Отчет по практике

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

1.1 Цель прохождения ознакомительной практики

 

 

• Ознакомление с деятельностью предприятия;
• изучение структуры управления организации;
• ознакомление с особенностями работы секретаря-референта;
• рассмотрение должностных секретаря-референта;
• приобретение навыков работы в коллективе;
• получение практического опыта работы в качестве секретаря-референта;
• закрепление  полученных  знаний  по  общим  и  специальным  правовым дисциплинам.

1.2 Место прохождения ознакомительной практики

 

ООО «Строй Лайн». Адрес: Москва, ул. Домостроительная 16.

Дата начала «02» октября 2006г.                 Дата окончания «23»октября 2006г. 

прохождения ознакомительной практики в качестве секретаря-референта.

Продолжительность практики  162 часа.

1.3 Работы, выполненные в процессе практики

 

 

• Ознакомление с деятельностью и структурой организации;
• Ознакомление с учредительными документами компании;
• Изучение направления деятельности секретаря-референта предприятия
• Ознакомление с должностными инструкциями;
• Ознакомление с задачами, решаемыми секретарем-референтом предприятия;
• Изучение документов органов управления предприятием
• Изучение входящих и исходящих документов;
• Проверка ведения договорно-правовой работы.

 

2. ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ

2.1. Общая характеристика ООО «Строй Лайн»

Полное  наименование предприятия: ООО «Строй Лайн», магазин строительных материалов.

Магазин располагается по адресу г. Москва, улица Домостроительная 16.

Организационно-правовая форма ООО «Строй Лайн» - общество с ограниченной ответственностью.

ООО «Строй Лайн» имеет самостоятельный баланс, является юридическим лицом, и имеет одного учредителя.

Общество  может от своего имени приобретать  и осуществлять имущественные и  личные (не имущественные) права, нести  обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Оно может иметь гражданские права и нести обязанности, необходимые для любой деятельности, не запрещенной федеральными законами. Общество в праве открывать банковские счета на территории РФ и за ее пределами.

Учредительным документом ООО «Строй Лайн» является Устав на основании которого и действует данное ООО.

Основная  сфера деятельности общества: оптовая  и розничная торговля.

Целями  деятельности Общества являются расширение рынка товаров и услуг, а также извлечение прибыли.   

Режим работы: с 10-00 до 20-00, без перерыва. Общая площадь магазина составляет 300 м², площадь торгового зала составляет  150 м². Прибыль может распределяться на развитие предприятия, на закупки новых товаров,  на ремонт помещений, на вознаграждение по итогам за год (13 зарплата) и на выплату дивидендов учредителям, а также на благотворительную деятельность и т. д.

Общая численность работников составляет 40 человек, с совместителями. Предприятие  самостоятельно планирует свою деятельность, определяет перспективы развития, исходя из спроса на строительную продукцию,  работы, услуги и необходимости обеспечения производственного и социального развития предприятия.

Основу  планов составляют хозяйственные договоры, заключенные с поставщиками, потребителями  продукции. Предприятие свободно в  выборе предмета договора, определения обязательств, любых других договорных условий не противоречащих действующему законодательству.

Управление деятельностью осуществляется Генеральным директором, который  самостоятельно определяет структуру  управления предприятия и формирует штат сотрудников.

В связи с вышеизложенным целесообразно  рассмотреть организационную  структуру  ООО «Строй Лайн», Рис. 1.

Рис. 1. Организационная  структура ООО  «Строй Лайн»

2.2. Особенности деятельности  секретаря-референта ООО «Строй Лайн»

 

 

Секретарь-референт предприятия подчиняется непосредственно Генеральному директору предприятия. Должностная инструкция секретаря-референта ООО «Строй Лайн» представлена в Приложении 1.

Основным нормативным  документом по делопроизводству ООО «Строй Лайн» является инструкция по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция разрабатывается  в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству. Утверждается инструкция Генеральным директором.

В ООО «Строй Лайн» присутствуют организационно-распорядительные документы – Устав, в котором закреплены все основные моменты деятельности организации (основные виды деятельности, цели и задачи) и др..

Секретарь-референт ООО «Строй Лайн» должен знать:

• Правовые основы управления:
• Административное, трудовое и хозяйственное право;
• законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает;
• Основы управления:

• систему органов власти и управления в стране и в своем регионе принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций;
• отрасль в которой он работает, ее взаимосвязи функций, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали;
• основы менеджмента;
• основы научной организации управленческого труда:

• нормативно-методические документы по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности;
• вычислительную и организационную технику;
• основы общей социальной психологии;

• основы эстетики и этики;
• делопроизводство:

• методы создания и оформления документов, организацию работы с документами;
• бездокументное обслуживание;
• архивное дело.

На основе этих знаний секретарь должен:

• обеспечивать эффективную работу руководителя оказать помощь в планировании рабочего дня;
• организовать рабочее место руководителя;
• вести сроковый контроль за поручениями руководства;
• организовывать информационное обслуживание руководителя (фирмы)
• бездокументное - уметь работать с периодикой (подготавливать обзоры печати), организовывать прием посетителей;
• устанавливать контакты;
• организовывать и обеспечить работу совещания; составлять и оформлять документы с помощью ПЭВМ;
• использовать ПЭВМ, уметь пользоваться базами данных, в т.ч. удаленными (с использованием ПЭВМ);
• оперативно размножать документы; обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи (в т.ч. -факс, электронная почта);
• вести работу с документами: прием, отправка, первичная обработка документов, распределение, регистрация, контроль, информационно-справочная работа по документам, текущее хранение, уничтожение;
• вести архив.

Работа секретаря-референта  отличается быстроменяющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач  и потребностью их оперативного решения  и необходимостью часто вести  параллельно несколько видов работ, многообразием контактов. Поэтому при приеме на работу секретаря-референта предъявляется ряд требований, которые можно разделить на требования к деловым и личным качествам.

К деловым качествам  прежде всего относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь-референт должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовленным. Сегодня секретарей-референтов готовят как в высших учебных заведениях, так и техникумах-колледжах. Готовят секретарей и на многочисленных и краткосрочных курсах. Потребность в обучении секретарей в стране велика…