Правовые основы деятельности начальника структурного подразделения таможни

Начальник Подразделения в своей  работе руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, таможенным законодательством  Таможенного союза и законодательством  Российской Федерации о таможенном деле, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства  Российской Федерации, Положением о  Федеральной таможенной службе, нормативными и иными правовыми актами Федеральной  таможенной службы (ФТС России), правовыми  актами РТУ и таможни, правилами  и указаниями федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в области архивного дела, методическими документами в области документационного обеспечения управления, архивного дела, инструкцией по делопроизводству таможенного органа и настоящим типовым положением.

Начальник Подразделения таможни  назначается на должность и освобождается  от занимаемой должности по согласованию с РТУ приказом таможни. В период отсутствия начальника Подразделения исполнение его должностных обязанностей возлагается на заместителя начальника Подразделения или на иное должностное лицо таможни, назначенное в установленном порядке приказом таможни.

Начальнику Подразделения непосредственно  подчинены должностные лица Подразделения.

2.1 Права начальника Подразделения

Права начальника структурного подразделения  направлены на возможность подразделения  эффективно выполнять возложенные  на него функции, защиту трудовых прав начальника отдела – как работника, реализацию им функций управления и контроля, на реализацию взаимодействия с другими подразделениями таможни, а также иными органами государственной власти, органов местного самоуправления.

В целях осуществления своих  функций начальник Подразделения  имеет право:

1. вносить на рассмотрение начальнику таможни предложения по вопросам своей деятельности;
2. запрашивать и получать от структурных подразделений таможни согласно установленному порядку необходимые статистические, аналитические и другие данные, документы, заключения и иные сведения, необходимые для принятия решений по вопросам, отнесенным к компетенции Подразделения;
3. пользоваться согласно установленному порядку ведомственными информационными системами и унифицированными базами данных;
4. взаимодействовать в установленном порядке с органами государственной власти, местного самоуправления, юридическими и физическими лицами по вопросам, входящим в компетенцию Подразделения;
5. вносить руководству таможни предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами;
6. возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с нарушением установленных действующими инструкциями по делопроизводству требований;
7. привлекать специалистов структурных подразделений таможни, подчиненных таможенных постов к подготовке проектов методических документов по вопросам документационного обеспечения управления и архива;
8. контролировать выполнение установленных правил формирования и оформления дел в структурных подразделениях таможни;
9. поручать должностным лицам Подразделения работу по реализации задач, стоящих перед отделом, и требовать ее неукоснительного исполнения;
10. контролировать и требовать выполнение установленных правил работы с документами в таможне;
11. подписывать документы, связанные с деятельностью Подразделения;
12. пользоваться иными правами, предусмотренными законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

2.2 Обязанности Начальника структурного Подразделения

Обязанности начальника структурного подразделения направлены на качественное, эффективное и своевременное  исполнение возложенных на подразделение  функций. Это проявляется в контроле и координировании работы должностных  лиц подразделения, распределении  между ними должностных обязанностей. Также обязанности начальника подразделения  направлены на обеспечение режима доступа  к информации находящейся в подразделении  и контроля за ее сохранностью. Эти обязанности возложены на него  в связи со специализацией данного отдела. Неисполнение или недобросовестное исполнение возложенных на начальника подразделения обязанностей может привести к «утечке» информации, к нарушению работы подразделения в целом, что в последствии приведет к сбою в делопроизводстве и негативно отразится на свей работе таможенных органов в целом.

В целях реализации задач, возложенных  на Подразделение, начальник Подразделения обязан:

1. осуществлять непосредственное руководство деятельностью Подразделения;
2. планировать деятельность Подразделения и представлять проекты планов на утверждение руководству таможни;
3. разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению деятельности Подразделения, готовить предложения по совершенствованию его структуры;
4. координировать работу должностных лиц Подразделения с целью своевременного, качественного, эффективного выполнения возложенных на Подразделение функций;
5. распределять обязанности между должностными лицами Подразделения в соответствии с их должностными инструкциями, а также деловыми качествами;
6. обеспечение режима доступа и использования информации;
7. осуществлять контроль за обеспечением в таможне и подчиненных таможенных постах организации делопроизводства в соответствии с действующей в таможенном органе инструкцией по делопроизводству;
8. обеспечивать единый порядок отбора, учета и сохранности документов, образующихся в результате деятельности таможни, их архивное хранение, а также организация работы архива таможни, экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе документов таможни и подчиненных таможенных постов;
9. принимать участие в разработке, внедрении новых технологических процессов работы с документами и информацией на основе использования систем автоматизированной обработки документов, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизации документопотоков;
10. руководить организацией методической помощи структурным подразделениям таможни и подчиненным таможенным постам в работе с документами;
11. осуществлять контроль комплектования архива управленческими документами;
12. осуществлять контроль за подготовкой и своевременной передачей документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;
13. осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве таможни.

2.3 Начальник Подразделения несет персональную ответственность перед начальником таможни за:

1. осуществление задач и функций, предусмотренных типовым положением о подразделении документационного обеспечения таможни;
2. невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных регламентом должностной инструкции и должностными регламентами, утвержденными в соответствии с порядком, установленным ФТС России;
3. обеспечение установленного порядка работы с документами в таможне;
4. выполнение указаний и поручений руководства, плана работы и соблюдение необходимых условий труда сотрудников отдела;
5. соблюдение трудовой и производственной дисциплины сотрудниками Подразделения.

