Организация системы контроллинга на предприятии

КУРСОВАЯ РАБОТА

По  дисциплине Менеджмент

На  тему

«Организация  системы контроллинга на предприятии»

Выполнила студентка 3 курса 

Группа  № 835

Рахметулаева  А.М.

Проверил  преподаватель

доц., к.э.н. Селянская Г.Н

Москва 2010г.

 

Введение

В обстановке информационного общества, глобализации мировой экономики существенно усложнилось управление бизнесом, что естественно, резко сокращает период времени, необходимый для выбора правильного управленческого решения. Менеджерам необходимо располагать обработанными и систематизированными данными для принятия оптимального решения. Технические возможности информационного общества помогают решить подобную проблему, что нашло свое отражение в практике контроллинга, представляющего комплексную систему управления организацией, направленную на координацию взаимодействия систем менеджмента и контроля их эффективности.

Контроллинг — это комплексная система управления организацией, направленная на координацию взаимодействия  систем менеджмента и контроля их эффективности. Контроллинг может обеспечивать информационно-аналитическую поддержку процессов принятия решений управлении организацией (предприятием, корпорацией, органом государственной власти) и может быть частью прописывающей принятие определённых решений в рамках определённых систем менеджмента

Современный контроллинг включает в себя управление рисками (страховой деятельностью  предприятий), обширную систему информационного  снабжения предприятия, систему  оповещения путём управления системой ключевых («финансовых») индикаторов, управление системой реализации стратегического, тактического и оперативного планирования и систему менеджмента качества.В различных странах занимающиеся контроллингом менеджеры (контроллёры) могут иметь различный уклон. Так например в США присутствует сильный финансовый уклон (бюджетирование, управление страховками, управление налоговой стороной и т. д.), а в Германии более сильно развито управление затратами и их планирование и т. д.

Практика  контроллинга была заимствована из Англии как часть общепринятой практики бизнеса в соответствии с требованиями правил «Company Acts», дошедшими до нас из 1700-х годов. Сам термин «controlling» зародился в Америке, в 70-е годы понятие «контроллинга» перекочевало в Западную Европу, а затем в начале 90-х в СНГ. В определении, термин объединяет 2 составляющие: контроллинг как философия и контроллинг как инструмент:

Контроллинг — философия и образ мышления руководителей, ориентированные на эффективное использование ресурсов и развитие предприятия (организации) в долгосрочной перспективе.

Контроллинг — ориентированная на достижение целей интегрированная система информационно — аналитической и методической поддержки руководителей в процессе планирования, контроля, анализа и принятия управленческих решений по всем функциональным сферам деятельности предприятия.

Контроллинг — технология управления различными областями финансово-хозяйственной деятельности компании, включающая в себя:

• определение целей деятельности;
• отражение этих целей в системе эффективных и сбалансированных показателей (KPI);
• регулярный контроль (измерение) фактических значений показателей;
• анализ и выявление причин отклонений фактических значений показателей от плановых;
• принятие на этой основе управленческих решений по минимизации отклонений.

Целевая задача контроллинга — построение на предприятии эффективной системы принятия, реализации, контроля и анализа управленческих решений.

Основные задачи, которые нужно  решить:

• Оптимизация управления организационной структурой компании.
• Организация эффективной системы учета операций и результатов.
• Внедрение систем планирования, контроля и анализа деятельности.
• Обеспечение мотивации персонала в повышении эффективности работы компании.
• Автоматизация систем учета и управления компанией.

Система контроллинга интегрирует  учет, планирование, маркетинг в  единую самоуправляемую систему, в  которой четко определяются цели предприятия, принципы управления и  способы их реализации. На этой основе существенно улучшается качество менеджмента. Контроллинг выступает важным фактором обеспечения конкурентоспособности предприятия, поскольку позволяет решать в совокупности целый ряд вопросов: стабильность бизнеса и его финансов, выявление и приведение в действие имеющихся внутренних резервов, оперативное и эффективное внедрение инноваций, воплощение в жизнь миссии, стратегии развития предприятия и многие другие.

