Деловые приёмы, их виды, правила приглашения и рассадки гостей на деловых приёмах

 

Барановичский государственный колледж лёгкой промышлености им. В.Е. Чернышёва

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Реферат

На тему: Деловые приёмы, их виды, правила приглашения и  рассадки гостей на деловых приёмах.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила учащаяся 222 группы 2 курса

Кашнеревич  Татьяна 

Преподаватель по учебной дисциплине

Савось  О.А.

 

 

 

 

 

Содержание:

 

Введение

 

Деловые приемы

 

1. Цель и назначение деловых приемов

 

2. Виды деловых приемов

 

1. Дневные приемы

 

2. Вечерние приемы

 

3. Приглашение

 

4. Рассадка за столом

 

Заключение

 

Библиографический список

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Сегодня, как  никогда раньше, деловые отношения  развиваются и укрепляются в  процессе общения. Общение происходит не только во время переговоров, бесед, но и на приемах, за едой.

 

При словах "прием", "банкет", "ужин" обычно возникают ассоциации, связанные  с отдыхом, развлечениями и тому подобными приятными вещами, не требующими напряжения и мобилизации сил, профессиональной компетентности, умения следить за собой.

 

Однако прием  в деловой сфере - это прежде всего  служебные обязанности, причем не только для организации-хозяйки, принимающей  гостей, но и для организаций, выполняющих  роль гостей.

 

Исторически сложилось так, что приемы играют важную роль в развитии деловых контактов. Необходимо подчеркнуть, что основным содержанием приемов является не употребление пищи и дегустация напитков. Приемы носят деловой характер, они  проводятся с целью углубления и  расширения контактов, получения нужной информации в неофициальной обстановке. Цель любого приема —способствовать  заключению взаимовыгодных договоров.

 

В беседах  на приемах происходит взаимный обмен  мнениями и информацией, и полезность этого обмена зависит от опыта  и дипломатического умения каждого  из собеседников. На приеме приходится встречаться и беседовать со многими  людьми, представляющими различные  круги общества. И это является продолжением служебной деятельности. Когда разговоры о делах идут у вас вперемежку с салатом  или с запусками, помните: дело —  прежде всего.

 

Тема деловых  приемов - очень широкая, затрагивающая  большое число аспектов, поэтому  разделим ее на составляющие компоненты. Очередность составляющих не определяется их важностью, они равнозначны.

 

  ДЕЛОВЫЕ ПРИЕМЫ

 

1. Цель и назначение деловых приемов

 

Деловые приемы хотя и имеют более свободную, раскованную атмосферу, нежели деловая  встреча или деловые переговоры, однако преследуют ту же самую цель: заключение взаимовыгодных сделок.

 

Полуофициальная обстановка приемов позволяет присутствующим завязать полезные знакомства, обсудить в целом будущие выгодные для  участвующих партнеров контракты, расширить и углубить уже имеющиеся  контакты, обменяться взглядами и  мнениями, позволяющими лучше узнать экономические, финансовые и прочие позиции и притязания будущих  партнеров, их особенности в организации  дела. Кроме того, для опытного бизнесмена наблюдение за поведением, поступками приглашенных на прием может быть источником информации, которая в  свою очередь послужит одной из базовых  составляющих при принятии решений  о заключаемой сделке.

 

Очевидная польза от организации приема состоит еще  и в следующем: иногда переговоры между двумя фирмами затягиваются, возникает тупиковая ситуация, когда  ни одна, ни другая сторона не хочет (или не может) уступить, пойти на компромисс и в то же время не желает прекратить переговоры, поскольку  есть вполне реальная возможность получения  выгоды. Многоразовые встречи и обсуждения не приводят к ликвидации тупиковой  ситуации, безрезультатная дискуссия  продолжается. В таком случае часто  организация приема - завтрака, ужина, обеда - помогает создать непринужденную атмосферу, ближе узнать партнеров, облегчает проведение переговоров  и способствует заключению контрактов.

 

Итак, цель любого делового приема - способствовать заключению взаимовыгодных договоров.

 

Кроме этой цели есть и другая: отпраздновать  юбилей фирмы, достижение значительных финансовых результатов, расширение сферы  деятельности фирмы, поскольку это  дает повод провести время в непринужденной, радостной обстановке.

