Управление контрактами и поставками в проекте

Российский  университет дружбы народов

Инженерный  факультет

Кафедра инженерного  бизнеса и управления предприятием

 

 

 

 

 

 

Доклад на тему:

«Управление контрактами  и поставками в проекте»

 

 

 

 

 

 

Выполнил: Коновалов  Д.А.

студент группы ИБМ-101

Преподаватель: Назаренков Е.П.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва, 2012 год 

Управление  контрактами и поставками в проекте.

Понятие управления поставками и контрактами в проекте. Стадии процесса управления поставками и контрактами в проекте. Основные задачи стадий процесса управления поставками и контрактами в проекте. Поставки в проекте.

1. Понятие управления  поставками и контрактами в  проекте.

Управление поставками и контрактами - один из ключевых моментов в управлении строительным проектом. Эффективность его реализации напрямую зависит от слаженной организации поставок материально-технических ресурсов (МТР). А также от качества поставляемых материалов и оборудования.

Управление поставками включает в  себя процессы, направленные на получение  товаров и услуг, необходимых  для выполнения проекта, от внешних (по отношению к выполняющей проект организации) поставщиков.

2. Стадии процесса управления поставками и контрактами в проекте.

Выделяются следующие  основные процессы:

Планирование  закупок – определение перечня закупаемых товаров и услуг, а также сроков, когда эти товары и услуги потребуются проекту.

Планирование работы с поставщиками – документирование требований к закупаемым продуктам и услугам, определение потенциальных поставщиков.

Сбор технико-коммерческих предложений – сбор технико-коммерческих предложений и оферт от разных поставщиков.

Выбор поставщиков – выбор поставщика для каждого закупаемого продукта или услуги.

Управление  контрактами – работа по сопровождению контрактов, контроль выполнения контрактных обязательств.

Закрытие контрактов – признание контракта завершенным (закрытие), включая решение всех отложенных или неразрешенных вопросов, связанных с данным контрактом/поставщиком.

Дальнейшее описание процессов  управления поставками дается с точки  зрения покупателя в модели продавец-покупатель. В различных предметных областях продавец может обозначаться такими терминами как поставщик, контрактор или производитель. В данном разделе предполагается, что продавец является внешним по отношению к выполняющей проект организации, однако большая часть сказанного в данной главе применима и к ситуации, когда продавцом является подразделение той же компании и с этим подразделением заключается некое формальное соглашение. Если такое соглашение не заключается, то к такой ситуации больше применимы процессы, описанные в разделах «Управление человеческими ресурсами» и «Управление взаимодействием».

Планирование закупок Процесс  планирования закупок состоит в  определении перечня товаров  и услуг, требуемых для выполнения проекта, которые по той или иной причине выгоднее получить извне.

Определяется способ закупки, закупаемое количество, сроки, когда данный продукт или услуга потребуется для выполнения проекта.

Если в качестве поставщика выступает  подразделение той же компании (т.е. поставщик является внутренним), то все процессы, описанные в оставшейся части данной главы, не выполняются. Такое часто случается в исследовательских проектах и проектах по разработке (нового изделия, технологии), когда организация не заинтересована в преждевременном распространении технической информации по проекту. Также это относится к небольшим внутренним проектам, когда затраты на поиск внешних ресурсов и управление процессом их закупки превышают возможные выгоды.

Реализация проекта в условиях рыночной экономики сводится, по сути, к серии взаимосвязанных и скоординированных закупок ресурсов проекта в широком смысле (в том числе машин и оборудования, материалов, лицензий, строительных, монтажных работ, консультационных услуг, услуг по проведению торгов, надзору за работами, подготовке персонала). Наиболее развитой сферой применения торгов в отечественной практике являются подрядные торги, которые имеют соответствующее законодательно-нормативное обеспечение. Утверждено Положение о подрядных торгах в Российской Федерации. Дополнительно к Положению разработан пакет методических рекомендаций по проведению предварительной квалификации претендентов, разработки тендерной документации заказчиками и оферты претендентами, по выбору победителя по итогам торгов.

3. Основные задачи  стадий процесса управления поставками и контрактами в проекте.

Управление контрактами включает применение соответствующих процессов  управления проектами к задаче управления закупками и интеграция выходных материалов этих процессов в общее  управление проектом. Перечень этих задач включает:

• Выполнение Сводного плана проекта в части своевременной приемки работ, выполненных контрактором.
• Отчетность по эффективности выполнения проекта в части контроля затрат и сроков поставок/выполнения работ по данному контракту.
• Контроль качества в части оценки качества предоставленных контрактором продуктов и услуг.
• Контроль изменений в части, ответственной за внесение изменений в контракты и оповещение об этих изменениях всех заинтересованных лиц.

В контракте должен быть предусмотрен порядок рассмотрения, учета изменений по объему и характеру работ, условием их выполнения и возмещения затрат по вносимым изменениям. Необходимым условием реализации контрактов являются мониторинг и контроль над ходом их выполнения, включая:

•   систематическое отслеживание всех процессов и параметров контрактов;

•    выявление отклонений от проектных решений в ходе реализации договоров;

•   оценку и прогнозирование последствий отклонений;

•   рассмотрение изменений в ходе реализации проекта;

•    принятие корректирующих мер, применение штрафных санкций за нарушение условий контрактов;

•   разрешение конфликтов между сторонами контрактных взаимоотношений.

