Визитные карточки в деловой жизни

Визитная карточка в деловой жизни

«Визитная карточка – важная составляющая бизнеса. Это эффективная и к тому же не дорогая форма рекламы… Карточка – это стратегическое оружие. Она влияет на развитие бизнеса еще долго после того, как вы ее кому-то дали. Не жалейте карточек…Ответ на вопрос: «Чем вы занимаетесь?» должен лежат у вас в кармане…»

Кристи Ли «Законы бизнеса»

Введение

К сожалению, многие из нас не отдают должного вниманию визитной карточке и правилам ее вручения. А между тем, возникновение самой визитной карточки имеет свою историю, и правила этикета вручения и оформления карточки оттачивалось не днями, а целыми веками. Менялись века, правители, социальные слои, а вместе с ними менялся и внешний вид самой визитной карточки. Но внешние изменения не изменили самой сути визитки – представление и напоминание о себе собеседник.

История возникновения визитной карточки

Возвращаясь к истории возникновения визитной карточки, можно смело сказать, что первые визитки появились более 2500 лет назад в Китае. Именно в это время было зафиксировано первое появление прародителей современных визитных карточек – тонких бамбуковых дощечек для письма. На одной из сторон таких дощечек вертикально наносился текст, в котором указывалось лицо, подающее прошение или делающее визит, кратко излагалась просьба или тема визита. В III веке до н.э., бамбуковые дощечки для письма были заменены на другой материал – шелк.

Естественно такие карточки не могли быть универсальными, поскольку изготовлялись каллиграфами индивидуально по каждому случаю, и к тому же стоили больших денег.

Позднее, в середине XVII века во Франции, во времена Людовика XIV, появились визитные карточки более похожие на современные – из картона. Великолепие и роскошь французского двора послужило для введения в светский этикет карточек для визита – carte de visite. Из довольно заурядных картонок carte de visite превращаются в подлинные шедевры графического искусства и являются прекрасным дополнением к лоску, титулу и положению своего владельца. Говоря современным языком, карточка для визита – является неотъемлемой часть имиджа высокопоставленного французского дворянина.

В России первые визитные карточки появились во времена правления Екатерины Великой. Визитная карточка, или как ее называли в «народе» - визитный билет, продолжала оставаться отличительным знаком лиц благородного происхождения. Не каждому было дозволено иметь визитный билет.

Время шло, все менялось, менялось и отношение к визитной карточке. В начале XIX века в обществе стали очень популярны утренние визиты к родственникам, знакомым и сослуживцам. И примерно во второй половины XIX века такие визиты становятся обычаем. Визитная карточка же становится неотъемлемой частью таких визитов. Таким образом, визитка становиться частью светского этикета. Знание правил вручения визитных карточек становиться таким же обязательным, как и знание пользования столовыми приборами.

Своим выход в «люди», а точнее в деловые люди, визитка обязана возросшей роли буржуазии в обществе в конце XIX века. Недаром английское название визитной карточки – business card - в дословном переводе означает «деловая карточка», и способствует не только церемониалу представления, но развитию деловых связей.

К сожалению, в послереволюционной России, визитная карточка надолго уходит в «подполье», как пережиток буржуазии. В советские времена применение визитных карточек относится только к дипломатическому протоколу и внешнеэкономической деятельности. Культура визитных карточек в это время не понятна и неизвестна обычному советскому человеку.

Возрождение этикета визитной карточки в России началось с развитием предпринимательской деятельности в нашей стране в конце 80-х годов прошлого столетия. В этот период визитка снова начинает занимать свое место в сфере деловых коммуникаций.

Виды визитных карточек и функции

Визитная карточка – одно из составляющих имиджа фирмы и личного имиджа ее владельца. Она является не только выражением индивидуального стиля и вкуса человека, но и фирменного стиля компании.

На сегодняшний день, можно выделить три основные вида визиток:

- личная визитная  карточка, как правило, она содержит имя и фамилию владельца. Телефонные номера, должности и адреса в ней не обязательны. Такая визитка характеризуется достаточно свободным стилем исполнения.

- деловая визитная карточка, здесь в обязательном порядке указываются имя, фамилия, должность, название и реквизиты компании. Используется фирменный стиль компании, логотип и т.д. Как правило, такая визитная карточка выполняется в строгом стиле.

- корпоративная визитная карточка, которая не содержит имени и фамилии. В ней указывается сфера деятельности фирмы, перечень услуг, контактные телефоны, карта проезда, адрес веб-ресурса, фирменная символика. Такая визитка несет рекламный характер, и в основном используется на выставках. Часто такие визитки делают двусторонними, или в виде книжечки.

