Басқарудағы ақпарат жүйесі

Басқарудағы ақпарат жүйесi - басқарушыға  өз жұмыc орнындағы жағдайларға байланысты қабылданатын шешiмдердiң баламаларын  жобалаудың арнайы жабдықтарын жедел  түрде eмін-еркiн пайдалануына мүмкiндiк  беретiн үлкен жүйе. Басқарудағы  ақпарат жүйесi 1970 жылдары шешiм  қабылдауды қолдау жүйесiнiн; (ШҚҚЖ) концепциясы  пайда болғаннан берi ерекше статус алды.

Шешiм қабылдау ақпараттың саны мен  сапасынан тәуелдi болғандықтан, олар өзара тiкелей және кepi байланыстағы күрделi жүйенi құрайды.(2.3 -сурет)

Бұл жағдайдан шешiм қабылдау үрдiсiнiң  ақпараттық сипатын байқауға болады.

Қандай да бiр қағидаға сәйкес таңдалынған  шешiм оңтайлы болады.

Сурет 2.3. Шешім қабылдаудағы ақпарат  ағыны.

Басқару жүйесiне қатысты шешiм қабылдау барысында шешiмдi қабылдаушының мiндетiне - жүйенi қайткен кезде де алға қойылған мақсаттарға жеткiзу жатады десек, сол мақсаттардың өзiне де қағида қойылады. Бұл қағидаларды былай атауға болады:

-мақсат орындалуына тиiстi, қол  жетерлiктей мүмкiндiк те болуы  тиiс; 

-мақсат кейде орыналмауы да  мүмкін (шектеулi) жағдайлар болады;

-дегенмен алға қойылған ең  басты бiр ғана мақсат болуы  тиiс. 

Әдетте ең басты мақсатқа жету үшiн  оған қатысты бiрнеше iшкi мақсаттар  қойылып, солар арқылы ғана ең басты  мақсатқа жеңілiрек жетуге болады.

2.4- суретте шешім қабылдау барысындағы ақпаратты өңдеу үрдісінде оны іздеуден бастап, нәтижелі шешім шыққанға дейінгі сатыларды байқауға болады. 

Айталық, М-мақсаттар жиыны деп  ұйғарайық. Ол жиынның iшiнде кiшi немесе ipi мақсаттар секiлдi қатынастар тәртiбi болсын. х-кiшi мақсат болса, y-ipi мақсат деп ескерейiк. Яғни, х у немесе у мақсатына жету үшiн алдымен х мақсатын орындау қажет. Осы қатынас келесi тәpтiптегi аксиомаларды қанағатандырады:

- ассиметриялық: егер х у және у х болса, онда х және у мақсаттарына жетудiң, шартына х, у мақсаттарының тек өзара сәйкес (бiрдей) болуы жатады. Бiрақ, бұл мақсаттар өзара сәйкес емес деген ұйғарымға қайшы келедi;

- транзитивтiлiк: егер х у, у z болса, x z;

- рефлексивтiлiк: x x, себебi х мақсатына жету үшiн х мақсатына жету керек. Демек, мақсаттар жиыны М-реттелген болады.  

Сурет 2.4. Шешім қабылдау үрдісі.

Басқарудағы ақпарат жүйесi жүйелiк  ыңғай әдiстемесiн қолданып, шешiм  қабылдау технологиясын меңгеру  арқылы тұрғызылатыны белгiлi. Mұндағы концептуальдi негiзде Г. Саймонның  шешiм қабылдау үлгiсi жатады. Г.Саймонның  пiкiрiнше шешiм қабылдау үрдiсi үш сатыдан тұрады:

- ақпараттық;

- жобалау;

- таңдау.

Ақпараттық сатыда шешім қабылдауды қажет ететін орта зерттеліп, құбылыстар мен шарттар анықталады.

