Вопросы и ответы в деловой коммуникации

Тот, кто спрашивает, выглядит дураком всего пять минут. Тот, кто этого не делает, остается дураком на всю жизнь.

Том Дж. Коннелли

Вопрос представляет собой одну из логических форм. Он включает в себя прежде всего исходную информацию, а также указание на ее недостаточность и необходимость дальнейшего дополнения и расширения. Нельзя задать вопрос, не имея представления о предмете обсуждения, так же как и для того, чтобы ответить на вопрос, нужна компетентность, способность правильно оценить содержание и характер вопроса.

Умение правильно формулировать вопросы и умело отвечать на них во многом помогает достичь лучшего взаимопонимания в деловой коммуникации. Задавать вопросы – еще один способ углубить понимание и таким образом пробудить осознанность. Профессиональные менеджеры знают, как с помощью вопросов быстро и точно получить информацию. Русская поговорка гласит: «Кто спрашивает, тот и ведет». Не умеющий задавать вопросы партнер заставляет своих собеседников угадывать его намерения и ожидания, ведь грамотно заданные вопросы позволяют направлять беседу, переговоры в нужное русло. С помощью правильных вопросов можно успешно передать свои мысли, построить цепочку умозаключений, приводящую к нужным выводам.

Значение вопросов при деловом взаимодействии:

• вопрос – удобная форма побуждения («Вы могли бы…?»);
• с помощью вопросов привлекается внимание партнеров;
• вопросы несут определенную информацию (вопрос «Где вы храните свои деньги?» предполагает, что спрашивающий знает, что у партнера есть деньги, а следовательно, и есть место, где они хранятся);
• с помощью вопроса можно наводить партнера на нужный ответ (содержащийся в самом вопросе, например, вопрос, требующий согласия);
• сразу после восприятия партнером вопроса его невербалика показывает отношение человека к теме вопроса и к задавшему вопрос;
• вопросы помогают разговорить партнера;
• правильно сформулированный вопрос позволяет дипломатично исправить ошибку в аргументации или поведении;
• вопросы создают основу для доверительных отношений.

Виды вопросов:

• информационные – для сбора необходимых сведений;
• контрольные – для проверки, следит ли партнер за вашей мыслью;
• для ориентации – придерживается ли партнер ранее высказанного им мнения;
• подтверждающие – чтобы выйти на взаимопонимание, добиться одобрения;
• ознакомительные – для ознакомления с целями, мнением партнера;
• однополюсные – повторение вопроса партнера в знак того, что вы поняли, о чем идет речь и чтобы он это понял, и для выигрыша времени;
• встречные – при правильной постановке ведут к сужению разговора и подводят партнера к согласию;
• альтернативные – предоставляют возможность выбора;
• направляющие – если партнер уклоняется от темы;
• провокационные – с целью установить, чего в действительности хочет партнер, и верно ли он понимает ситуацию;
• вступительные – позволяющие заинтересовать партнера, расположить к себе, могут содержать указание на возможное решение проблем партнера;
• заключающие – для подведения итогов делового взаимодействия.
• закрытые – ведущие (наводящие) вопросы, на которые можно ответить очень коротко. Кроме вопросов, предполагающих ответы «да» или «нет», прямыми являются и вопросы типа «сколько?» и «что именно?».
• открытые – часто начинаются со слов «что», «почему», «как». Они выявляют ключевые факты в ситуации. Но в деловой ситуации партнеры, как правило, не любят отвечать на вопрос «почему»?

Вопросы «Кто?», «Что?», «Где?», «Когда?» очень полезны для пробуждения осознанности. Есть еще два существенных вопроса: «Как?» и «Сколько?».

Вопрос «Что?» или, еще лучше, «Что именно?», «Что конкретно?» полезен, когда собеседник употребляет слово, которое вам прежде не встречалось или которое можно по-разному толковать.

1). А. – На этот раз  мы решили заказать воблеры.    

 Б. – Что такое  «воблер»?

2). А. – В этой компании  я не получаю абсолютно никакого  признания?    

 Б. – Что вы имеете  в виду, говоря «признание»?    

 А. – Чтобы меня  хотя бы изредка немного хвалили.

Вопрос «Кто?» имеет смысл задавать, когда человек использует местоимение (он, она, они), а вы не уверены, что знаете, кого он имеет в виду.

А. – Он сказал ей, что они должны сделать это вместе.

Б. – Давайте уточним. Кто именно сказал? И что они должны сделать?

Вопросы «Где?» и «Когда?» дают конкретное указание времени и места.

1). А. – Я совсем застрял  с этим докладом.    

 Б. – В какой части  доклада вам стало трудно?    

 А. – С основной  частью все было в порядке, но выводы никак не получается  сделать.

2). А. - Я скоро поговорю  с Головиным.    

 Б. – Когда конкретно.    

 А. – Завтра в двенадцать, перед совещанием.

«Как?» - очень полезный вопрос. Он всегда используется с глаголами и дает возможность быстро получить информацию высокого качества.

А. – Мне надо научиться лучше управлять своей командой.

Б. – Как именно вы собираетесь учиться?

