Основы документооборота в таможенных органах

утвержденные  планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные  списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

Дела таможенного органа подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка его к хранению и включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится должностными лицами ОДО и ответственными за делопроизводство структурных подразделений.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное  оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и  по личному составу.

Полное  оформление дела предусматривает: нумерацию  листов в деле, составление листа-заверителя (приложение 37): составление, в необходимых  случаях, внутренней описи документов дела (приложение 38); оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 39), внесение необходимых дополнений, изменений и уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия таможенного органа, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела); подшивку и переплет дела.

Дела  временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

В целях обеспечения сохранности  и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются простым карандашом арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем правом углу листа. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части  отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы, другие иллюстративные и специфические  документы, представляющие самостоятельный  лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в верхнем левом углу.

Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными  документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как  один лист. Если к документу подклеены  одним краем другие документы (вставки  текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале сам конверт, а затем очередным номером  каждое вложение в конверте.

Подшитые  в дело документы с собственной  нумерацией листов нумеруются в общем  порядке или сохраняют собственную  нумерацию, если она соответствует  порядку расположения листов в деле.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых  вызывается спецификой данной документации (дела с приказами и распоряжениями, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной  форме (приложение 38), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя  опись документов дела подписывается  составителем с указанием расшифровки  подписи, должности и даты составления  описи.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в  графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новые итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

2.2 Совершенствования документооборота в таможенных органах

Ушли в прошлое времена, когда  работа таможенников ассоциировалась  исключительно с досмотром ручной клади и багажа пересекающих границу  пассажиров международных рейсов. Сегодня  таможенная служба, осуществляя оформление и контроль многочисленных внешнеэкономических  грузов, обеспечивает более половины доходной части бюджета России. 

Работа таможни с растущими  объемами экспорта и импорта невозможна без использования современных  средств таможенного контроля, техники  и программного обеспечения, стабильной связи, обеспечивающей взаимодействие таможенной органов с другими  государственными органами и структурами, участниками внешнеэкономической  деятельности. И конечно, таможенная служба сегодня немыслима без  современных информационных технологий.

Электронный документооборот все  больше входит в жизнь отечественных  таможенных органов, постепенно снижая огромное количество бумаг, еще недавно  составлявших основу всех процессов  таможенного оформления и контроля. Переход на электронные технологии – это существенная экономия времени  в общении с таможней, упрощение  таможенных процедур, снижение коррупционных  рисков, которые возможны при личном контакте с таможенным инспектором.

На смену электронному декларированию с использованием дорогостоящего и  сложного оборудования, которое могли  себе позволить только крупные предприятия-участники  внешнеэкономической деятельности (так называемому ЭД-1), сегодня  пришло электронное декларирование товаров через Интернет (ЭД-2), которое  доступно практически любому.

В Минераловодской таможне первая электронная декларация с использованием сети Интернет была оформлена на Кабардино-Балкарском таможенном посту 11 марта 2010 года. С  начала 2011 года внедрение и применение технологии электронного декларирования шло активно на всех таможенных постах. Одновременно проводились семинары-совещания с участниками ВЭД, анкетирование по проблемным вопросам, связанным с предоставлением в таможню сведений в электронном виде, оказывалась помощь в вопросах применения электронного декларирования. Оценив достоинства ЭД-2, почти все экспортеры и импортеры в регионе деятельности Минераловодской таможни работают сегодня по этой технологии. Если в начале 2011 года доля деклараций, поданных в электронной форме, составляла в общем объеме декларирования 46%, сегодня этот показатель по таможне превышает 97%.

В области применения современных  информационных технологий Федеральная  таможенная служба опередила другие государственные органы, где пока идет лишь накопление электронной информации. Но, несмотря на то что – по разным причинам – электронный документооборот  между таможней и налоговой службой, например, или железнодорожным ведомством не налажен, за технологией электронного декларирования – будущее. Оно не только востребовано, но и стало  основой для еще одной технологии, внедряемой сегодня в работу Федеральной  таможенной службы России – технологии удаленного выпуска.

Особое место в системе удаленного выпуска принадлежит центрам  электронного декларирования. Планируется, что такие ЦЭДы, создаваемые в основном в крупных научно-промышленных центрах или центрах федеральных округов и субъектов Российской Федерации, смогут работать в круглосуточном режиме с декларациями участников ВЭД из любых регионов. Первый в Северо-Кавказском федеральном округе Центр электронного декларирования создан 15 августа на базе Минераловодской таможни.

