Речевые клише и канцеляризмы

Следует отметить две особенности языка документации, носящие этикетный характер.

Первая — орфографическая, она связана с написанием с прописной буквы местоимений Вы, и Ваш в качестве вежливого обращения (в письменной речи) к одному лицу.

Вторая этикетная особенность связана с вопросом: от какого лица должно строиться изложение текста в документе — от первого или третьего? Способ изложения от третьего лица — безличный, от имени организации, ее структурного подразделения (типа «Министерство считает возможным...»); в приказах («Приказываю:») или заявлениях («Прошу...») употребляется первое лицо единственного числа; впрочем, автор делового письма может строить изложение и от первого лица множественного числа («Напоминаем, что...») — тем самым он выступает как представитель организации, ее части.

 

 

1.3 Динамика нормы официально-деловой речи

 

Итак, деловая речь есть, по существу, совокупность стандартов письменной речи, необходимых в официально-деловых отношениях. Эти стандарты включают в себя как формы документации (набор, последовательность и расположение реквизитов), так и соответствующие им способы речевого изложения. Тезис о высокой регламентированности официально-деловой речи находит свое подтверждение не только в обязательных требованиях к построению и составлению документов, но и в возможности нормализации — внесения изменений в правила построения и составления документов в процессе их унификации. Это касается обеих сторон документа — его формы и его языка. В настоящее время текстовые и языковые нормы деловой речи испытывают давление со стороны все шире развивающегося способа составления, хранения и передачи документов при помощи электронно-вычислительной техники. Имеет место «автоматизация информационных процессов в аппарате управления».

Одним из результатов этого явилось то, что организационно-распорядительные документы (обслуживающие внутреннюю сторону деятельности организации) стали регулярно включать в схему документа (для всех жанров) реквизит — пояснительный «заголовок к тексту». Такой заголовок выступает по существу как аннотация документа в форме предложно-падежной конструкции: предлог О + название управленческого действия + указание на объект того действия, типа О рекламации партии новых бланков. При вводе документа в компьютер этот заголовок служит базой для превращения предложно-падежного сочетания (О рекламации) в слово-дескриптор1 в именительном падеже (Рекламация ...). По традиции было принято начинать текст акта с текстовой формулы: «Мы, нижеподписавшиеся, ...» (что и было закреплено в ГОСТах); но вот ГОСТ 6.39-72 отменил это привычное начало, регламентировав в данной позиции текста другую текстовую формулу со значением «основание»: «В соответствии с приказом директора завода…»

Таковы те немногие изменения, которые можно наблюдать в последнее время в регламентации языка официально-деловой документации.

 

2. Речевые клише и канцеляризмы

Клише - речевые стереотипы, готовые обороты, используемые в качестве легко воспроизводимого в определенных условиях и контекстах стандарта, - являются конструктивными единицами речи и, несмотря на частое употребление, сохраняют свою семантику.

Примеры:

Представляем Вам на рассмотрение и утверждение ...

Направляем (высылаем, возвращаем) Вам ...

Сообщаем Вам, что в период с … по

Акт составлен комиссией…

Проверкой установлено, что...

Считаем целесообразным...

В соответствии с договоренностью, достигнутой....

Просим Вас рассмотреть вопрос о...

Просим Вас изыскать возможность...

В повседневной деловой обстановке (деловая, рабочая ситуация) также используются формулы речевого этикета. Например, при подведении итогов учебного года, при определении результатов участия в выставках, при организации различных мероприятий, встреч возникает необходимость кого-то поблагодарить или, наоборот, вынести порицание, сделать замечание. На любой работе, в любой организации у кого-то может появиться необходимость дать совет, высказать предложение, обратиться с просьбой, выразить согласие, разрешить, запретить, отказать кому-то.

Приведем речевые клише, которые используются в данных ситуациях.

Выражение благодарности:

— Позвольте (разрешите) выразить (большую, огромную) благодарность Николаю Петровичу Быстрову за отлично (прекрасно) организованную выставку.

— Фирма (дирекция, ректорат) выражает благодарность всем сотрудникам (преподавательскому составу) за…

— Должен выразить учащимся 10а класса (свою) благодарность за…

— Позвольте (разрешите) выразить большую (огромную) благодарность…

За оказание какой-либо услуги, за помощь, важное сообщение, подарок принято благодарить словами:

— Я благодарен вам за то, что…

— (Большое, огромное) спасибо вам (тебе) за…

— (Я) очень (так) благодарен вам! Эмоциональность, экспрессивность выражения благодарности усиливается, если сказать:

— Нет слов, чтобы выразить вам (мою) благодарность!

— Я до такой степени благодарен вам, что мне трудно найти слова!

— Вы не можете себе представить, как я благодарен вам!

— Моя благодарность не имеет (не знает) границ!

Совет, предложение:

Нередко люди, особенно наделенные властью, считают необходимым высказывать свои предложения, советы в категорической форме:

— Все (вы) обязаны (должны)…

— Вам непременно следует поступить так…

— Категорически (настойчиво) советую (предлагаю) сделать…

Советы, предложения, высказанные в такой форме, похожи на приказание или распоряжение и не всегда рождают желание следовать им, особенно если разговор происходит между коллегами одного ранга. Побуждение к действию советом, предложением может быть выражено в деликатной, вежливой или нейтральной форме:

— Разрешите (позвольте) дать вам совет (посоветовать вам)…

— Разрешите предложить вам…

— (Я) хочу (мне хотелось бы, мне хочется) посоветовать (предложить) вам…

— Я посоветовал бы (предложил бы) вам…

Я советую (предлагаю) вам…

Обращение с просьбой должно быть деликатным, предельно вежливым, но без излишнего заискивания:

— Сделайте одолжение, выполните (мою) просьбу...

