Информационные свойства документа

         ФГБОУ ВПО «КРАСНОДАРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

                   УНИВЕРСИТЕТ КУЛЬТУРЫ И ИСКУССТВ»

 

 

Факультет Экономики и управления

Кафедра Управления социально-культурными процессами

 

Тема: «Информационные свойства документа»

 

 

                                    

                                   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                      Краснодар-2014 г.

                                     

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..3

1. Понятия документа …….………………………………………………….…..5

2. Документированная информация и её свойства...........................................15

3. Классификация документов……………………………………………....….18

Заключение……………………………………………………………...………..23

Список литературы………………………………………………………...…….25

 

ВВЕДЕНИЕ

Человека окружают многочисленные документы, которые служат для фиксации социального опыта и впоследствии используются в многообразных сферах деятельности. Документом выступают внешние по отношению к человеку материальные объекты — материальные носители с зафиксированной в их структуре информацией, предназначенной для хранения и распространения в социуме. Мир документов бесконечно разнообразен. Папирусный свиток, берестяная грамота, глиняная табличка, рукопись и газета, технический чертеж, фотография, паспорт, кинофильм — все это суть документов. Их объединяет цель - сохранить информацию разной формы, содержания и предназначения в структуре материального носителя и представить возможность использовать ее по мере необходимости для решения научных, производственных, экономико-финансовых, учетно-регистрационных и идентификационных задач.

Тема курсовой работы актуальна, потому что документы играют важную роль в жизни человека. Документы, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивают её сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затрагивают различные сферы деятельности человека.

Чтобы достичь профессиональных успехов, реализовать свои потенциальные возможности, современный человек должен обладать достаточно высоким уровнем информационной культуры. Большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах.

Целью работы является рассмотрение информационных свойств документа.

Основные задачи, которые необходимо решить для достижения поставленной цели:

1. Изучить литературу по проблеме  исследования.

2. Систематизировать знания о понятии информации.

3. Рассмотреть сущность и специфику  информационных свойств документа.

4. Систематизировать и обобщить существующие в специальной литературе, научные подходы к данной проблеме.

         Для раскрытия поставленной темы определена следующая структура: работа состоит из введения, трёх глав и заключения. Названия глав отображает их содержание.

 

 

 

1.Понятие «документ»

Понятие «документ» является основным и фундаментальным понятием в документоведении. Это понятие концентрирует в себе признаки реальных предметов, являющихся продуктом практической деятельности людей, которые предназначены для сбора, целевой обработки, хранения, поиска, распространения и использования информации в человеческом обществе.[1] В связи с этим, с одной стороны, понятие «документ» неизбежно используется во всех сферах человеческой деятельности. С другой стороны, в силу самостоятельности развития каждой области знаний, понятие «документ» имеет отдельную версию его понимания в каждой из этих областей в соответствии с их спецификой. Это понятие по-разному трактуется в каждой из научных дисциплин, которые его используют. Оно понимается по-разному в документоведении, информатике, библиотековедении, что создает определенные трудности при переходе из одной области знаний в другую или при одновременном обращении к нескольким областям знаний. В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 [2] документ или документированная информация — это «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»1. Таким образом, документ имеет двойственную природу. С одной стороны, он является неким носителем информации, с другой стороны, он является материальным объектом или комплексом таких объектов. Положение о двойственной природе документа является аксиомой документоведения. Кроме того, любой документ должен содержать ряд идентификаторов, позволяющих однозначно его обозначить. Такие идентификаторы носят название реквизитов, которые трактуются в ГОСТ Р 51141-98 как обязательный элемент оформления каждого документа.

