Учет денежных средств в кассе и контроль за ведением кассовых операций

а) в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: "Депонировано";

б) составить реестр депонированных сумм;

в) в конце платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью

г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер N ____".

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления, и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

 

2.4 Кассовая книга

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.

Кассовая книга (форма № КО-4) применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. В организации может быть лишь одна кассовая книга.

Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано ___n____ листов". Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Кассовую книгу можно вести автоматизированным способом, однако в таком случае нужно будет распечатывать и брошюровать листы книги.

Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются. После того, как кассир подсчитал остаток кассы на конец рабочего дня, он выполняет соответствующие записи в кассовой книге, после чего сдает отчет по кассе (под расписку в кассовой книге), прикладывая к нему приходные и расходные кассовые ордера.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки "Остаток на начало дня".

В кассовой книге, в отличие от ПКО и РКО, допускаются исправления, они должны быть заверены подписями кассира и главного бухгалтера.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. А ответственность за соблюдение правил ведения кассовых операций несут три лица -- руководитель организации, главный бухгалтер и кассир.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ КАССОВЫХ  ОПЕРАЦИЙ

 

3.1 Касса организации

50.1 - Касса организации; учитываются  денежные средства в кассе  организации.

Контроль за сохранностью денежных средств в кассе осуществляется путем проведения инвентаризации (ревизии) кассы. Ревизия кассы согласно Положению о порядке ведения кассовых операций проводится не менее одного раза в месяц. Результаты оформляются актом (ф. № инв. 15). Выявленные при инвентаризации излишки денег приходуются зачислением их в доход организации (Д 50 - К 99). Обнаруженные при инвентаризации недостачи взыскиваются с кассиров с помощью следующих проводок:

· Списание недостающих денег в кассе (Д 94 - К 50);

· Предъявление иска кассиру (Д 73.2 - К 94);

· По мере взносов кассира в возмещении недостачи(Д 50, 51, 70 - К 73.2).

За нарушение установленного порядка налагаются различные административные штрафы.

 

3.2 Операционная касса

На субсчете 50.2 «Операционная касса» учитываются средства, получаемые организацией при расчетах с населением. Если организация кроме расчетов с собственным персоналом производит расчеты с населением, она обязана использовать и регистрировать в налоговых органах контрольно-кассовые машины (ККМ).

В соответствии с Федеральным Законом от 22.05.03 №54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт", организации и индивидуальные предприниматели обязаны применять контрольно-кассовую технику (ККТ, ККМ - контрольно-кассовые машины) при осуществлении наличных расчетов или расчетов с использованием платежных карт. При реализации товаров или услуг организация должна выдать кассовый чек. К применению разрешены кассовые аппараты, включенные в Государственный реестр (одобренные налоговыми органами), а перед вводом аппарата в эксплуатацию его надо зарегистрировать в налоговых органах. Для каждого кассового аппарата открывается Журнал кассира-операциониста. (форма № 24), которая должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями налогового инспектора, директора и главного (старшего) бухгалтера организации, а также печатью. При этом необходимо учитывать, что «Книга кассира-операциониста» не заменяет кассового отчета по форме № 25. Кассовые аппараты генерируют так называемые X-отчеты и Z-отчеты. X-отчет можно снимать произвольное количество раз за смену, он показывает движение денежных средств в кассе. Z-отчет (в виде ленты кассового аппарата) снимается в конце рабочей смены, Он закрывает рабочую смену кассира-операциониста. Показания этого отчета нужно записать в журнал кассира-операциониста. Z-отчеты и журнал кассира-операциониста следует хранить в течение 5 лет. На основании Z-отчета и журнала кассира-операциониста заполняется отчет кассира-операциониста. Выручка, полученная с применением ККМ, сдается в кассу организации.

На каждой кассовой машине имеется свой заводской номер (на маркировочной табличке), который обязательно указывается во всех документах, относящихся к данной машине (кассовом чеке, отчетной ведомости, паспорте, «Книге кассира-операциониста» ПКО и РКО и др.), а также в документах, отражающих перемещение кассовой машины (отправку в ремонт, передачу другой организации и т. п.). Кассир допускается к работе на кассовой машине после ознакомления с типовыми правилами по эксплуатации кассовых машин в объеме технического минимума. Все записи в «Книге кассира - операциониста» производятся в хронологическом порядке чернилами, без помарок. Кутер М.И.. Теория бухгалтерского учета. Учебник. - М.: Финансы и статистика, 2006 г. При внесении в Книгу исправлений они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, директора (заведующего) и главного (старшего) бухгалтера. В бухгалтерском учете кассовый аппарат подлежит оприходованию либо как объект основных средств, либо как малоценный и быстроизнашивающийся предмет в зависимости от его стоимости.

 

3.3 Денежные документы

На субсчете 50.3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации денежные документы, ценные бумаги (бланки трудовых книжек, оплаченные курортные путевки, оплаченные авиабилеты, почтовые марки, акции, облигации, векселя), выпускаемые самой организацией или приобретенные на стороне. Для их учета открывается отдельная кассовая книга, а на каждый вид документов-- отдельные страницы. Учет поступления денежных документов осуществляется по накладной. Выписывает ее кассир в двух экземплярах при приеме денежных документов.

