Классификация информации и ее роль в информационном обеспечении управления

• основание для разработки;
• срок выполнения;
• цели и задачи разработки классификатора;
• характеристика объекта классификации;
• структура классификатора и перечень основных требований, устанавливаемых классификатором;
• взаимосвязь с другими классификаторами и нормативно-техническими документами;
• источники информации;
• этапы работ и сроки их выполнения;
• дополнительные указания.

На этой же стадии разработки ОК ТЭСИ головная организация-разработчик подготавливает перечень организаций обязательного согласования и представляет его для согласования во Всероссийский научно-исследовательский институт классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ) Госстандарта РФ.

Предложения по разработке ОК ТЭСИ и (или) техническое задание на разработку классификатора согласовываются с организациями обязательного согласования и ВНИИКИ и подписываются головной организацией по разработке и организациями-соисполнителями. После этого указанные документы утверждаются министерством (ведомством), ответственным за разработку ОК ТЭСИ, и Госстандартом РФ.

Затем головная организация – разработчик классификатора рассылает утвержденное предложение по разработке ОК ТЭСИ (и техническое задание, если оно создано) организациям-соисполнителям, организациям обязательного согласования и ВНИИКИ.

При проведении второй стадии разработки общероссийского классификатора ТЭСИ осуществляются следующие работы:

• выявление и анализ исходного множества объектов классификации с учетом международных классификаторов;
• классификация заданного множества объектов;
• унификация построения и написания наименований объектов классификации и классификационных группировок;
• кодирование заданного множества объектов классификации;

На этой стадии по усмотрению разработчика может быть подготовлена методика разработки ОК. Методика оформляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми министерством (ведомством), ответственным за разработку классификатора. При этом в методике отражаются следующие сведения:

• уточненный перечень задач, для решения которых предназначен классификатор;
• описание исходного множества объектов ТЭИ, их количественная характеристика;
• обоснование выбора методов классификации и кодирования объектов;
• основные признаки классификации и принципы их выделения;
• алфавит, основание, структура кода;
• обоснование отсутствия или наличия контрольного числа;
• обоснование обеспеченности резервной емкости классификатора;
• дается в качестве примера фрагмент классификатора.

Наиболее сложными вопросами, которые необходимо решать при разработке методики и проекта самого классификатора, являются выбор методов классификации и кодирования и выбор системы признаков классификации. Основой классификатора должны быть наиболее существенные признаки классификации, соответствующие характеру решаемых с помощью классификатора задач. При этом данные признаки могут быть или соподчиненными, или несоподчиненными. При соподчиненных признаках классификации и стабильном комплексе задач, для решения которых предназначен классификатор, целесообразно использовать иерархический метод классификации, который представляет собой последовательное разделение множества объектов на подчиненные классификационные группировки. При несоподчиненных признаках классификации и при большой динамичности решаемых задач целесообразно использовать фасетный метод классификации, представляющий собой «параллельное разделение множества объектов на независимые классификационные группировки»18.

Важным вопросом является также правильный выбор последовательности использования признаков классификации по ступеням классификации при иерархическом методе классификации. Критерием при этом является статистика запросов к классификатору. В соответствии с этим критерием на верхних ступенях классификации в классификаторе должны использоваться признаки, к которым будут наиболее частые запросы. По этой же причине на верхних ступенях классификации выбирают наименьшее основание кода.

Разработанная методика создания классификатора согласовывается с организациями обязательного согласования и ВНИИКИ, по результатам согласования в нее вносятся необходимые изменения. При необходимости головная организация-разработчик классификатора может созвать согласительное совещание с участием заинтересованных организаций. Затем методика утверждается министерством (ведомством), ответственным за разработку классификатора, и рассылается организациям обязательного согласования и ВНИИКИ.

На данной стадии должна быть собрана максимально полная номенклатура объектов классификации, подлежащих включению в ОК ТЭСИ, выявлены и тщательно проанализированы свойства объектов классификации, их взаимосвязи и отношения, определены основные признаки классификации. Выявление и анализ исходного множества объектов классификации являются продолжением работ, начатых на первой стадии разработки классификатора.