Для разных групп документов существуют и применяются свои специфические наборы реквизитов. Существуют нормативные правовые акты, которые регламентируют состав реквизитов в таких группах документов, как организационно-правовые документы, нормативные правовые акты, документы по кадровому делу, распорядительные документы, документы в области строительства, документы в области персонального учета граждан и др. Фактически для любой сферы человеческой деятельности существует группа документов, ее описывающая, и, следовательно, существует надлежащий набор реквизитов, предназначенных для однозначной идентификации такой группы документов, и, соответственно, эти реквизиты предназначены для однозначной идентификации каждого документа из этой группы. Для того чтобы объект человеческой деятельности мог именоваться документом, он должен обладать следующими признаками: наличие информации; информация должна быть семантической, то есть обладать определенной смысловой нагрузкой и являться продуктом человеческой деятельности; информация должна обладать знаковой природой, то есть должна быть представлена (закодирована) в виде, доступном для восприятия человеком; наличие материальной основы для фиксации информации, которая  обеспечивает хранение и использование этой информации человеком; наличие идентификаторов — «реквизитов», которые позволяют  однозначно отнести рассматриваемый объект к некоему конкретному классу объектов, именуемому «документ»; перечень идентификаторов, придающих рассматриваемому объекту статус документа определенного типа, определен заранее и однозначно. Необходимость наличия у документа всех вышеперечисленных признаков будет более подробно проанализирована в дальнейшем. Наличие в документоведении рассматриваемого понятия «документ» не исключает возможности существования иных специальных его трактовок, применяемых в различных (помимо документоведения) сферах человеческой деятельности. Этимология современного слова «документ», вплоть до настоящего времени, не исследована полностью и однозначно. Современный термин «документ» восходит к латинскому слову «documentum», которое в переводе означает образец, доказательство, свидетельство. В свою очередь слово «documentum» образовано от глагола «docere», который в переводе означает учить, обучать. Позднее слово приобрело юридическую составляющую и стало означать «письменное доказательство». В значении письменного свидетельства слово «документ» употреблялось в Европе со времен средневековья. В процессе этого употребления оно из латинского языка было заимствовано европейскими языками. В русском языке слово «документ» появилось во времена Петра I, как заимствованное из немецкого и польского языка. К началу XX века оно имело, во-первых, значение бумаги, составленной законным порядком и служащей доказательством прав (имущественных и неимущественных) или договорных обязательств, во-вторых, вообще любое письменное свидетельство произошедшего события. Ко второй половине XIX века в справочных изданиях ряда стран мира появляются термины, производные от слова «документ» («документация» в значении подготовки и использования подтвержденных документами доказательств и полномочий, «документный» в значении относящийся к документу). В Толковом словаре В.И. Даля слово «документ» толкуется как любая важная бумага, а также как диплом или свидетельство. Производный термин «документный» составитель толковал как «к документу относящийся». С начала XX века в оборот вводится более широкое толкование понятия «документ». Его ввел известный бельгийский ученый Поль Отле, основоположник теории документации как науки о совокупности документов и области их практического применения. Поль Отле (1868—1944) и его сподвижник Анри Лафонтен (1854— 1943) разрабатывали теорию документации в стенах Международного библиографического института, созданного в Брюсселе в 1895 году. В 1931 году институт был переименован в Международный институт документации. По решению Международного конгресса по документации (Париж, 1937 год), на базе института в 1938 году была создана Международная федерация по документации (МФД). В настоящее время Международная федерация по документации является международной неправительственной организацией, объединяющей ведущие научные институты, информационные центры и библиотеки, работающие в области теории и практики документоведения и научно-технической информации. С точки зрения Поля Отле, в число документов, естественно, входят и те материальные объекты, которые специально созданы человеком для фиксирования, хранения и воспроизведения информации. Это и текстовые документы, и изобразительные документы, и фонодокументы, и аудиовизуальные документы. Он предпринял и первую попытку комплексной классификации документов по совокупности признаков. Начиная со второй половины ХХ века в официальной терминологии слово «документ» поэтапно начинает трактоваться все более широко. Если в 50-х годах ХХ века значение слова «документ» еще понималось как деловая бумага и письменное удостоверение чего-либо или как исторический источник и юридическое решение, то в 1970-е годы ХХ века это слово уже определялось как материальный объект, содержащий информацию для ее распространения в пространстве и времени. С начала 90-х годов прошлого века слово «документ» принимает современное значение и используется в самом широком смысле. Как и всегда бывает, конечный итог научных изысканий и результаты проведенных научных работ реализуются в виде пригодном для их применения в повседневной практике. Так и научный анализ понятия «документ» и связанных с ним понятий нашел свою практическую реализацию при разработке нормативных правовых актов в области документоведения и делопроизводства. Этот длительный путь трансформации понятия «документ» хорошо прослеживается на том, как это понятие, в его историческом развитии, сформулированное в ГОСТ Р 51141-98 [2], определяется в ранее действующих нормативных правовых актах. Так ГОСТ 16487-70 [3] трактует это понятие как «средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека»2, а ГОСТ 16487-83 [4] трактует это понятие как «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве». Международный стандарт ИСО 5127-83 [5] определяет это понятие как «записанную информацию, которая может быть использована как единица в документационном процессе». На сегодняшний день документом можно считать любой материальный объект созданный человеком, несущий информацию, участвующий в социальной коммуникации и имеющий определенные элементы, позволяющие его однозначно идентифицировать. Тщательный исторический анализ термина «документ» приводит в своей специализированной работе Г .Н. Швецова-Водка [6]. Существенный вклад в обоснование и развитие понятия «документ» (и связанные с этим понятием другие терминоэлементы) внесли отечественные ученые, такие как Т.А. Быкова, Г .Г. Воробьев, Б.С. Илизаров, М.П. Илюшенко, Т.В. Кузнецова, Н.Н. Кушнаренко, М.В. Ларин, Я.З. Лившиц, В.С. Мингалев, К.Г. Митяев, А.В. Пшенко, Л.В. Санкина, А.Н. Сокова, А.В. Соколов, Ю.Н. Столяров, Г .Н. Швецова-Водка. Таким образом, за длительный исторический период своего смыслового развития значение понятия «документ» поэтапно менялось. Вплоть до настоящего времени применяются различные его определения, которые то придают ему самый широкий смысл, то сводят его до узкого понимания одного какого-либо вида документа. Особенно рельефно это видно при переходе от одного раздела науки к другому, от одной сферы применения этого слова к другой. Поэтому, оперируя понятием «документ», необходимо всякий раз понимать для себя и уточнять для других, какое именно значение в него вкладывается.

