Документооборот на предприятии

 

· гибкость, когда организацию работы с отдельными видами документов и  стандартные маршруты их движения могут  по решению уполномоченных должностных  лиц предприятия вноситься мотивированные изменения временного характера  в целях сокращения сроков прохождения  документов.

 

2.3 Средства автоматизации документооборота

 

Программные средства, используемые для автоматизации документооборота, достаточно условно можно разделить  на четыре категории:

Системы Workflow. ²

Системы коллективной работы пользователей  над документами.

Системы, предназначенные для хранения и поиска документов.

Системы электронной почты.

 

 Очевидной тенденцией развития  систем автоматизации делопроизводства  и документооборота является  интеграция всех перечисленных  систем. Основные функциональные  возможности типовой системы  данного класса можно определить  следующим образом:

Прием и обработка поступающей  документации,

Регистрация внутренних и внешних  документов,

Подготовка и рассылка исходящих  документов,

Оперативный контроль исполнения документов,

Организация процедур согласования и  визирования документов,

Автоматическое создание документов на определенных этапах выполнения бизнес-процесса,

Автоматическое заполнение реквизитов документов,

Организация сквозного документооборота между отдельными подразделениями  предприятия (в том числе территориально удаленными),

Ведение электронного архива,

Ограничение доступа к документам, разграничение прав доступа к  документам в соответствии с должностными инструкциями сотрудников, обеспечение  сохранности документов,

Возможность подготовки стандартных  отчетов и отчетов, сформированных по запросу пользователя,

Возможность работы с документами  удаленных пользователей по каналам INTERNET/INTRANET,

Наличие дополнительных сервисов, например, автоматическая рассылка уведомлений, возможность работы с графической  информацией (чертежами, схемами и  др.).

 

Делопроизводство - документационное обеспечение деятельности предприятия. Автоматизация делопроизводства и  переход к безбумажным технологиям  является основой автоматизации  документооборота (хотя зачастую четкую границу между автоматизацией делопроизводства и документооборота провести трудно).

 

В традиционном делопроизводстве обычно выделяют три группы задач:

Документирование (процессы составления, оформления и согласования документов).

Организация работы с документами (обеспечение движения документов).

Организация хранения документов.

 

 Составление и оформление  документов должно производиться  по определенным правилам. Государственными  стандартами в области делопроизводства  и документационного обеспечения  управления предусмотрены унифицированные  формы для ряда документов. Помимо  этого, документы, предназначенные  для использования внутри предприятия,  должны отвечать принятым корпоративным  стандартам. Все документы принято  классифицировать как организационно-распорядительные  или учетные документы. К организационно-распорядительным  документам относятся приказы,  протоколы, справки, письма, распоряжения. ГОСТ Р 6.30-2003³ ("Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации") определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов. Учетные документы - это счета, накладные, кассовые, платежные документы, без заполнения предусмотренных законом реквизитов они не могут являться основанием для совершения операций.

 

Если функции документирования выполняются автоматизированной системой, то процесс создания и регистрации  документов существенно упрощается:

Исключаются ошибки в оформлении документа  заданного типа.

При создании нового документа система  автоматически присваивает ему  необходимые реквизиты или заполняет  реквизиты нового документа информацией, скопированной из документа-основания.

Каждый документ регистрируется в  системе и сохраняется в единой базе данных.

Создание нового документа может  происходить по инициативе пользователя либо автоматически на определенном этапе выполнения бизнес-процесса.

 

 Автоматизация делопроизводства  переводит на новый качественный  уровень решение задачи организации  работы с документами:

Еще на стадии внедрения автоматизированной системы производится анализ и оптимизация  документооборота. Составляются четкие схемы движения каждого типа документа. Определяются лица, ответственные за выполнение каждого этапа работы над документом.

Разграничение прав доступа обеспечивает последовательную работу над электронным  документом нескольких пользователей.

Текущее состояние каждого документа  можно контролировать.

Легко получить аналитический отчет  произвольной формы о состоянии  конкретного документа, группы документов и др.

Налаживается обмен документами  с территориально удаленными пользователями, которые получают доступ к системе  по каналам INTERNET/INTRANET.

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Итак, очевидно, что документооборот-это  сложный и важный процесс. Его  грамотная  организация на предприятии  это одна из приоритетных задач для  развития.

В связи с развитием электронно-вычислительной техники и внедрением автоматизированных систем управления вопрос об эффективности  документационного обеспечения  управления становится все более  актуальным. Внедрение системы электронного документооборота является способом совершенствования  документооборота.

Задача сокращения объёма документооборота имеет два основных аспекта - сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  Литературы

1)«Делопроизводство» (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2003. - 359с

2) Автоматизация документооборота // Бертяков А., Сумин А. Финансовый директор.

3) Сиганова Т.В. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета).

4) Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов: учебное пособие/ Бахтеев Ю.Д., Захаров В.Ф., Наумов И.Н. Пенза, 2003.

5) Документирование в управленческой деятельности: учеб. пособие / К. А. Волков, А. Н. Приходько, Т. А. Расина, И. М. Шутова; СПбГАСУ. – СПб., 2009.

6)http://www.avacco.ru

7)http://www.prorabotu.net/

8)http://citforum.ru/

9)http://docrev.ru/

10)http://www.regcons.ru/

11)http://clubs.ya.ru/

 

 

 

 

 

¹ http://doc.unicor.ru/classifiers/classifiers-OKPDTR.htm

² http://elearn.oknemuan.ru/?p=16&id=189

³ http://www.2stroy.ru/gost/540.html