В соответствии
с возложенными задачами, отдел
выполняет следующие функции:
- вносит изменения
и исправления во вторые экземпляры
актовых записей и хранит материалы,
послужившие основанием для их
производства;
- оказывает методическую
помощь по организации архивной
работы отделам ЗАГС и Дворцам
бракосочетания;
- выдает справки
об отсутствии актовых записей;
- сдает в государственный
архив метрические церковные
книги и актовые книги, срок
ведомственного хранения которых
истек;
- утверждает
описи документов постоянного
и временного сроков хранения.
В архивно-информационный
отдел ЗАГС обращаются граждане
для проставления апостиля на свидетельства
о регистрации актов гражданского состояния,
выданных органами ЗАГС г.Москвы. Ежегодно
в объединенном архиве исполняется более
10 тысяч запросов граждан и организаций.
В электронной базе данных объединенного
архива содержится массив актовых записей
по всем актам гражданского состояния
отделов ЗАГС и Дворцов бракосочетания
г.Москвы за последние 19 лет.
Глава 3.
Пути дальнейшего совершенствования
деятельности
Управления ЗАГС Москвы.
В связи с
формированием в 1991 году новой
структуры исполнительной власти,
правительством Москвы было принято
постановление о создании Управления
ЗАГС Москвы. Оно явилось правопреемником
Управления ЗАГС Исполкома Моссовета.
На мой взгляд, руководством Управления
ЗАГС, был успешно решен вопрос
создания организационной структуры.
Для всех структурных подразделений
были четко определены задачи
и вытекающие из них функции,
порядок взаимодействия между
ними, а также со смежными, не
входящими в систему организациями.
Это обеспечило укрепление связей
между элементами системы, облегчило
работу отделов ЗАГС по выполнению
ими прямых функций по регистрации
актов гражданского состояния.
Анализ системы
управления органами ЗАГС показал,
что централизация в методическом,
финансово-экономическом, кадровом,
материально-техническом руководстве,
едином информационном обеспечении,
позволила с большей эффективностью,
в отличие от предыдущей системы
управления решать вопросы руководства
и контроля за деятельностью органов
ЗАГС.
Совместные совещания
руководителей Управления и всех
структурных подразделений помогают
выработать общую политику действия
органов ЗАГС. На такие совещания
приглашаются представители организаций
с которыми контактируют органы ЗАГС.
Порядок выработки
согласованности действий достигается
совместным планированием работы.
На основе планов работы Управления
ЗАГС на год и поквартально,
органами ЗАГС составляются свои
планы - это подводит нас к
выполнению единых целей.
Анализ деятельности
органов ЗАГС по выполнению
ими их основной функции - регистрации
актов гражданского состояния
в соответствии с законодательством,
показал, что созданная структура
органов ЗАГС, отвечает требованиям
правильного правового обслуживания
населения.
Одна из форм
реализации цели по улучшению
обслуживания населения - это
создание торжественной обстановки
при регистрации брака, рождения,
чествования «Золотых» и «Бриллиантовых»
юбиляров супружеской жизни.
На мой взгляд,
оправдало себя управленческое
решение о создании Методических
советов. Создание Методического
совета по правовым вопросам,
было вызвано расхождениями в
практике применения законодательства
при регистрации актов гражданского
состояния и проверок отделов
ЗАГС. Методического совета по
информатизации был создан в
целях координации работы по
дальнейшему развитию МАИС «ЗАГС».
Методический совет по организации
торжественной церемонии бракосочетания
и чествования юбиляров супружеской
жизни – с целью изучения, обобщения
и распространения практики работы.
Эффективность их работы вижу
в том, что их решения уменьшают
степень неопределенности по
разным вопросам нашей работы.
Создана возможность выявлять
и оценивать различные пути
решения проблем путем принятия
коллегиальных решений.
Для активизации
работы предлагаю следующее:
- применять методы
анкетирования для выявления
спорных вопросов и предложений
по регистрации актов гражданского
состояния или использовании и развитии
МАИС «ЗАГС».
- создать условия
для четкого исполнения решений.
Считаю, что это возможно при
отражении в протоколах решений
Совета, тех правовых норм, на
которых они основаны.
Среди факторов,
влияющих на деятельность органов
ЗАГС от которых зависит эффективность
нашей работы в соответствии с поставленными
целями я выделила два, с моей точки
самых актуальных на сегодняшний день
фактора. Это: законодательная база
и автоматизация труда работников ЗАГС.