Выдача денежных документов из кассы осуществляется на основании требования, которое выписывается бухгалтером. Учет денежных документов ведется по номинальной стоимости. При движении денежных документов составляется отдельный кассовый отчет и передается бухгалтеру.

 

3.4 Расчеты с подотчетными лицами

Если расходы нельзя оплатить безналичным путем или из кассы, они осуществляются через лиц, которым выдаются наличные деньги под отчет. Это бывают расходы на приобретение материальных ценностей в магазинах (канцелярские расходы, покупка марок), а также командировочные расходы и прочие.

Подотчетными лицами могут быть только работники данного предприятия. Их список объявляется в приказе по предприятию. На командировки приказ отдается в каждом случае отдельно. В соответствии с приказом работник пишет заявление на получение аванса. Размер аванса определятся заданием (что купить или оплатить) и условиями командировки (пункт назначения, вид транспорта, продолжительность командировки). До получения аванса бухгалтерия дает справку о том, что задолженности за подотчетным лицом по предыдущему авансу нет. Руководитель предприятия разрешает выдать деньги и бухгалтерия составляет расходный кассовый ордер, по которому и выдаются деньги.

Организация учета по расчетам с подотчетными лицами осуществляется через счет 71 "Расчет с подотчетными лицами". Это - активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

Выдача аванса подотчетному лицу (Д 71 - К 50).Об израсходованных суммах подотчетное лицо обязано в трехдневный срок (после использования средств или после возвращения из командировки) составить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет. К авансовому отчету прикладываются оправдательные документы (товарные чеки, проездные билеты, квитанции), командировочное удостоверение. Целесообразность расходов подтверждает руководитель отдела. Расходы проверяются бухгалтерией, утверждаются руководителем.

Расходы на командировку являются нормируемыми, т.е. включаются в себестоимость по нормам, установленным правительством или Министерством Финансов.

Принятые бухгалтерией расходы по авансовому отчету, оформляются с помощью следующих проводок:

· Закупка материалов экспедиторами (Д 10 - К 71);

· Отнесение командировочных расходов на общепроизводственные и общехозяйственные расходы (Д 25, 26 - К 71).

Остатки неизрасходованных сумм аванса подотчетное лицо обязано сдать в кассу не позднее трех дней после возвращения из командировки. Несданные в срок суммы отражаются проводкой Д 94 - К 71. В дальнейшем эти суммы списываются посредством удержания из заработной платы Д 70 - К 94, либо, если средства не могут быть удержаны из заработной платы, то за счет возмещения материального ущерба - Д 73 - К 94.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка (линейка) и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.

Основанием для заполнения журнала-ордера №7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные руководителем предприятия. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

 

3.5 Хозяйственные операции  по учету денежных средств  в кассе

Рассмотрим типичные хозяйственные операции по учету денежных средств в кассе организации и схемы бухгалтерских записей по этим операциям. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций.

Таблица 1 Хозяйственные операции по учету денежных средств в кассе

Содержание хозяйственной операции	Первичные учетные документы	Д	К
Поступления в кассу
Переданы денежные средства с расчетного счета в кассу	Выписка банка, ПКО	50	51
Внесен вклад учредителя в уставный капитал в виде наличных денег	ПКО, протокол собрания учредителей	50	75
Поступили денежные средства от покупателя в счет задолженности по проданным товарам	ПКО, доверенность лица, вносящего денежные средства	50	62
Поступил аванс от покупателя	ПКО, доверенность лица, вносящего денежные средства	50	62
Поступили неизрасходованные средства, выданные ранее подотчетному лицу	ПКО, авансовый отчет	50	71
Оприходованы в кассу излишки денежных средств, выявленные при ревизии кассы	ПКО, акт ревизии кассы, приказ руководителя	50	91
Выручка от продажи товаров поступила в кассу организации	ПКО, договор	50	90
Выручка от продажи прочих активов поступила в кассу	ПКО, договор, доверенность	50	91
Оплачена покупателем в кассу задолженность по проданным товарам в кредит	ПКО, договор, доверенность	50	76
Внесена в кассу сумма переплаты заработной платы работниками организации	ПКО	50	73
Внесена в кассу сумма возмещения недостачи виновными лицами (работниками организации)	ПКО, приказ руководителя	50	73
Получены в кассу денежные средства, являющиеся доходами будущих периодов	ПКО	50	98
Получены в кассу денежные документы от поставщика	ПКО, доверенность	50	60
Выбытия из кассы
Переданы денежные средства из кассы на расчетный счет	Выписка банка, РКО, объявление на взнос наличными	51	50
Выплачена из кассы заработная плата	Расчетно-платежная ведомость, РКО	70	50
Выплачена из кассы депонированная заработная плата	Расчетно-платежная ведомость, РКО	76	50
Выданы из кассы денежные средства подотчетному лицу	Служебная записка, РКО	71	50
Выявлена при ревизии кассы (инвентаризации) и списана недостача денежных средств	Акт инвентаризации кассы, приказ руководителя, РКО	94	50
Оплачена из кассы задолженность поставщику за приобретенные товары или услуги	РКО	60	50
Оплачена из кассы задолженность покупателям по возвращенным товарам	РКО	62	50