Документ — это сложный объект, представляющий собой неразрывное сочетание информации и ее материального носителя.[7] Каждый документ представляет собой целостную систему, состоящую из целого ряда формирующих его элементов. Изучение документа как системы заключается в выявлении и формализации формирующих его элементов, а также в выявлении и формализации связей между ними. Другими словами, происходит изучение и описание структуры документа. При этом определяются функции, которые выполняет каждый элемент документа, и охарактеризовываются виды связей между отдельными элементами документа. Весь этот анализ и позволяет делать выводы о возможности использования конкретного документа в социальной коммуникации и его месте в ней. В конечном итоге, документ как социально-исторический феномен является частью системы социальных коммуникаций. Поэтому у документа, как части более общей системы, исследуются его возможности и определяются его функции, выполняемые в обществе, а также изучаются закономерности функционирования в системе социальных коммуникаций. Документ представляет собой достаточно независимую систему благодаря наличию собственных признаков, свойств и функций. Признаки документа отражают те внешние его особенности, которые позволяют отнести исследуемый объект к типу объектов, именуемых «документ». Свойство документа отражает те внутренние его характеристики, которые присущи ему как явлению. Функции документа отражают его место в обществе и определяют тот круг общественных интересов, в рамках которых он действует. Документ всегда характеризуется наличием этих трех идентификаторов одновременно. При этом в каждом конкретном документе набор элементов, формирующий эти идентификаторы, может быть сугубо индивидуальным. Как показала Н.Н. Кушнаренко [8], к обязательным отличительным признакам документа относятся следующие:

1. Наличие смыслового семантического содержания. Статус документа имеет только тот объект, который несет соответствующий набор знаков (явных или скрытых), обеспечивающих смысловую наполненность (содержательное значение) документа.

2. Наличие стабильной материальной формы. Использование вещественной формы позволяет (как для самого документа, так и для закрепленной на нем информации) обеспечивать их долгосрочную сохранность, предоставлять возможность их неоднократного использования, организовывать их перемещение в пространстве и во времени. Использование формы в виде полей позволяет транспортировать документ и закрепленную на нем информацию чрезвычайно быстро и на огромные расстояния, при этом обеспечивает одновременную доступность документа для неограниченного числа пользователей.

3. Наличие пригодности для использования в социальной коммуникации. Статус документа имеет только тот материальный объект, который искусственно создан человеком и является материальным агентом для обеспечения транспортировки сообщения между людьми.

