  уровне управления (звено, бригада, участок). Члены группы совместно работают над одним заданием, стимулируются за конечный результат, а различия между ними связаны с разделением видов работ между членами группы в зависимости от квалификации рабочих. Хотя у них есть общий руководитель, эти группы отличаются от командной группы тем, что у них значительно больше самостоятельности в планировании и осуществлении своего труда.