При выполнении договоров контролируются, прежде всего, следующие основные параметры проекта: сроки, стоимость и качество выполненных работ. Если разногласия, споры и конфликты сторон, возникшие в процессе выполнения контрактов, не могут быть урегулированы путем переговоров и добровольных соглашений, они подлежат разрешению путем обращения в третейский суд или арбитраж.

Управление контрактами  и поставками в инвестиционном проекте – раздел управления проектами, включающий процессы, требуемые для обеспечения поставки продуктов и услуг извне.

Руководителю проекта и команде  управления требуется нанимать других менеджеров и компании, которые буду поставлять продукты и услуги для инвестиционного проекта. Контракты обеспечивают способ создания соглашений, на которые можно полагаться. Условия контрактов обязательны для выполнения не только в добровольном порядке, но и в принудительном. Вследствие правового характера контрактов для их одобрения обычно требуется иной, более высокий уровень согласования и подписания. Поэтому в команду управления инвестиционного проекта могут включаться юристы. 

Контракты так же, как и проекты, обладают жизненным циклом. Процесс контракта очень похож на фазы инициации, планирования, реализации и закрытия при управлении проектом. 

В соответствии могут быть выделены следующие этапы контракта:

·  определение требований (формирование идеи);

·  составление заявки и объявление тендера (инициирование); 

·  рассмотрение предложений и заключение контракта (планирование); 

·  выполнение контракта (реализация); 

·  закрытие контракта (завершение). 

Определение требований осуществляется на основании СРР и оценки потребностей, необходимых для выполнения выделенных работ. Перед принятием решения о покупке продукта, работ или услуг необходимо решить, следует ли изготавливать данный элемент внутри своей организации или заказать его у сторонней организации. 

Составление заявки иногда называется планированием предложения. Содержание требований пересматривается с учетом дополнительной входной информации о стоимости и способах выполнения требований. В результате содержание требований уточняется. На основании уточненных данных организуется проведение тендера.

Проведение тендеров может осуществляться как путем публичного объявления о намечаемых закупках, так и путем  формирования списка аттестованных  поставщиков и рассылки им своих  заявок. Существует два основных способа формирования заявок: запрос цен и запрос предложения. 

При запросе цен потенциальные  подрядчики и поставщики должны удовлетворять  все требования и поставить точно  то, что запрашивалось. При запросе  цен значительно упрощается принятие решения о выборе поставщика, но требуется точное составление спецификации заявки. 

При запросе предложения подрядчику предоставлена некоторая свобода выполнения функций, описанных в заявке. Вследствие такой гибкости каждый подрядчик может предлагать что-то отличающееся от других поставщиков и по другой цене. Поэтому при запросе предложения требуется больше работы при оценке полученных предложений. 

В процессе определения подрядчика из всех рассмотренных претендентов выбирается один или несколько подрядчиков в зависимости от принятого решения о диверсификации рисков. На данном этапе контракт пишется, согласовывается и подписывается сторонами. Содержание работ или описание товара является необходимой частью контракта. Оно должно быть достаточно подробным, чтобы любой потенциальный подрядчик мог полностью понять, что от него требуется и может ли он выполнить все эти требования. 

Контракт должен содержать перечисление всего, что требуется заказчику, даже если это не является частью поставляемого  продукта. Например, отчеты о качестве, руководства по эксплуатации, документация, отчеты о выполнении и продвижении и т.д.

Выполнение контракта является содержанием установленного в рамках контракта соглашения. Происходит действительное осуществление контракта. При выполнении контрактов необходимо осуществлять их администрирование. При администрировании контракта покупатель сам становится заказчиком проекта и следует обеспечить организацию поступления информации о ходе выполнения работ или поставки товаров. В крупных контрактах к такой информации относятся сообщения о состоянии работ по расписанию, отчеты о выполнении графика, отчеты контроля качества, сведения о контроле рисков и отчеты об изменениях. 

После выполнения сторонами всех обязательств по контракту осуществляется его закрытие путем подписания актов и накладных и произведением окончательных расчетов. 

Заключение.

• Управление поставками и контрактами - важный процесс управления проектами. Планирование поставок необходимо производить до окончания планирования и бюджетирования проекта.
• Управление поставками и контрактами включает: планирование закупок, планирование контрактов, запрос информации, выбор поставщиков, администрирование и закрытие контрактов
• Необходима деятельность по оценке качества контрактов поставщиков, и деятельность по устранению узких мест.
• Взаимодействие с поставщиками должно проводиться на постоянной плановой основе, пока не закончен контракт. Заинтересуйте поставщика заранее давать информацию о проблемах, повышающих риски.
• Правильное управление поставками может и должно снижать риски проекта.
• Организация, постоянно осуществляющая закупки, должна иметь простую, прозрачную систему для оценки и отбора поставщиков, заполненный реестр поставщиков.