Отчет по практике в КГКУСО "Лесозаводский СРЦН "Жемчужинка"

 

 

Сроки хранения первичных  документов.

Правила ведения бухгалтерского учета предусматривают срок хранения первичных документов в течение  пяти лет. Архивным законодательством  установлены различные сроки  хранения типовых управленческих документов (перечень утвержден Росархивом 6 декабря 2000г.). Например, лицевые счета работников перечень обязывает хранить 75 лет. Срок хранения документа исчисляется  с 1 января года, следующего за годом, когда  документ был оформлен.

В соответствии с п.5 Положения  по бухгалтерскому учету "Учетная  политика организации" (ПБУ 1/98) (утв. Приказом Минфина России от 9 декабря 1998 г. N 60н) в составе учетной политики организации утверждаются в том числе и правила документооборота и технология обработки учетной информации. В различных документах, в том числе и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н), неоднократно упоминаются график документооборота и необходимость его соблюдения. Однако, как составляется такой график, какие требования предъявляются к его оформлению, в данных документах не разъяснено.

Работу по составлению  графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя учреждения.

График должен устанавливать  в учреждении рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное  число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным  документом, определять минимальный  срок его нахождения в подразделении.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в  учреждении, усилению контрольных функций  бухгалтерского учета, повышению уровня автоматизации учетных работ.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы  или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также  всеми исполнителями с указанием  их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники учреждения (мастера, работники бухгалтерии и др.) создают  и представляют документы, относящиеся  к сфере их деятельности, по графику  документооборота. Для этого каждому  исполнителю вручается выписка  из графика. В выписке перечисляются  документы, относящиеся к сфере  деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения  предприятия, учреждения, в которые  представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также  ответственность за своевременное  и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения  в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в  документах данных несут лица, создавшие  и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением  исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

Первичные документы, учетные  регистры, бухгалтерские отчеты и  балансы подлежат обязательной передаче в архив.

Первичные документы, учетные  регистры, бухгалтерские отчеты и  балансы до передачи их в архив  предприятия, учреждения должны храниться  в бухгалтерии в специальных  помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических  шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Обработанные вручную  первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному  учетному регистру, комплектуются в  хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание  их утери или злоупотреблений.

В соответствии со ст.17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изменениями от 23 июля 1998 г.) организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной  политики, процедуры кодирования, программы  машинной обработки данных (с указанием  сроков их использования) должны храниться  организацией не менее пяти лет после  года, в котором они использовались для составления бухгалтерской  отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию  хранения учетных документов, регистров  бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности несет руководитель организации.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских  отчетов и балансов, оформление и  передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских  отчетов и балансов из бухгалтерии  и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений  предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных  случаях может производиться  только по распоряжению главного бухгалтера.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает  приказом комиссию по расследованию  причин пропажи, гибели.

В необходимых случаях  для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей  организации.

 

 

 

 

 

 

 

4. АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ

 

Совершенствование методов  управления является одной из основных задач, от решения которой зависит  степень прогресса предприятия. С каждым годом неизбежно растет и усложняется интенсивность  обмена информацией на предприятии, в связи с чем большую актуальность приобретает проблема создания методов  описания, анализа и исследования потоков информации. Для ее решения  рассматриваются: анализ организации; совершенствование схемы документооборота; разработка автоматизированных систем информационного обеспечения. Изучение потоков информации дает общее представление  о функционирование объектов управления и является первым шагом в анализе  организации. На данном этапе возможно решения ряда задач относительно улучшения схемы документопотоков. Дальнейшее исследование информационных потоков позволяет выявить элементы информационного отображения объекта, отношения между ними, структуру  и динамику потоков информации.

Сегодня не существует единого  и универсального метода для решения  вышеперечисленных задач. Графические  методы являются наиболее простыми, иллюстративными, универсальными и экономичными методами описания информационных потоков. Они позволяют прослеживать пути документов, регистрировать моменты их образования, операции, осуществляемые с документами, и составить общую характеристику документооборота предприятия, а также сделать некоторые выводы относительно его эффективности, но при условии относительно небольшой размерности документопотоков. По результатам анализа можно определить основные характеристика документооборота: общий объем документов и их объем по отдельным подразделениям; маршруты движения и жизненный цикл документов. Основным недостатком методов графического анализа является трудность дальнейшего развития и применения формализованных методов анализа, так как функциональные отношения, алфавит и выражения значения элементов потока записываются с помощью естественного языка, что создает трудности при последующей обработке подобной графической схемы методами формального анализа. Формализованные методы позволяют выполнять анализ при больших размерностях документопотоков. Одним из основных достоинств является большая ориентированность на использование средств вычислительной техники, поскольку они используют структуры данных, обработка которых хорошо реализована на алгоритмическом уровне. Наиболее приемлемым является использование графических методов в совокупности с формализованными методами, допускающих переход от одного метода к другому и методы компьютерного графического моделирования, таких как методология IDEF1 и IDEF2. Чаще всего предлагается использование стандарта IDEF1 как инструмент для анализа и изучения взаимосвязей между информационными потоками в рамках коммерческой деятельности предприятия.

