Введение.
Переписка - это основа конструктивного
общения. Правильное ведение деловой
корреспонденции способствует установлению
связей, улучшает взаимные отношения,
сдвигает с мертвой точки самые,
казалось бы, неразрешимые проблемы и
вопросы. Неправильно составленное
деловое письмо, напротив, вызывает у адресата
раздражение, которое выливается и на
автора послания. Поэтому к составлению
такого документа необходимо подходить
чрезвычайно аккуратно.
Структура делового письма.
- Стандартное
деловое письмо имеет следующую структуру:
обращение, преамбула, основной текст,
подпись, постскриптум, приложения.
- Обращение - находится в «шапке»
письма и содержит должность и ФИО адресата.
Для официальной деловой переписки стандартным
считается обращение «Уважаемый», которое
пишут с большой буквы и по центру листа.
А дальше масса вариантов в зависимости
от того, что пишут и кому.
- Далее следует преамбула. Она составляет первый абзац письма,
в котором изложена его цель, причина,
побудившая написать письмо. Прочтя преамбулу,
адресат должен понять суть письма.
- Затем размещается основной текст письма - в 2х - 4х абзацах должна быть
изложена ситуация, выражены Ваши личные
мысли и чувства по этому поводу и озвучена
просьба о конкретных действиях либо предложен
Ваш вариант разрешения вопроса.
- Заключение
необходимо для краткого подведения итогов
всего написанного и логичного завершения
письма. Письмо завершается подписью (должность
+ ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная
вежливая форма «С уважением». Также возможны
варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой
на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью
за сотрудничество» и т.п.При подписании
письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Постскриптум (P.S.) - приписка
в конце письма после подписи - довольно
редко используется в деловой переписке.
Она служит для того, чтобы сообщить адресату
о важном событии, которое произошло уже
после написания письма, или передать
ему информацию, которая имеет косвенное
отношение к теме письма.
Требования к тексту делвго
письма.
- Точность:
однозначность высказывания. Все слова
должны употребляться в соответствии
с их лексическим значением.
- Логичность: каждое письмо представляет собой:
- изложение сути вопроса;
- речевое действие;
- заключение.
- Грамотность –
необходимая часть любого документа.
- Корректность: деловая
корреспонденция является корректной,
если в ней соблюдена этикетная рамка
и характерен доброжелательный или нейтральный
тон изложения.
Правила внешнего оформления
делового письма
- Важной
составляющей грамотного делового письма
является его аккуратное оформление. Деловое
письмо должно быть оформлено на официальном
бланке организации. В колонтитулах бланка
должна содержаться следующая информация:
название организации; физический адрес
организации; телефон и факс; web-сайт и
e-mail. Также на бланке могут быть отражены
реквизиты организации и её логотип. Наличие
всей этой информации позволяет адресату
быстро узнать отправителя и направить
ответное письмо на правильный адрес
- Шрифт не
должен быть слишком мелким или слишком
крупным. При этом, он должен быть одинаковым
на всём протяжении письма. Деловое письмо
обязательно должно иметь поля: слева
- около трёх сантиметров, справа - около
полутора. Они необходимы для возможных
заметок, которые будет делать адресат,
а также для подшивки письма в архивную
папку.
Виды деловых писем.
Письмо-просьба. В письме-просьбе
излагается какая-либо просьба, при этом
в ней подчеркивается заинтересованность
организации в ее исполнении. Просьба
может излагаться от первого лица единственного
числа, от первого лица множественного
числа; от третьего лица единственного
числа и от третьего лица множественного
числа.
Сопроводительное
письмо. Сопроводительное письмо составляется
при отправке адресату документов или
материальных ценностей. Подобного рода
письмо оправдывает себя в тех случаях,
когда содержит дополнительные разъяснения
к приложенному документу.
Письмо-сообщение. В
данном виде делового письма дается какая-либо
информация, не требующая ответа или подтверждения
со стороны, которой высылается данное
письмо.
Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о
получении какого-либо отправления или
о том, что ранее составленный документ
остается в силе. Также можно подтверждать
факт либо действие.
Письмо-напоминание. Направляется
в тех случаях, когда не удается получить
ответ с помощью телефонных переговоров
или личных встреч. Оно состоит из двух
элементов: напоминание о выполнении действия;
меры, которые будут приняты в случае невыполнения
ранее заключенного договора или соглашения.
Письмо-приглашение.
Пишется в том случае, когда организация
хочет пригласить другую организацию
на какое- либо торжество или мероприятие.
В данном деловом письме указывается время,
место и дата проведения мероприятия.
Письмо-благодарность.
В данном виде письма выражается благодарность
за выполнение какого-либо рода деятельности.
Гарантийное
письмо. Составляется с целью подтверждения
определенных обязательств и адресуется
организации, либо отдельному лицу.
- Письмо-претензия (рекламация), ответ на него.
Рекламация содержит
претензии к стороне, нарушившей
принятые на себя по договору
обязательства и требования возмещения
убытков. Она может быть предъявлена
в отношении качества, количества
товаров, сроки поставки и т.п.
Рекламация представляется в
письменном виде, с приложением
всех необходимых документов.
Итог.
- Деловая
переписка и деловые бумаги - неотъемлемая
часть деловых отношений, которые имеют
свои правила и установленные формы. Все
деловые бумаги должны быть лаконичны,
конкретны, продуманны и соответствовать
установленным нормам.