Таким образом, начальник структурного подразделения осуществляет непосредственный контроль за деятельностью подразделения, является главным его элементом и несет ответственность за эффективную работу подразделения.

3.Взаимодействие структурного подразделения с другими элементами системы управления таможенных органов

Подразделение взаимодействует со всеми подразделениями таможни.

Это связано с характером работы отдела. Отдел непосредственно работает с документами, служебными инструкциями, занимается подготовкой приказов, этим объясняется его взаимосвязь  с другими подразделениями.

Подразделение находится  в тесном взаимодействии:

1. со всеми руководителями структурных подразделений таможенного органа по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения, совершенствования стиля и методов работы с документами; подготовки и представления необходимых руководству материалов, использования служебной информации;
2. с юридической службой – по правовым вопросам, связанным с подготовкой проектов приказов, распоряжений, инструкций, положений и других документов;
3. с кадровой службой – по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки кадров отдела;
4. со службой материально – технического обеспечения – по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами.

3.2 Виды и направления взаимодействия

Развитие системы таможенных органов  России тесно связано с решением управленческих проблем, управление всегда начинается с установления четких взаимосвязей между отдельными звеньями той или  другой организации, распределения  между ними прав и ответственности.

Организационное оформление этих вопросов предполагает разработку оптимальной  организационной структуры управления таможенными органами.

Под организационной структурой управления чаще всего понимают упорядоченную  совокупность элементов иерархической  системы управления и их взаимоотношений  друг с другом, обеспечивающих развитие этих элементов как единого целого.

При анализе организационных структур и управления в них, как правило, выделяются следующие элементы: звенья управления, уровни управления и взаимоотношения.

К звеньям управления в системе  таможенных органов относятся: ФТС  России, управления и самостоятельные  отделы ФТС России, РТУ, отделы РТУ, таможни, отделы таможен, таможенные посты  и отдельные специалисты, выполняющие  соответствующие профессиональные или управленческие функции. Эти  звенья управления находятся на соответствующих  уровнях иерархии управления.

Под уровнем управления понимается совокупность звеньев управления, занимающих определенную ступень в системе  управления организацией.

Структура управления в единой системе  таможенных органов состоит из четырех  уровней: ФТС России, РТУ, таможни, таможенные посты.

При этом чаще всего могут рассматриваться  следующие каналы управленческих взаимоотношений: 1) ФТС России — РТУ; 2) РТУ —  таможня; 3) начальник таможни —  отделы таможни; 4) отдел таможни  — отдел таможни; 5) таможня —  таможенный пост; 6) таможенный пост —  таможенный пост; 7) таможня — таможня; 8) ФТС России — таможня.

В центре таких взаимоотношений  — таможня с ее начальником, отделами и таможенными постами. Это не случайно, ибо здесь решаются основные вопросы таможенной деятельности.

В рамках структуры управления протекает  управленческий процесс, между участниками  которого распределены задачи и функции  управления, а следовательно — права и ответственность за их выполнение. С этих позиций организационную структуру управления можно рассматривать как форму разделения и кооперации управленческой деятельности, в которой происходит процесс управления, направленный на достижение поставленных целей.

Между звеньями и уровнями управления в таможенных органах складываются следующие виды взаимоотношений:

Вертикальные управленческие отношения (ФТС — РТУ; РТУ — таможня; начальник таможни — отделы таможни; таможня — таможенный пост; ФТС — таможня) – предполагают, прежде всего, взаимоотношения между руководителями и его подчиненными;

Горизонтальные управленческие отношения (РТУ — РТУ; отдел таможни — отдел таможни; таможенный пост — таможенный пост; таможня — таможня) – Горизонтальные отношения могут быть двух категорий. Во-первых, коллегиальные — отношения между сотрудниками одного отдела, находящимися в подчинении у одного начальника. Во-вторых, параллельные — отношения между сотрудниками разных отделов, занимающими одинаковое положение в организации, у которых возникает необходимость обмена информацией, идеями и мнениями;

Диагональные управленческие отношения (таможенный пост — взаимодействующая таможня отправления или назначения; таможня — взаимодействующее РТУ другого региона) — это отношения, возникающие между звеньями управления, находящимися на различных уровнях системы управления, не состоящими в отношениях прямого подчинения, но взаимодействующими между собой во исполнение решений вышестоящих уровней. Примерами таких отношений являются взаимное информирование при доставке товаров, направление запросов, обязательных для исполнения, по вопросам осуществления правоохранительных функций и тому подобное.

Таким образом, подразделение взаимодействует со всеми подразделениями. Во взаимодействии между подразделениями преобладают вертикальные и горизонтальные взаимоотношения, но в большей мере горизонтальные взаимоотношения. Это обусловлено тем, что подразделения по роду своей деятельности больше общаются между собой.

Начальник Подразделения несет  персональную ответственность за осуществление  возложенных на Подразделение функций, в том числе за выполнение в  рамках компетенции Подразделения  программ, планов и показателей эффективности  деятельности таможни.