Информационная система сети автосалонов продажи автомобилей

БАЛТИЙСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ "ВОЕНМЕХ"

им. Д. Ф. УСТИНОВА

 

 

 

 

 

 

курсовой проект

 

 

 

по учебной дисциплине          Проектирование информационных систем

тема  Информационная система сети автосалонов продажи автомобилей

студент                          Кеба Сергей Борисович 

Фамилия,        Имя,        Отчество        студента

 

группа И343

 

 

 

 

 

 

 

 

 

САНКТ-ПЕТЕРБУРГ

2008 г

 

 

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Обозначения и сокращения

 

ПрО – предметная область;

ИС – информационная система;

ПО – программное  обеспечение;

UML – унифицированный язык моделирования;

VIN — уникальный индивидуальный тринадцатизначный идентификатор, присваиваемый каждому автомобилю;

ПТС – паспорт транспортного средства, содержащий информацию о владельце и ключевых параметрах автомобиля: модель, тип кузова, цвет, VIN и т.д.

Введение

Российский  рынок продажи новых автомобилей  является наиболее привлекательным  в Европе. Темпы развития позволяют утверждать, что уже к 2011 году Россия выйдет в лидеры по продажам новых автомобилей в Европе. Одной из тенденций современного автобизнеса является создание и развитие сети автосалонов. Очень важным в таких организациях становится  вопрос консолидации данных из филиалов и структурных подразделений сети в единую базу данных. Для руководства компании крайне важно иметь объективную информацию о ситуации в филиалах в режиме реального времени. В тоже время для работников автосалонов нужна информация не только о своем складе, но и обо всех имеющихся в наличии автомобилях на других складах компании. Выход - создание распределенной информационной системы. Развитие автобизнеса во всем мире на современном этапе зачастую представляется практически невозможным без внедрения систем автоматизации. Руководство многих компаний: от небольших фирм до крупных корпораций уже давно оценило все преимущества от внедрения систем автоматизации и интеграции бизнес-процессов. Внедрение даже простейшей программы по расчету стоимости услуг автосервиса позволяет экономить до 30 % бюджета организации. Представить компанию, работающую на современном рынке, без информационной системы практически невозможно. Создание таковой позволяет не только экономить ресурсы предприятий, повышать производительность, рентабельность и прибыльность за счет  существенного сокращения времени на оформление документации, поиск нужной информации. Также становится более четкой и прозрачной система взаимоотношений между предприятием и его контрагентами, партнерами, клиентами. Внутри организаций происходит объединение пользователей, информации и процессов. Немало важным аспектом работы любого автосалона является взаимодействие с разного рода компаниями: кредитные организации, страховые компании. На данный момент в мире существует достаточное число информационный систем в сфере автобизнеса, однако, стоит отметить, что большинство из них являются иностранными. В этом случае возникает проблема спецификации данных продуктов к требованиям современного рынка (законодательная, технологическая специфика). Таким образом, становится очевидным необходимость создания информационной системы для работы компании в сфере автобизнеса.

 

 

 

1. Описание предметной области

1. Коммерческая организация

Юридическим лицом  признается организация, которая имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. При этом, если юридическое лицо является организацией, преследующей извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности, тогда эта организация признается коммерческой.

В данной работе рассматривается коммерческая организация, представляющая собой сеть автосалонов продажи автомобилей. Таким образом, можно утверждать, что основной целью такой организации, как сеть автосалонов, является извлечение прибыли посредством продажи новых автомобилей своим клиентам. Как правило, в структуру такой организации должна входить система сервисного обслуживания автомобилей, однако, данный вопрос не включен в данную работу. Описание организации строится из представления о наличии нескольких автосалонов продажи автомобилей одинаковых брендов, объединенных в одну коммерческую организацию. Внешней средой по отношению к нашей сети автосалонов являются поставщики (компании- импортеры) и клиенты.

В данном разделе  описывается сама организация и  внешняя среда, с которой она  взаимодействует. Основными знаниями, связывающими различные объекты предметной области в целое, являются бизнес-процессы, также представленные в данном разделе.