Жобалау сатысында мүмкін болатын  қызмет бағыттары өңделiп, бағаланады. Бұл сатыдағы құбылыстар бағдарламаға көнетін және көнбейтiн болып келедi. Бағдарламаға көнетін құбылыстар алдын-ала алгоритмдiк шешiмдер бойынша анықталады. Егер алдын-ала шешiм қабылдау мүмкін болмаса, яғни құбылыстар тосын оқиғалардан тәуелдi болса, басқарушы компьютерлiк ақпарат жүйесiмен пiкiр алмасу арқылы шешiмдi тұжырымдайды. Бұл жерде интерактивтi және автономды шешiм қабылдау мен сараптау жүйелерi пайдаланылады. Талдау сатысында нақты балама iрiктеп алынып, негiзделедi және жүзеге асырылуы бақыланады. Басқарушыға ақпарат жүйесiнiң осы сатысы қызмет бағыттарының дұрыс таңдалуына жеңiлдiк жасап, ондағы шешiмдердiң орындалуын бақылау үшiн кepi байланыс орнатады. Әдетте шешiм топтасқан басшылар тәртiбiнде қабылданып, онда арнайы мамандандырылған басқару үлгiсi қолданылады. Мысалы, компьютерлiк Врум Йеттон үлгiсi осындай шараны атқарады. Топтасып шешiм қабылдаудың тиiмдiлiгiн арттыру үшiн арнайы әдiстер - «мимен шабуыл», атаулы «номиналды топтар әдiсi» және т.б. мен компьютерлiк қолдау - электронды кездесулер, топтық шешiмердi қабылдаудың ақпарат жүйесi пайдаланылады.

Атаулы топтар әдiсi (АТӘ) әдеттегi әдiстерге к:арағанда тиiмдiрек. Онда келесi сатылар  қарастырылады:

• мәселенi топтың әрбiр мүшесi жазбаша және тәуелсiз түрде баяндайды;
• барлық ой-пiкiрлер жинақталып, топқа таныстырылады (ақпараттық саты);
• топта әрбiр ой-пiкiр талқыланып, бағаланады (жобалау сатысы);
• әрбiр адам тәуелсiз түрде барлық ой-пiкiрлерден ранг тұрғызып, салыстырады да, топтық шешiм қабылданады (талдау сатысы).

Басқарудағы ақпараттық талап оның деңгейлерiне байланысты.

Стратегиялық жоспарлау мен  бақылауды жоғарғы деңгейдегi басқарушылар атқарып, онда ұзақ мерзiмдi мақсаттар  мен ұйымдастыру талаптары, стратегияларды бақылау жүргiзiледi; тактикалық жоспарлау  мен бақылау орта деңгейдегi басқарушыларға сәйкестендiрiлiп, онда қысқа немесе орта мерзiмдiк жоспарлар, iшкi мақсаттар, iшкi бөлiмшелер стратегиясы мен бағыныштылар жұмысын бақылау жүргiзiледi; ал, жедел жоспарлау мен бақылауда қысқа мерзiмдiк жоспарлар мен бағдарламалардың, қорлардың қолданылу барысы мен жұмысшы топтардың тапсырманы орындауын қадағалайтын жедел басқарушылар қалыптасады.

Басқарудың әрбiр деңгейi өзiне сәйкес ақпарат жүйесiмен жабдықталуы  тиiс. Басқару барысында басқару  функциялары жүзеге асырылады. Оларға басқару теориясында қарастырылатын функциялар: жоспарлау, ұйымдастыру, мамандарды басқару, жетекшiлiк, мотивация, бақылау  жатады.

Жоспарлау барысында телекоммуникация қажет және электронды кестелiк кеңсе  жүйелерi, графикалық жабдықтар қолданылып, таңдау әдiстерi, статистикалық әдiстер, трендтер негiзiнде талдау мен жобалау  жабдықтары, оңтайландыру әдiстерi мен  параметрлердi ipiктey жабдықтары да басқарушылар қызметiнде қолданылуы тиiс.

Мамандарды басқару функциясында мамандар мен жұмысшыларға арналған мәлiметтер қоймасы тұрғызылады. Онда бiлiм деңгейiн тексеру, мiнез-құлық  пен қабiлеттiлiктi сипаттау жайындағы  бағдарлама-тестер қамтылады.