 

На выставках, ярмарках и других торговых мероприятиях, как правило, также устраиваются деловые приемы с целью создания благоприятных неформальных условий  для развития партнерства. Однако стоит  напомнить, что участие сотрудников  приглашенной организации в деловом  приеме - это не просто приятное времяпровождение, а исполнение служебных обязанностей. Менеджер (или рядовой сотрудник), приглашенный на прием, прежде всего  должен постараться поговорить с  интересующими его фирму людьми, лучше узнать склонности, привычки, а следовательно, и характер предполагаемых партнеров, упрочить знакомство, завязать беседу на важную для него и его  фирмы тему.

 

Если же менеджер принадлежит к работающим на фирме, проводящей прием, его обязанности  усложняются - на протяжении всего приема он должен следить за его ходом  и проводить представление приглашенных друг другу, организовывать многочисленные встречи и беседы отдельных групп  гостей, следить за тем, чтобы никакой  гость не оказался в одиночестве, поскольку это может подействовать  на него угнетающе и испортить  впечатление от приема. Кроме того, сотрудники фирмы-хозяйки должны на протяжении всего приема осуществлять контроль за обслуживающим персоналом, чтобы не допустить сбоев и  ошибок в обслуживании.

 

Деловые приемы можно классифицировать следующим  образом:

 

• приемы, проходящие сидя, с наличием посадочных мест;

 

• приёмы стоя - без посадочных мест.

 

Кроме того, приемы можно разделить на дневные (рабочий завтрак, завтрак) и вечерние  (коктейль, бокал шампанского, обед).

 

2. Виды деловых приемов

 

2.1 Дневные  приемы

 

1. Рабочий  завтрак: начало в 8.15-9.00. Длительность- от 30 минут до 1 часа.

Одежда - повседневный деловой костюм. Цель - решение принципиальных вопросов по намечаемым договорам, сделкам  и пр. одновременно с завтраком - из соображений экономии времени.

Рабочий завтрак  целесообразен, если число участвующих  невелико - не более пяти человек.

Алкогольные напитки не подаются, меню ограничено, супруги бизнесменов не приглашаются.

 

2. Завтрак:  начало - 12.00-12.30. Продолжительность  - 1-1,5 часа.Одежда - повседневная деловая.  Меню: холодные закуски, одно-два  горячих блюда, десерт, кофе. Напитки  - сухие вина, шампанское. Супруги  бизнесменов не приглашаются (но  может быть исключение).

В целом дневные  приемы носят менее торжественный  и более деловой характер, чем  вечерние.

 

2.2 Вечерние  приемы

 

3. Коктейль, бокал шампанского - небольшой  по длительности прием (1,5-2 часа), как правило, проходит стоя. Напитки,  как и горячие и холодные  закуски, разносятся официантами.  Иногда такой вид обслуживания  дополняется еще несколькими  буфетами-стойками, где желающим  предлагаются напитки. Начало  приема - приблизительно в 17 часов.

 

4. "А ля  фуршет" («a lafourchette» - фр. - вилкой: так как "а" - предлог, обозначающий  творительный падеж, а «lafourchette»  -вилка). Продолжительность та же, что и у приема типа "коктейль", время начала приема - также около  17 часов.

 

Этот прием  проводится стоя, но есть следующее  отличие: на приеме "а ля фуршет" накрываются столы с закусками, горячими блюдами, а также с посудой  и приборами. Гости сами накладывают  в свои тарелки желаемые блюда. Однако название приема подсказывает, что  на столах находятся только те блюда, которые можно есть без использования  ножа, стоя, т.е., держа тарелку в  левой руке, а вилку - в правой.

 

Одежда на приемах типа "коктейль", бокал  шампанского и "а ля фуршет" - обычный костюм, но более темного  цвета, женские костюмы более  нарядные, менее жесткие требования к украшениям.

 

5. Буфет-обед - прием, начало которого назначается  примерно на 18-20 часов. Принципиальное  отличие от приемов "коктейль" и "а ля фуршет", кроме  времени начала и продолжительности  (2,5-3 часа), в том, что хотя кушанья  и приборы находятся на большом  столе, играющем роль буфета, однако  этот прием проходит не стоя, а сидя. В зале устанавливаются  столы, и приглашенные, самостоятельно  выбрав закуски, садятся за  столы. Поскольку в этом случае  усаживаться за один длинный  стол было бы неудобно (тарелки  в руках у гостей, разное время  занятия места за столом), столы  ставятся таким образом, чтобы  за каждым могли разместиться 4-6 человек.

 

Хотя это  и вечерний прием,однакосмокинг  и вечернее платье не обязательны, поскольку  прием предполагает самообслуживание, гостья в вечернем платье будет чувствовать  себя неудобно, шествуя с тарелкой по залу в поисках места.