А. – Еще не знаю. Надо понаблюдать за другими, почитать книги…

В ответ на такой казалось бы простой вопрос собеседник практически разрабатывает план действий.        

 Вопрос «Сколько?» добавляет ясности и пробуждает осознанность в тех случаях, когда речь идет о количестве, размере или масштабе.

1). А. – Мы почти наверняка  выйдем за пределы продаж.    

 Б. – На сколько?

2). А. – Я серьезно  обеспокоен новой стратегией, которую  вчера предложил Денис.    

 Б. – На сколько  обеспокоен, если считать по десятибалльной шкале?   

 А. – Хороший вопрос. Наверное, на 3 – 4 балла.   

 Б. – Так стоит  ли нам обсуждать это сейчас?    

 А. – Нет. Важнее обговорить  сегодняшнее собрание директоров. Все ли готово?

Вопрос «Почему?» чаще всего вызывает выяснение причин или оправдания, которые не способствуют пробуждению осознанности. Ведь он может означать очень много: «В чем заключается ваша цель?», «Какие у вас основания?», даже осуждающий «Ну почему же так?». Поэтому лучше задавать более конкретные вопросы: «Чего вы хотите этим добиться?», «Какие причины стоят за вашим решением?», «Что здесь для вас особенно важно?».

На начальной стадии таких видов деловой коммуникации, как переговоры и торги, целесообразно вести беседу таким образом, чтобы говорил партнер, а для этого его нужно побуждать к разговору. «Заставить» партнера говорить о своих намерениях, потребностях и проблемах можно с помощью специальных вопросов. Например: о его мнениях; о фактах в его работе; наводящие, связанные одновременно с его бизнесом, деятельностью и выдвигаемыми затем инициативами; вопрос о согласии «Хотели бы вы иметь такие преимущества?», поддерживающий участие партнера в беседе и формирующий у него благоприятный взгляд на предложение. Если ответ «Нет», то тогда можно задать вопрос-объяснение «Почему?», выявляющий скрытые возражения. Если нет уверенности в том, что партнер согласен на сделку, то задается суммирующий вопрос-мнение «Вот все выгоды… Что вы думаете по этому поводу?». Если все равно нет уверенности, то задается вопрос, связанный с поиском ориентиров, «Какие преимущества вас интересуют в большей степени?», «Могли бы вы перечислить ваши предложения?». После выяснения можно поставить вопрос-заявление «Если я докажу, что это преимущество весомо, то вы примете предложение?». Если вы слышите ответ «Нет», то можно задать вопрос о скрытом препятствии «Может быть, есть еще какие-то причины?». Таким образом, вы собираете информацию, позволяющую корректировать принимаемые решения.

 

Как правильно отвечать на вопросы?

Для того чтобы не попасть в сложную ситуацию, следует хорошо знать предполагаемого партнера по общению, его интересы, уровень компетентности. Намерения и ожидания в случае грамотного прогноза отвечать на вопросы будет не только интересно, но и приятно.

1.     Прежде чем отвечать на вопрос, сделайте паузу (не менее 8 секунд).

2.     Если вопрос оказался сложным по составу (т.е. состоящим из нескольких простых), то сначала разделите его на составляющие части.

3.     Если вопрос труден по содержанию, то:

а) попросите повторить вопрос; в нем могут измениться акценты, а то и весь смысл;

б) повторите вопрос так, как вы его поняли;

в) попросите несколько минут на размышление;

г) приведите аналогичный пример из собственного опыта.

4.     Если вам задают вопрос открытого типа, уточните, какая конкретно информация интересует партнера.

5.     Если вам задают непредвиденный вопрос и вы не знаете, как на него ответить, то попросите разрешения записать вопрос, чтобы на него ответить через некоторое время.

6.     Если при ответе вас неправильно поняли, необходимо немедленно исправить ситуацию и переформулировать свою мысль.

 

Как быть с некорректными вопросами?

Некорректный вопрос – это а) вопрос, вторгающийся в коммерческие тайны; б) вопрос, задевающий интимную сферу вашей жизни; в) вопрос, оскорбляющий достоинство вашей личности; г) плохо сформулированный вопрос.

Уловки для ухода от ответа на некорректный вопрос:

·        ответом вопрос на вопрос;

·        переадресовка, отправление к более компетентному лицу;

·        игнорирование;

·        перевод разговора на другую тему;

·        «срочное дело»;

·        демонстрация полного непонимания ситуации;

·        негативная оценка самого вопроса;

·        юмор, ирония, сарказм.

Прием бумеранга

Иногда вместо ответа используется прием «возвратного удара», или прием бумеранга. Суть его заключается в том, что тезис или аргумент, высказанный одним из партнеров, обращается против него же, только сила удара во много раз увеличивается. Такой прием характерен для спора, дискуссии, а вот его разновидность, прием «подхвата реплики», часто используется вместо ответа.

Как бы ни складывалась ситуация делового общения, если у вас нет подходящего ответа для конкретного случая, то всегда можно выбрать такой прием, который позволит с достоинством выйти из неприятной ситуации. Но участникам делового взаимодействия следует помнить, что злоупотреблять приемами ухода от ответов нельзя.