Структура PR-отдела на примере ОАО «Вимм-Билль-Данн»

Структура PR-отдела на примере ОАО «Вимм-Билль-Данн»

Учитывая все достоинства и  недостатки организационно-правовых форм предприятий, коммерческое предприятие  ОАО «Вимм-Билль-Данн» в соответствии с Гражданским кодексом РФ (ч.I) является открытым акционерным обществом (ОАО).

Для ОАО «Вимм-Билль-Данн» была выбрана линейно-функциональная организационная структура.

Основу линейно-функциональной структуры  составляет «шахтный» принцип построения и специализация управленческого  персонала по функциональным подсистемам  организации.

По каждой подсистеме формируются  «иерархия» служб, пронизывающая всю  организацию сверху донизу. Результаты работы любой службы аппарата управления оцениваются показателями, характеризующими реализацию ими своих целей и  задач. Для оценки служб, осуществляющих управление персоналам, используются такие параметры, как текучесть  кадров, дисциплина труда и другие. Соответственно строится и система  материального поощрения, ориентированная, прежде всего, на достижение высоких  показателей каждой службой.

Рассмотрим список должностей, работающих в ПР-отделе ОАО «Вимм-Билль-Данн» и их функциональные обязанности.

Список должностей отдела по связям с общественностью:

· Начальник отдела

· Специалист по созданию и  распространению оперативной информации

· Имиджмейкер

· Менеджер по работе со СМИ

· Журналист

Должностная инструкция начальника отдела PR.

Цель работы: разработка и координация комплекса мероприятий по формированию и поддержанию PR, обеспечивающих необходимую доходность и прибыльность предприятия.

Основные направления  деятельности:

1. Контроль за выполнением плана мероприятий сотрудниками отдела

2. Наблюдение за внешней  средой и анализ общественной  реакции на деятельность компании  для разработки мероприятий, способствующих  достижению основных целей работы.

3. Прогнозирование социально-политических  процессов в аспектах, так или  иначе касающихся деятельности  компании.

4. Коммуникации с лидерами, создающими общественное мнение, политиками, деятелями культуры, науки  и т. д.

5. Руководит в соответствии с  действующим законодательством  всеми видами PR деятельности организации.

6. Организует PR деятельность организации

7. Принимает меры по обеспечению  организации квалифицированными  кадрами, занимается их подборкой,  исполняет функции отдела кадров.

Должностная инструкция специалиста по созданию и распространению оперативной информации.

Цель работы: обеспечение оперативного информирования общественности о событиях, происходящих в компании, с учетом стратегических планов компании по формированию и поддержанию PR.

Общие положения:

Начальник отдела снабжения назначается  и увольняется приказом директора.

Начальник отдела снабжения непосредственно  подчиняется директору.

Начальник отдела снабжения является материально-ответственным лицом  и несет ответственность в  дисциплинарном и уголовном порядке  на основании общих положений  об ответственности должностных  лиц.

Основные направления  деятельности:

Оперативная связь с руководством внутренних структурных подразделений  с целью получения новостей о  деятельности компании.

Обработка полученной информации, создание собственного новостного потока.

Согласование и получение разрешения у руководителя отдела на распространение  данных новостей.

Составление текстов информационных сообщений для размещения на лентах новостных и информационных агентств, а также в СМИ.

Оптимизация формы и стиля подачи новостных материалов в соответствии с потребностями отдельных СМИ.

Рассылка новостных материалов по информационным каналам и СМИ.

Должностная инструкция Имиджмейкера

Цель работы: формирование позитивного имиджа лидера и/или организации.

Основные направления  деятельности:

Создание имиджа организации. Проведение пропагандистских кампаний и рекламы  нуждающихся в этом лиц, организаций, партий и др.

Получение собственного «продукта» в  виде доброжелательного отношения  целевой общественности к субъекту имиджа.

Внедрение коммуникационных технологий, основной задачей которого является моделирование максимально эффективного и рационального образа: политических и коммерческих структур, событий, фигурантов.

Должностная инструкция менеджера по работе со СМИ. Цель работы: создание эффекта информационного присутствия компании в эфире ТВ, РВ, а также на страницах прессы.

Основные направления  деятельности:

1. Медиа-рилейшнз, поддержание и установление новых контактов с представителями СМИ.

Разработка концепции и плана  информационных поводов для выхода новостей, сюжетов и иных материалов о выходе новой продукции компании на ТВ и РВ.