 

6. Обед - самая  торжественная форма приема. Отметим,  что на обед часть самых уважаемых гостей, напримерпервые лица фирмы, могут быть приглашены с супругами (на все прочие перечисленные формы деловых приемов супруги не приглашаются).

 

3. Приглашение

 

Говоря о  правилах этикета, учитываемых в  организации деловых приемов, следует  прежде всего упомянуть о приглашениях.

 

Приглашения обычно выполнены типографским способом, а дополнительные сведения (фамилия, имя, отчество приглашенного) могут быть вписаны от руки.

 

В приглашении  не ставятся дата отправления и подпись.

 

Первые строки приглашения дают информацию о том, кто (какая организация) и по какому поводу приглашает на прием. Обычно используется оборот "приглашает" или "имеет  честь пригласить", далее идет фамилия, имя, отчество приглашаемого.

 

Иногда фирма-хозяйка  отправляет приглашение другой фирме  без указания фамилий приглашаемых. Текст при этом может быть примерно следующим: "Фирма М приглашает двадцать сотрудников фирмы N на банкет по случаю..." В современной деловой  практике это встречается довольно часто. В такой ситуации фирма, сотрудников  которой приглашают, сама определяет фамилии тех, кто будет присутствовать на приеме, и передает список фамилий  приглашающей фирме. Сотрудники, чьи  фамилии есть в списке, должны предъявить охране при входе в помещение, где будет проходить деловой  прием, документ, удостоверяющий личность (однако первому лицу приглашаемой фирмы должно быть послано именное  приглашение).

 

Во второй части приглашения указывается, какой будет форма приема (обед, коктейль и др.), когда он состоится  и где.

 

В приглашении  на завтрак, бокал шампанского, бокал  вина, коктейль принято указывать  время начала и окончания приема, например 12.00-13.30.

 

Приглашение, как правило, содержит просьбу о  подтверждении намерения присутствовать на приеме. Принято эту просьбу  обозначать заглавными французскими буквами: R.S.V.P. (Repondez s il-vous-plaot - "Ответьте, пожалуйста"). Все общепринятые условные тексты в  этикете (аналогичные тексту, данному  выше) обычно бывают представлены на французском  языке, языке "страны галантности", хотя родина этикета - Италия. Однако американская деловая активность пробила дорогу подобным же английским фразам, которые, тем не менее, присутствуют не самостоятельно, а после соответствующих французских.

 

Ответить  на приглашение и подтвердить  свое присутствие или сообщить об отсутствии полагается в течение  суток со дня получения приглашения. Можно также сделать это по телефону или факсу - последнее предпочтительнее, так как сохраняет текст подтверждения. Отказ рекомендуется обязательно  оформить письменно - в виде почтового  послания или по факсу; в письме-отказе кратко указывается причина, по которой  приглашенный не может присутствовать.

 

Приглашение, как и визитная карточка, печатается на бумаге хорошего качества, белой  или любого светлого оттенка. Неуместными  считаются различные украшательские элементы -виньетки, цветочки, фигурки  и т.п. Строгий шрифт, ясно и четко  отпечатанный текст с соблюдением  правил этикета и с использованием обязательных "формул вежливости" - вот что требуется от идеального приглашения на деловой прием.

 

4. Рассадка за столом

 

При немногочисленном приеме (10-12 человек) приглашенные рассаживаются  за столом сами, без подсказки фирмы-хозяйки.

 

Если же деловой  прием рассчитан на несколько  десятков или сотен человек, а  крупные фирмы, как правило, устраивают именно такие приемы, целесообразно  тщательно продумать расстановку  столов и определить места для  гостей.

 

Если прием  проводится в арендованном помещении, например в банкетном зале ресторана, то персонал ресторана, учитывая специфику  своей работы, предложит наиболее эффективную и одновременно удобную  расстановку банкетных столов.

 

Однако современные  организации часто имеют собственные  помещения, отведенные под деловые  приемы; как правило, таких помещений  бывает несколько - для разного числа  гостей. В небольшом зале неразумно  устраивать приемы для большого числа  гостей, а небольшое количество приглашенных будет себя чувствовать неуютно  в большом, просторном зале. Что считать  слишком большим или слишком  малым залом для делового приема? Строгих норм на это нет, но представляется, что оптимальным будет расчет - не менее 10 на человека, включая и место за столом. Если прием рассчитан на достаточно большое число гостей, следует позаботиться о том, как их рассадить, и о том. Как довести информацию об этом до приглашенных.