Визитная карточка в деловом общении

При деловой встрече с иностранными партнерами первыми, разумеется, визитные карточки вручают хозяева.

Если следовать деловому этикету, то вручение визитных карточек принято сопровождать легкими поклонами. Визитную карточку нужно вручить партнеру так, чтобы он без труда смог прочесть написанный на ней текст. Свою фамилию, особенно если она труднопроизносимая, нужно обязательно произнести вслух. В США, Европе особых регламентаций по поводу вручения визиток  не существует, но, например, представителям ближневосточных стран карточку следует вручать только правой рукой. А, к примеру, в странах Азии, в частности в Японии – обеими руками. Таким образом, при отъезде в другую страну на встречу с деловыми партнерами, обязательно нужно познакомиться с принятыми в данной стране  правилами этикета.

Человек, который принимает визитную карточку, обязательно должен ее прочесть. Это будет некое выражение уважения. Фамилию партнера следует произнести вслух, чтобы быть уверенным в правильном произношении.

Получив визитку, ни в коем случае нельзя делать на ней какие-то пометки в присутствии вручившего, не стоит также вертеть визитку в руках и тем более мять. В процессе разговора с новым знакомым визитную карточку лучше не убирать, стоит  держать ее перед собою на столе или даже в руках. Это, в частности, поможет вам не забыть и не перепутать имя нового знакомого. Но вопиющим знаком неуважения будет забыть на столе карточку или, сразу отойдя от нового знакомого, выбросить ее.

Нужно запомнить: после обмена визитными карточками, на следующий день желательно написать по электронной почте письмо, в котором вы еще раз  можете сказать, что вам было приятно познакомиться и что вы, так сказать, «на связи». Это, безусловно, располагает вашего нового знакомого. Помимо этого, вы напоминаете о себе и представляете себя как  профессионала делового общения.

Если нужно приложить визитную карточку к подарку, то ее вкладывают  прямо в коробку. Визитку вкладывают в конверт только в том случае, если послание носит сугубо личный характер.

Если визитную карточку прикладывают к букету цветов, который посылается по официальному поводу или по случаю праздника, то на визитной карточке, чуть выше имени, нужно сделать короткую приписку. Никакой приписки делать не нужно, если цветы посылаются по случаю похорон. Визитную карточку, которая должна быть в конверте, прикрепляют к упаковочной бумаге, в которую завернут букет.

В некоторых случаях визитную карточку используют в качестве рекомендации. Например, если у делового человека нет времени для составления рекомендательного письма, он может просто передать свою визитную карточку по назначению, написав на ней фамилию человека, которого он  рекомендует.

В случае, если вы хотите пригласить кого-либо на неофициальный прием, нужно имя и фамилию  этого человека вверху на визитке, а внизу указать наименование приема (например: «завтрак» или «ужин»), так же обязательно нужно указать место его проведения, число и время.

В случае, когда происходит, например, перемена адреса, то следует послать деловому партнеру вашу старую визитную карточку и к ней же приложить новую визитку с исправленными реквизитами.

Однако новый номер телефона, в крайнем случае, можно вписать от руки. А вот вписывать от руки, например, новую должность считается неприличным. В таком случае нужно немедленно печатать новые визитные карточки.

Визитные карточки, посылаемые по почте или с курьером, обязательно должны вкладываться в специальный конверт, на котором от руки или на компьютере пишутся имя, фамилия и должность адресата.

В один конверт, разумеется, могут быть вложены визитные карточки, предназначенные нескольким лицам. В данном случае в левом верхнем углу каждой карточки карандашом или ручкой пишется фамилия лица, которому она адресована.

На визитные карточки ответ полагается давать так же визитной карточкой в течение 24 часов после их получения.

 

4. Пометки и надписи на визитных карточках

В настоящее время существуют специальные пометки, которые установлены в международном протоколе сокращений, условно обозначающие повод, по которому посылается визитная карточка. Эти пометки ставятся исключительно в левом верхнем или нижнем углу визитной карточки.

Необходимо знать значения этих сокращений, так как они довольно широко используются в деловой, светской и дипломатической практике. Сокращения являются первыми буквами французских слов, соответствующих тому или иному поводу.

