Информационные технологии в экономике

     Содержание

1. Особенности построения и функционирования систем управления документами (СУД)……………………………………………………..…3
2. Преобразование информации в данные…………………………………..5

          Список использованных источников…………………………………….11

     1 Особенности построения  и функционирования  систем управления  документами (СУД)

     В универсальных СУД атрибуты документа  хранятся в реляционной системе  управления базами данных (СУБД). Для  каждого типа документов с помощью  визуальных средств создается шаблон карточки, где в удобном графическом  виде представлены наименования атрибутов  документа. При внесении документа  в СУД автор берет необходимый  шаблон и заполняет карточку, т. е. заносит значения атрибутов, при  этом карточка оказывается связана  с самим документом.

     В общем случае серверная часть  универсальной СУД состоит из следующих логических компонентов: хранилища атрибутов документов (карточек), хранилища документов и  сервиса полнотекстовой индексации. Под хранилищем документов понимают обычно хранилище содержимого документов. Хранилище атрибутов и хранилище  документов часто объединяют общим  понятием архива документов.

     Большим преимуществом универсальных СУД  является то, что документы хранятся в исходном формате, причем системы  автоматически распознают более  сотни форматов файлов.

     Помимо  того, что универсальные СУД представляют собой архивы документов с мощными  механизмами поиска, они обладают и рядом других ценных качеств. Универсальные  СУД имеют солидные средства разграничения  полномочий и контроля за доступом к документам. Как правило, они  определяют следующие виды доступа (набор полномочий зависит от конкретной СУД):

• полный контроль над документом;
• право редактировать, но не уничтожать документ;
• право создавать новые версии документа, но не редактировать его;
• право аннотировать документ, но не редактировать и не создавать новые версии;
• право читать документ, но не редактировать;
• право доступа к карточке, но не к содержимому документа;
• полное отсутствие прав доступа к документу.

     Каждое  действие пользователя протоколируется, и, таким образом, вся история  работы с документами может быть легко отслежена.

     Все СУД в той или иной степени  придерживаются парадигмы "шкаф —  полка — папка": документ помещается в папку, она, в свою очередь, находится  на полке и т. д. Количество уровней  вложения неограниченно. Один и тот  же документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения механизма ссылок, при  этом исходный документ остается неизменным и хранится в определенном администратором  месте. Некоторые СУД предоставляют  еще более мощные средства за счет установления связей между документами (так называемые связанные документы), причем эти связи можно устанавливать  и редактировать в графическом  виде.

     Когда с документом работают несколько  пользователей или когда он проходит через процедуру согласований, очень  удобным средством является использование  версий и подверсий документа. Допустим, автор создал документ и передал  его следующему пользователю. Этот пользователь изменил документ и  создал на его основе новую версию. Затем он передал документ третьему пользователю, который создал третью версию. Спустя некоторое время, ознакомившись  с замечаниями и исправлениями, автор решает доработать исходную версию и на ее основе создает подверсию  первой версии документа. СУД автоматически  отслеживают версии и подверсии  документов, и пользователи всегда могут определить, какая именно версия/подверсия  документа является самой последней  по счету или по времени.

     В состав большинства СУД входят утилиты  для просмотра документов (viewer), понимающие многие десятки форматов файлов. Это  очень удобные средства.

     Важной  особенностью универсальных СУД  является высокая степень их интеграции с прикладными программами. Для  работы с документами прибегать  к утилитам СУД нет необходимости. Пользователи имеют дело только с  обычными прикладными программами: в момент инсталляции клиентской части СУД прикладные программы  дополняются новыми функциями и  элементами меню. Благодаря интеграции СУД с прикладными программами  затраты на внедрение СУД и  на обучение персонала значительно  снижаются.

          Помимо прочего, для универсальных СУД разработаны модули ввода документов со сканера, связи с электронной почты, с программами пересылки факсов и многие другие. 

2  Преобразование информации  в данные

     К важнейшим процедурам технологического процесса обработки относится также процедура преобразования данных. Процедура преобразования данных состоит в том, что ЭВМ выполняет типовые операции над структурами и значениями данных (сортировка, выборка, арифметические и логические действия, создание и изменение структур и элементов данных и т.п.) в количестве и последовательности, заданных алгоритмом решения вычислительной задачи, который на физическом уровне реализуется последовательным набором машинных команд (машинной программой). На логическом уровне алгоритм преобразования данных выглядит как программа, составленная на формализованном человеко-машинном языке — алгоритмическом языке программирования.  
ЭВМ понимает только машинные команды, поэтому программы с алгоритмических языков с помощью программ - трансляторов       переводятся в последовательность кодов машинных команд. 
         Программа преобразования данных состоит из описания типов данных и их структур, которые будут применяться при обработке, и операторов, указывающих ЭВМ, какие типовые действия и в какой последовательности необходимо проделать над данными и их структурами.

