Анализ деятельности предприятия

3. АСОИ НА ПРЕДПРИЯТИИ ООО «Нефть-Сервис»

3.1. Обоснование цели создания АСОИ

Из результатов исследования прошлой и настоящей деятельности «ООО Нефть-Сервис» вырисовывается следующая картина:

Действия фирмы направленные на повышение объемов продаж (первый фактор) и понижения себестоимости (третьего фактора) вступают в противоречия  друг с другом. Таким образом на стыке проблем повышения ассортимента и увеличении затрат труда на управление им возникает необходимость автоматизации ручной работы, что также повышает уровень управленческого звена, оперативность работ, усиливает контроль, сокращает затраты труда и является реализацией инновационной косвенной деятельности направленной на решение проблем связанных со вторым фактором.

Хотя автоматизация деятельности предприятий встречается старшим поколением не всегда позитивно, тем не менее, сегодня управление предприятием без компьютера просто немыслимо. Компьютеры давно и прочно вошли в такие области управления, как бухгалтерский учет, управление складом, ассортиментом и закупками. Жизнеспособность и развитие информационных технологий объясняется тем, что современный бизнес крайне чувствителен к ошибкам в управлении. Интуиции, личного опыта руководителя и размеров капитала уже мало для того, чтобы быть первым. Для принятия любого грамотного управленческого решения в условиях неопределенности и риска необходимо постоянно держать под контролем различные аспекты финансово-хозяйственной деятельности, будь то: торговля, производство или предоставление каких-либо услуг. Поэтому современный подход к управлению предполагает вложение средств в информационные технологии. И чем крупнее предприятие, тем серьезнее должны быть подобные вложения. Они являются жизненной необходимостью - в жесткой конкурентной борьбе одержать победу сможет лишь тот, кто лучше оснащен и наиболее эффективно организован.

3.2. Задачи системы автоматизации учета и анализа ассортимента товарной продукции

Итак, на предприятии ООО «Нефть-Сервис» поставлена цель создания автоматизированной системы учета и анализа ассортимента товарной продукции (далее просто продукции). В соответствии со своими функциями в процессе работы  менеджеру по учету продукции предстоит решать следующие задачи:

   приемка продукции на склад предприятия

   занесение соответствующих записей в карточки складского учета

   выдача продукции со склада по требованиям руководителей и заказчиков с выпиской счетов

   учет остатков продукции

   контроль за исполнением обязательств перед клиентом

   участие в разрешении конфликтов связанных с браком товаров

   предоставление обобщенной информации о продажах того или иного вида товаров за определенный период времени.

   предоставление отчетов по всей номенклатуре ассортимента и его реализации с указанием доли каждого товара в общем, объеме продаж за квартал.

   участие при составлении плана производства

Федеральный закон "О бухгалтерском учете" указывает на три стоящие перед учетом задачи (пункт 3 статьи 1):

   формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям отчетности - руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним - инвесторам, кредиторам и другим пользователям отчетности;

   обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации, при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

   предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и  выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Все задачи учета по причинам, обусловившим их возникновение, возможно подразделить на несколько групп.

1) Технологические ‑ зависят от технологических аспектов учета. Традиционный учет ориентирован на обработку информации на бумажных носителях. Сделки во всех областях хозяйственной деятельности заключаются, как правило, в письменной форме - на бумаге. Отсюда задачами специалиста по учету, а в лице и самого учета, становятся:

   во-первых, регистрация информации, т.е. ее ввод с бумажных носителей, созданных на другом предприятии, в собственную систему учета;

   во-вторых, перевод информации из собственной системы учета на бумажный носитель ‑ для того, чтобы совершенную сделку могло зарегистрировать в своей системе другое предприятие.

Если бы технология совершения сделок была иной ‑ к примеру, сделки сразу регистрировались бы в электронной форме, подобных задач перед специалистом по учету не было.

Законодательство требует предоставлять информацию на бумажных носителях, что делает необходимым для работников предприятия перевод ее на бумагу. Как только законодательство разрешает предоставлять информацию в электронном виде, соответствующим образом меняются и задачи специалиста по учету: если бы система самостоятельно пересылала информацию по месту требования, задача специалиста по учету ограничилась бы формированием такой информации; если бы система еще и самостоятельно вычисляла информацию, круг технологических задач, стоящих перед бухгалтером, еще более сузился бы и сводился бы к регистрации информации.

2) Алгоритмические ‑ зависят от используемых в учете алгоритмов.

Под алгоритмом понимаются правила исчисления какой-либо величины, получения результата. Информация предоставляется заинтересованным лицам в виде отдельных порций, исчисляемых последовательно и по определенным правилам. Кроме того без получения промежуточных итогов обычно невозможно получить искомого результата.

