Учет расчетов с персоналом по оплате труда

В условиях рыночной экономики и расширения прав организации в области оплаты труда размеры ставок (окладов) системы  премирования и условия выплаты  вознаграждений за выслугу лет определяются в коллективном договоре. В трудовых договорах могут предусматриваться  более высокие размеры оплаты, чем предусмотренные в коллективных договорах. Конкретные размеры поощрительных выплат определяются работодателем по результатам труда работника.

Оплата  труда работников производится в первоочередном порядке по отношению к другим платежам предприятия после уплаты налогов.

 

2. Организация учета расчетов с персоналом и оплате труда в ООО «ТИМ», структурное подразделение кафе «Лето».

 

2.1 Краткая  характеристика предприятия

 

В настоящее  время кафе работает на рынке товаров  и услуг 2,5 года. Численность работников около 25 человек.

Кафе находится по адресу город Пермь, улица Ленина, 98. Имеет лицензию на осуществление своей деятельности с 2009г. Лицензия предоставляет право на осуществление и выполнение следующих работ:

а) закуп  и реализация продуктов питания  и полуфабрикатов;

б) закуп  и реализация алкогольной продукции;

Кафе заключает договора с крупными поставщиками города и края для закупа продукции и последующей ее реализации. Имеет материалы и оборудование в аренде.

В организации  сложилась сложная структура управленческого аппарата: предприниматель (гендиректор), исполняющий обязанности гендиректора в ООО «ТИМ», управляющий структурным подразделением кафе «Лето», администраторы кафе, персонал (повара, бармены, официанты, работники хозяйственной части). 

 

2.2 Документация по учету личного состава, труда и его оплаты

 

Для учета  личного состава, начисления и выплат заработной платы используют унифицированные  формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата  России от 05.01.2004 г. № 1.

Приказ (распоряжение) о приеме работника  на работу (форма № Т-1 приложение 1) и Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (Ф.№ Т-la) применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору. Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию.

В приказах указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, а также условия  приема на работу и характер предстоящей  работы (по совместительству, в порядке  перевода из другой организации, для  замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

Подписанный руководителем организации или  уполномоченным на это лицом приказ объявляют работнику (работникам) под  расписку. На основании приказа в  трудовую книжку вносится запись о  приеме на работу, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открывается  лицевой счет работника.

При переносе срока отпуска на другое время  с согласия работника и руководителя в график отпусков вносятся соответствующие  изменения.

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (ф № Т-8 Приложение 2) и приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (Увольнении) (ф. № Т-8а) применяются для оформления и учета увольнения работника (работников). Заполняются работником бухгалтерии, подписываются руководителем организации, объявляются работнику (работникам) под расписку.

На основании  приказа делается запись в личной карточке (Приложение 3), лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

Приказ (распоряжение) о направлении работника  в командировку (ф. № Т-9 Приложение 4) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (ф. № Т-9а) применяются для оформления и учета направлений работника (работников) в командировки. Заполняются работником бухгалтерии, подписываются руководителем организации. В приказе о направлении в командировку указываются фамилии и инициалы, структурное подразделение, профессии (должности) командируемых, а также цели, время и места командировок.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (ф. № Т-11) и приказ (распоряжение) о поощрении работников (ф. № Т-11 а) применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе. (Приложение 8 и 9)

Подписываются руководителем организации, объявляются  работнику (работникам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в  трудовую книжку работника.

В ряде организаций (особенно крупных) вместо расчетно-платежных  ведомостей применяют отдельно расчетные ведомости (Ф. № Т-51 приложение 6) и платежные ведомости (ф. № Т-53). В расчетной ведомости содержатся все расчеты по определению сумм заработной платы, подлежащих выплате работникам. Платежную ведомость используют лишь для выплаты заработной платы. В ней указывают фамилии и инициалы работников, их табельные номера, суммы к выдаче и расписку в получении заработной платы. Расчетно-платежные ведомости или замещающие их расчетные и платежные ведомости применяют для расчетов с работниками за целый месяц.