     Таким образом, управление процедурой преобразования данных осуществляется в первую очередь  программой решения вычислительной задачи, и если решается автономная задача, то никакого дополнительного  управления процедурой преобразования не требуется. Другое дело, если информационная технология организована для периодического решения комплекса взаимосвязанных функциональных задач управления, тогда необходимо оптимизировать процедуру преобразования данных либо по критерию минимизации времени обработки, либо по критерию минимизации объемов затрачиваемых вычислительных ресурсов. Первый критерий особо важен в режиме реального времени,а второй - в мультипрограммном режиме. 
          Программа решения вычислительной задачи преобразует значения объявленных типов данных, и, следовательно, в процессе выполнения программы происходит постоянная циркуляция потоков значений данных из памяти ЭВМ и обратно. При выполнении программы к одним и тем же значениям данных могут обращаться различные процедуры и операции, сами операции обработки могут между собой комбинироваться различным образом и многократно повторяться и дублироваться. Следовательно, задачей управления процедурой преобразования данных является, с одной стороны, минимизация информационных потоков между памятью ЭВМ и операциями (процессором), с другой — исключение дублирования операций в комплексах функциональных программ.

     Первая  часть задачи может быть формализована, если структурировать программу  на типы применяемых в ней операций, совокупности используемых в них данных (назовем эти совокупности информационными элементами) и связи между ними. Тогда модель этой части задачи преобразования данных может быть представлена в виде двудольного графа, состоящего из множества узлов-операций, соединенных дугами с множеством узлов информационных элементов     (рис. 4.4).

Операции 
 

Информационные

элементы 

Рис. 4.4. Граф преобразования данных

     Этот  граф можно сделать раскрашенным, т. е пометить различным цветом дуги, относящиеся к разным информационным элементам. Тогда задача минимизации информационных потоков в графовой интерпретации будет состоять в разбиении раскрашенного графа на подграфы (модули), при котором минимизируется суммарное число дуг различного                       цвета, связывающих выделенные подграфы [17]. 
          Для удобства математического описания задачи управления процедурой преобразования данных и метода ее решения сведем граф, представленный на рис. 4.4. к табличной форме, расположив по строкам выполняемые операции, а по столбцам — элементы множества идентификаторов исходных, промежуточных и выходных данных, связанных с выполнением этих операций. 
           На пересечении строки и столбца ставится 1, если операция и информационный элемент связаны. Другими словами, получим           матрицу       L: 
 
 
 
 

             -- если информационный элемент Dj используется при выполнении     операции А; tij - 0 -- противном случае;

                    i — 1 ,...,m; j = 1,...,n.

     При таком представлении задача состоит  в разбиении множества операций преобразования данных матрицы L на непересекающиеся подмножества (модули), суммарное число информационных связей между которыми минимально. При решении задачи должны быть учтены ограничения: на число выделяемых подмножеств (модулей); на число информационных элементов, входящих в один модуль; на число информационных связей между выделяемыми модулями;                                 на совместимость операций в модулях. 
          Данная задача может быть сведена к задаче линейного программирования и решена с использованием стандартных прикладных программ. 
          Алгоритм решения большой и сложной задачи, особенно комплекса задач, включает многократное использование типовых операций в различных комбинациях. Причем эти комбинации тоже могут многократно исполняться в соответствующих частях большой программной системы. Поэтому второй частью задачи управления процедурой преобразования данных являются выделение в алгоритмах решения задач (или задачи) общих операционных комбинаций, выделение их в общие модули и упорядочение таким образом общей схемы алгоритма обработки данных. Эта задача на логическом уровне может быть представлена как задача укрупнения графов алгоритмов [32]. 
          Граф алгоритма представляет собой древовидный граф, узлами которого являются операции над данными, а дугами — связи(отношения) между операциями в алгоритме. В корне графа расположена головная (начальная) операция A0 , ОТ которой после ее выполнения происходит переход к операции А\ или А2 , затем к Аз, А4, ..., Ат (рис. 4.5). 
 
 
 

     Рис.4.5. Граф алгоритма

     Приведенный граф можно разметить, написав возле  дуг число обращений rij от операции Ai к операции Aj (например, от А\ к А3) в процессе выполнения алгоритма. Для детерминированных алгоритмов число обращений rij> 1, для вероятностного алгоритма число rij< 1, так как оно определяет вероятность обращения операции Ai к операции Aj. При анализе алгоритмов решения вычислительных задач можно выделить общие совокупности операций (пересечения графов). На рис. 4.6 алгоритмы Р1 и P2 имеют три общие операции, составляющие подмножество операций, входящих одновременно и в множество операций алгоритма Р2, и в множество операций алгоритма Р2 (заштрихованная часть рис. 4.6). 
 
 
 
 
 

Рис. 4.6. Объединение графов алгоритмов

     Найдя такие пересечения алгоритмов, общие  операции вместе с их отношениями  выделяют в модули. Тогда совокупность алгоритмов может быть представлена в виде вычислительного графа процедуры преобразования данных, в которой определена последовательность выполнения модулей программной системы.

     На  рис. 4.7, где представлен фрагмент вычислительного графа программной  системы, головным является вычислительный модуль M0. Ему подчинены модули, находящиеся на нижележащих уровнях. На самом нижнем уровне расположены модули, выполняющие элементарные   типовые операции. 
          Подобная организация алгоритмов преобразования данных      позволяет на физическом уровне создать ясную и надежную                 систему   обработки,   минимизирующую  межоперационные связи. 
Изложенный подход реализуется методом структурного программирования, применяемым при создании программных комплексов. 
 
 
 
 
 
 

Рис. 4.7. Фрагмент вычислительного  графа программной  системы

           Процедура преобразования данных на физическом уровне осуществляется с помощью аппаратных средств вычислительной системы (процессоры, оперативные и внешние запоминающие устройства), управление которыми производится машинными программами, реализующими совокупность алгоритмов решения вычислительных      задач.