— Если вам не трудно (вас это не затруднит)...

— Не сочтите за труд, пожалуйста, отнесите...

— (Не) могу ли я попросить вас...

— (Пожалуйста), (очень вас прошу) разрешите мне.... Просьба может быть выражена с некоторой категоричностью:

— Настоятельно (убедительно, очень) прошу вас (тебя)...

Согласие, разрешение формулируется следующим образом:

— (Сейчас, незамедлительно) будет сделано (выполнено).

— Пожалуйста (разрешаю, не возражаю).

— Согласен отпустить вас.

— Согласен, поступайте (делайте) так, как вы считаете нужным.

При отказе используются выражения:

— (Я) не могу (не в силах, не в состоянии) помочь (разрешить, оказать содействие)…

— (Я) не могу (не в силах, не в состоянии) выполнить вашу просьбу.

— В настоящее время это (сделать) невозможно.

— Поймите, сейчас не время просить (обращаться с такой просьбой),

— Простите, ко мы (я) не можем (могу) выполнить вашу просьбу.

— Я вынужден запретить (отказать, не разрешить).

Немаловажным компонентом речевого этикета является комплимент. Тактично и вовремя сказанный, он поднимает настроение у адресата, настраивает его на положительное отношение к оппоненту. Комплимент говорится в начале разговора, при встрече, знакомстве или во время беседы, при расставании. Комплимент всегда приятен. Опасен только неискренний комплимент, комплимент ради комплимента, чрезмерно восторженный комплимент.

Комплимент относится к внешнему виду, свидетельствует об отличных профессиональных способностях адресата, его высокой нравственности, дает общую положительную оценку:

— Вы хорошо (отлично, прекрасно, превосходно, великолепно, молодо) выглядите.

— Вы (так, очень) обаятельны (умны, сообразительны, находчивы, рассудительны, практичны).

— Вы хороший (отличный, прекрасный, превосходный) партнер (компаньон).

— Вы умеете хорошо (прекрасно) руководить (управлять) людьми, организовывать их.

Заключение

Сказанное определяет и требование однозначности, характерное для деловой речи. Отметим в этом плане различие между научной и деловой речью: в первой однозначность необходима, а во второй просто недопустима неоднозначность. Это требование предопределяет использование в деловой речи терминов или терминизированных (близких к однозначным) специальных средств языка (ясно, что эта тенденция органически связана с юридической силой документа, не терпящей двусмысленности); таковы, например: постановление, резолюция — в канцелярском подстиле, истец, ответчик — в юридическом подстиле, свидетельствовать кому-либо свое глубокое уважение — в дипломатическом.

По той же причине характерно стремление не употреблять в деловых текстах лично-указательные местоимения он (она, оно, они), поскольку их использование в контексте — при наличии в нем более одного существительного того же рода — может противоречить требованиям точности и ясности изложения.

Требованием логичности и аргументированности изложения в области синтаксиса деловой речи объясняется обилие сложных конструкций. Имеется в виду большая употребительность сложноподчиненных предложений с союзами, передающими логические отношения (придаточные причины, следствия, условия), продуктивность всякого рода уточнений в тексте (причастные и деепричастные обороты, вставные конструкции), дифференциация смысловых отношений с помощью сложных союзов (типа вследствие того что) и предлогов (типа на предмет чего).

Перечисленные отличительные языковые черты делового стиля (стилистические, лексические, морфологические, синтаксические) органически вписываются в письменную сферу употребления этого стиля, в свойственные ему жанры документации, являются объективным фактом языка, их применение в текстах документов закономерно и закреплено традицией.

Список литературы

 

1.Леонова Г.В. О некоторых особенностях  употребления заимствованных слов  в деловой речи, Секретарское дело. - 1997, №4.

2.Басовская Е.Н. Языковые трудности, связанные с составлением документов, Секретарское дело. - 1997, № 1

3.Культура устной и письменной  речи делового человека: Справочник. - М.: Флинта, Наука, 1997. С. 100

4.Колтунова М.В.  Деловое письмо:  Что нужно знать составителю. – 4-е изд. – М.: Дело, 2000 – 112 с.

5.Культура русской речи. Учебник  для вузов под ред. Граудиной  Л.К., Ширяева Е.Н.

8.Рахманин Л.В. Стилистика деловой  речи и редактирование служебных  документов: Учеб. пособие для сред. спец. учеб, заведений. 3-е изд., испр - М.: Высш. шк., 1988.

6.Федюрко   С.Ю.   О   синтаксисе   делового   письма. Научно-практическая конференция ВВШ МВД России. - Воронеж, 1998, С.80

7.Федюрко С.Ю. Жанр делового письма. Труды молодых ученых ВГУ. Вып.2. - Воронеж, 2001, С. 256-258

9.Федюрко С.Ю. Основные требования  к языку и стилю делового письма. Материалы XXXVI отчетной научной конференции ВГТА. - Воронеж   1998

 

1 Дескриптор - единица информационно-поискового языка, служащая для описания смыслового содержания текста (документа).