Ремонтно-строительная компания

                                                     СОДЕРЖАНИЕ

1.Введение………………………………………………………………………………….2

2.Описание  предметной области дипломного  проекта ………………………………..…3

3.Постановка  задачи………………………………………………………………………....3

4.Анализ необходимости  внедрения автоматизированной системы……………………..5

5.Обзор систем  разработки дипломного проекта……………………………………….....8

6.Выбор СУБД…………………………………………………………………………….…8

7.Компоненты  СУБД Access…………………………………………………………….….9

7.Описание  выбранной системы обработки……………………………………………...11

8.Построение  модели БД………………………………………………………………..…11

9.Список литературы………………………………………………………………………17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

     Постепенно с развитием программного обеспечения ЭВМ появились идеи создания управляющих систем, которые позволяли бы накапливать, хранить и обновлять взаимосвязанные данные по целому комплексу решаемых задач. Эти идеи нашли свое воплощение в  системах управления базами данных (СУБД). СУБД взаимодействуют не с локальными, а взаимосвязанными по информации массивами, называемыми базами данных. С появлением персональных компьютеров СУБД становятся наиболее популярным средством обработки табличной информации. Они являются инструментальным   средством проектирования банков данных при обработке больших объемов информации.

     На сегодняшний день обработка заявок  в ремонтно-строительной компании производится «вручную», что приводит к большим затратам времени, что в большинстве случаев вызывает недовольство клиентов.

     Данная система управления основана на взаимодействии нескольких баз данных, созданных с помощью среды  ACCESS. Вышеуказанная система касается той части работы ремонтно-строительной компании, которая связана с поступлением и обработкой заявки на ремонт. Описываемый программный комплекс способствует сокращению временного интервала от обращения заказчика в ремонтно-строительную компанию до заключения договора о проведении работ; снижает затраты на обработку первичной информации об объекте; содержит нормативно – справочную информацию; ведет учет клиентов.

     Основное преимущество системы заключается в обработке заявок, т.к. при поступлении заявки, происходит ее обработка, и клиент сразу же получает ответ о стоимости проведения ремонта и список материалов, необходимых для выполнения ремонтных работ. Таким образом создается благоприятный психологический климат при работе менеджера с клиентами.

     Так же к достоинствам программы стоит отнести то, что она разработана в рамках дипломного проекта, что значительно снижает ее себестоимость.

 

 

 

 

                    

                   Описание предметной области  дипломного проекта.

 

Постановка задачи.

 

     В данном дипломном проекте затрагивается деятельность предприятия, которое оказывает услуги в области ремонта и строительства жилых зданий и общественных сооружений.

     На сегодняшний день, для нормального функционирования,  любая ремонтно-строительная компания обязательно должна иметь в своем составе хотя бы следующие подразделения:

• Административный отдел;
• Расчетно-экономический отдел;
• Отдел маркетинга;
• Отдел по работе с клиентами;
• Отдел снабжения;
• Производственный отдел.

     Административный отдел, в лице директора, обеспечивает общее руководство коллективом и решение принципиальных технических задач, связанных с выбором портфеля заказов, обеспечением конструкторской и технологической документации, закупкой оборудования и стандартной оснастки и т.п.

     Он же ведет оперативное управление делами предприятия. При решении этих задач руководитель при необходимости привлекает других специалистов, поручая им выполнение конкретных заданий.

     Расчетно-экономический отдел осуществляет бухгалтерскую отчетность и технико-экономическое планирование. Бухгалтер выполняет расчетные работы, оформляет необходимую документацию. Следит за точностью и своевременностью расчетов с потребителями, поставщиками и органами налогового контроля. Составляет итоговые бюджетные отчеты для предоставления в налоговые органы. Принимает активное участие в планировании в области налоговой и ценовой политики предприятия. 

      Основной задачей отдела маркетинга является эффективное управление рекламной компанией фирмы. Сюда можно отнести анализ рекламных изданий и размещение рекламы в наиболее популярных из них, распространение листовок, участие в специализированных выставках и т.п.

     Отдел по работе с клиентами занимается приемом и обработкой заявок граждан и организаций в РСК на проведение ремонтно-строительных работ. Затем первичная информация передается прорабу фирмы (лицу, занимающемуся проведением работ на объектах и составлением сметной документации), который встречается с потенциальным заказчиком, делает необходимые замеры объекта, после чего производит расчет стоимости услуг на проведение работ. На основании этого расчета заказчик принимает решение о заключении договора с данной компанией.

     Отдел снабжения занимается закупкой и доставкой материалов, необходимого инвентаря и инструмента на объекты во время проведения работ. Здесь так же производят подбор материала по качественным и стоимостным характеристикам. Поставка комплектующих осуществляется согласно составленному прорабом графику проведения работ на объекте.

     Производственный отдел занимается непосредственно проведением работ на объектах, с которыми заключены договора подряда. За каждым объектом закрепляется лицо ответственное за проведение работ на данном объекте (прораб). Прораб занимается расчетом и подбором необходимого количества специалистов для проведения ремонта, составляет подробный поэтапный график проведения работ. Во время ремонта строго контролируется  соблюдение графика, технологии и качества работ.

     Выше были рассмотрены функции различных подразделений ремонтно-строительной компании. Несомненно, работа каждого из них очень важна, но хотелось бы уделить особое внимание отделу по работе с клиентами, от эффективности работы которого во многом зависит финансовое состояние всего предприятия в целом.