Аванс за первую половину месяца обычно выдают по платежным ведомостям. Сумму аванса обычно определяют из расчета 40% заработка  по тарифным ставкам или окладам  с учетом отработанных работниками  дней.

Заработную  плату выдают из кассы в течение  трех дней. По истечении этого срока  кассир против фамилий работников, не получивших заработную плату, делает отметку «Депонировано», составляет реестр невыданной заработной платы  и на титульном листе ведомости  указывает фактически выплаченную  и не полученную работниками сумму  заработной платы. Суммы, не выплаченной в срок заработной платы по истечении трех дней сдают, в банк для зачисления на расчетный счет.

На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (ф. № КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице ведомости.

Выплаты, не совпадающие со временем выдачи заработной платы (внеплановые авансы, отпускные суммы и т.п.), производят по расходным кассовым ордерам, на которых  делают пометку «Разовый расчет по заработной плате».

Расчетно-платежная  ведомость выполняет несколько  функций – расчетного документа, платежного документа – и, кроме  того, служит регистром аналитического учета расчетов с работниками  по заработной плате.

Однако  на практике использовать расчетно-платежные  ведомости для подсчета средней  заработной платы за какой-либо предшествующий период (например, за три месяца при  оплате отпуска) неудобно, поскольку  необходимо делать трудоемкие выборки  из различных ведомостей.

Поэтому в организации на каждого работника  открывают лицевые счета (ф. № Т-54 и ф. № Т-54а), в которых записывают необходимые сведения о работнике (семейное положение, разряд, оклад, стаж работы, время поступления на работу и др.), все виды начислений и удержаний из заработной платы за каждый месяц. По этим данным легко рассчитать средний заработок за любой период времени.

Форма №  Т-54 используется для записи всех видов  начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных  документов по учету выработки и  выполненных работ, отработанного  времени и документов на разные виды оплат. На основании данного лицевого счета составляют расчетную ведомость  по.ф. № Т-51.

Форма №  Т-54а применяется при обработке  учетных данных с применением  средств вычислительной техники  и содержит только условно-постоянные реквизиты о работнике. Данные по расчету заработной платы, полученные на бумажных носителях, вкладываются ежемесячно в лицевой счет. Вторая страница используется для печатания кодов  видов оплат и удержаний.

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (ф. № Т-60) предназначена для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.

Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового  договора (контракта) с работником (увольнении) (ф. № Т-61) применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Составляется работником бухгалтерии. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.

Для получения  аванса за первую половину месяца в  банк представляют следующие документы: чек, платежные поручения на перечисление денежных средств в бюджет по удержанным налогам, на перечисление сумм, удержанных по исполнительным документам и личным обязательствам, а также на перечисление платежей на социальные нужды (в фонды  — пенсионный, социального страхования, обязательного медицинского страхования).

 

2.3 Учет расчетов с персоналом по оплате труда

 

При выдаче наличных денег из кассы организации  необходимо руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в РФ. Деньги на выплату заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, премий и т.д. получают в обслуживающем банке. Организации, имеющие выручку, могут по согласованию с банком расходовать ее на оплату труда.

Заработная  плата выплачивается не реже чем  каждые полмесяца, а отпускные - не позднее, чем за один день до начала отпуска. При увольнении работника все суммы, причитающиеся ему от организации, выплачиваются в день увольнения.

Заработная  плата выдается в сроки, установленные  коллективным договором. Эти даты указываются в предоставленных банку кассовых заявках.

 За  первую половину месяца (с 1-го  до 15-е число включительно) выдают  аванс (обычно с 16-го по 20-е  число текущего месяца). Наиболее  распространен вариант, при котором  аванс выплачивается в заранее  обусловленном размере (например, 40% фактического заработка за  прошлый месяц). Более целесообразной  предоставляется выплата аванса  в зависимости от заработка  за фактически выполненную работу (при сдельной оплате) или фактически  отработанное время в первую  половину месяца (за период с  1-го по 15-е число месяца включительно) за минусом необходимых удержаний,  установленных действующим законодательством.

