Регулирование и координация как функция мендежмента

Введение

  На сегодняшний день очевиден процесс перехода  в экономике - от административно-командной системы к рынку, века - превращение в самостоятельного субъекта хозяйственной деятельности. Такие изменения в обществе, в экономике, во всем нашем жизненном укладе сложны тем, что они требуют изменения нас самих.

Важная часть этого  изменения - постижение науки и искусства  менеджмента.

Менеджмент - это самостоятельный вид профессиональной деятельности, направленный на достижение в деятельности организации определенных целей путем рационального использования материальных, трудовых и иных ресурсов с применением экономических принципов [1]. Термин «менеджмент» тесно связан с термином «управление».

А управление рассматривается  как процесс, потому что работа по достижению целей с помощью других - это не какое-то единовременное действие, а серия непрерывных взаимосвязанных действий. Эти действия, каждое из которых само по себе является процессом, очень важны для успеха организации. Их называют управленческими функциями. Каждая управленческая функция тоже представляет собой процесс, потому что также состоит из серии взаимосвязанных действий. Российские ученые Кусков и Чумаченко выделяют шесть базовых функций процесса управления: планирование, организация, регулирование (координация), учет, контроль и анализ[1].

В данной работе будет  рассмотрена такая функция управления, как регулирование.

Координация и  регулирование

С функцией планирования тесно связана функция регулирования  и координирования, которая осуществляется органами управления в процессе выполнения планов.

Регулирование – это деятельность по поддержанию в динамической системе управления социальными службами. Она определяется задачей сохранять состояние упорядоченности как в подсистеме социальной службы, так и в подсистеме управления. Такой взгляд на функцию регулирования является наиболее распространенным в отечественной литературе. Это как раз та функция, которая связывает систему управления с внешней средой [1].

Функция регулирования  детерминируется нормативностью: в ее поле зрения находится всякое отклонение от нормы. Регулирование состоит в достижении такой деятельности системы, при которой выравниваются все отклонения состояния выхода системы от заданного значения этого состояния, т.е. от нормы [1].

Координация обеспечивает согласованность действий во времени и пространстве органов управления и должностных лиц, а также между системой в целом и внешней средой.

Функция координации  играет в управлении организацией роль, которую образно можно сравнить с ролью дирижера в оркестре. Именно благодаря ей осуществляется маневрирование технологическими и трудовыми ресурсами внутри организации в связи с изменением технико-экономических задач.

Объектом функции координирования  является как управляемая, так и  управляющая подсистемы. Координация деятельности органов управления призвана обеспечить единство действии всех управленческих подразделений, работников управления и специалистов для наиболее эффективного воздействия на рабочий процесс.

Координация - это центральная функция процесса управления, главная задача которой- достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) и обмена информацией между ними [2]

Коммуникация представляет собой процесс, связанный с межличностным и организационным общением при передаче информации как внутри организации, так и с внешней средой. Именно посредством коммуникаций информация передается лицам, принимающим решения, а решения - их исполнителям.

Как показывают исследования, руководители большую часть своего рабочего времени тратят на коммуникации, т.е. на обмен информацией. Характер этих связей может быть самым различным, так как он зависит от координируемых процессов. Наиболее часто используются заседания, документы, отчеты, служебные записки, компьютерная и телефонная связь, средства радио и телевещания. С помощью этих и других форм связи устанавливается взаимодействие между подразделениями организации, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование всех стадий процесса управления (планирования, организации, мотивации и контроля), а также действий руководителей [2].

Именно потому, что обмен информацией  встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим звеном. Это означает, что для успеха менеджеров и организаций, для координации их деятельности необходимы эффективные коммуникации. Неэффективные коммуникации, например по времени и качеству, не позволяют осуществлять эффективную координацию как деятельности людей, групп и организации в целом, так и выполнение функций управления.

Управление организацией через функцию координации призвано рационально организовать многочисленные связи на основе их изучения и совершенствования. По мере роста масштабов производства и его управления, развития в нем процессов специализации и кооперирования неуклонно увеличивается количество связей [2].

В любом процессе управления имеет место как прямая, так и обратная связь. Координация деятельности немыслима без обратной связи. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникационными ролями. Информация, полученная по каналам обратной связи, позволяет осуществить регулирование хода производства. Обратная связь как коммуникация очень важна, поскольку дает возможность обеспечить непрерывность процесса управления [3].