Практика доказала, что без использования  инструментария контроллинга промышленными  предприятиями сегодня очень  трудно выдерживать конкуренцию  с теми компаниями, которые его успешно применяют.

Контроллинг способен оптимизировать модель управления промышленными предприятиями  с учетом их специфики, поскольку  позволяет четко соблюдать принцип  соответствия полномочий видам управленческих воздействий, а также принцип соответствия форм и методов деятельности задачам и мотивациям, как через прямое администрирование, так и через хозяйственное и индикативное управление.

В настоящее время на многих промышленных предприятиях России еще нет единой, четко сформулированной и обоснованной концепции формирования и развития контроллинга, задействованы лишь отдельные его элементы (информация, знания, контроль, управленческий учет, профессиональный уровень исполнителей и т.п.). А это существенно тормозит внедрение контроллинга в хозяйственную практику.

Цель работы состоит в определении  места контроллинга в организационной  структуре предприятия и выявление  этапов его внедрения.

Актуальность исследования состоит  в том, что компании постоянно  ищут средства для повышения эффективности деятельности за счет внутренних резервов и стремятся обзавестись хорошей системой управленческого учета и бюджетирования для повышения выживаемости или более того, имиджа.

 

Глава 1. Внедрение контроллинга

1.1  Предпосылки внедрения контроллинга

Контроллинг, являясь концепцией системного управления, организуется, как правило, там, где управление находится в  кризисе либо хозяйственная деятельность не удовлетворяет современным требованиям  и требованиям рынка. Факторы, являющиеся основанием для создания системы контроллинга в организации:

·  ухудшение экономических показателей;

·  изменение или появление новых целей;

·  отсутствие согласования целей;

·  устаревшие методы планирования, калькуляции и анализа;

·  отсутствие методик учета и анализа, несоответствие для отслеживания деятельности и принятия управленческих решений;

·  дублирование или отсутствие некоторых функций, наличие конфликтных ситуаций при их выполнении.

При наличии одного или нескольких вышеперечисленных факторов чаще всего  имеет место ряд предпосылок внедрения системы контроллинга по направлениям: организация, продукция, закупки, персонал, оборудование, система информационного обеспечения и отчетность.

Организация:

v  плохое представление об организационной структуре предприятия абсолютного большинства работников, в том числе и руководителей предприятия;

v  сложная, многоступенчатая система подчинения, имеющая противоречия;

v  отсутствие четко определенных областей и уровней компетенции и ответственности руководителей;

v  перегруженность отдельных подразделений;

v  организация некоторых служб «под человека».

Продукция:

v  устаревшие модели и номенклатура продукции;

v  несоответствие требованиям современных отечественных и зарубежных рынков по качеству исполнения, дизайну и другим потребительским свойствам;

v  плохие перспективы выпускаемой продукции.

Закупки:

v  низкое качество закупаемых материалов, отсутствие входного контроля;

v  необоснованно большие запасы материалов на складе.

Персонал:

v  восприятие работы как повинности, отстраненность личных интересов сотрудников от результатов деятельности компании;

v  неуверенность сотрудников в завтрашнем дне.

Оборудование:

v  устаревший парк основного оборудования и производственных средств;

v  отсутствие системы планово-предупредительных ремонтов, ремонт при возникновении поломок или выходе из строя.

Система информационного обеспечения  и отчетность:

v  отсутствие в отчете пояснительной и аналитической части;

v  заполнение документов вручную;

v  ограниченность исходной информации, предназначенной для принятия важных решений;

v  недостоверность информации;

v  отсутствие или недостаточность компьютерной поддержки информационного обеспечения;

v  отсутствие системы учета и расчета затрат по носителям и объектам.

1.2  Организация контроллинга

Под организацией контроллинга традиционно понимают его место в организационной структуре предприятия. В принципе задачи контроллинга может выполнять или специализированный отдел, или структурные подразделения предприятия, которые, кроме этого, имеют и другие задачи (например, отдел учета, плановый отдел, руководство предприятия, подразделения исполнительного уровня). Но только при создании специального подразделения контроллинга, возможна наиболее эффективная работа отдела контроллинга (лучшая общая координация, центральная инстанция для соответствующей коммуникации, квалификация).

