Деловая корреспонденция или служебная переписка

Деловая корреспонденция или служебная переписка

Это обобщенное название для разных по содержанию документов – служебное письмо, телеграмма, факс, электронное сообщение и др.)

Самым распространенным является письмо, и все большую силу набирает электронное письмо.

Служебные письма – это письма между юридическими лицами или юридическим и физическим лицом.

Особенности оформления писем:

• отсутствие наименования вида документа;
• справочные данные об организации обязательны»
• реквизит «Место составления документа» входит в справочные данные;
• письмо составляется не менее чем в двух экземплярах, один отсылается адресату, другой остается в деле для контроля;
• письма визируются ниже подписи на экземпляре, остающемся в организации.

Для удобства оформления письма делят на разные виды. Для каждого вида писем имеется набор правил оформления и стандартных формулировок. Деление писем на виды – относительное, в различных учебных пособиях встречаются разные способы распределения писем по видам.

Письма бывают простые и сложные. К простым относятся сопроводительное письмо, гарантийное, напоминание – в них, как правило 2-3 фразы в стандартной формулировке.

К сложным письмам относятся коммерческое письмо, рекламация.

Письма бывают входящие и исходящие. Любое письмо при поступлении в организацию (входящие) или направлении в стороннюю организацию (исходящие) регистрируется в журнале регистрации. При регистрации письму присваиваются входящий или исходящий номер и дата (регистрации).

Входящий (исходящий) номер состоит из номера и индекса. Письма в журнале нумеруются, начиная с единицы и далее, в течение года. Индекс указывает в каком журнале зарегистрировано письмо.

Например, в округах Москвы

12-исх – номера для ответных писем гражданам (исх – индекс);

12-6/исх – номера для ответных писем, поступивших через префектуру (6.исх – индекс) и т.д.

Если Вы направляете письмо в какую-либо организацию, запишите его входящий номер и дату – по ним, как правило, осуществляется поиск вашего письма.

В реквизиты служебного письма входят:

• Герб или эмблема;
• Наименование организации;
• Справочные данные об организации;
• Гриф ограничения;
• Адресат;
• Регистрационный номер документа;
• Дата;
• Ссылка на индекс и дату входящего документа;
• Заголовок к тексту;
• Текст:
• Отметка о приложении;
• Подпись;
• Отметка об исполнителе (на втором экземпляре);
• Визы (на экземпляре, который подшивается в дело).

 

Оформление реквизита «Адресат»:

Адресуются письма, докладные записки, заявления, объяснительные записки, справки.

Адресат, как правило, располагается в верхнем правом углу на бланке с угловым расположением реквизитов. Или справа после даты и номера документа при продольном расположении реквизитов.

В качестве адресата могут быть:

• Организации
• Структурные подразделения организаций
• Должностные лица

• Физические лица.

К адресованию писем предъявляются два основных требования:

• при обозначении адресата необходимо соблюдать нормы служебной этики. Обращение к партнеру по переписке должно быть вежливым и демонстрировать уважение со стороны авторов письма;
• следует стремиться к конкретному адресованию письма с указанием должностных лиц, а не вообще в организацию. В этом случае письмо будет быстрее обработано после получения.

1. Если письмо затрагивает важные, принципиальные вопросы взаимоотношений с партнерами или впервые направляется в новую организацию, с которой планируют развивать партнерские отношения, то в этих случаях письмо обычно адресуют первому руководителю организации: директору, президенту, председателю, заведующему и т.д. При адресовании такого письма указывают:

• должность руководителя организации в дательном падеже;
• наименование организации в родительном падеже;
• фамилию и инициалы руководителя.

Например,

Директору

ООО «Василек»

Н.Г.Петрову

Почтовый адрес организации-адресата (получателя) можно не указывать, если письмо в данную организацию посылается не в первый раз, и адрес есть у секретаря. При первичном послании новому адресату принято указывать его почтовый адрес.

