Деловые совещания

                                                   Введение

     Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предпринимательской  практике широко распространены деловые  совещания, которые представляют собой  способ открытого коллективного  обсуждения тех или иных вопросов. Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются  узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию  и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.

     Однако  не всегда деловое совещание обеспечивает реализацию всех целей, определённых организатором  и участниками. Зачастую допускаются  ошибки, которые приводят к тому, что время, потраченное на совещание, израсходовано впустую.

     Цель  данной работы – рассмотреть особенности  совещаний как формы делового взаимодействия индивидов и определить основные рекомендации для обеспечения  успешности проводимого совещания. 

 

                                  Деловые совещания: понятие и виды

     Деловое совещание - это форма делового общения, предусматривающая обсуждение деловых ситуаций и проблем с целью коллективного поиска наиболее целесообразных путей их разрешения.

     Это особый раздел речевого (вербального) делового общения людей в коллективе. Как форма управленческой коммуникации оно используется для управления персоналом, чтобы изменить их деятельность в направлении, с конкретной задачей  и заданными результатами.

     Преимущества  совещаний по сравнению с другими формами делового общения:

     1. Происходит разностороннее рассмотрение  проблем с привлечением различных  специалистов;

     2. Совещания обеспечивают оперативную  подготовку альтернативных вариантов решения проблем;

     3. Совещания дают дополнительную  возможность для познания личных  и деловых качеств участвующих  в них партнеров.

     Среди наиболее распространенных можно выделить следующие виды совещаний:

     · инструктивные;

     · оперативные;

     · проблемные.

     Инструктивное – можно передать распоряжение и необходимые сведения сверху вниз по схеме управления для более быстрого и эффективного использования. Продолжительность – около 30 минут. Периодичность 2-3 раза в неделю. Руководитель доводит до сведения собравшихся принятые администрацией решения, которые обычно конкретизируются для каждого исполнения и выдаются в письменном виде (приказ, протокол, распоряжение).

     Оперативное (диспетчерское) – получение руководителем  информации о текущем состоянии  дел на производстве, обеспечивает передачу информации снизу вверх по схеме управления. Выделяют определенный день для проведения совещания и устанавливают постоянную группу участников. Руководитель выявляет причины отставаний и сбоев, принимает необходимые решения, дает поручения, определяя сроки их выполнения.

     Проблемное (стратегическое) – поиск лучшего управленческого решения по обсуждаемой проблеме. Решения обычно формулируются в результате дискуссии и принимаются после голосования. Обычно проводят по следующей схеме: основной доклад руководителя, содоклады (если они предусмотрены в повестке дня); далее вопросы к докладчикам, дискуссия (прения) по каждому вопросу, выработка и принятие решения. Регламент - основной доклад 20-30 минут, содоклады – 5-10 минут, вопросы по одной минуте, дискуссия от 3 до 5 минут. Общая продолжительность от 4 до 8 часов с перерывом на обед. Руководитель в докладе определяет проблемные вопросы, альтернативы их решения, экономические затраты, методы решения.

 

     

                                           Подготовка совещания

     Порядок подготовки делового совещания может заключаться в выполнении следующих действий:

      1. Определение целей и задач  совещания. Следует учесть, что  непосредственный сбор людей  имеет смысл, когда есть необходимость:

• в обмене информацией;
• в выявлении мнений;
• в анализе трудных ситуаций и проблем;
• в принятии решений по комплексным вопросам.

     При этом необходимо подумать, какими могут  быть альтернативы проведению совещания:

• решение ответственного руководителя;
• несколько телефонных звонков;
• совещание по селектору;
• совещание по сети Интернет или Интернет;
• объединение с другим совещанием.

      2. Назначение ответственных за  подготовку совещания и распределение  обязанностей между ними.

      3. Составление сметы расходов  на подготовку и проведение совещания (в некоторых случаях).

      4. Определение даты и времени  проведения совещания (с учетом  доступности для участников и  возможности подготовиться). Убедитесь, что это время не совпадает с временем проведения других мероприятий.

      5. Выбор подходящего помещения, бронирование его.

      6. Подготовка и утверждение конкретной  повестки совещания (повестки дня).