В связи с
принятием основного нормативно-правового
акта, регулирующего деятельность
органов ЗАГС - Федерального Закона
“Об актах гражданского состояния”
от 22.11.1997. появились сложности в
нашей работе. В данном законе
есть нормы, которые не во
всем состыкуются с Семейным Кодексом
РФ и другими законами РФ. Приведение
в соответствие этих норм - залог нормальной
работы как органов ЗАГС, так и взаимодействующих
с ними других организаций.
На сегодняшний
день Министерством юстиции России
не издано ни одного методического
указания по вопросам государственной
регистрации актов гражданского
состояния. Управлением ЗАГС с
целью реализации одной из
наиболее важных функций - изучения
и обобщения практики применения
семейного законодательства, был
создан Методический совет.
Необходимость
обрабатывать значительный объем
данных при регистрации актов
гражданского состояния, стала
предпосылкой для автоматизации
труда работников органов ЗАГС.
Созданная многоуровневая
автоматизированная система “ЗАГС”
(МАИС “ЗАГС”), не имеющая аналогов
в России, предназначена для комплексной
автоматизации функций, выполняемых
сотрудниками отделов ЗАГС, связанных
со сбором, хранением, анализом
и обработкой информационных
данных и документов, обеспечивающих
функционирование системы ЗАГС.
Внедрение автоматизированной
системы создало основу для
информационного наполнения и
актуализации баз данных автоматизированной
системы «Государственный регистр
населения».
Решение задачи
автоматизации труда работника органов
ЗАГС создало основу для обеспечения органов
ЗАГС актуальной и достоверной информацией
об актах гражданского состояния, позволило
существенно повысить возможность обработки
значительных объемов информации за сравнительно
малое время, устранить ошибки логического
и юридического характера. Повысился
уровень и культура обслуживания населения.
МАИС “ЗАГС”
вывела нашу работу на современный
уровень. Создание этой системы
- одно из важных достижений
единой системы управления. Информационное
взаимодействие по вопросам изменения
гражданского состояния москвичей
с различными органами территориального
и отраслевого управления, помогает
им в выработке правильной
социальной, экономической политики.
Формируется банк данных населения
г.Москвы.
Делая общий
вывод, хочу отметить, что 16 лет
работы органов ЗАГС г.Москвы
в действующей системе управления доказало
ее целесообразность, эффективность и
неоспоримые преимущества в решении правовых,
организационных и финансовых вопросов,
направленных на улучшение оказания правовой
помощи населению. Система находится в
периоде своего развития и совершенствования.
Правильная организация
обслуживания населения влияет
на восприятие людей о работе
всей системы государственных
органов Москвы. Для этого создано
много условий и работа эта
все время продолжается, совершенствуются
формы управления, идет поиск
новых.
Заключение.
В данном отчете
были определены пути повышения
эффективности деятельности ЗАГС
города Москвы.
В связи
с формированием в 1991 году новой
структуры исполнительной власти,
правительством Москвы было принято
постановление о создании Управления
ЗАГС Москвы. Оно явилось правопреемником
Управления ЗАГС Исполкома Моссовета.
На мой взгляд, руководством Управления
ЗАГС, был успешно решен вопрос
создания организационной структуры.
Для всех структурных подразделений
были четко определены задачи
и вытекающие из них функции,
порядок взаимодействия между
ними, а также со смежными, не
входящими в систему организациями.
Это обеспечило укрепление связей
между элементами системы, облегчило
работу отделов ЗАГС по выполнению
ими прямых функций по регистрации
актов гражданского состояния.
Анализ системы
управления органами ЗАГС показал,
что централизация в методическом,
финансово-экономическом, кадровом,
материально-техническом руководстве,
едином информационном обеспечении,
позволила с большей эффективностью,
в отличие от предыдущей системы
управления решать вопросы руководства
и контроля за деятельностью органов
ЗАГС. Анализ деятельности органов ЗАГС
по выполнению ими их основной функции
- регистрации актов гражданского состояния
в соответствии с законодательством, показал,
что созданная структура органов ЗАГС,
отвечает требованиям правильного правового
обслуживания населения.
Как видно
из работы, важность регистрации
социально значимых событий в
жизни человека: рождения, смерти, брака,
развода, люди поняли давно.
С момента возникновения диптихов,
через метрические книги, человечество
подошло к регистрации актов
гражданского состояния. Несомненно,
что актуальность деятельности,
осуществляемой отделами ЗАГС не пропадет
и в будущем, а автоматизированные системы
будут являться неотъемлемыми помощниками
сотрудникам отделов ЗАГС.