Анализ исходного множества направлен на:

• выявление наиболее общих свойств, связей и отношений объектов;
• разработку принципов установления связей между объектами;
• выявление признаков объектов;
• выделение совокупности объектов, имеющих общие признаки классификации;
• отбор основных объектов и связанных с ними объектов;
• установление соподчиненности объектов;
• определение всего множества объектов, подлежащих классификации.

Результаты анализа служат базой для классификации объектов в соответствии с методами классификации, закрепленными в предложениях по разработке и методике разработки классификатора.

 

Заключение.

Важнейшим условием создания единого национального, регионального и глобального информационного пространства является информационная совместимость всех элементов такого пространства. Информационная совместимость различных систем обработки и передачи данных обеспечивается использованием унифицированных носителей информации, стандартного языка описания данных, совместимого программного обеспечения и стандартных протоколов взаимодействия информационных систем между собой.

Проведение такой стандартизации и унификации немыслима без предварительной классификации информации, потому что основным стандартным языком описания данных при информационном обмене, обеспечивающим информационную совместимость взаимодействующих систем, являются классификаторы технико-экономической и социальной информации (К ТЭСИ). При этом в качестве такого языка при информационном обмене внутри страны используются общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОК ТЭСИ), при информационном обмене между системами стран СНГ – общие, межгосударственные классификаторы ТЭСИ СНГ, при информационном обмене с системами других стран или международных организаций – международные классификации информации (МК).

Использовании в информационном обеспечении управления классификаторов различных категорий  и необходимость обмена информацией между разными уровнями управления ставят вопрос о принципах взаимодействия различных классификаторов. Необходимость взаимодействия классификаторов различных категорий обусловлена особенностями множеств объектов одного и того же вида информации, используемых на разных уровнях управления.

Все исследователи сходятся во мнении, что классификация информации необходима для комплексного и системного подхода ко всем информационным и, в частности, к документационным проблемам. Так, А.Н. Сокова отмечает, что «классификация позволяет рассмотреть документацию в совокупности для решения тех или иных практических задач»19.

Без классификации информации невозможно проведения автоматизации управления, что выходит на первое место в современных условиях При отсутствии должной классификации информации падает скорость, продуктивность и эффективность управленческого труда. Осуществляется классификация при помощи методов классификации и кодирования. Для этого внутри страны создаются общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОК ТЭСИ), которые классифицируют информации по конкретным видам и отраслям деятельности. Разработка такого классификатора – это сложный и ответственный процесс, от качества классификатора во многом зависит будущее эффективное управление.

Итак, классификация информации сегодня является важнейшим средством создания систем хранения и поиска информации, без которых сегодня невозможно эффективное функционирование информационного обеспечения управления.

 

Список использованных источников и литературы.

1. Источники:

1. ГОСТ 6.01.1-87 Единая система классификации  и кодирования технико-экономической информации. Основные положения. - М.: Изд. стандартов, 1987.

2. ГОСТ Р 1.2-92 Государственная  система стандартизации (ГСС) РФ. Порядок разработки государственных стандартов

3. Гражданский кодекс  Российской Федерации// Собрание  законодательства Российской Федерации, 1994, N 32, ст. 3301.

4. Постановление Правительства  РФ "О развитии единой системы  классификации и кодирования  технико-экономической и социальной  информации" № 1212 от 1 ноября 1999 г. // Вестник Госстандарта России. – 2000. – № 1.

5. ПР 50-733-93.  Правила по стандартизации. Основные положения Единой системы  классификации и кодирования  технико-экономической и  социальной  информации и унифицированных  систем документации Российской  Федерации. – М., 1995.

6. ПР 50-734-93. Правила по стандартизации. Порядок разработки общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. – М., 1995.

7. Федеральный закон Российской  Федерации «Об информации, информатизации  и защите информации» // Российская  газета, 1995, 22 февраля.

