Этикет делового письма

Контрольная работа по русскому языку.

Тема № 3. Этикет делового письма

 

Введение

Деятельность делового человека невозможно представить без работы с документами.

Письмо – наиболее массовый способ обмена деловой информацией. Письма составляют большую часть исходящих и входящих документов любой организации.

Деловое письмо является одной из главных частей делового общения. А деловое общение всегда было одним из важнейших составляющих любого бизнеса, главным средством взаимодействия в его рамках и мощным рычагом воздействия одних его объектов на других. Деловые письма имеют определенные правила составления и оформления. Зная эти правила, можно добиться положительного результата при деловом общении.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Функции делового письма

Деловое письмо – это документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

Деловое письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всего, это – информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей.

Письмо обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма.

Письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации - автора документа. [6]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Общие требования к языку делового письма

При составлении делового письма важно соблюдать следующие требования:

- исполнитель должен отчетливо представлять себе сообщение, которое он хочет передать, или вопрос, ответ на который он хочет получить, и точно знать, как это выразить в понятной и сжатой форме;

- текст письма должен быть простым, конкретным, логичным, без двусмысленностей, допускающих несколько толкований, чтобы адресат мог понять его содержание;

- письмо составляется только по одному вопросу. Текст письма разбивается на абзацы, в каждом из которых должен затрагиваться лишь один аспект данного вопроса;

- письмо должно быть убедительным, с достаточной аргументацией;

- письмо пишется в нейтральном тоне изложения, не допускающем эмоционально-экспрессивной окраски;

- объем делового письма, как правило, не должен превышать двух страниц машинописного текста, однако исполнитель ни в коем случае не должен ради краткости жертвовать вежливостью тона;

- письмо с орфографическими, синтаксическими и стилистическими ошибками производит плохое впечатление и раздражающе действует на адресата.

Следует учитывать, что восприятие письма во многом зависит не только от содержания, но и от конверта, бланка фирмы. Деловые письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандартам и имеющих установленный набор обязательных элементов (реквизитов), расположенных в определенном порядке. [5]

 

 

 

 

Этикетные ритуалы делового письма

В письменной речи, в отличие от устной, необходимость использования этикетных средств остается неизменной. В значительной степени оно определяется жанром послания, социальным статусом адресата.

Деловые письма-приглашения и поздравления включают много этикетных фраз. Вместо этикетной рамки в деловых письмах используются обращения: Уважаемый Сергей Александрович! В конце письма перед подписью помещают заключительную формулу вежливости: С уважением; С наилучшими пожеланиями!; Заранее благодарны за ответ! и т.п.

За этими заключительными репликами вежливости следует самоименование должностного лица, подписывающего документ, и его подпись. В самоименование включаются указание на занимаемую должность и название организации, если письмо направляется не на бланке учреждения, в противном случае — только должность. [1, с.19]

Этикетные ритуалы, выраженные глаголами-перформативами, включены, как правило, в устойчивые выражения, как и остальные формулы речевого этикета:

- Благодарю Вас за участие...

- Искренне благодарю Вас за...

- Прошу Вас направить в наш адрес ...

- Желаем Вам успехов и надеемся на будущее сотрудничество ...

К этикетным ритуалам, используемым в деловых письмах, относятся также различные виды похвалы:

- Учитывая Ваш большой вклад а развитие технического прогресса в промышленности... (косвенная похвала)

- Поскольку Ваша фирма является ведущим поставщиком компьютерной техники... (косвенная похвала)

К этикетным ритуалам относят и выражение надежды, уверенности, благодарности в конце письма:

- Надеемся на скорейшее принятие решения ...

- Желаем успехов и надеемся на будущее взаимовыгодное сотрудничество. Надеемся, что наша просьба будет рассмотрена в ближайшее время.

Вежливая форма именования адресата в деловой переписке предполагает использование местоимений "Вы", "Ваш" с прописной буквы.

- Согласно Вашей просьбе высылаем Вам последние каталоги нашей продукции.

- В конце этого месяца мы с удовольствием воспользуемся Вашими услугами.

Нельзя не учитывать эффективность этикетных формул, арсенал которых в русском речевом этикете очень велик. От тона письма во многом зависит успех дела.

Универсальным принципом использования этикетных средств является принцип вежливости. Это особенно важно сегодня, когда официальная переписка начинает носить более личный и динамичный характер. [4]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Основные виды деловых писем

Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управлениями различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения. В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Иногда эти письма называются методическими.

Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного–двух предложений.

Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, а также одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.[2, с.32]

Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.

Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др.

Письмо-предложение (оферта) – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.

Письмо-просьба – деловое письмо, целью которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.

Письмо-заявка – деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией.

Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия. [3]

 

 

 

 

 

Заключение

Составление текста делового письма - всегда акт речевого творчества, каким бы письмо ни было - регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности.

Зная  правила и общепринятые нормы  делового общения, можно правильно  и корректно составлять официальные  письма. Успех в достижении ожидаемого результата во многом зависит от правильности постановления обращения, цели, миссии  и завершения делового письма.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Практическое  задание

Письмо-предложение:

       ООО "Полезные технологии" предлагает мебель для детей.

Для ваших детей  предлагаем удобные растущие парты, компьютерные кресла и стулья, которые регулируются по высоте, а также стеллажи и полки, тумбы и различные удобные аксессуары. Стоимость мебели позволяет ей быть доступной для российского покупателя с различным уровнем достатка. Мебель фирмы полностью соответствует международным стандартам качества, что подтверждается международными сертификатами. Фирма выполняет весь комплекс работ от консультации до монтажа (выезд на замеры, коммерческое предложение, проектирование, 3Dдизайн-проект, подбор материала, изготовление, установка у Заказчика). 

      Наши  преимущества:

     - Немецкое  качество;

     - Конкурентоспособные  цены;

     - Большой выбор  ассортимента;

     - Сертификаты  качества на весь  товар;

     - Гибкие условия  сотрудничества.

     Подробный  каталог и прайс-лист во вложении.

     Приглашаем  Вас в наш офис для обсуждения  возможных вариантов оснащения.

С уважением, Иванов Иван менеджер ООО "Полезные технологии"

Звоните нам  по телефону +7 (495) 11-22-333   и задавайте интересующие Вас вопросы.

Наш адрес: г. Москва, ул. Сибирская, д. 5

Наша электронная  почта: Polesnie.tehnologii@mail.ru

 

 

 

 

Ответное  письмо:

     Уважаемый, Иван!

     Благодарим, Вас  за отправленное письмо. К сожалению, наша школа не может принять  Ваше предложение, так как на  данный момент все кабинеты  школы уже оснащены и в обновлении  оборудования пока не нуждаются.

     С уважением, Петрова Л.В.

    Директор ГБОУ  г. Москва СОШ №123

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

1. Веселов П.В. Аксиомы делового письма: культура делового общения и официальной переписки. М., 1993г.
2. Потунова М.В. Деловое письмо. Что нужно знать составителю. М., 1999г.

 

Интернет-ресурсы:

3. www.help-edu.com
4. www.robotlibrary.com
5. www.student.zoomru.ru
6. www.xreferat.ru