Сущность регулирования  в процессе управления организацией

Более рациональна система регулирования задач сотрудников, при которой процесс принятия решений распределен по всей иерархической структуре управления. Задачи, стоящие перед организацией, разбиваются на более мелкие задачи, за решение которых отвечают те или иные подразделения и отдельные сотрудники.

Таким образом, происходит "распределение полномочий" между руководителями различных уровней. Важно, что работа каждого не зависит от личных взаимоотношений с начальством. Поэтому известный отечественный менеджер и публицист Ю. И. Мухин называет такую систему распределения прав и обязанностей "делократией".  
Распространенным примером делократии является подрядный метод, при котором подрядчик получает задание от руководящего звена, правила приемки работы и ее оплаты в зависимости от качества, а также начальное финансирование, а все остальное - набор работников, организация трудового процесса, выбор поставщиков и т.п. - дело подрядчика, а не организации [3].

Англичанин С. Н. Паркинсон  подробно исследовал ряд отрицательных  явлений, широко распространенных в организационных системах. Так, например, "закон Паркинсона" гласит:  
"1) чиновник (и вообще управленец) множит подчиненных, но не соперников;  
2) чиновники работают друг для друга."  
Кроме того, "работа заполняет все время, отпущенное на нее".[4] Знакомый с работами Паркинсона руководитель не будет не расширять штат рабочего персонала и требовать выполнения работ в максимально сжатые сроки.

 

Согласованность и регулирование в системе  менеджмента

Одним из основных условий  успешной деятельности организации является согласованность действий руководителей этой организации. Они не только не должны противоречить друг другу, напротив, необходимо, чтобы они дополняли друг друга и вели к одной цели.  
Поэтому совершенно необходимы регулярные совещания руководителей.

Необходимо заранее  обеспечить участников информацией, организовать деловую дискуссию, подавлять основанную на эмоциях перепалку и одновременно не превращать заседание в монолог  начальника.

 

Регулирование действий руководителей происходит и при подготовке документов - планов, приказов, предложений, направляемых в другие организации, ответов на распоряжения и запросы властей и др. Обычно один из сотрудников - назовем его Исполнителем - готовит первоначальный вариант документа. Он размножается и рассылается на отзыв заинтересованным в нем руководителям, а иногда и в другие организации. Исполнитель составляет сводку отзывов, с одними из замечаний соглашается, против других высказывает возражения. Затем собирают "согласительное совещание", на которое приглашают всех тех, с чьим мнением Исполнитель не согласен. В результате дискуссии по ряду позиций достигается компромисс, и возражения снимаются. Окончательное решение по проекту документа с учетом оставшихся возражений принимает высшая инстанция в данной организации. Именно такова процедура подготовки Законов РФ, государственных стандартов и иных ответственных документов [5].

 

Заключение 

Регулирование в менеджменте  является главенствующей функцией, которая влечет за собой определенные результаты, а также требует принятия решений, и для него, как и для остальных трёх функций менеджмента необходима коммуникация, обмен информацией, чтобы получить информацию для принятия правильного решения и сделать это решение понятным для других членов организации. Из-за этого, а также вследствие того, что эти две характеристики связывают все четыре управленческие функции, обеспечивая их взаимозависимость, коммуникации и принятие решений часто называют связующими процессами. 

Принятие решений - это  выбор того, как и что планировать, организовывать, регулировать, мотивировать и контролировать. В самых общих чертах именно это составляет основное содержание деятельности руководителя. Основным требованием для принятия эффективного объективного решения или даже для понимания истинных масштабов проблемы является наличие адекватной точной информации. Единственным способом получения такой информации является коммуникации.

Список литературы

1.Кусков А.Н., Чумаченко А.П. Менеджмент: учебное пособие — М.: МГИУ, 1999

2.Майкл Мескон и др. “Основы менеджмента”, М., 1995

3. Десслер Гари. Управление персоналом / Пер. с англ. – М.: “Изд-во БИНОМ”, 1997

4.Гончаров В.В., РУКОВОДСТВО ДЛЯ ВЫСШЕГО УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ПЕРСОНАЛА в 2-х томах.- М.: МНИИПУ, 1996.

5.Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. – 2-е изд., перераб. И доп. – М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1995.