  1.2 Организационная структура организации

Организационная структура – это совокупность взаимодействующих отделов и структурных частей в рамках одной организации для достижения цели, поставленной перед ней. Организационная структура нашей организации представляется следующим образом. В состав сети входит два мультибрендовых автосалона продажи автомобилей одинаковых брендов (BMW и Audi). Во главе организации стоит генеральный директор, у которого в непосредственном подчинении находятся исполнительные директора каждого из автосалонов. Директоры автосалонов отчитываются о ситуации в автосалоне по требованию генерального директора. В подчинении генерального директора также находится секретариат. Подобная структура представлена на рисунке 1:

Рисунок 1. Организационная  структура сети продажи автосалонов

 

Каждый автосалон  является, по сути, обособленным подразделением со своей организационной структурой. Тем не менее, автосалоны действуют в тесном сотрудничестве. В случае отсутствия требуемого автомобиля в одном из салонов сети, менеджер отдела продаж имеет возможность проверить наличие требуемого автомобиля требуемой комплектации на складе другого автосалона. Стоит упомянуть и про своеобразную конкуренцию внутри сети. Исполнительный директор каждого из автосалонов стремится превзойти другой автосалон по показателям продаж и степени удовлетворенности клиентов. Также между автосалонами не исключается ротация состава для выявления его слабых мест. Во главе каждого автосалона стоит исполнительный директор, в подчинении которого находятся следующие подразделения: отдел продаж, бухгалтерия, отдел маркетинга, служба безопасности, информационный отдел, отдел кадров, административно-хозяйственный отдел, отдел CRM(custom relation management). Структура отдельного автосалона представлена на рисунке 2:

Рисунок 2. Организационная  структура автосалона

 

 

 

 

2. Описание бизнес-процессов по подразделениям организации

Основными знаниями предметной области компании являются бизнес-процессы, протекающие в ней. В данном разделе рассмотрена  структура каждого отдела и его  функции.

1. Отдел продаж

Цель коммерческой организации выражена через извлечение прибыли, поэтому ключевым отделом автосалона является отдел продаж. Ключевыми фигурами отдела являются менеджеры отдела продаж, на которых ложится обязанность максимизировать прибыль посредством продажи новых автомобилей. Достаточно важной фигурой отдела является ассистент, в задачи которого входит встреча клиента и ведение необходимого документооборота. Структура отдела продаж представлена на рисунке 3:

Рисунок 3. Структура  отдела продаж

 

Функции и задачи отдела.

Основная функция  отдела выражена в его названии, однако, это общее понятие включает достаточно большой список бизнес-процессов. Перечислим ключевые:

1. Встреча клиента в автосалоне.
2. Помощь и консультация в выборе автомобиля.
3. Проведение тест-драйва.
4. Заказ на заводе-производителе автомобиля необходимой комплектации.
5. Обслуживание склада автосалона.
6. Отслеживания текущего положения дел по каждому автомобилю.
7. Ведение необходимого документооборота.
8. Оформление кредита и страхование автомобиля.
9. Выдача автомобиля клиенту.

 

Необходимо  отметить, что наша сеть автосалонов имеет партнерские соглашения с официальными компаниями-импортерами автомобилей. Это означает следующее:

1. Наши автосалоны являются официальными дилерами соответствующих марок автомобилей.
2. Компания-импортер предоставляет кредит на стоимость автомобиля в течение 30 дней и взимает пеню в случае задержки погашения в размере 10% годовых в валюте.
3. Каждый автосалон нашей сети в последнем квартале года предоставляет компании-импортеру годовой план продаж.
4. Автосалон нашей сети имеет право заказывать в производство любой автомобиль.
5. Автосалон нашей сети имеет право узнавать о наличии конкретного автомобиля на складе головного офиса компании-импортера.
6. Компании-импортеры берут на себя все функции и обязательства по производству, оформлению на таможне, доставке, и соответствию сроков поставок автомобилей. В случае несоблюдения сроков поставки взимается пеня по установленной в договоре ставке.

 

Основными документами  отдела продаж являются следующие:

1. Годовой план поставок автомобилей.
2. Договор купли-продажи автомобиля.
3. Паспорт транспортного средства.
4. Акт приема-передачи.
5. Транзитные номера.
6. Сервисная книжка.

 

Рассмотрим основные сценарии покупки автомобиля:

Сценарий 1. В первом случае, клиент выбирает автомобиль по своему вкусу и требованиям из имеющихся в наличии на складе дилера. Клиент имеет возможность выбрать модель, тип кузова, цвет, комплектацию. При этом менеджер отдела продаж выясняет наличие требуемого автомобиля требуемой комплектации по средствам каталога. По выбору автомобиля с клиентом заключается договор купли/продажи, в котором указывается модель, кузов, цвет, комплектация, VIN автомобиля. Клиент определяет способ оплаты: безналичным способом оплаты через банк, или через кассу автосалона наличными. Менеджер автосалона, в случае оплаты наличными через кассу автосалона, выписывает клиенту квитанцию к оплате с указанием модели и VIN автомобиля. В случае безналичного способа оплаты менеджер выдает счет на оплату с указанием модели и VIN автомобиля. При оплате через расчетно-кассовый аппарат кассир выдает клиенту чек с указанием VIN автомобиля. При безналичном способе оплаты клиент получает в кассе банка квитанцию об оплате. Клиент предъявляет чек и приходный ордер (в случае оплаты через кассу автосалона) или квитанцию об оплате (при безналичном способе оплаты) менеджеру, который оформляет паспорт транспортного средства, акт приема/передачи, сервисную книжку. Менеджер разъясняет клиенту работу автомобиля и передает клиенту транзитные номера. Клиент подписывает акт приема/передачи. Клиент, счастливый и довольный, отправляется на своем новом автомобиле отмечать покупку.

