Этикет делового письма

Оферта  и ответ на нее. В данном виде письма обычно указывается, на 
каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). В ответе 
выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями.

Письмо-претензия (рекламация), ответ на него. Рекламация содержит 
претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества, количества товаров, сроки поставки и т.п. Рекламация содержит:

• основания для предъявления претензий;
• доказательства произошедшего ущерба;
• конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.

Рекламация  представляется в письменном виде, с приложением всех 
необходимых документов. Если она не может быть урегулирована сторонами, то она переноситься в арбитраж. В ответе на рекламацию сообщается, что: информация принята к рассмотрению; она рассматривается полностью, частично либо отклоняется.

 

Вывод

Итак, на основе вышеизложенного  можно сделать вывод, что при составлении делового письма необходимо соблюдать следующие требования.

Исполнитель должен отчетливо представлять себе сообщение, которое хочет передать, и точно знать, как это выразить в понятной, сжатой и доступной форме.

Письмо должно быть простым, логичным, конкретным и не допускать двусмысленностей. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. Фразы должны легко читаться, нежелательно использование большого количества причастных и деепричастных оборотов.

Письмо должно составляться только по одному вопросу, при этом его текст надо разбить на абзацы, в каждом из которых затрагивается лишь один аспект данного вопроса.

Письмо должно быть убедительным и достаточно аргументированным.

Письмо должно быть написано в нейтральном тоне, нежелательно употребление метафор и эмоционально-экспрессивных фраз.

Объем делового письма не должен превышать двух страниц машинописного текста.

С точки зрения грамматики деловое письмо должно быть безупречным, так как орфографические, синтаксические и стилистические ошибки производят плохое впечатление и действуют на адресата раздражающе.

Деловое письмо должно быть корректным, написано вежливым тоном.

 

Практическое задание

Письмо-оферта с предложением

ООО "Хоум Кредит энд Финанс Банк"

Генеральному  директору 

ООО «Атомпромстрой»

Иванову И.И.

620000 г.Екатеринбург, ул. Ленина, д.7

 

Уважаемый Иван Иванович!

Предлагаем  Вам сотрудничество и партнерскую  программу нашего банка - «Зарплатный проект». В данную программу входит 2 продукта:

ВОХ 199

• Бесплатный выпуск и обслуживание до 99 карт Visa Classic для сотрудников
• Ежедневное начисление 3% годовых на любой остаток по счёту карты Visa Classic

ВОХ 499

- Бесплатный  выпуск и обслуживание до 99 карт Mastercard Standart для сотрудников

• Каждый месяц по 2 бесплатных снятия в любых банкоматах любых банков.

Данный проект предоставляет Вам и вашим  сотрудникам ряд преимуществ:

• Бесплатный выпуск и обслуживание одной карты Visa Gold для Руководителя
• Ежемесячное начисление на положительный остаток – от 3% до 7% годовых на карту
• Бесплатное снятие наличных в более чем 21 000 банкоматах системы ОРС, банкоматах и кассах Банка ХКФБ по всей России
• Бесплатная лицензия и программное обеспечение для обмена информацией с технологией шифрования данных
• Бесплатная услуга «Интернет-Банк»
• Скидки и специальные предложения по картам Банка в более чем 8000 компаниях-партнерах

Просим рассмотреть  данное предложение и сообщить о  Вашем решении в течение 10 дней с момента получения нашего письма.

 

С Уважением

Гельвер Наталья

Управляющий РКО

Екатеринбургского филиала

ООО "Хоум Кредит энд Финанс Банк"

620000 г. Екатеринбург, ул. Декабристов 16/18

тел.: (343) 379-04-02

 

Письмо-ответ на предложение

ООО «Атомпромстрой»

 

Управляющему

Гельвер Н.В.

620000 г. Екатеринбург, ул. Декабристов 16/18

 

Уважаемая Наталья  Викторовна!

 

Подтверждаем  получение Вашего предложения.

В ближайшее  время мы сообщим свое решение  о возможности сотрудничества с  Вами и подключения к зарплатному  проекту.

 

 

С уважением.

Генеральный директор

И.И. Иванов

(343) 322 36 55

 

Список использованных источников

1.   Алехина И. Имидж и этикет в бизнесе. - М., 2003

2.   Венедиктова В.И. Деловая репутация: личность, культура, этика, имидж делового человека. - М., 2003

3.   Ковальчук А.С. Основы имиджелогии и делового общения. - Ростов-на-Дону, 2003

4.   Шеламова Г.М. Деловая культура и психология общения. - М., 2006