Первый этап — определение конкретных задач контроллинга — должен быть продуман особенно глубоко и тщательно, поскольку задачи контроллинга служат существенным критерием при принятии решений на следующих этапах. Своевременный поиск сил, которые могут стимулировать развитие контроллинга как с профессиональной точки зрения, так и со стороны руководства, способствует не только соответствующему иерархическому позиционированию контроллинга, но и улучшает его восприятие на предприятии.

Второй этап — определение полномочий при принятии решений. Определение  полномочий связано с решением об организационном расположении контроллинга как штабного подразделения или  подразделения линейного уровня. Часто встречаются такие решения: контроллинг как штабная функция единственного управляющего делами, как функция руководства предприятия (правления), как штабная функция коммерческого директора или как линейная функция, непосредственно подчиненная коммерческому директору.

Следующий этап - определение внутренней организации контроллинга, который  затрагивает следующие вопросы:

•  Какие задачи должны быть поручены отдельным структурным единицам контроллинга?

•  Какие иерархические уровни должен иметь контроллинг?

•  Нужны ли специализированные должности контроллеров (например, контроллер по кадровым вопросам) и можно ли при определенных обстоятельствах организационно интегрировать их в соответствующие подразделения (при сохранении, например, профессиональной, дисциплинарной подчиненности центральному контроллингу)?

Совокупность  всех решений, принятых на этих этапах, обобщается в описании рабочих мест контроллеров и документируется  в руководящих указаниях по их работе и нормам поведения.

На  последнем этапе необходимо разработать программу обучения, которая раскрывала бы участникам результат внедрения или улучшения системы контроллинга и знакомила бы их с положениями, регулирующими организацию и процессы реализации задач контроллинга, и новыми инструментами.

Решение всех вышеперечисленных вопросов организации контроллинга приводит к созданию целостной системы контроллинга на предприятии. Однако останавливаться на этом неправильно, поскольку контроллинг необходимо понимать как систему, которая постоянно развивается и совершенствуется.

1.3  Детерминанты

В связи с многообразием внутренних и внешних факторов влияния, которые  воздействуют на организационную структуру  предприятия, не может быть общих  и приемлемых для всех положений  о «правильной» организации контроллинга. Факторы влияния на организацию системы и процессов контроллинга делятся на внешние и внутренние.

Внешние факторы влияния (обусловлены окружающей средой): общая экономическая ситуация, рынок работы и капитала, рынок  снабжения и сбыта, конкурентные условия, изменения технологии.

Внутренние  факторы влияния (обусловлены предприятием): величина предприятия, продуктовая  программа, технологии производственных процессов и обработки информации, правовая форма и отношения собственности.

Факторы влияния, обусловленные персоналом: уровень образования, профессиональный опыт, предпринимательское мышление сотрудников и готовность брать на себя ответственность, привязанность к предприятию.

Эмпирические  исследования показывают, что важнейшими факторами влияния на организацию  контроллинга являются величина предприятия и динамика внешнего окружения. Влияние величины предприятия на организацию контроллинга установить довольно просто. Если на небольших и средних предприятиях функции контроллинга часто выполняются управляющим делами или руководителем отдела учета, то на более крупных и больших предприятиях создаются специальные отделы или департаменты контроллинга или даже подразделения контроллинга в рамках правления предприятия с широким кругом задач по координации процессов планирования, управления и контроля.

Более интересной представляется зависимость  функций и организации контроллинга от динамики окружающей среды. На предприятиях, работающих в стабильной окружающей среде (постоянный рынок сбыта, никаких  технологических изменений), задачи контроллинга ограничиваются рутинными действиями; в таких случаях о контроллере говорят как о «регистраторе». В условиях ограниченной динамичности внешнего окружения контроллер выполняет задачи «навигатора»: он предоставляет соответствующим подразделениям инструменты планирования и контроля. В условиях чрезвычайно динамичного внешнего окружения количество проблем, которые необходимо решать, существенно возрастает. В такой ситуации контроллер работает как «инноватор», который непосредственно участвует в решении проблем.