2. Литература:

8. Костомаров  М.Н. Классификаторы технико-экономической  информации в информационном  обеспечении управления. – М.:МГИАИ, 1987. – 80 с.

9. Костомаров М.Н. Классификация  и кодирование документов и  документной информации (классификация документов) // Секретарское дело. – 2003. – № 11. – С. 28-34.

10. Костомаров М.Н. Классификация  и кодирование документов и  документной информации (классификация  документов) // Секретарское дело. – 2003. – № 10. – С. 35-40

11. Костомаров М.Н. Международные и общероссийские классификаторы информации как стандартный язык описания данных. – М.: РГГУ, 2000. – 127 с.

12 .Костомаров М.Н. Общероссийские  классификаторы для кодирования  документов, единиц измерения и  показателей. М.Н. Костомаров // Делопроизводство. - 2002. - N 4. - С. 42-48.

13. Костомаров М.Н. Общероссийские  классификаторы для кодирования  информации по описанию организации  экономики // Делопроизводство. - 2002. - N 3. - С. 67-72.

14. Костомаров  М.Н. Организация разработки проекта  классификатора ТЭСИ // Секретарское дело. – 2001. – № 2. – С. 51-54.

15. Костомаров  М.Н. Разработка общероссийских классификаторов  ТЭСИ) // Секретарское дело. – 2001. –  № 3. – С. 55-59.

16. Костомаров  М.Н. Стандартный язык описания  информации о трудовых ресурсах // Трудовое право. – 2002. – № 9.

17. Костомаров  М.Н., Соколов А.В., Степанов Е.А. Информационное  обеспечение управления. – М.: МГИАИ,1990. – 78 с.

18. Семилетов  С.И. Группы и отдельные виды  типовых документов, форма их  представления в социальной сфере: подходы к их классификации // Делопроизводство. - 2003. - N 1. – С. 5-12.

19. Сокова А.Н. Понятие вида в документоведении (документная систематика) // Делопроизводство. 2002 г., № 3, С. 7-11.

 

1 Гражданский кодекс Российской Федерации// Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 32, ст. 3301.

2 Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» // Российская газета, 1995, 22 февраля.

3 ГОСТ 6.01.1-87 Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации. Основные положения. - М.: Изд. стандартов, 1987;

ГОСТ Р 1.2-92 Государственная система стандартизации (ГСС) РФ. Порядок разработки государственных стандартов.

4ПР 50-733-93.  Правила по стандартизации. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и  социальной информации и унифицированных систем документации Российской Федерации. – М., 1995;

ПР 50-734-93. Правила по стандартизации. Порядок разработки общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. - М., 1995.

5 Костомаров М.Н., Соколов А.В., Степанов Е.А. Информационное обеспечение управления. – М.: МГИАИ,1990. – 78 с.

6 Костомаров М.Н. Классификаторы технико-экономической информации в информационном обеспечении управления. – М.:МГИАИ, 1987. – 80 с.

7 Костомаров М.Н. Международные и общероссийские классификаторы информации как стандартный язык описания данных. – М.: РГГУ, 2000. – 127 с.

8 Костомаров М.Н. Классификация и кодирование документов и документной информации (классификация документов) // Секретарское дело. – 2003. – № 11. – С. 28-34;

Костомаров М.Н. Классификация и кодирование документов и документной информации (классификация документов) // Секретарское дело. – 2003. – № 10. – С. 35-40;

Костомаров М.Н. Организация разработки проекта классификатора ТЭСИ // Секретарское дело. – 2001. – № 2. – С. 51-54;

Костомаров М.Н. Разработка общероссийских классификаторов ТЭСИ) // Секретарское дело. – 2001. – № 3. – С. 55-59.

9 Костомаров М.Н. Общероссийские классификаторы для кодирования документов, единиц измерения и показателей. М.Н. Костомаров // Делопроизводство. - 2002. - N 4. - С. 42-48;

Костомаров М.Н. Общероссийские классификаторы для кодирования информации по описанию организации экономики // Делопроизводство. - 2002. - N 3. - С. 67-72;