Кроме того, существуют еще стандартная визитная карточка сотрудника фирмы; представительская карточка сотрудника фирмы; семейная визитная карточка; визитная карточка фирмы.

Функции современных визитных карточек:

1) представление деловых партнеров;

2) подтверждение заинтересованности в последующих деловых контактах;

3) информирование о фирме, направлениях ее деятельности;

4) осуществление деловых контактов между партнерами (например, при сопровождении подарка, цветов и т.п.).

Надписи на визитках

Мало кто знает, что вполне этично на визитках делать записи. Вполне допустимо сделать надпись на визитке при ее получении от другого человека. А если визитка является односторонней, то обратная чистая сторона специально предназначена для записей.

Однако, при том, что надписи на визитках допустимы, считается плохим тоном иметь визитку с исправлениями, в том числе телефона, адреса или электронной почты.

При передаче визитки через курьера или при другом случае, когда визитка не вручается лично, широко применяются стандартные сокращения французских слов. Специальные обозначения пишутся на оборотной стороне визитной карточки в левом нижнем углу карандашом.

Р.Р. (рour presentation) – «для представления». Эту надпись делают с целью знакомства, рекомендации. Визитку с такой пометкой вкладывают в конверт с рекомендательным письмом.

P.F.C. (рour faire connaissance) – «по поводу знакомства». Визитку с такой надписью можно послать после уже состоявшейся встречи с партнером, и это будет свидетельствовать о заинтересованности во встрече и серьезном отношении к партнеру.

P.P.C. (pour prendre conge) – «по поводу прощания». Такая надпись уместна на визитке, отсылаемой для извещения об отъезде, если вы желаете попрощаться заочно, не имея возможности сделать это лично. Часто наши бизнесмены, бывая за рубежом и устанавливая связи и партнерские отношения, уезжают, не попрощавшись с новыми партнерами  и не известив их об отъезде, - это выглядит некрасиво и не способствует закреплению контактов.

P.F. (рour fete) – «к празднику». Визитная карточка с этой надписью может дополнить подарок, букет цветов, образец продукции, которые вы отсылаете по случаю какого-нибудь праздника в деловой или в светской жизни. В том случает, если ваши отношения строго официальны, она может заменит поздравительную открытку.

P.F.F.N. (рour faire fete nationale) – «по случаю национального праздника». Не забывайте поздравлять своих зарубежных партнеров с их национальными праздниками. Уважение к национальным традициям и праздникам поможет вам выглядеть в глазах зарубежных коллег надежным и внимательным партнером

P.F.N.A. (рour fete Nouvel An) – «по случаю Нового года». Если же вы от своих партнеров уже получили визитку с поздравлением, то, желая поблагодарить за это и поздравить одновременно, используйте надпись P.R.F.N.A. (рour remercier er fete Nouvel An) – «с благодарностью и новогодними поздравлениями»

P.R. (рour remercier) – «с благодарностью». Визитка с этой надписью может заменить благодарственное письмо после получения подарков, цветов, рекламных материалов, оказания каких-либо услуг, а также после посещения приема.

P.C. (рour condoleances) – «соболезновании». Такую визитную карточку можно отправить вместе с цветами, денежным вкладом или вместо письма по случаю смерти кого-либо из партнеров, его родственника или сотрудника, а также по поводу национального траура и других трагических событий.

P.R.V. (рour rende visite) - визитку с такой надписью вы вкладываете в конверт с ответом на приглашение, подтверждая, что оно принято, и вы готовы к визиту.

Вам не обязательно знать, как звучать эти слова, главное запомнить значение этих сокращений – это международная символика, которая понимается во всех странах мира.

Визитные карточки с буквами P.R, P.P.C. принято оставлять без ответа. В ответ на визитки с сокращениями P.C., P.F.C. посылают свою визитку с буквами  P.R.

Правила оформления визитных карточек

В мировой бизнес-практике действуют следующие правила офор­мления визитных карточек, принятые в светском этикете:

• бумага должна быть плотной, высокого качества, размером приблизительно 5 х 8 см (впрочем, размер и шрифт визитной кар­точки не регламентируются, они зависят от местной практики и вкуса владельца);

• бумага должна быть белого или светлого цвета;

• текст должен быть простым, легко читаемым, шрифт — чер­ного цвета, без золотых напылений, «украшений» и различных экзотических оттенков. Чем проще карточка, тем больше в ней элегантности и достоинства.