Сценарий 2. Во втором случае, клиент имеет возможность  заказать автомобиль в индивидуальной комплектации (модель, кузов, цвет, комплектация). После подтверждения выбора с  клиентом заключается договор купли-продажи с указанием модели, типа кузова, цвета, конкретной комплектации и сроков поставки автомобиля. Менеджер автосалона, в случае оплаты наличными через кассу автосалона, выписывает клиенту квитанцию к оплате с указанием модели автомобиля на сумму 10% от стоимости автомобиля (предоплата). В случае безналичного способа оплаты менеджер выдает счет на оплату с указанием модели автомобиля на сумму 10% от стоимости автомобиля. При оплате через расчетно-кассовый аппарат кассир выдает клиенту чек с указанием модели автомобиля. При безналичном способе оплаты клиент получает в кассе банка квитанцию об оплате. По приходу автомобиля менеджер выписывает клиенту квитанцию или счет на оплату оставшейся стоимости автомобиля с указанием модели и VIN автомобиля. При оплате через расчетно-кассовый аппарат кассир выдает клиенту чек и приходный ордер с указанием модели и VIN автомобиля. При безналичном способе оплаты клиент получает в кассе банка квитанцию об оплате. Клиент предъявляет чек и приходный ордер (в случае оплаты через кассу автосалона) или квитанцию об оплате (при безналичном способе оплаты) менеджеру, который оформляет паспорт транспортного средства, акт приема/передачи, сервисную книжку. Менеджер разъясняет клиенту работу автомобиля. Клиент подписывает акт приема/передачи. Клиент, счастливый и довольный, отправляется на своем новом автомобиле отмечать покупку. При этом здесь возможны исключительные ситуации:

1. Сроки поставки и комплектация автомобиля не соответствуют установленным в договоре купли-продажи. В этом случае клиенту возвращается предоплата, а автомобиль поступает на склад дилера.
2. В случае необоснованного отказа клиента от автомобиля, предоплата не возвращается, а автомобиль отправляется на склад дилера.

 

2. Отдел маркетинга

          По дилерскому соглашению основная обязанность в проведении рекламных компаний ложится на плечи компаний-импортеров. Однако, в нашей сети принято решение о проведении рекламных акций, ассоциирующихся с именем нашей компании. Поэтому принято решение организовать отдел маркетинга со следующими функциями:

1. Организация разработки стратегии проведения рекламных акций в средствах массовой информации под лозунгом нашей компании.
2. Участие в подготовке годового плана продаж.
3. Организация выставок и мероприятий по привлечению потенциальных клиентов.

Структура отдела маркетинга представлена на рисунке 4:

Рисунок 4. Структура  отдела маркетинга

 

3. Бухгалтерия

          Любая коммерческая организация  в соответствии с действующим  законодательством несет налоговые  обязанности и контролирует финансовое состояние для обеспечения соответствия с таковым. Эти функции выполняет отдел бухгалтерии.

Структура отдела бухгалтерии представлена на рисунке 5:

Рисунок 5. Структура  отдела бухгалтерии

 

Перечислим  функции отдела:

1. Контроль и анализ финансового состояния компании.
2. Учет хозяйственных средств.
3. Организация своевременной уплаты налогов и сборов. 
4. Прием оплаты клиентом автомобиля.
5. Ведение расчетных операций с компанией-импортером.
6. Взаимодействие с проверяющими организациями.

 

4. Отдел CRM (Отдел особых взаимоотношений с клиентами)

Сеть наших  автосалонов отличается от других наличием отдела CRM (Custom Relation Management). Важность данного отдела трудно переоценить. Всё большее число автосалонов открывает у себя подобные отделы, ведь с ростом конкуренции привлечет, убедить клиента купить в автомобиль в своей автосалоне, а также добиться лояльности клиента на будущее становится всё сложнее. Исходя из этого, автосалон не просто должен помнить всех своих клиентов, но и проводить акции, доказывающие такое отношение. Стоит отметить, что данный отдел работает в  тесном сотрудничестве с отделом продаж и IT. Выделим основные функции этого отдела: