Отчет по практике в таможне г. Москвы, в отделе документационного обеспечения

Отчёт .

 

О прохождении первой производственной практики

Студентом 3 курса юридического факультета

Крупиной Ксении Сергеевны

Группа № 73, зачётная книжка № ТС-103/07

В таможне г. Москвы, в отделе документационного обеспечения.

 

I.  Общие положения отдела документационного обеспечения.

 

1. Отдел документационного обеспечения (далее ОДО) осуществляет функции документационного обеспечения в Московской таможне;

2. ОДО является структурным подразделением таможни и подчиняется непосредственно начальнику таможни;

3. В своей работе ОДО руководствуется действующим законодательством, нормативными актами Федеральной таможенной службы, Северо-Западного таможенного управления, таможни; Общим положением о таможне, таможенном посте; правилами и указаниями Росархива, другими действующими нормативными методическими документами в области документационного обеспечения управления, делопроизводства, архивного дела и настоящим положением;

5.  ОДО таможни возглавляет начальник, назначаемый приказом начальника таможни по согласованию ОДО СЗТУ

6. ОДО имеет круглую печать с обозначением наименования таможни г. Москвы.

 

II. Задачи и функции ОДО.

 

Основными задачами ОДО являются:

 

1. Обеспечение организации делопроизводства в таможне в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах.

2. Разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;

3. Осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины;

4. Обеспечение отбора, учёта и сохранности документов, образующихся в деятельности таможни, их архивное хранение, а также организация работы архива таможни, экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе документов, в том числе таможенных постов;

5. Организация методической помощи в работе с документами, в том числе и подведомственным таможенным постам;

6. Обеспечение режима доступа и использования документной информации.

 

ОДО  в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

 

1.   Организует в целом делопроизводство в таможне;
2.   Разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и документной информацией, способствующие повышению культуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения документов; принимает меры по упорядочению  состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом;

3. Участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании ( в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий ( в том числе безбумажных), применяемых в таможне;

4.  Обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству таможни;

5.  Проверяет качество оформления документов, представляемых руководству таможни;

6.  Оформляет, выпускает, хранит подлинники организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений и др.) таможни, обеспечивает их рассылку и ознакомление с ними;

7. Осуществляет экспедиционную обработку, приём, регистрацию, учёт, хранение, доставку и рассылку корреспонденции ( входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведёт справочную работу по ней;

8. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;
9. Организует и осуществляет копирование, оперативное размножение документов с применением средств вычислительной техники;
10. Организует контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства таможни, анализирует состояние исполнительской дисциплины;
11. Осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях таможни и подведомственных таможенных постов;
12. Разрабатывает и внедряет после согласования с Центральной экспертной  комиссией Федеральной таможенной службой методические документы в области документационного обеспечения;
13. Разрабатывает сводную номенклатуру дел таможни, номенклатуру дел ОДО, формирует дела ОДО и осуществляет контроль за формированием дел в структурных подразделениях;
14. Организует работу по приёму руководством таможни посетителей по личным вопросам, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;
15. Организует работу с документами для служебного пользования (ДСП) на основе соответствующих инструкций;
16. Принимает участие в организации технического обслуживания созываемых руководством таможни совещаний и заседаний;
17. Организует экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на постоянное хранение, работу архива и ЭК таможни;
18. Осуществляет подготовку документов ОДО к сдачи в архив таможни;
19. Организует и проводит мероприятия по повышению квалификации должностных лиц, занятых документационным обеспечением деятельности таможни и таможенных постов.

 

Права и ответственность  ОДО.

ОДО имеет  право:

1. Осуществляет  проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях таможни и таможенных постов, о результатах проверок докладывать руководству;
2. Запрашивать у руководителей структурных подразделений таможни и таможенных постов информацию, необходимую для выполнения функций контроля исполнения;
3. Вносить руководству таможни предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами в аппарате таможни;
4. Участвовать в постановке задач  и проектировании автоматизированных информационных систем, связанных с работой ОДО;
5. Возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с нарушением установленных действующими инструкциями требований;
6. Привлекать специалистов структурных подразделений таможни и таможенных постов к подготовке проектов методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архива;
7. Участвовать в оперативных совещаниях таможни при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции ОДО;

Начальник ОДО несет персональную ответственность перед начальником таможни за осуществление задач и функций, предусмотренных настоящим положением.

Квалификационные требования, права, обязанности и ответственность  должностных лиц ОДО определяются должностными регламентами. 

 

ОДО находится  в тесном взаимодействии:

со всеми руководителями структурных подразделений таможни  и таможенных постов – по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения, совершенствования стиля и методов работы с документами;

подготовки и представления необходимых руководству документов, использования служебной информации;

с правовым отделом –  по правовым вопросам, связанным с подготовкой проектов приказов, распоряжений, инструкций, положений и др. документов;

с отделом кадров – по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки кадров ОДО;

с отделом тылового обеспечения – по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами;

с информационно – технической службой – по вопросам проектирования, эксплуатации и сопровождения автоматизированных информационных систем.

 

III. Должностной регламент специалиста 1 разряда отдела документационного обеспечения Московской таможни.

1. Специалист 1 разряда отдела документационного обеспечения является должностным лицом таможенного органа.

Должность специалиста относится к категории «обеспечивающие специалисты», входит в младшую группу должностей государственной гражданской службы, по которой предусмотрено присвоение классного чина гражданской службы – секретарь государственной гражданской службы Российской Федерации 2 или 3 класса.

2. Специалист непосредственно подчиняется начальнику отдела.
3. Специалист назначается на должность и освобождается от должности в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.
4. Замещение специалиста и исполнение его должностных обязанностей в случае временного отсутствия (отпуск, командировка, болезнь, и т.п.) осуществляется в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.
5. Специалист вправе в установленном действующим законодательством порядке совмещать исполнение обязанностей и функций по другой государственной должности.
6. В своей деятельности специалист руководствуется Конституцией Российской Федерации, Таможенным кодексом Российской Федерации, Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», другими федеральными законами Российской Федерации, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства экономического развития и торговли Российской Федерации, Министерства Финансов Российской Федерации, Федеральной таможенной службы, правовыми актами Северо-Западного таможенного управления, Московской таможни, Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утвержденной приказом ФТС России от 18.10.2004 №160, Общим положением о таможне, Положением об отделе документационного обеспечения, должностным регламентом.

 

III . I. Квалификационные  требования специалиста.

 

На должность специалиста  назначаются должностные лица, имеющие среднее профессиональное образование, соответствующее направление деятельности, без предъявления требований к стажу.

Специалист  должен знать:

- основные положения Конституции Российской Федерации, Таможенного кодекса Российской Федерации, Федеральных законов «О системе государственной службы Российской Федерации», «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Трудового кодекса Российской Федерации, иных нормативных правовых актов Российской Федерации;

- правовые акты ФТС России и СЗТУ, таможни, методические документы Росархива по вопросам организации делопроизводства и архивного хранения документов;

- общие положения о таможне, таможенном посте и Положение об отделе, должностной регламент;

- структуру ФТС России и таможенных органов.

 

Специалист должен уметь:

- осуществлять своевременный прием, регистрацию, учет, хранение и рассылку поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, оперативный поиск и выдачу информации по документам, в том числе по обращениям граждан;

- осуществлять соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;

- формировать дела в ОДО в соответствии со сводной номенклатурой дел;

- осуществлять размножение и копирование документов таможни;

- разрабатывать мероприятия по улучшению деятельности ОДО, готовить предложения по совершенствованию его структуры;

- участвовать в осуществлении проверки организации работы структурных подразделений таможни по вопросам документационного обеспечения;

- осуществлять подготовку и передачу дел ОДО постоянного и временного хранения в архив таможни;

- владеть компьютерной и иной оргтехникой, а также необходимым по направлению деятельности программным обеспечением.

 

III.II. Должностные обязанности специалиста

Специалист исполняет  обязанности, установленные статьей 15 Федерального закона «О государственной  гражданской службе Российской Федерации», Положением об отделе, заключенным  служебным контрактом, в частности:

1. соблюдать требования к служебному поведению гражданского служащего, запреты и ограничения, связанные с гражданской службой, установленные статьями 16, 17, 18 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
2. получать и регистрировать корреспонденцию, поступающую в таможню в базе данных входящей корреспонденции;
3. документы, не требующие регистрации, учитывать в базе данных и передавать по реестру в структурные подразделения;
4. сортировать корреспонденцию и регистрировать документы в базе данных исходящей корреспонденции;
5. осуществлять контроль исполнения документов исполнителями и снятие документов с контроля в базе данных таможни;
6. составлять ежемесячную сводку о контроле исполнения документов;
7. обеспечивать полную сохранность корреспонденции;
8. получать исходящие документы для отправки их простой, заказной корреспонденцией с отметкой в реестрах и сдавать для отправки в почтовые отделения связи;
9. подготавливать и сдавать на отправку документы, требующие отправки специальной связью, фельдсвязью;
10. проверять правильность оформления документа, адресования, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов;
11. возвращать исполнителям на доработку неоформленные или неправильно оформленные документы;
12. конвертовать, адресовать и маркировать отправляемую корреспонденцию;
13. формировать исполненные документы в дела по закрепленному участку работы в соответствии с утвержденной номенклатурой дел таможни;
14. осуществлять подготовку документов к последующему хранению их в архиве таможни (изъятие дублетных экземпляров, нумерация листов в делах постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, составление внутренних описей, оформление обложек и др.);
15. принимать участие в проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях таможни и таможенных постов;
16. участвовать в подготовке отчетов, справочных и аналитических материалов по направлениям своей деятельности;
17. передавать исходящие документы, зарегистрированные в базе данных ОДО, посредством факсимильной связи;
18. выполнять по указанию начальника отдела постоянные или разовые поручения, относящиеся к деятельности отдела;
19. соблюдать требования охраны труда, установленные законами и иными правовыми актами, а также правилами и инструкциями по охране труда;
20. оказывать методическую и практическую помощь должностным лицам отдела;
21. неукоснительно соблюдать служебную дисциплину и служебный распорядок Московской таможни.