Шрифт на деловой визитке должен быть простым и удобочитаемым, а не каллиграфическим. Вторая сторона визитки должна быть обязательно чистой, что бы собеседник мог оставлять на ней пометки и записи. Если вы поддерживаете свой бизнес не только с российскими партнерами, но и зарубежными, то следует имеет комплект визиток на наиболее распространенном языке межнационального общения - английском языке. Но в случае, если вы постоянно сотрудничаете с представителями какой-либо страны, будет особым знаком проявление уважения к зарубежным деловым партнерам, если вы сделаете визитные карточки на их родном языке. Особенно это ценится в странах Востока: Японии, Китае.

Двусторонняя визитка, где одна сторона на русском языке, а другая на иностранном – признак дурного тона и экономии денег. Кроме того, вы лишаете своего партнера возможности делать записи на визитке, что является немаловажным, так как у визиток есть свой язык.

Обмен визитками

Одной из частей делового этикета является церемония обмена визитками. Визитные карточки чаще всего вручают лично. В этикете действует принцип старшинства. При знакомстве первым вручает свою визитную карточку тот, чей ранг, должность ниже. Если социальный статус собеседников равным, первым предлагает визитную карточку младший по возрасту. Так же при равенстве рангов во внимание принимается сначала возраст, затем учитываются женские привилегии. Если возраст и должность одинаковые, то есть симметричное общение, то большую оперативность может проявить более вежливый, более активный или более заинтересованный человек.

Получая визитную карточку, изучите ее и сразу не убирайте, а уточните изложенную на ней информацию, например, фамилию и имя своего бизнес партнера. При вручении своей визитки зарубежному партнеру, стоит четко и не спеша произнести свою фамилию и имя. Это делается для того, чтобы в дальнейшем не было затруднений при общении между партнерами. И ни в коем случае не мните и не играйтесь врученной визитной карточкой. Такими действиями вы можете сильно обидеть своего собеседника.

В начале деловой встречи визитные карточки сначала вручают хозяева, затем гости. При передаче визитки ее поворачивают шрифтом от себя, давая возможность деловому партнеру сразу прочить имеющуюся на ней информацию. Такое вручение свидетельствует об учтивости и вниманию к получателю. Партнерам из восточных стран визитную карточку передают двумя руками с вежливым поклоном, и чем важнее персона, тем ниже должен быть поклон. Представителям Азии визитку, так же как и подарки, вручают только правой рукой. По местным традициям левая рука считается «нечистой».

После процедуры обмена визитками, целесообразно разместить их на столе перед собой в том порядке, в каком сидят партнеры, что бы правильно произносить и не путать имена.

Визитки за рубежом

Этикет визиток в Китае1.

Имейте при себе двухсторонние визитки, на одной из сторон которой текст переведен на китайский с использованием упрощенных китайских иероглифов, которые печатаются в золотых красках и цветами сочетающимися с золотым.

Позаботьтесь о переводе на местные китайские диалекты, такие как, кантонский или мандаринский.

Ваша визитная карточка должна включать имя вашей компании. Если Ваша компания является старейшей или крупнейшей в вашей стране, то следует отметить это на визитке.

Держите визитную карточку обеими руками, когда предлагаете ее.

Никогда не делайте записей на визитных карточках, если вас об этом не попросит сам хозяин визитки.

Этикет визиток в Индии2.

Если у вас есть высшее образование или честь, Укажите его на вашей визитной карточке.

Всегда используйте правую руку, чтобы вручить или получить визитку.

Визитные карточки можно не переводить на Хинди, так как Английский язык широко используется в деловом сообществе Индии.

Этикет визиток в Великобритании3.

Можно немного расслабиться перед деловой поездкой в Великоблитанию.

В Великобритании не считается плохим даже складывать визитки в карман. Визитные карточки должна быть чистыми и презентабельными.

Не считайте себя обязанным дать визитки всем, с кем вы встречаетесь, так как от вас этого никто не ждет.

Визитки в Японии1.

Обмен визитками в Японии - это целая церемония.

Не пожалейте денег на очень качественные визитки - это хорошие инвестиции.

Всегда держите ваши визитные карточки в идеальном состоянии.

Обращайтесь с визитными калточками очень бережно, как будто это часть человека. Убедитесь, что на вашей визитной карточке указана информация о фирме и вашей должности. В японии очень важны статус и иерархия.

Визитные карточки, которые Вам вручают двумя руками вы можете принять только одной. И это важно.

Во время переговоров, можете разложить предложеные вам визитки на столе в том порядке, как сидят перед вами их владельцы, чтобы не путать собеседников, если вы не можете сразу запомнить их мимена.