Особенности официально-делового стиля речи. Составление личной документации

Особенности  
официально-делового стиля речи. 
Составление личной документации

 

Введение:

Современный официально-деловой   стиль - это функциональная разновидность русского литературного языка, применяемая в сфере общественных отношений. Весьма своеобразная, лаконичная, не допускающая двусмысленности деловая речь служит средством общения государств, государства с отдельным лицом и обществом в целом; средством общения предприятий, учреждений, организаций; средством официального общения людей на производстве и в сфере обслуживания. Деловая речь безлична, стереотипна, в ней отсутствует эмоциональное начало.

  Функция официально-делового стиля заключается в том, что он придает изложению характер документа и тем самым переводит отраженные в этом документе различные стороны человеческих отношений в ряд официально-деловых.

Каждый человек не раз  сталкивается с   составлением личной документации такой, как заявление, расписка, докладная, объяснительная записка, резюме и т.п. От степени грамотности, точности составления выше перечисленных документов напрямую зависит успешность действенности документа.

Составление личной документации:

При составлении документов личного характера многие сталкиваются с трудностями, связанными со знанием (или, вернее, незнанием) формы документа.

Существуют общие правила оформления документов. Стандартизация формы документа значительно  упрощает работу с массовой документацией – ее составление, оценку, обработку.

 В соответствии с правилами оформления документа его содержание можно разделить на три основные части:

1. заголовочную  часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста: эмблема  организации, наименование организации, ее юридический адрес, Ф.И.О. автора  документа (заявитель, проситель и  др.) название вида (жанра) документа, дата, индекс документа, адресат; заголовок  к тексту);

2. основную  часть (реквизиты: «текст» и «приложение»);

3. оформляющую  часть (реквизиты, расположенные ниже  текста и приложения, т.е. визы, подпись, печать, отметка об исполнении  документа).

 Всякий  документ - сумма постоянных элементов содержания (их называют реквизитами), они зависят от   жанра документа.

  В случае персонального обращения  с просьбами, жалобами, ходатайствами  и т.п. к руководству предприятия  или организации составляются документы  личного характера, автором документа  является его составитель. К таким  документам относятся:

- заявление

- доверенность (личная)

-объяснительная записка

- расписка

- резюме и т.д.;

Текст их может быть произвольным и составляется самим автором, но реквизиты: наименование вида документа, дата, подпись должны быть обязательно  в любом из этих документов.

Заявление – документ, содержащий просьбу лица (лиц) учреждению или должностному лицу.

Реквизиты заявления: название вида документа, дата, адресат (кому), текст, подпись. Заявление составляется рукописным способом.

Доверенность – документ, дающий право доверенному лицу на совершение определенных действий или получение денежных (а также материальных) ценностей от имени доверителя. В доверенности фигурируют два лица: доверитель (лицо, доверяющее что-либо) и доверенное лицо (тот, кому выдана доверенность).

Реквизиты доверенности: название вида документа, дата выдачи доверенности и дата удостоверения подписи доверителя, текст, подпись доверителя и подпись должностного лица, заверяющего доверенность (т.е. удостоверяющего подпись доверителя), печать.

Стоит отметить, что оформленная в нотариальном порядке доверенность является юридическим документом. Действующее законодательство предусматривает несколько видов доверенностей. В зависимости от объема и характера, выраженных в доверенности полномочий различают три вида доверенностей:

- общая (генеральная) доверенность на представление  интересов доверителя во всех  сферах;

- специальная  доверенность на совершение каких-то  однородных действий;

-разовая доверенность на выполнение определенного конкретного действия.

Генеральная доверенность имеет место тогда, когда выдается доверенность на совершение действий, охватывающих всю сферу деятельности юридического лица или на общее управление всем имуществом гражданина. Такая генеральная доверенность выдается руководителю филиала юридического лица, филиал совершает точно такие же действия, как само юридическое лицо, только в меньшем объеме. Поэтому руководителю юридического лица, руководителя филиала выдают генеральную доверенность. Когда гражданин уезжает за рубеж, он может выдать генеральную доверенность на управление всем своим имуществом другому гражданину.

Специальная доверенность имеет место тогда, когда доверенность выдается на совершение какого-то комплекса связанных между собой юридических действий. Скажем, такая специальная доверенность выдается юридическим лицом юрисконсульту для ведения всех дел в арбитраже, не на разрешение какого-то одного действия, а на комплекс действий, связанных с разрешением арбитражного спора.

Разовая доверенность выдается, на совершение какого-то одного действия, одной конкретной сделки (например, получение почтового перевода, подписание договора, составление акта и т.п.) и после его совершения она прекращает свое действие.

Составление доверенности

  В документе указываются:

1) фамилия, имя  и отчество доверенного лица;

2) наименование  должности доверенного лица;

3) вид действий, на совершение которых уполномочено  доверенное лицо;

4) образец  подписи доверенного лица;

5) срок действия  доверенности.

При оформлении доверенности частного лица в документе в обязательном порядке указываются персональные сведения о доверителе (фамилия, имя, отчество, место жительства) и вид действий по доверенности.

Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если же срок действия в доверенности не был указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Недействительна доверенность, в которой не указана дата ее совершения. В отдельных случаях на осуществление действий по доверенности и на оформление самих доверенностей налагается ряд ограничений. Так, доверенное лицо не может совершать действия по доверенности ни в отношении себя лично, ни в отношении другого лица, представителем которого он одновременно является, за исключением случаев коммерческого представительства.