4. Наличие завершенности сообщения. Статус документа имеет только  тот материальный объект, который содержит законченное смысловое сообщение или часть его. Завершенность сообщения может трактоваться разными пользователями документа по-разному, в зависимости от собственного понимания конкретным пользователем этого понятия.

Как всякий материальный объект, документ обладает огромным количеством свойств. К отличительным свойствам документа, в самом общем случае, относятся следующие:

1. Атрибутивность. Документ слагается  из неотъемлемых частей, без которых  он не может существовать. Такими  частями являются информация, зафиксированная  в документе, и материальная основа  документа, на которой она зафиксирована. Информация определяет востребованность документа обществом. Материальная основа документа определяет способы фиксации и воспроизведения информации. Это двуединство определяется как «документная информация».

2. Функциональность. Любой документ, в первую очередь, предназначен для транспортировки информации, зафиксированной на нем в пространстве и во времени. Однако документ — это многофункциональный объект, и он выполняет также множество дополнительных функций, обусловленных общественными потребностями. Именно эти способности делают документ мнемонической основой социальной коммуникации.

3. Структурированность. Документ обладает  надлежащим набором элементов  и соответствующей четко определенной  системой связей между ними, которые  совместно и превращают материальный  объект в документ. Именно такое  построение документа делает  его устойчивым против различных  внешних и внутренних изменений.

Документу как социально значимому объекту присущ целый комплекс социально востребованных его функций:

1. Кумулятивная функция. Способность  документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию  с целью ее сохранения и  последующего использования.

2. Мнемоническая функция. Способность  документа долгосрочно хранить  информацию и сохранять ее  от утрат и искажений, а также  служить «внешней памятью» каждого  человека и общества в целом.

3. Коммуникативная функция. Способность документа быть средством транспортировки информации от одного пользователя к другому, обеспечивать режим обмена информацией между ее пользователями, а также предоставлять возможность общения для людей.

4. Информационная функция. Способность документа обеспечивать потребности общества в информации и тем самым служить ее источником.

5. Управленческая функция. Способность  документа организовывать, упорядочивать и обеспечивать функционирование управленческо-бюрократических процессов в обществе, а также управлять ими.

6. Регулятивная функция. Способность документа влиять на социальные процессы в обществе, организовывать и направлять их.

7. Правовая функция. Способность  документа служить средством  доказательства, подтверждения каких-либо  фактов или сведений.

8. Общекультурная функция. Способность  документа выступать средством  закрепления и передачи культурной традиции и ритуалов, оказывать содействие развитию общей культуры общества, привитие членам общества эстетических норм и принятой системы ценностей.

9. Когнитивная функция. Способность документа служить источником получения и средством передачи знаний о природе и обществе.

10. Мемориальная функция. Способность  документа увековечивать и передавать  последующим поколениям наиболее значимые или крайне необычные поступки и события в истории человека и общества.

11. Гедоническая функция. Способность документа служить средством отдыха и развлечения. Весь приведенный комплекс функций документа может быть условно разделен на несколько групп. Эти группы могут быть обозначены как главные функции документа, общие функции документа и специальные функции документа.

К главным функциям документа может быть отнесена кумулятивная, мнемоническая и коммуникативная функция документа. Эти функции документа позволяют выполнять его основные социальные предназначения, то есть служить «внешней памятью» людей и обеспечивать его транспортировку. К общим функциям документа может быть отнесена информационная, регулятивная, общекультурная и когнитивная функция документа. Эти функции документа присущи любому документу, независимо от его вида и типа. К специальным функциям документа может быть отнесена управленческая, правовая, мемориальная и гедоническая функция документа. Количество специальных функций документа также велико, как велики и разнообразны потребности современного общества. Любой документ всегда одновременно сочетает в себе несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Однако такая многофункциональность документа не исключает преимущественной роли одной его функции. Знание функциональных особенностей документа позволяет понять его целевое назначение, для того чтобы наиболее эффективно использовать его потенциальные возможности. Понимание функций документа позволяет:

• определить его социальную значимость;
• провести оценку ценности документа;
• правильно понять зафиксированную в нем информацию;
• осуществить научно обоснованную классификацию и типологизацию документа;
• разработать оптимальные пути и средства его изготовления,  распространения, хранения и использования.