Проведение презентации

Министерство образования  и науки РФ

 

 

 

 

 

 

Реферат на тему «Проведение  презентации»

 

 

Выполнила:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Краснодар

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Презентация помогает отдельным  лицам и организациям приобрести благоприятную заметность и таким  образом достичь своих целей (при  условии её эффективности).

Изучение методов, способов и приемов проведения презентации является актуальной темой для исследования. Поскольку конкуренция охватывает все виды человеческой деятельности. А непременный атрибут успешной конкуренции – увеличение своей заметности. В профессиональной деятельности заметность состоит в том, чтобы быть увиденным, услышанным, быть признанным.

Пытаясь привлечь к себе внимание, предприниматели и специалисты  разных областей сталкиваются с беспрецедентными трудностями. Слишком многие желают того же, и борьба оказывается поистине жестокой. Средства долговременного воздействия то и дело приходится менять.

Презентация – испытанное средство привлечь к себе внимание. Деловая презентация, проведенная  искусно, заставляет людей положительно оценить и Вас и Ваше сообщение. Как для отдельных людей, так и для организаций, успешная презентация – это профессиональный инструмент, помогающий добиться желаемого.

Целью работы являлось рассмотрение этапов подготовки презентации, изучение способов и методов проведения презентации.

 

ОБЩЕЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ О ПРЕЗЕНТАЦИИ

 

Презентация – общественное представление чего-то нового, с определенными целями.

Презентации бывают следующих  видов:

• Презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т.п.). Целями такой презентации являются: создание имиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы. По сути своей такая презентация является частью рекламной кампании организации.
• Презентация товара. Цели такой презентации ясны: создание знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возможностями товара, расписания магазина и т.д., достижение предпочтения марке и т.п.
• Презентация проекта. Цель этого вида презентации - информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта. Этот вид презентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке (см. ниже), т. к. предполагает убеждение аудитории в необходимости осуществления разработки или воплощения проекта.
• Презентация объема и содержания выполненных работ (отчет). Цель - ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей результаты работ. Такая презентация менее требовательна к выполнению определенных правил подготовки и вполне может быль спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержатся в полном порядке.
• Презентация плана будущих работ. Такая презентация аналогична предыдущему виду презентаций, только объект здесь будущие работы организации или личности. Целями её могут являться: информирование определенного круга лиц о намеченных работах, описание намеченных работ с целью подтверждения объекта презентации критическому анализу и изменению.

Смысл и назначение презентации - передача информации презентующим в форме убеждения определенному кругу присутствующих с перечисленными целями.

 

1. ПОДГОТОВКА ПРЕЗЕНТАЦИИ

 

Эта часть реферата своей  целью имеет передачу знаний о  подготовке качественной презентации  высшего уровня. Для этого, в главе описываются основные шаги по подготовке.

Шаги по подготовке презентации  следующие:

• Анализ состава, цели, характера и состояния аудитории.
• Планирование и развитие вступления, основной части и заключения для длинной формальной презентации.
• Выбор, разработка вариантов использования демонстрационно-наглядных материалов.
• Непосредственно подготовка к речи: написание текста, плана, подготовка наглядных материалов.
• Подготовка к ответам на вопросы из аудитории.

Речи и презентации  очень похожи на интервью и деловые встречи: в процессе подготовки нужно определить цели, проанализировать аудиторию, разработать план для презентации своих точек зрения. Но речи и презентации в отличие от интервью и встреч события более массового характера, они не ориентированы на эмоциональные аспекты или на персональные проблемы.

 

1.1 АНАЛИЗ ЦЕЛИ

 

В процессе создания собственной  карьеры человек может делать презентации или произносить  речи по разным поводам. Например, если он работает в отделе по работе с  персоналом, он может давать ориентационные сведения новым работникам или объяснять политику компании. Если человек работает начальником отдела, он может презентовать программы учения персонала. Если он консультант, он может давать аналитические отчеты. Если он работает бухгалтером или аудитором он может презентовать начальству отчеты о финансовом состоянии фирмы. Как ученый или инженер он может объяснять технические характеристики клиенту или говорить на профессиональных собраниях. Как президент он часто выступает перед собранием директоров, работников, акционеров или журналистов с разного рода отчетами. Как человек, заинтересованный в поиске спонсора для своего проекта, он делает презентацию перед потенциальными инвесторами.

Такие презентации и  речи могут быть отнесены к разного рода блокам в зависимости от целей. Цель помогает определить форму, содержание и стиль презентации, а также, как показывает данный график, уровень взаимодействия аудитории с презентующим.