2. Если письмо направляется в структурное подразделение организации, то наименование организации и структурного подразделения указывается в именительном падеже выше должности и ФИО должностного лица. Должность и фамилия должностного лица указывается в дательном падеже.

Например,

Министерство внутренних дел РФ

ОВД района «Отрадное»

Отдел по борьбе с тяжкими преступлениями

Старшему следователю

М.Ю.Иванову

3. Если документ посылается в несколько однородных организаций, то их и называют обобщенно.

При большом количестве адресатов (более четырех) составляют список рассылки. Как составить список рассылки и использовать его средствами Word мы будем рассматривать позднее.

Если письмо адресуется организации, сначала указывается ее наименование, потом адрес.

Если не знаете ни фамилии, ни имени, пишите просто: «Директору компании такой-то «, не знаете должности - «Руководителю компании такой-то». Когда письмо адресовано не первому лицу, а руководителю структурного подразделения имени или должности которого вы не знаете, то указывайте направление его деятельности (например, «Руководителю кадровой службы»).

4. При адресовании письма физическому лицу пишите сначала ФИО в дательном падеже, затем адрес.

Деловая переписка – основа делового и конструктивного общения. Правильное ведение деловой переписки способствует установлению связей, улучшает взаимные отношения, сдвигает с мертвой точки не решаемые проблемы и вопросы. Помните, неправильно с ошибками составленное деловое письмо раздражает адресата, особенно, если он – чиновник или работодатель. Это раздражение, естественно, переносится и на автора письма. К такому письму не хочется серьезно и внимательно относиться, а автор не вызовет сочувствия. К сожалению, так устроена человеческая психика.

По письму судят о том, что происходит в организации.

Напомним, тот, кто пишет письмо – адресант, кому оно направлено – адресат.

Текст большинства писем излагается от 1-го лица множественного числа - просим, направляем, предлагаем - или от 1-го лица единственного числа – прошу, предлагаю и т.д. Чаще первая форма – так как письмо отправляется от имени организации. Реже от 3 лица единственного числа. ООО «Василек» просит направить в его адрес …

Требования, предъявляемые к деловым письмам следующие:

1. Письмо не должно быть длинным, иначе его будет сложно читать (оптимальный вариант – 1-2 страницы). Все остальные материалы оформляются приложениями к письму.

2. Письмо должно быть чётким и понятным для восприятия (используются короткие предложения, избегаются непонятные и сложные слова, профессионализмы). Оно не должно содержать ошибок.

3. В письме обязательно должен быть проставлен его номер и дата отправки. Номер письма говорит о том, что в данной организации есть хоть какое-то делопроизводство.

4. Всегда необходимо придерживаться единого стиля письма.

5. Не нужно включать в письмо сразу несколько вопросов. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес.

Правильно оформленное деловое письмо – показатель компетентности и серьёзности Вашей организации перед органами власти и бизнес-организацией.

Поэтому при оформлении писем важно соблюдать такие правила:

1. Письма оформляются на бланке организации, который обязательно должен включать полное наименование организации и справочные данные для того, чтобы адресат смог без дополнительных усилий дать Вам ответ (второй экземпляр, остающийся в организации, обычно печатают на чистой бумаге).

2. Необходимо помнить о стандартных полях (левое, верхнее и нижнее – не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм).

3. Если письмо является ответом на какое-либо обращение, желательно делать ссылку на входящее письмо в реквизите «Ссылка на входящие номер и дату документа». В тексте письма может быть:

В ответ на ваше обращение от … № …

4. Важно правильно оформить адресата письма. Адресатом могут выступать: организация, структурное подразделение, должностное лицо, физическое лицо. Главное правило – указать наименование организации-адресата, должность и фамилию, имя, отчество. Ошибки в написании адресата воспринимаются как неуважение.

5. В письме желательно указать заголовок, отражающий краткое содержание письма, для того, чтобы получатель смог сразу сориентироваться в теме письма. Если в письме один, два абзаца заголовок можно не составлять. Для писем больших объемов заголовок обязателен.