Обязанностью специалиста по учету при достижении стратегической цели оказывается исчисление каждого промежуточного итога, наличие которого определяется применяемым в каждом случае алгоритмом. Например, для определения финансового результата (прибыли или убытка) необходимо предварительно вычислить все доходы и все расходы, которые, в свою очередь, состоят из различных, неоднородных величин и требуют своего исчисления на более низком уровне.

Организация учета. Налаживание учета только недавно стало рассматриваться в качестве одной из приоритетных составляющих процесса производства продукции и услуг, так как провалы многих инвестиционных проектов обусловлены отсутствием или некорректностью управленческой информации.

Системы управленческого учета существенно отличаются от бухгалтерских систем как по охвату, так и, самое главное, по целям и принципам своего функционирования. Если бухгалтерский (финансовый) учет предназначен для оценки результатов работы предприятия внешними институтами -акционерами, кредиторами, госструктурами, то управленческий учет связывает процесс управления и бизнес-процессы на самом предприятии. Он обеспечивает управленцев предприятия информацией по всем вопросам хозяйственной деятельности, необходимой для принятия ими управленческих решений. Главным принципом учета является целесообразность и полезность генерируемой информации для внутреннего управления.

С переходом к рыночным отношениям на передний план управления предприятием выдвинулись принципиально новые задачи, для решения которых традиционные системы не приспособлены. Это определение действительно рентабельных видов продукции для оперативного изменения номенклатуры выпуска; определение эффективности работы отдельных подразделений предприятия; определение реальной выгодности для предприятия того или иного покупателя и дифференциация на основе этого сбытовой политики; определение оптимального уровня контроля над каналами сбыта и т.д.

Такие вопросы можно решать только на базе специально организованного учета. Причем значимость его настолько велика, что многие компании пошли по пути организационного выделения работников, занятых учетом.

Рассматривая практические аспекты построения учета на предприятиях, необходимо четко различать методологическую базу и процедурно-техническую сторону организации учетной функции. Если в первом случае речь идет о выборе той или иной методологии или концепции учета, то во втором - о том, как процедурно построен этот учет и какими техническими средствами он осуществляется (вручную или с помощью компьютерной системы). При этом обе стороны имеют самостоятельное значение и могут весьма существенно влиять друг на друга. Так даже использование самых мощных компьютерных систем не обеспечит адекватную управленческую информацию, если методология учета затрат, применяемая на предприятии, является устаревшей. Вместе с тем попытки внедрения самой современной и точной методологии учета в бумажном варианте могут оказаться совершенно неоправданными из-за своей колоссальной трудоемкости и соответствующих издержек.

Методологические аспекты учета. В концептуальном плане учет может быть построен на основе различных методик, но в любом случае система должна предоставлять аналитическую информацию в разрезе ее различных видов.

К традиционным объектам, по которым определяются затраты, могут относится как отдельные подразделения, участки, переделы, так и отдельные заказы, партии, виды выпускаемой продукции и предоставляемых услуг.

Ключевым вопросом для методологического построения системы учета является выбор методики распределения накладных расходов. В этом плане обычно выделяют:

   метод полного распределения затрат. При этом традиционно используется метод общих накладных расходов по подразделениям, метод исчисления накладных расходов по центрам ответственности;

   метод исчисления себестоимости по прямым затратам (директ-костинг - direct-costing);

   маржинальный подход.

Практически всегда в систему учета входит блок, основанный на нормативно-сметном методе (стандарт-костинг - standart-costing). Этот блок является основой для планирования затрат, бюджетирования и управления затратами по отклонениям.

Компьютерные информационные системы учета. Развитие компьютерных информационных систем поставило учет на качественно новую техническую основу и тем самым придало мощный импульс процессам его реорганизации на предприятии. Внедрение таких систем вполне можно отнести к разряду технической революции в области учета, и ее последствия выходит далеко за чисто технические рамки.

Главное, что внесли компьютерные системы в сферу учета, это принципиально возросшая оперативность и математическая точность обработки огромных массивов управленческой информации и связанные с этим новые возможности аналитики (включая многомерный анализ).

3.3. Постановка задачи «Расчет оборотов по каждому товару с условием отбора по клиенту»

3.3.1. Организационно-экономическая сущность задачи.

Задача относится к автоматизированной системе учета и анализа ассортимента товарной продукции.

Задача решается по требованию с целью выявления спроса реализовываемой продукции в территориальном и временном аспекте. То есть, как уже говорилось во второй главе данной работы, предприятие планирует расширять собственную сеть розничной торговли. Поэтому возникла необходимость в изучении спроса по каждому виду продукции с целью дальнейшего проектирования мощностей как новых, так и действующих торговых точек.

Результаты решений задачи предназначены для планово-экономического отдела.

3.3.2. Входная информация.

Входные данные для решения задачи «Расчет оборотов по каждому товару с условием отбора по клиенту» представлены в таблице 10.

Таблица 10

Перечень используемых реквизитов