     Повестка  дня – это, как правило, письменный документ, получаемый участниками совещания  заранее и содержащий следующую  информацию:

     ·     тема совещания;

     ·     цель совещания;

     ·     перечень обсуждаемых вопросов;

     ·     время начала и окончания совещания;

     ·     место, где оно будет проходить;

     ·     фамилии и должности докладчиков;

     ·     время, отведенное на каждый вопрос;

     ·     место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.

     Когда участники совещания информированы  о предмете обсуждения заранее, они могут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению проблем.

      7. Составление списка участников  совещания. При этом следует  сузить, насколько возможно, круг  участников, пригласив лишь тех,  без кого нельзя обойтись, а  именно:

• непосредственно затрагиваемых решениями заседания;
• располагающих соответствующими специальными знаниями;
• исполняющих решения;
• имеющих опыт решения аналогичных проблем;
• ответственных за надлежащее исполнение;
• опытных советников и людей, умеющих решать проблем.

      8. Определение докладчиков. Подготовка докладов и выступлений.

      9. Подготовка и рассылка приглашений  и материалов участникам совещания  в сроки, достаточные для их  подготовки к совещанию. При  этом следует проинформировать  как можно конкретнее участников  о повестке и целях заседания  (по возможности с указанием  времени в часах и минутах,  если отдельным участникам следует  появиться к обсуждению определенных  пунктов).

      10. Подготовка проекта решения  совещания (заседания), также направление  его участникам.

      11. Подготовка помещения для проведения совещания.

      12. Подготовка необходимых средств  наглядной информации, технических  и вспомогательных средств.

      13. Подготовка объявлений и указателей.

      14. Подготовка для участников  совещания рабочих (раздаточных)  материалов, блокнотов, ручек и  т. д.

      15. Бронирование мест в гостиницах  для проживания иногородних участников.

      16. Заказ транспорта для обслуживания  участников совещания.

      17. Заказ на обслуживание в  предприятии общественного питания.

      18. Подготовка регистрации участников  и отметки командировочных удостоверений.

      19. Подготовка культурной программы  для участников совещания.

       Необходимо заметить, что некоторые  авторы и специалисты подразделяют  всю работу по подготовке совещания  и соответствующие мероприятия  на три части:

• начальная подготовка;
• текущая подготовка совещания;
• действия накануне совещания.

       Кроме того, следует подумать, какие  из перечисленных частных дел  (действий) по подготовке совещания  могут оказаться по каким-либо  причинам под угрозой невыполнения. В связи с этим наметить: какие  действия и когда следует предпринять  на случаи наступления указанных  нежелательных событий, чтобы  свести на нет или до минимума их отрицательные последствия.

     Следует отметить, что реализация списка вышеуказанных  мероприятий не может служить  гарантией успешности делового совещания. Психологи предлагают ряд рекомендаций по некоторым параметрам проведения совещаний. Их соблюдение минимизирует риск безуспешности совещания.

     Среди таких рекомендаций встречаются:

     Время проведения. Целесообразно проводить  деловые совещания в определенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных заседаний), желательно в  конце рабочего дня или во второй его половине.

     Число участников. Оптимальное число участников 6-7 человек. Не надо приглашать на совещание  всех, а только тех, в чьей компетентности находится обсуждаемая проблема и кто способен решить вопрос. Увеличение числа приглашенных резко снижает  средний коэффициент участия  присутствующих, удлиняя совещания.

     Кроме того, следует разрешить уход с  совещания тех работников, чей  вопрос уже обсужден, и приходить  специалистам не на все совещания, а  только на момент обсуждения его проблемы.

     Лучше, если руководитель делегирует полномочия вести совещание тем специалистам, кто наиболее компетентен в обсуждаемой  проблеме. Во-первых, это способствует повышению ответственности за принимаемые  решения у разных работников, а  во-вторых, повышает активность участников по генерированию идей или конструктивных предложений. Как говорил Геродот, чтобы найти правильное решение, нужно знать, какие еще имеются.

     Замечено, что когда совещание ведет  первый руководитель, да еще в авторитарном стиле, то участники такого совещания  стараются «не высовываться», думают не столько о проблеме, сколько  о самосохранении и зачастую «одобряют» решение, предложенное руководителем, даже не считая его эффективным.