График зависимости  взаимодействия аудитории с презентующим в зависимости от целей последнего показывает необходимость и важность анализа аудитории если целью вашей презентации является убеждение, однако не следует пренебрегать анализом аудитории и при других целях. (см. подробнее в следующей главе)

Мотивирование или развлечение. Когда пытаешься кого-нибудь развлечь, то в основном презентация состоит из обычной речи. Например, когда вы говорите несколько слов об уходящем на пенсию работнике, сначала сделаете несколько веселых комментариев о хорошей работе пенсионера и опишите, как он помог компании. В процессе речи вы мотивируете этого работника на новые рабочие подвиги. Аудитория в течении такой речи ведет себя пассивно. Если цель вашей презентации имеет такой характер, то необходимо тщательно подготовить лишь саму речь и не обращать особого внимания на подготовку к вопросам.

Информирование или  анализ. Когда цель вашей речи информирование или предоставление анализа, то такая  презентация предусматривает взаимодействие с аудиторией. Чаще всего такая  речь представляет собой собрание определенной группы людей с целью прослушивания документа. После прослушивания присутствующие задают вопросы на понимание и уточнение некоторых данных. Презентации такого рода очень часто используются в больших компаниях для мониторинга состояния финансов компании и т. д.

Убеждение или приглашение  к сотрудничеству. Наибольшее взаимодействие предполагает презентация, целью которой  является убеждение кого-либо принять  участие в различного рода актах  или участие в сотрудничестве по совместному решению проблемы. Обычно презентация начинается с предоставления информации об обсуждаемом объекте, чтобы аудитория поняла яснее, о чем идет речь, затем вы начинаете предоставлять аргументы в пользу вашей точки зрения и пытаетесь склонить присутствующих к нужным для вас действиям. Такая презентация наиболее требовательна к вспомогательным объектам и качеству речи. Кроме того необходимо быть достаточно гибким и превосходно чувствовать ситуацию особенно в случае непредвиденного течения обстоятельств. Необходимо постараться к ним подготовиться. Взаимодействие с аудиторией настолько здесь велико, что вы можете потерять контроль за ходом презентации. Здесь нельзя целиком полагаться на подготовленный и написанный текст, а зорко следить за ситуацией и не давать ей выходить из под контроля.

Зачастую речи и презентации  используют несколько из перечисленных  целей одновременно.

 

2. АНАЛИЗ АУДИТОРИИ

 

Как только вы поставили  цели для вашей презентации, необходимо приступить к анализу аудитории. Как и зачем это делается?

Аудитория - это еще один базовый элемент вашей презентации и т. к. именно для аудитории речь и делается, нельзя не придавать анализу никакого значения и пропускать его, а наоборот именно анализу аудитории необходимо уделить особое значение.

Вы можете добиться лучшего результата, если будете знать характеристики будущей аудитории и используете полученные данные в подготовке к речи.

Для начала надо определить размер аудитории. Очевидно, что маленькие  группы наиболее удобны для бурного  обсуждения и убеждения. Но когда в группе больше 12 человек нормальное обсуждение становится невозможным.

Зависимость размера  аудитории от целей прямая: чем  меньше цели предполагают участие аудитории  в презентации, тем больше может  быть размер аудитории и тем меньшее  значение может придаваться качеству людей пришедших на презентацию.

Также необходимо сопоставить  другую нужную информацию об аудитории. Вот некоторые вопросы, на которые желательно знать ответы перед презентацией:

• Будет ли аудитория в основной своей массе дружественна, безразлична или противна вашей точке зрения?
• Заботят ли их темы, через которые вы хотите убедить их принять участие в конкретном действии?
• Какой у аудитории уровень понимания, образованность?
• Сколько они знают о том, что вы собираетесь им преподнести?
• Знают ли они вас?
• Уважают ли они вас?

 

Ответы на эти вопросы  помогут вам выбрать лучший путь для поведения эффективной презентации.

А теперь несколько слов о том, как проводить анализ аудитории. Анализ проводится в соответствии с  пунктами в таблице 4.2.1