P.F. (pour feter) – «чтобы поздравить с праздником». Своих деловых партнеров обязательно нужно поздравлять по случаю Нового года, Рождества или национального праздника. При поздравлении с Новым годом к надписи P.F. добавляется N.A - P.F.N.A. (pour feter le Nouvel An). Если ваши деловые партнеры прислали поздравления первыми, то следует их поблагодарить и в свою очередь поздравить - P.R.F.N.A. (pour remercier et pour feter le Nouvel An).

P.R. (pour remercier) – «чтобы поблагодарить». Такая надпись пишется в знак благодарности за поздравления, подарки, какие-либо оказанные услуги.  Послать визитную карточку с данной надписью рекомендуется в течение 24 часов.

P.F.C. (pour fairе connaissance) – «чтобы выразить удовлетворение знакомством». В случае, если вы хотите еще раз поблагодарить за знакомство человека, вы можете передать ему карточку с данной надписью.

P.C. (pour condole`ances) – «чтобы выразить соболезнование». Визитку с такой пометкой следует посылать в случае смерти делового партнера.

P.P. (pour presenter) – для представления. В этом случае посылаются две визитки: первая - визитка лица, который хочет быть представлен, вторая -  визитка человека, который хорошо известен тому, кому нужно представить человека. На второй визитке и проставляются буквы р.р., а на визитной карточке представляемого человека  никаких пометок не делается.

P.P.C. (pour prendre conge`) – «чтобы попрощаться». Данное сокращение ставится на визитной карточке, которая отправляется по случаю прощания в связи длительным отпуском или окончательным отъездом из страны.

На визитные карточки с сокращениями p.r., p.p.c. (чтобы поблагодарить, чтобы попрощаться)  можно не отвечать. Но на карточки с сокращениями p.c., p.f. (чтобы поздравить с праздником, чтобы выразить соболезнование)  обязательно нужно послать ответную визитку с надписью p.r., то есть выразить благодарность.

На визитных карточках, которые использует в «своих кругах» часто пишут краткие сообщения, не используя общепринятых сокращений. Надписи указываются на родном или иностранном языке. Стоит запомнить, что текст всегда пишется в третьем лице, а подпись не ставится. Например:

«Иван Иванович Иванов (имя владельца уже напечатано на визитной карточке) сердечно благодарит за поздравление по случаю рождения  его сына».

Но в тех случаях, когда вы пишете близкому другу или хорошему знакомому, можно даже зачеркнуть напечатанное на визитке имя и написать несколько слов от первого лица,  так же разрешено поставить подпись.

 

Заключение

В основе всех общепринятых норм применения визитной карточки  выделяется простое понимание, что ваша визитная карточка - это то, что остается у вашего нового знакомого, делового партнера после встречи с вами. Совершенно неважно, очная была встреча  или вы представились заочно. Визитная карточка должна содержать не только те сведения, которые вы хотели бы о себе оставить. Она так же должна сохранить у вашего партнера тот имидж, который создан вами или к созданию которого вы стремитесь.

Самое главное - стоит помнить, что, например, в России или в ряде европейских стран могут отнестись очень снисходительно к тому, что у вас  нет визитной карточки. Многим будет достаточно записать нужную информацию в своей записной книжке или на листе бумаги. Но в некоторых восточных и азиатских странах отсутствие визитки может неблагоприятно отразиться на вашем личном имидже и имидже вашей компании. Ваш зарубежный партнер может воспринять это как несерьезность отношений или незаинтересованность в продолжении и развитии деловых контактов.

Преимущества визитки, прежде всего в том, что вся необходимая информация (как с вами связаться или где вас найти) умещается на небольшом формате бумаги, который может сыграть в деловой жизни заметную роль.

Визитная карточка может много рассказать о ее владельце, о его социальном положении, о компании, в которой он работает.  К оформлению визитки стоит подойти очень серьезно.  Очень важно изучить этикет использования деловых визитных карточек, чтобы производить хорошее впечатление при знакомстве с новыми деловыми партнерами.

 

 

Список используемых источников

 

1. Подопригора. М. Г. Деловая этика. Учебное пособие. Таганрог: Изд-во ТТИ ЮФУ, 2012.

2. Скаженик  Е.Н. Деловое общение. Учебное пособие. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2006.

3. http://bigideas.ru - Статья «Визитные карточки, которые работают на вас: советы и лучшие примеры»

4. http://azps.ru/ -  Статья «Визитные карточки и их роль в деловом общении». [А.Я. Психология: тесты, тренинги, статьи.]

5. http://provizitki.ru/ - Статья «Визитки и этикет. Надписи на визитках».