     В данной дипломной работе была поставлена задача по разработке программного продукта, который позволит ремонтно-строительной значительно сократить промежуток времени от обращения потенциального клиента фирмы до заключения договора о проведении работ. В то же время разрабатываемый программный продукт позволит сократить работу персонала компании по обработке «пустых», т.е. не проходящих заказов. Это, в свою очередь, ведет к значительной экономии средств, так как обработка одного заказа занимает не менее восьми часов высококвалифицированного специалиста. Отмечу также, что программа позволяет специалисту Отдела по работе с клиентами проводить учет обращений и  квалифицированно вести диалог с заказчиками, представляя достаточно сложную специальную информацию.

Анализ необходимости внедрения  автоматизированной системы.

     В настоящее время в РСК обработка обращений граждан и организаций, по поводу проведения ремонтно-строительных работ, происходит «вручную», что отображено на рис.1.

Сведения о заказе

Предоставление сметной документации

Справочная информация

Менеджер по работе с клиентами

Прораб

Заказчик

 

 

 

 

 

 

 

Директор

 

 

 

 

 

                                           Рис.1

На вышеприведенной схеме прослеживается несколько этапов передачи информации:

• Заказчик обращается на фирму к менеджеру по работе с клиентами, для подачи заявки на проведение ремонтно-строительных работ.
• Менеджер по работе с клиентами отправляет сведения о заказе прорабу.
• Прораб выезжает на объект, для уточнения сведений о ремонтных работах, производит необходимые замеры. После этого составляется сметная документация.
• Составленные документы передаются менеджеру по работе с клиентами.
• Менеджер представляет сметную документацию заказчику.
• Заказчик, на основании предоставленного предложения, принимает решение о дальнейшем сотрудничестве с РСК.
• Результаты принятого решения менеджер предоставляет директору фирмы.
• При обоюдном согласии заключается договор между фирмой и заказчиком.

 

     При таком положении дел на обработку одной заявки тратится несколько дней. Кроме того, менеджер вышеуказанного отдела должен владеть достаточно большим объемом специальной информации. Так же нельзя забывать, что в такой схеме обработки информации участвует еще одно лицо – прораб. От него зависит, насколько быстро он сможет связаться с заказчиком, произвести расчеты  и составить необходимую документацию. При этом не следует забывать, что прораб так же бывает занят производством работ на других объектах. Предлагаемый ПП «Автоматизированная информационная система ремонтно-строительного предприятия (АИС РСК)» предполагает совсем иной подход к обработке заявок. Это можно увидеть на рис. 2:

 

 

 

 

 

 

 

Предоставление сметной документации

Справочная информация

Заключение договора

Менеджер по работе с клиентами

АИС

Заказчик

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Директор

 

 

                                         Рис. 2

     На этой схеме прохождение информации осуществляется следующим образом:

• Заказчик обращается на фирму к менеджеру по работе с клиентами для подачи заявки на проведение ремонтно-строительных работ.
• Менеджер по работе с клиентами обращается к АИС РСК. Он заполняет карточку клиента, и система выдает все необходимые расчеты и информацию согласно запросам.
• На основании полученной информации заказчик принимает решение о дальнейшем сотрудничестве с РСК
• Результаты принятого решения менеджер предоставляет директору фирмы.
• При обоюдном согласии заключается договор между фирмой и заказчиком.

 

      На основании представленной схемы и описания можно увидеть, что процесс обработки заявок значительно упрощается. Благодаря АИС необходимую информацию о стоимости работ на объекте клиент получает в течение нескольких минут. Объем информации, которой должен обладать менеджер по работе с клиентами значительно уменьшается, так как всю необходимую специальную информацию содержит АИС.

                Обзор систем разработки дипломного проекта.

Выбор СУБД

     После построения ИЛМ необходимо выбрать СУБД, с помощью которой мы будем управлять нашими БД.

     На сегодняшний  день существует много разнообразных систем управления базами данных. Это такие СУБД как Paradox, FoxPro, Clipper, Access и др. Для работы с большинством из них требуются достаточно глубокие знания данной СУБД и опыт программирования.

     Успех Microsoft Access заключается в прекрасной реализации продукта, рассчитанного как на начинающего, так и квалифицированного пользователя. Microsoft Access – это самая популярная сегодня настольная система управления базами данных.

     В Microsoft Access присутствует язык программирования Visual Basic, который позволяет создавать массивы, свои типы данных, контролировать работу приложений. MS Access имеет один из самых лучших наборов визуальных средств разработки и представления информации среди аналогичных программных продуктов.

     Одно из основных преимуществ MS Access – интеграции с популярным офисным пакетом Microsoft Office.

     Вся работа с базой данных осуществляется через окно контейнера базы данных. Отсюда осуществляется доступ ко всем объектам: таблицам, запросам, формам, отчетам, макросам, модулям.

     Встроенный язык запросов SQL позволяет максимально гибко работать с данными и значительно ускоряет доступ к внешним данным.

     Access воспринимает большое количество форматов данных, включая файловые структуры других СУБД. Поэтому приложение в Access может импортировать из текстовых файлов или электронных таблиц и экспорт в них: предоставлять прямой доступ и обновлять файлы Paradox, FoxPro и других БД. Можно также импортировать данные из этих файлов в таблицы Access.

     Преимуществом Access является наличие средств проектирования приложения БД без знания языка программирования. Работа в Access начинается с определения реляционных таблиц и полей, предназначенных для хранения данных. Сразу после этого с помощью форм, отчетов, макросов и VBA можно определять действия над этими данными. Формы и отчеты используются для вывода на экран и дополнительных вычислений при работе с таблицами. В случае разработки более сложного приложения можно использовать язык Visual Basic.