Таблица 2.4.1. Вопросы для анализа аудитории

Основные разделы вопросов по характкристике аудитории	Конкретные вопросы  по обозначенным темам.
Размер и состав аудитории.	Спрогнозируйте, сколько  человек придет на презентацию Выямните есть ли у  них какие-либо политические, религиозные, профессиональные комплексы или предубеждения. Проанализируйте соотношение  мужчин и женщин, возраст присутствующих, отношение присутствующих к определенным социальным и этническим группам, профессиональные аспекты деятельности присутствующих.
Анализ возможной реакции  публики	Проведите анализ, зачем  конкретные люди пришли на презентацию. Определите отношение  публики к предмету презентации. Решите заинтересована ли в нем аудитория или равнодушна. Отрефлексируйте как  аудитория реагировала на презентации такого рода в прошлом. Определите какие стороны  предмета и в каком свете лучше  показать данной аудитории. Определите будут ли затруднения в понимании частей вашей презентации. Анализируйте настроение публики в момент презентации: будут ли они уже уставшими после недавно прошедшей презентации, будут ли они голодны и ожидать скорого обеда и т. д. Вычислите какой способ преподнесения информации будет  наиболее эффективным, выгодным и произведет наибольшее впечатление на присутствующих: предоставление технической информации, статистичекого анализа, исторической информации, демонстрация, подобный пример и т. д. Предугадайте ответ  публики: пропишите пути реакции  на ваши действия Смодулируйте возможно наихудшую аудиторию и попытайтесь  попробовать действовать в такой ситуации. Предугадайте возможные  уточнения и вопросы. Проанализируйте наихудшее, что может произойти на презентации.
Уровень понимания аудитории.	Определите, знает ли аудитория, что-нибудь об объекте презентации, например проанализируйте есть ли среди присутствующих кто-либо с таким же набором знаний по данному вопросу. Проанализируйте знакома  ли аудитория с вашим словарем. Спрогнозируйте, все ли способны понять то, что вы говорите. Определите, какую поддерживающую информацию необходимо предоставить аудитории для лучшего понимания предмета. Подумайте о конкретных цифрах и спецификациях, которые  вас могут попросить предоставить или вам нужно будет сказать. Проанализируйте, включает ли в себя объект презентации рутинное, длительное предоставление информации, знакома ли тема присутствующим.
Отношения презентующего  с публикой.	Проанализируйте как  такая аудитория обычно реагирует  на выступления ораторов. Определите насколько  аудитория дружественна, открыта, гостеприимна вашей точке зрения, вашему стилю презентации. Определите как аудитория  настроена по отношению к вам. Проанализируйте, чего присутствующие от вас хотят. Подумайте о ваших  прежних отношениях с аудиторией. Определите вашу роль и статус. Определите есть ли у  аудитории склонности, которые могут работать против вас. Проанализируите возможное  отношение публики к построению вашей презентации. Определите какие аспекты  поддерживающей инормации будут  выглядеть для данной аудитории  наиболее надежно.

1.3. ПЛАНИРОВАНИЕ РЕЧИ ИЛИ ПРЕЗЕНТАЦИИ

 

Разработка стратегии  разворачивания выступления сложнее, чем написание документа. Если вы не сделаете вашу презентацию легкой для понимания, возможно аудитория  не отреагирует на нее нужным для  вас образом и вы потеряете  потенциальный выгодный контракт или инвестора в ваш проект, т. к. они могут просто не понять или прослушать важные пункты вашего выступления.

Для максимального эффекта  и достижения намеченных целей, после  анализа аудитории необходимо приступить к разработке плана речи или презентации, придавая этому ничуть не меньшее значение.

1.4. РАЗРАБОТКА ГЛАВНОЙ ИДЕИ

 

Первый шаг - это определение  главной идеи, вокруг которой и  будет строиться ваша презентация. Главная идея должна быть связана  с вашим объектом и должна служить  стержнем, на который каждый присутствующий должен нанизывать получаемую от вас информацию. Это подобно рекламному девизу, который напоминает покупателю о достоинствах рекламируемого проекта. Ваша цель - разработать такую главную идею, чтобы сделать презентацию интересной для аудитории и сделать объект презентации для присутствующих таким же интересным, как он интересен вам.

Попытайтесь сформулировать вашу главную  идею в одно предложение.

Вот несколько примеров:

Отметьте, что каждый пример содержит главную информацию (summary) о конкретном предмете презентации и благоприятно действует на аудиторию.

 

1.5. ПЛАНИРОВАНИЕ ВРЕМЕНИ

С хорошо разработанной  главной идеей вашего выступления, можете приступить к распланированию  времени и структуры вашего выступления. Структура, которую вы утвердите для выступления, должна быть связана с целью, аудиторией, предметом презентации и от отведенного для выступления времени.

Если у вас 10 или меньше минут  для выступления, необходимо организовать его так, чтобы уместить основные пункты, следовательно, оно будет похоже на короткую выдержку из полной, развернутой презентации.

Начните с небольшого плана вашей  будущей речи, в основной части  объясните все аспекты предмета презентации, в заключении коротко  повторите основные части выступления  и главную мысль.

Более длинные речи и презентации  должны быть организованы как отчеты. Если ваша цель - развлечь, мотивировать или информировать, используйте  естественный порядок в зависимости  от объекта, жесткой структуры тут  быть не может. Если же цель - анализировать, убеждать или склонять к сотрудничеству организуйте презентацию вокруг основных аргументов, мыслей. Используйте натуральный порядок, если аудитория дружественно настроена, восприимчива и наоборот - подходите к основным вашим аргументам аккуратно, если вы чувствуете сопротивление аудитории.