АИС отдела кадров

Основными целями создания автоматизированной системы являются:

• Уменьшение времени выполнения каждой функции;
• Автоматическое создание документации и отчетов;
• Простой и быстрый поиск;
• Автоматическое проставление дат и табельных номеров

Существует множество  программ для крупных организаций, которые направлены на решение проблем  работы отделов кадров, например, 1С(кадры и бухгалтерия), «Отдел кадров плюс», но проблема в том, что все эти программы платные и далеко не все предприятия могут приобрести данные программные комплексы. Поэтому в данной работе рассмотрим программу созданную средствами приложения MS Access автоматизированной системы «Отдел кадров» для коммерческой фирмы ООО «Радуга», предоставляющей услуги по строительству и ремонту.

2. Проектирование и реализация программы «Отдел кадров» в среде MS Access.

2.1. Требования к проектируемой АИС.

Прежде чем преступать к проектированию АИС, необходимо выявить требования, которым она должна удовлетворять.

Данная программа разрабатывается  для облегчения труда сотрудников  отдела кадров. Сотрудники данного подразделения не имеют специальных навыков в сфере программирования, это означает, что программа должна быть простой и понятной в эксплуатации.

Итак, по функциональным требованиям  программа должна соответствовать следующим пунктам:

1. обеспечить ввод и корректировку данных:

• Ф.И.О. сотрудника;

• Паспортные данные;
• Уровень образования;
• Оклад;
• Должность;
• Специальность;
• Отделы;
• Ф.И.О. начальника;
• Телефон;

2. давать возможность просматривать следующую информацию:

• По образованию и специальности;
• По отделам и должностям;
• По указанной специальности;

3. обеспечивать формирование и печать отчетов:

• Вакантные должности;
• Оплата общей суммы по организации;
• Оплата общей суммы по отделам.

Для реализации данных функций  и создания программы будем использовать среду MS Access, так как она является одной из наиболее распространенных СУБД. Широкое применение именно этой СУБД для небольших офисных программ связано с тем, что она интегрирована в пакет прикладных программ MS Office, не требует большого объема памяти и достаточно проста в использовании. Так же одним из основных преимуществ является то, что программа в MS Access будет экономически выгодна для небольшого предприятия.

Исходя из вышеуказанных  функциональных требований, построим диаграмму прецедентов нашей  программы:

 

Рисунок 1. Диаграмма прецедентов.

ER-диаграмма

 

 

 

 

Построим инфологическую модель будущей  системы «Отдел кадров»:

 

Образование

Код отдела

Отделы

ФИО начальника

Телефон

 

 Штатное расписание

Код штата

Код должности Код образования  Код специальности

Сотрудники

Паспортные данные

 ФИО

 Код образования

Код специальности

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Код отдела

Код должности

 Специальности

Код специальности Специальность

 Должности

Код должности Должность

 

Рисунок 2 Инфологическая модель

 

 

 

 

 

 

Отдел

Код Образования Образование

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2. Инфологическая модель.

 

При создании базы для нашей  системы разработаем следующие  указания, которые необходимы для  её реализации.

1. Таблица Должности с полями:

• Код должности (Счётчик, Первичный ключ, уникальное);

• Должность (текстовый, не более 60 символов, обязательное, неуникальное);

2. Таблица Образование с полями:

• Код уровень образования (Счётчик, обязательное, уникальное);
• Образование (текстовый, не более 30 символов, обязательное, уникальное);

3. Таблица Отдел с полями:

• Код отдела (Счётчик, обязательное,  уникальное);
• Отделы (целое, не более 15 символов, обязательное, неуникальное);
• Ф.И.О. начальника (целое, не более 50 символов, обязательное, уникальное);
• Телефон (целое, не больше 11 символов, обязательное, неуникальное);

4. Таблица Сотрудники с полями:

• Паспортные данные (Счётчик, обязательное, уникальное);
• Ф.И.О. (целое, не более 50 символов, обязательное, неуникальное).
• Код уровень образования (целое, не более 20 символов, обязательное, неуникальное).
• Код специальности (целое, не более 20 символов, обязательное, неуникальное).
• Код отдела (целое, не более 20 символов, обязательное, неуникальное).
• Код должности (целое, не более 20 символов, обязательное, неуникальное).
• Оклад (целое, не более 20 символов, обязательное, неуникальное).