Объяснительная записка - это документ, содержащий должностное сообщение лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу. Объяснительная записка составляется на отдельном листе бумаги и должна быть адресована конкретному должностному лицу (как правило, это начальник отдела или руководитель предприятия).

Сама объяснительная записка состоит из двух частей:

1) фактическая  часть (в ней указываются факты, послужившие поводом к ее написанию)

2) причины, объясняющие  сложившуюся ситуацию, после текста  составителем обязательно указывается  дата и ставится собственноручная  подпись.

В объяснительной записке также обязательно указываются следующие реквизиты: наименование документа, наименование организации, место составления и регистрационный номер. Текст объяснительной записки должен объективно отражать события и факты, давая им четкое объяснение.

Расписка - документ, подтверждающий получение каких-либо материальных ценностей (денег, документов, ценных вещей и т.п.), заверенный подписью получателя.

  Расписка это – односторонний документ с подписью, удостоверяющий факт получения чего-либо (исполнения по обязательству, удостоверения, лицензии, инструктажа по технике безопасности, повестки). Расписка является вспомогательным документом по отношению к договору займа, то есть может быть составлена, но не обязательна. Также расписка может быть выдана для подтверждения факта получения денежных средств за оказание определенных услуг и т.д.

  Расписка служит письменным доказательством, поэтому в суде обычно не оспаривается, за исключением определенных случаев, например, по принадлежности подписи.

Требования к расписке

В качестве основных требований к расписке можно выделить следующие моменты:

-нужно обязательно указать дату и место составления расписки;

-прописать Ф.И.О, полностью, паспортные данные и место жительства заемщика и займодавца;

-указать сумму займа цифрами и прописью;

-в расписке нужно четко обозначить, для каких целей, на основании какого соглашения заемщик получает указанную денежную сумму;

-указать, что у заемщика существует обязанность возвратить эту сумму долга;

-обязательно указать срок возврата займа;

При соблюдении этих условий будет получена возможность требовать возврата денег через суд.

Резюме - это краткое изложение наиболее важных для работодателя фактов биографии, связанных с опытом работы, навыками и знаниями.

Резюме должно быть:

-структурированным (информация должна излагаться в определенной последовательности),

-избирательным (определить цель резюме, написать о том, какую работу Вы бы хотели получить, из своего опыта выбрать только то, что соответствует поставленной цели),

-объективным (реалистичность и объективность, важно обосновать всё, что указано в резюме),

-кратким (объем резюме должен быть 1-2 страницы, информация должна быть краткой, акцентироваться на наиболее важных и значимых для работодателя моментах),

-конкретным (четкость и конкретность в выборе всех формулировок),

-активным (лаконичность, нужно подчеркнуть достигнутые результаты с использованием глаголов действий

-позитивным (концентрируется внимание на достижениях

Заключение:

Итак, официально-деловая речь - один из важнейших стилей русского литературного языка, играющего большую роль в жизни общества. Он строг, официален и по-своему выразителен. Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений. Фактически от рождения и до смерти человек находится в сфере действия официально-деловой речи.

В работе были рассмотрены две особенности официально-делового стиля:

Выражаемое официально-деловым стилем содержание, учитывая его огромную важность, должно исключать всякую двусмысленность, всякие разночтения. Официально-деловой стиль характеризуется определенным более или менее ограниченным кругом тем. Эти особенности способствовали закреплению в нем традиционных устоявшихся средств языкового выражения и выработке определенных форм и приемов построения речи.

Официально-деловой стиль характеризуется:

-высокой регламентированностью речи (определенный запас средств выражения и способов их построения);

-официальностью (строгость изложения; слова употребляются обычно в своих прямых значениях, образность, как правило, отсутствует, тропы очень редки);

-безличностью (официально-деловая речь избегает конкретного и личного).

Практическая часть:

1)Резюме   соискателя на должность менеджера по продажам коммерческой фирмы.

Иванов Иван Иванович

Телефон: 9001234545 (мобильный)

 E-mail:  ivanov@yandex.ru.

Дата рождения: 01.04.1985г .

Цель: должность менеджера по продажам

Образование: 2000-2003гг. Шадринский финансовый экономический колледж филиал федерального бюджетного учреждения высшего профессионального образования при Правительстве РФ (очно).

Специальность: Финансы организаций

Специализация: финансист

2003-2007 – Челябинский Государственный  Университет

Специальность: Финансы и кредит (заочно).

Специализация финансист

Опыт работы:

2008г. – по настоящее время - ОАО «Сбербанк России»

Должность:  менеджер

Должностные обязанности:

— Поиск и привлечение клиентов 
— Работа с клиентской базой и поддержание ее в актуальном состоянии 
— Проведение переговоров с клиентами 
— Составление коммерческих предложений и заключение договоров 
— Выставление счетов 
— Поиск подрядчиков и взаимодействие с ними 
— Составление планов продаж 
— Ведение документооборота в полном объеме 
— Составление отчетов по результатам работы

Профессиональные навыки:

- ПК на уровне опытного пользователя (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access, Internet);

Личные качества:

-клиентоориентированность 

- организаторские способности,

-умение быстро ориентироваться в сложившейся ситуации и самостоятельно принимать решения,

- быстрая обучаемость,

- ответственность,

- коммуникабельность,

- доброжелательность.

Дополнительные сведения:

 Прописка:  

 Проживание:  

 Семейное положение: не замужем, детей нет.

2) Экономист торгового предприятия