Заработная  плата за вторую половину месяца выдается с 1-го по 5-е число следующего месяца. Если день выдачи заработной платы  приходится на выходной или праздничный  день, то она должна быть выплачена  накануне. Деньги для расчетов с  уволенными и уходящими в отпуск, а также с работниками нештатного (несписочного) состава выдаются независимо от установленных сроков выплаты  заработной платы штатным работникам.

Для получения  заработной платы в банк представляются следующие документы: чек, платежные  получения на перечисление в бюджет налоговых платежей (подоходного  налога, сбора на нужды образовательных  учреждений), платежные получения  в пользу различных организаций  и лиц на суммы, удержанные из заработной платы работников по исполнительным листам, по другим исполнительным документам и личным обязательствам, а также  платежные поручения на перечисление платежей в ПФ, Фонд социального  страхования, Фонд обязательного медицинского страхования, Фонд занятости населения. Платежные поручения выписываются в рублях с округлением копеек до рублей по общим правилам. Аванс  и заработная плата за вторую половину месяца выдаются в течение 3 дней, включая  день получения денег в банке. Так, если деньги получены в понедельник, то в среду сумма неполученной зарплаты должна быть сдана в банк. Выплата заработной платы, пособий и премий производится по расчетно-платежной (ф. № Т-49) или платежной (ф. № Т-53) ведомости. При получении денег работник расписывается в ведомости. Выдача денег лицу, не являющемуся штатным сотрудником, осуществляется по предъявлении документа, удостоверяющего личность получателя. Деньги могут выдаваться по расходному кассовому ордеру. В нем получатель указывает название и номер документа, дату его выдачи, наименование его организации.

По истечении  срока выдачи заработной платы кассир в ведомости против фамилий лиц, не получивших ее, в графе «Расписка в получении» делает отметку «Депонировано». На сумму, выданной по ведомости заработной платы бухгалтером, оформляется расходный кассовый ордер, который затем отражается в кассовой книге.

Не выплаченная  в срок заработная плата депонируется, а деньги сдаются в банк и зачисляются  на расчетный счет организации. Из банка  их получают при обращении работника  в бухгалтерию. Работник имеет право  на получение депонированной заработной платы в течение трех лет. По истечении  этого срока невостребованные суммы  как внереализованные доходы присоединяются к прибыли.

Депонированная  заработная плата оформляется следующим  образом. Не выданные суммы по платежной (расчетно-платежной) ведомости кассир заносит в реестр не выданной заработной платы и передает его бухгалтеру. В бухгалтерии учет расчетов с  депонентами ведут в книге  учета депонированной заработной платы (ф. № 8). В ней для каждого депонента  отводится отдельная строка, по которой  указывают фамилию, имя, отчество и  депонированную сумму, отмечается ее выдача. В книге ежемесячно подсчитываются общая депонированная сумма и  сумма выданная, выводится остаток. Выдача депонентских сумм оформляется  расходным кассовым ордером.

При этом бухгалтер делает следующие  проводки:

1. Оформление  неполученной заработной платы  (депонирование):

Д 70 —  К 76 — закрывается расчетно-платежная  ведомость на общую сумму депонируемой зарплаты;

Д 51 —  К 50 — возврат денег на расчетный  счет банка предприятия на эту  же сумму.

2. Получение  ранее депонированной заработной  платы:

Д 50 —  К 51 — получение средств с расчетного счета в банке на оплату депонентов;

Д 76 —  К 50 — списание выданной заработной платы с депонента.

Так же оформляются  и другие почему-либо неполученные работником суммы (премии, выплаты, пособия  и т.д.).

Своевременно  не полученную работниками заработную плату предприятия обязаны хранить  в течение 3-х лет и выдавать ее по первому требованию работника. "При сдаче депонированной заработной платы на расчетный счет в назначении платежа указывается «депонированная  заработная плата», что также обязывает  банковское учреждение учитывать данные средства отдельно.

В случае смерти работника неполученная ко дню  его смерти заработная плата выдается совместно проживающим с ним  членам семьи, а также лицам, находившимся вследствие нетрудоспособности на иждивении  умершего.

Суммы депонентской задолженности, по которой сроки  исковой давности истекли, подлежат отнесению на финансовые результаты (как прибыль предприятия).