Разработка концепции и плана  информационных и тематических публикаций в печатных СМИ.

Распространение в СМИ официальных  сообщений, комментариев экспертов  компании и иных информационных (журналистских) материалов, посвященных деятельности компании.

Организация публикации статей, а  также размещения сюжетов о деятельности компании в СМИ.

Контроль над выходом сообщений  о деятельности компании (статьи, сюжеты и т. д.) в СМИ в соответствии с достигнутыми договоренностями.

Организация присутствия журналистов  на пресс-конференциях, брифингах, интервью руководителей компании с представителями  СМИ.

Оперативная информационно-справочная работа -- подготовка ответов на запросы СМИ и других сторонних организаций о деятельности компании. Оказание содействия журналистам, осуществляющим сбор и подготовку материалов для публикации, теле- или радиопередачи.

Оказание содействия журналистам, осуществляющим сбор и подготовку материалов для публикации, теле- или радиопередачи.

Проведение аккредитации журналистов, освещающих деятельность компании.

Ведение переговоров со СМИ (телевидение, радио,печатные издания, информационные агентства, каналы Интернет) об обеспечении информационной поддержки спецпроектов компании.

Систематический оперативный анализ материалов СМИ, составление отчетов  и аналитических записокдля руководства о появлении различной информации, так или иначе касающейся деятельности компании.

Проверка достоверности опубликованных сведений о деятельности компании. Подготовка (по мере необходимости) разъяснительных  писем и опровержений.

Должностная инструкция журналиста. Цель работы: подготовка официальных сообщений, посвященных деятельности компании для СМИ, а также написание текстовых материалов, необходимых в оперативной работе отдела и в рамках проведения специальных PR-мероприятий.

Основные направления  деятельности:

Написание статей и иных информационных материалов для размещения в СМИ.

Подготовка пресс-релизов о деятельности компании для СМИ.

Написание текстов книг и брошюр о деятельности компании.

Составление и аудит текстов: приглашений, коммерческих предложений, пресс-папок, бюллетеней, каталогов и иных представительских  продуктов.

Аудит текстов официальной переписки  и других материалов по указанию руководства.

Основные функции PR-отдела

Деятельность PR-отдела ОАО «Вимм-Билль-Данн» разделяются на:

1. Внутренний PR

2. Внешний PR

1. Внутренний PR - это комплекс мероприятий, направленный на формирование такого имиджа компании, посредством которого компания желает предстать в глазах своих работников в позитивном и выгодном свете.

Основные функции PR-отдела в области внутреннего PR:

· Создание желаемой атмосферы в  коллективе, укрепление командности.

· отслеживание и подготовка материалов для доски объявлений

· организация стенда с основными  событиями (дни рождения, повышение, премиальные, праздничные фотографии, поздравительные открытки, открытые вакансии).

· организация всех корпоративных  мероприятий;

· совместно с генеральным директором разрабатываются книжечки для внутреннего  пользования, где прописана основная политика компании, её деятельность, философия, миссии, цели, брэнд и история, они облегчают процесс вхождения в должность и адаптацию новых сотрудников

· Выпуск поквартального отчета о  деятельности компании, пояснение текущих  задач других сотрудников, приветствие  новых сотрудников и разъяснение  их должностных обязанностей.

· Работа со слухами. В любой компании время от времени рождаются слухи - какая-то стихийная информация, которая  может быть как правдой, так и  ложью, как негативной, так и позитивной. Задача PR-отдела выяснить источники  происхождения слуха и развенчать слух негативный.

· разрешение организационных конфликтов;

· развитие персонала и разного  рода поощрения.

· проведение тренингов, деловых игр.

2. Внешний PR - это действия, направленные на улучшение взаимопонимания компании и её окружения, а также мероприятия, способствующие формированию «запланированного и разработанного» общественного мнения о компании.

Основные функции PR-отдела в области внешнего PR:

· Формирование (сохранение или изменение) желаемого имиджа (репутации) организации и ее руководства.

· установление, поддержание и расширение контактов с целевой аудиторией

· информирование об общественной значимости деятельности компании, демонстрация “отзывчивости” компании, делая работу более открытой и демократичной  для граждан;

· мероприятия, направленные на расширение сферы влияния компании средствами, адекватными поставленной цели и  не противоречащими социальной этике;

· Работа со СМИ. Концепция медиа-планирования.