Существует следующая  методика изучения информационной системы  предприятия, осуществляющаяся в два  этапа: первый – обследование, второй – построение и анализ информационной модели. Обследование предполагается проводить по заранее разработанной  программе, которая включает: изучение структуры и функций подразделений  предприятия; составление перечня  входящих и исходящих документов для каждого подразделения, а  также регистрацию всех поступающих  и выходящих сообщений; четкое определение  процессов формирования и маршрутов  движения документов; сбор данных о  назначении форм документов и количестве разрабатываемых экземпляров, периодичности  составления документов, показателях, содержащихся в каждом конкретном документе (сообщении); повторяемость и применяемость  показателей в подразделениях; алгоритм их формирования. После выполнения всех необходимых этапов предварительного анализа на основании собранных  данных применяется один из методов  анализа.

Одним из способов решения  задачи анализа информационных потоков  является введение искусственных информационных языков для описания производственной информации. По результатам исследования документов составляется стандартный набор терминов со строго фиксированными лексическими значениями, в котором устранены синонимы. Эти термины, представленные отдельными словами или группами слов, называются дескрипторами, а наборы таких терминов – словарем дескрипторов. Анализируя одинаковые по смыслу признаки, выделяются их общие части и заносятся в перечень признаков. Полученные таким образом признаки становятся ключевыми словами или дескрипторами информационного языка. Описание конкретных показателей с помощью дескрипторов проводится на основе анализа их экономического значения и с учетом синонимии.

 

 

 

 

 

5. АНАЛИЗ АППАРАТНОГО И ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

 

Конфигурация «Информационная  система предприятия» предназначена  для организации работы с корреспонденцией и внутренними документами организации, а так же для автоматизации  ряда действий, часто выполняемых  в процессе обычной деятельности предприятий и организаций.

Программа используется секретарями, бухгалтерами, руководителям, работа которых  связана с большим количеством  документов.

С помощью этой программы  можно решить следующие задачи:

• Автоматизация работы секретаря, операторов на обработке или выписке документов.
• Автоматизация работы сотрудников канцелярии или отделов делопроизводства.
• Организация работы других сотрудников с потоками документов, запросов, выполнения ими разнообразных и сложных рутинных операций.
• Организация реестров и учет важных документов, быстрый доступ к их содержанию, поиск по реквизитам или содержанию.
• Построение системы электронного документооборота, электронного архива документов, справочно-информационной системы.
• Организация произвольного пообъектного учета.

Нужно понимать, что не все  аспекты деятельности предприятий  описываются такими документами  как «Приказ» или «Договор». Есть и другие составляющие, которые нельзя охарактеризовать как документ, например телефонные звонки или события. И  на современном уровне нельзя ограничиться работой в электронной форме  только с формальными документами  или по четко сформулированным схемам.

Область использования приложения – работа с информацией, выраженной в виде электронных документов.

Всё что нужно для организации  учета формальных документов организации, автоматизации работы секретаря  и сотрудников отдела делопроизводства - есть, как одна из составляющих всей системы.

Преимущества использования  приложения.

В первую очередь, это, конечно  же, все те преимущества, которые  дает любая автоматизация с использованием программных средств - лучше работать с существующим потоком документов, уменьшить количество ошибок, неисполненных  заданий, увеличить производительность труда и снизить зависимость  от персонала. Контрольные функции  программы позволяют существенно  повысить трудовую дисциплину, оценить  степень загруженности сотрудников. Доступность документов и информации в системе, позволяет переложить на программу те функции, которые  раньше мог выполнить только человек  – например, обучение нового сотрудника, помощь при начале работы в новой  должности, на новом рабочем месте. Архивные функции программы, хранение всех документов в одном месте  дает мобильность и уверенность  в доступности и сохранности  всех документов.

Основные преимущества заключаются  в распространенности и возможностях MS Office - доступности технического сервиса, более низкой стоимости внедрения при сопоставимом качестве. При создании самого решения, был выбран принцип максимального приближения к нуждам конечных пользователей и поставлена задача, сделать работу в программе доступной всем, от рядовых сотрудников, до высшего менеджмента. Это позволило сделать продукт доступным для использования и на одном отдельном рабочем месте, и в крупных организациях.

Единый архив документов и справочной информации

• Ведение справочников, хранящих контактную информацию о предприятиях и субъектах: адресная книга, контрагенты и контактные лица, физические лица.
• Регистрация первичных документов и хранение их электронных копий.
• Внутренний документооборот, создание каталога файлов, шаблонов.
• Организация ввода и хранения нетипичных документов – справки, анкеты, формы с настраиваемым составом реквизитов.
• Возможность работы с электронной почтой и хранение всей корреспонденции. Система позволяет работать с письмами электронной почты, отправлять и принимать электронную почту с серверов электронной почты в Интернет, независимо от других почтовых служб.
• Возможности каталогизации документов, хранения структуры взаимосвязей и состояний документов, дополнительные реквизиты, поиск по реквизитам и содержанию.