5. Таблица Специальности с полями:

• Код специальности (Счётчик, обязательное, неуникальное);
• Специальность (текст, не более 10 символов, обязательное, неуникальное);

6. Таблица Штатное расписание с полями

• Код штата (Счётчик, обязательное, неуникальное);
• Код должности (целое, не более 20 символов, обязательное, неуникальное);
• Код уровень образования (целое, не более 20 символов, обязательное, неуникальное);
• Код специальности (целое, не более 20 символов, обязательное, неуникальное).

2.2 Описание алгоритма главного модуля

Созданный файл базы данных получит  наименование программы: Отдел кадров. Программа будет предназначена для организации работы информационной системы Отдел кадров.

В начале программы организуется цикл «Главная форма» и выводится  меню с пунктами:

• списки;
• ввод и редактирование данных;
• отчёты;
• выход.

Если выбран пункт «Списки», то вызывается модуль «Запросы», который  обеспечивает просмотр данных по образованию, специальностям, отделам должностям.

Если  выбран пункт «Ввод и редактирование данных», то вызывается модуль «Данные организации», который обеспечивает ввод и корректировку данных по сотрудникам организации, штатному расписанию, начальникам отделов.

Если выбран пункт «Отчеты», то вызывается модуль «Отчеты», который  обеспечивает просмотр и печать отчетов  «Вакантные должности», «Оплата общей  суммы по организации», «Оплата общей  суммы по отделам».

Выход из цикла «ГФ» происходит при нажатии кнопки «Выход».

База данных содержит таблицы: Должности, Образование, Отдел, Сотрудники, Специальности, Штатное расписание

Отчеты: «Вакантные должности», «Оплата общей суммы по организации», «Оплата общей суммы по отделам»

Программа предназначена  для организации работы информационной системы Отдел кадров.

В начале работы программы  выводится меню с пунктами:

• Списки;
• Ввод и редактирование данных;
• Отчеты;
• Выход.

Для просмотра данных нажать кнопку «Списки», выйдет меню просмотра  данных о:

• Образовании и специальности;
• Отделах и должностях;
• Указанной специальности;
• Выход.

Выбрать нужную кнопку и  нажав её просмотреть данные.

Для удаления или изменения  данных нажать кнопку «Ввод и редактирование данных», выйдет меню:

• Сотрудники организации;
• Штатное расписание;
• Начальники отделов;
• Выход.

Наша система будет  работать по правилу продукций, т.е. расчет идет на представление знаний о сотрудниках фирмы

Если нужно удалить  данные о почтальоне нажать кнопку «Сотрудники организации», выбрать  нужную запись и нажать кнопку «удалить».

Если нужно изменить запись, то выбрать нужную запись, изменить её и нажать кнопку «сохранить».

Если нужно добавить запись, то нажать кнопку «добавить» и в  появившуюся пустую строку внести данные и нажать кнопку «сохранить».

Если нужно удалить  данные о участке нажать кнопку «Штатное расписание», выбрать нужную запись и нажать кнопку «удалить».

Если нужно изменить запись, то выбрать нужную запись, изменить её и нажать кнопку «сохранить».

Если нужно добавить запись, то нажать кнопку «добавить» и в  появившуюся пустую строку внести данные и нажать кнопку «сохранить».

Если нужно удалить  данные о получателе нажать кнопку «Начальники отделов», выбрать нужную запись и нажать кнопку «удалить».

Если нужно изменить запись, то выбрать нужную запись, изменить её и нажать кнопку «сохранить».

Если нужно добавить запись, то нажать кнопку «добавить» и в  появившуюся пустую строку внести данные и нажать кнопку «сохранить».

Для просмотра и печати отчетов нажать кнопку «Отчеты», после  этого появляется меню:

• «Вакантные должности»;
• Печать отчета «Вакантные должности»;
• «Оплата общей суммы по организации»;
• Печать отчета «Оплата общей суммы по организации»;
• «Оплата общей суммы по отделам»;
• Печать отчета «Оплата общей суммы по отделам».

Для просмотра нужного  отчета выбрать соответствующую  ему кнопку, нажать её и просмотреть  отчет.

Для того чтобы распечатать  нужный отчет, выбрать соответствующую  отчету кнопку «печать» и нажав её распечатать отчет.

2.3 Реализация модели средствами Ms Access

 

При создании системы «Отдел кадров» нами было использовано приложение Microsoft Access 2007.

Первым этапом разработки системы является реализация инфологической схемы в таблицах и связях между  ними рис. 3,4.

Согласно расписанному алгоритму  в параграфе 2.1. мы назначаем свойства полям таблиц, даем им имена и реализуем элементы автоматического ввода (проверка ошибок, таблицы подстановок, маски ввода рис. 3).