6. Печать ставится только на гарантийных письмах и на совместных документах, подписанных руководителями организаций.

При написании письма придерживайтесь четырёх критериев:

1. Точность. Это одно из главных требований чаще всего не выполняется. Точности документа мешают слэнгизмы, профессионализмы, в большом количестве попадающие в язык коммерческой переписки. Такие слова, как «торговая накрутка» или «неучтёнка», не имеют юридически зафиксированного значения и могут создать проблему в конфликтной ситуации.

2. Лаконичность. Многие излагают на трех страницах то, что можно было бы написать в трёх предложениях.

3. Убедительность. Это требование, достигается двумя качествами текста: аргументированностью и грамотностью. К числу самых сильных аргументов относятся факты: примеры, ссылки на документы, постановления, акты, образцы материалов, сертификаты.

4. Достоверность. Деловое письмо необходимо писать самому. Написание деловых писем не стоит передоверять секретарю, который не знает подробностей вашего общения с контрагентом. В исключительных случаях стоит написать письмо от руки — это подчеркивает значение адресата для автора письма.

Структура делового письма

Стандартное деловое письмо строится по следующему принципу: обращение, преамбула, основной текст, подпись, постскриптум, приложения.

Обращение. Для официальной деловой переписки обращение «Уважаемый» идеально подойдет. Его следует писать с большой буквы и по центру листа.

В нашей стране принято обращаться по имени и отчеству. Если вы знаете адресата лично, пишите: «Уважаемый Иван Иванович», если не знаете, тогда «Уважаемый господин Иванов». Никогда в обращении не сокращайте слово «господин» до «г-н». Также нельзя писать «Уважаемый господин Иванов И.И.». Либо «Иван Иванович», либо «господин Иванов». «Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении, независимо от того, есть ли в организации женщины.

Если не знаете ни фамилии, ни имени, пишите просто: «Уважаемый господин директор».

Военнослужащим: «Уважаемый товарищ полковник», даже если этот полковник - женщина.

Обращением могут служить ученые звания: академик, профессор, доцент и др.

Помните, что обращение «Дамы и господа» является светским, и его удобней использовать, например, для приглашения на празднование юбилея компании.

Далее – преамбула, первый абзац письма, в котором изложена его цель и причина. Прочитав преамбулу, адресат должен понять суть письма. Т.е. письмо начинают с постановки проблемы, а потом оговаривают условия, варианты и т. д. А после этого - какие результаты ожидаем получить и все благодарности и расшаркивания.

Пример: Обращаемся к Вам с целью выразить своё неудовольствие качеством продукции, которую поставляет нам Ваша компания. Мы рассчитываем на Ваши действия, направленные на скорейшее изменение ситуации к лучшему и возмещение причинённых нам убытков.

Далее следует основной текст письма (2-4 абзаца), где должна быть изложена ситуация, выражены ваши личные мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен ваш вариант разрешения вопроса.

В заключении вы кратко подводите итоги всего написанного.

Например: Уверен, что Вы сможете разобраться в данной ситуации, и в ближайшем будущем наше сотрудничество войдёт в привычное русло.

Письмо заканчивается стандартными формулировками: «С уважением», «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» или «С интересом ждем от Вас новых предложений», «Всегда рады оказать Вам услугу» и др. плюс подпись (должность, ФИО) адресанта.

Письма на имя первых лиц подписывает только директор или его зам - это принцип субординации и уважение к деловому партнеру. Соответствие рангов должно соблюдаться. Есть еще одна характерная ошибка. Допустим, на документе стоит фамилия директора Смирнова, а сам он уехал в отпуск. Его заместитель Петров ставит косую черту и расписывается за шефа. Это неправильно. Подпись должна строго соответствовать ее расшифровке и реальной должности автора письма в данный момент. Поэтому пишите: «заместитель директора» или «и.о. директора Петров». Между инициалами и фамилией пробел не делают (А.П.Смирнов).