Правила выбора состава и числа участников совещания

Правила выбора состава  и числа участников совещания 

Эффективность служебного совещания  во многом определяется оптимальным  подбором его участников. Главной  задачей в этой связи является обеспечение участия тех специалистов, которые заинтересованы и компетентны  в рассматриваемых на совещании  вопросах. Отчасти решение этой задачи зависит от того, насколько будущие  участники готовы к обсуждению проблем  повестки дня. Такая готовность закладывается  через предварительную рассылку достаточно подробной информации о  готовящемся совещании.

Его организаторы требуют, как  правило, участия первых лиц подразделений  организационной структуры. Однако более компетентным в решении  конкретных задач может оказаться  кто-либо из неруководящих сотрудников. Поэтому целесообразно предоставить право руководителю определять, кто будет представлять его подразделение на совещании.

Достаточно распространенной является ситуация, когда большинство участников совещания обсуждает какой-либо «свой» вопрос, а остальные пункты повестки дня находятся вне пределов их компетенции. Рабочее время сотрудников организации используется неэффективно, если они вынуждены присутствовать при рассмотрении всех вопросов совещания. Кроме того, присутствие «лишних» людей поневоле снижает действенность обсуждения проблем.

При разнородной повестке дня, когда затрагиваются вопросы  различных звеньев структуры  организаций, рекомендуется применять  принцип переменного состава  участников совещания. При этом возрастает важность установления и четкого  соблюдения регламента.

Достаточно часто встречается  ситуация, при которой отдельные  сотрудники приглашаются на совещание, но их реальное участие зависит от хода обсуждения того или иного вопроса. При этом заранее неизвестно, в  какой мере приглашенные «на всякий случай» сотрудники будут задействованы  в процессе совещания. Такой подход демонстрирует неуважение к сотруднику, пренебрежительное отношение к  его занятости. Оптимизации состава  участников совещания служит использование  принципа «телефонного расстояния»  до сотрудника, участие которого диктуется  ходом самого совещания и необходимостью получения дополнительной информации от этого сотрудника.

Роль ведущего на совещании 

Эффективный ход совещания  во многом определяется порядком выступлений: от низшей должности участника к высшей, чтобы мнение предыдущего оратора не довлело над последующими выступлениями.

Залогом активности на совещании  является правило, согласно которому должны высказаться все его участники. Это способствует повышенному вниманию к ходу обсуждения проблем. Важное значение имеет четкое выполнение своей роли ведущим совещание. Его роль должна предусматривать недопущение отклонения от цели совещания, обсуждения неподготовленных вопросов. Ведущий должен обеспечивать соблюдение этических норм поведения участников, оказывать влияние на корректность и деловую направленность выступлений.