Удаленный выпуск предполагает разделение проведения таможенных операций с товарами, декларируемыми в электронной форме  с использованием Интернета, между  различными таможенными постами. Обмен  информацией между ними осуществляется исключительно в электронном  виде. Центры электронного декларирования занимаются оформлением и выпуском деклараций, а другой (например, приграничный) таможенный пост осуществляет фактический контроль перемещаемых через границу товаров.

По видению ФТС России в будущем 30-35 таможен, расположенных в центрах  федеральных округов и субъектов  РФ, в регионе которых будут  действовать ЦЭДы, станут основой «электронной таможни».

Электронное декларирование. Опыт применения электронного декларирования с использованием сетей  Интернета

В «Основных направлениях деятельности Правительства России на период до 2012 года», в частности, в разделе  «Обеспечение национальной безопасности»  и ФЦП «Электронная Россия» предусмотрен ряд мер, направленных на массовое применение в государственных органах системы  документооборота на основе электронных  технологий. Прошло 5-7 лет с момента  начала реализации программ и, уже в  следующем году, завершается этап ФЦП «Электронная Россия». Этот вопрос постоянно находится на контроле Президента России и Председателя Правительства  России. Каждая, проводимая ими встреча  с органами исполнительной власти, так, или иначе затрагивает данный вопрос. 

Действительно, за прошедшее время  многое изменилось в нашем отношении  к информации, передаваемой по электронным  каналам связи. Нас уже не удивляет работа с банками через Интернет, налоговые органы реализовали систему обмена информацией по сети Интернет. Прекрасно функционирует аналогичная система при сдаче-приёме отчётности в Пенсионный фонд. На портале Соцстрахования также принимается отчётность в электронном виде. Пришло время реализовать концептуальные решения Правительства России по безбумажному документообороту в таможенных органах. 

Наша организация пришла к необходимости  работы с электронными декларациями следующим образом. Остановили свой выбор на электронном декларировании через Интернет (ЭД2) и подключились через Информационного оператора – ИНФОДЕК. И вот 13 августа мы получили желаемое сообщение «Выпуск товаров» на мониторе нашего компьютера. 

Что же сделано  всеми заинтересованными сторонами  для успешного развития электронного декларирования? 

Есть  программное обеспечение, работающая технология передачи данных в электронном  виде и желание довести до автоматизма  процесс таможенной очистки товаров  и транспортных средств. 

Что мешает скорейшей реализации? 

Во-первых, мешает человеческий фактор. 

Инспектор, принимающий решение о выпуске  товара, не может переложить свою ответственность  на некий обезличенный электронный  процесс. Может быть, психологически инспектору трудно принять на себя ответственность, не видя всех бумажных документов с мастичными печатями. Может быть, инспектор не до конца  осознаёт какое значение несёт электронная цифровая подпись (ЭЦП) декларанта. В процессе таможенного электронного оформления он постоянно испытывает необходимость в бумажных документах. Нам рекомендуют прийти на пост для оформления с пакетом документов, как это практикуется при обычном оформлении – «вдруг что-то понадобится уточнить»! 

Во-вторых, существуют технологические проблемы таможенного оформления. О технологии таможенной очистки в России, в целом, можно утверждать, что пока она создаёт, а не снимает препоны в процессе международного товарообмена. Россия пока не присоединилась к Киотской конвенции по упрощению и гармонизации таможенных процедур и все мероприятия, направленные на гармонизацию таможенных операций, ещё впереди. 

Концепция таможенного контроля после выпуска  товаров всё ещё в стадии развития, что отражено в самом названии концепции. Без этой важнейшей составляющей таможенного контроля представить  электронное декларирование невозможно.

Необходимо  уделить этому фактору, как одному из значимых и сдерживающих электронное  декларирование, пристальное внимание ФТС России. Без последующего контроля (таможенного аудита) у таможенных органов нет возможности убедиться  в лояльности участника ВЭД закону, а, следовательно, до выпуска электронной  декларации будет усилен таможенный контроль всеми доступными средствами. 

Ещё примеры  недоработок таможенных технологий, включающих и контроль, и оформление. 

Участник  ВЭД, решив применить ЭД2, должен одним своим сотрудником контролировать ход оформления декларации из офиса, другим сотрудником – возможность быстрого решения спорных вопросов непосредственно на таможенном посту. К таким вопросам можно отнести завершение ВТТ. Документы, подтверждающие завершение ВТТ и помещение товара на склад временного хранения существуют только в бумажном варианте. 

Другой  вопрос связан с таможенным досмотром. Выгрузить в электронном формате  акт таможенного досмотра в программу  декларанта невозможно, а участник ВЭД должен поставить подпись  о вручении ему копии акта. Значит и на этом этапе присутствует бумажный носитель. 

Списание  денежных средств должно быть отражено на платежном поручении – это  требование «внутренних» таможенных правил. Без бумажного оформления такое  списание пока не возможно.